高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑探討

鄭平

【摘 要】在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，高校間的國際交流日益頻繁。來華留學(xué)生人員的增長，給我國高校留學(xué)生檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。為了提高留學(xué)生教育質(zhì)量，做好留學(xué)生的服務(wù)與管理，文章對高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑進(jìn)行探討，根據(jù)當(dāng)前高校留學(xué)生檔案管理實際情況，分析其中存在的問題。然后，基于發(fā)展的角度，提出了高校留學(xué)生檔案管理完善與優(yōu)化途徑。

【關(guān)鍵詞】高校留學(xué)生；檔案管理；問題；途徑

【中圖分類號】F276.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）02-0301-02

在世界全球化不斷融合的背景下，我國高校教育國際化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，使來華留學(xué)生教育得到跨越式的發(fā)展。而高校留學(xué)生檔案真實記錄了留學(xué)生在校期間的全過程，作為高校檔案管理的重要組成部分，它與普通的高校學(xué)生檔案管理不同，在管理過程中存在一些問題[1]。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)高校留學(xué)生檔案管理存在一系列問題，且檔案資源的利用程度不一。為了加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理，需要們重視對高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑的探討，這對留學(xué)生教育意義重大。

1 現(xiàn)階段高校留學(xué)生檔案管理存在的問題

對于高校留學(xué)生檔案管理來說，由于其在管理過程中受內(nèi)、外各因素的影響，因此檔案管理不能有序且規(guī)范化地開展，出現(xiàn)的的問題主要體現(xiàn)在留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)不明確、留學(xué)生檔案保存方式不完善、留學(xué)生檔案管理內(nèi)容不完整及留學(xué)生檔案開發(fā)利用程度不夠，具體內(nèi)容如下。

1.1 留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)不明確

目前，由于各高校對留學(xué)生的錄取、管理模式不一，導(dǎo)致其檔案管理各有差異。其中，檔案管理機(jī)制涉及留學(xué)生管理部門、教學(xué)單位及高校檔案管理部門，而各部門之間有自身的任務(wù)，各自為政，缺乏有效的對接與溝通。另外，各部門之間對留學(xué)生信息的收集與存放，都僅僅是涉及本部門所管理的部分，因此導(dǎo)致歸檔內(nèi)容不一致，甚至出現(xiàn)同一留學(xué)生檔案在各個部門之間內(nèi)容不統(tǒng)一的情況[2]。此外，由于留學(xué)生檔案在入學(xué)前由國際合作交流處管理，而在學(xué)習(xí)期間由所屬院系管理，待畢業(yè)前重新交給國際合作交流處，這種多頭管理模式使檔案管理過于分散，難以保證其完整性與系統(tǒng)性。

1.2 留學(xué)生檔案保存方式不完善

首先，大多數(shù)高校對留學(xué)生檔案保存時間并不一致，且主要按照年份進(jìn)行整理，在學(xué)生畢業(yè)離校后移交學(xué)校檔案館立卷并保存，這樣的組卷方式不利于查找與利用。其次，保存部門不統(tǒng)一。由于留學(xué)生身份信息比較復(fù)雜，名字、護(hù)照號碼等時有重合情況，多部門進(jìn)行檔案歸檔時難免存在疏漏。而有些留學(xué)生由于休學(xué)、復(fù)學(xué)等客觀因素，學(xué)籍材料形成時間過長，對某一階段的檔案管理不能妥善銜接。最后，檔案保存要求不相同。一般而言，檔案部門對留學(xué)生的檔案管理偏重對學(xué)生各個階段的檔案管理，而對較短時期的留學(xué)生檔案管理不做硬性要求。另外，留學(xué)生檔案大多為紙質(zhì)檔案，電子檔案較少，且沒有要求整理遞交給檔案館。紙質(zhì)檔案在各高校流通中并不是通用的，不能成為交流外事工作及成果的媒介。

1.3 留學(xué)生檔案管理內(nèi)容不完整

現(xiàn)階段，雖然大多數(shù)高校留學(xué)生檔案管理均按照教育所頒布的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，但歸檔內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，難以統(tǒng)一管理措施與方法。而系統(tǒng)化管理體制的缺乏，使高校留學(xué)生檔案管理不明確，導(dǎo)致原始檔案管理不規(guī)范、完整，加上大多數(shù)高校只重視留學(xué)生入學(xué)前的檔案收集，沒有考慮到其檔案的特殊性，對留學(xué)生入學(xué)之后的一些檔案收集情況不夠重視，導(dǎo)致該內(nèi)容資料比較缺乏，這不利于留學(xué)生檔案管理。另外，高校對留學(xué)生日常管理類檔案收集比較重視，而對其教學(xué)檔案重視不夠，這就導(dǎo)致留學(xué)生檔案缺乏整體性，使用價值不高。

1.4 留學(xué)生檔案開發(fā)利用程度不夠高

目前，對高校留學(xué)生檔案的管理，還處于基本的保存狀態(tài)，對檔案信息的利用尚淺，對教學(xué)管理、改革服務(wù)的利用成效不大，從而導(dǎo)致高校留學(xué)生檔案利用程度并不高[3]。另外，留學(xué)生檔案檔案信息具有分散性、無序性，在實際的留學(xué)生檔案管理過程中，主要是對其進(jìn)行信息的整合與篩選，但在檔案信息歸檔方面還缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，這使留學(xué)生檔案信息管理難度進(jìn)一步加大。例如，雖然一些高校有留學(xué)生檔案管理平臺，但是只限于本校人員及學(xué)生使用，其他高校或用人單位不能了解學(xué)生的信息，這為留學(xué)生招生、教學(xué)管理及日常管理帶來諸多不便。

2 高校留學(xué)生檔案管理完善與優(yōu)化途徑

對于高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化問題，在了解了其管理過程中存在的問題之后，提出了完善與優(yōu)化的途徑，主要表現(xiàn)在完善與優(yōu)化留學(xué)生檔案管理制度、管理內(nèi)容及管理方式及做好留學(xué)生檔案開發(fā)利用工作。

2.1 完善留學(xué)生檔案管理制度

自國家教委頒發(fā)有關(guān)高校學(xué)校檔案實體分類法后，外事類檔案被列為高校十大檔案之一。教育部也實施了相關(guān)的檔案管理辦法，這從法律層面對留學(xué)生檔案管理范圍、方法做出了界定[4]。但是在具體的管理過程中，相關(guān)規(guī)定使留學(xué)生檔案管理過于籠統(tǒng)、簡單，不能滿足當(dāng)前對留學(xué)生檔案的管理要求。各高校需要根據(jù)高校留學(xué)生各方面管理情況，立足于法律法規(guī)，制定合理的留學(xué)生檔案管理制度。此外，要完善留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高留學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。

2.2 創(chuàng)新留學(xué)生檔案管理方式

目前，受當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件與行政管理條例的影響，高校留學(xué)生檔案管理不能滿足學(xué)校的發(fā)展需求，呈現(xiàn)一定的落后性與局限性。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)高校留學(xué)生檔案仍是手工操作與紙質(zhì)保存狀態(tài)，這不僅容易導(dǎo)致錯誤頻出，還耗費了大量人力與物力資源。比如，一些高校雖然建立了自己的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，但在管理過程中容易出現(xiàn)盲區(qū)[5]。因此，需要我們創(chuàng)新留學(xué)生檔案管理方式。首先，通過建立自動化檢索檔案條目，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，更新相關(guān)設(shè)備與技術(shù)，以此實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，通過采用現(xiàn)代化管理手段，為留學(xué)生檔案信息化管理提供先決條件。另外，建立并完善高校留學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，將留學(xué)生檔案管理朝向優(yōu)質(zhì)化、社會化及多元化方向發(fā)展，實現(xiàn)留學(xué)生檔案資源的共享。

2.3 完善留學(xué)生檔案管理內(nèi)容

對于完善留學(xué)生檔案管理，其內(nèi)容涉及較多，主要包括簡化留學(xué)生基本信息錄入程序、做好學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫信息資源共享及成績信息一體化管理。

2.3.1 簡化留學(xué)生基本信息錄入程序

在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員根據(jù)學(xué)生填寫的學(xué)籍表，補(bǔ)充相關(guān)的資料，對學(xué)生的信息實施錄入，然后歸檔到學(xué)校檔案室管理。由于在管理過程中需要完善信息，這使管理人員在一段時間后，為了更新與完善檔案信息，需向?qū)W生征集信息，這在無形之中增加了管理人員的工作量。而高校建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，學(xué)生可直接通過網(wǎng)絡(luò)，下載所需的表格進(jìn)行填寫。在此過程中，學(xué)生一方面可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況，將檔案信息進(jìn)行更新與補(bǔ)充，另一方面學(xué)生可自行查閱個人基本信息。而學(xué)?？筛鶕?jù)學(xué)生完善的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的篩選與使用。

2.3.2 做好學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫信息資源共享

在高校留學(xué)生檔案信息資源的管理與資源方面，對學(xué)生來說，通過高校建立的信息化網(wǎng)絡(luò)，可隨時查閱自己的相關(guān)成績。對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)而言，可了解留學(xué)生選修課的情況，進(jìn)一步了解留學(xué)生的學(xué)習(xí)特點，方便教師優(yōu)化課程設(shè)置。對相關(guān)用人單位而言，可以隨著檢索所需留學(xué)生的檔案信息，為其管理與決策做出幫助。

2.3.3 成績信息一體化管理

留學(xué)生在校成績信息管理是檔案管理的一部分，其涉及的內(nèi)容較多，比如平時成績、選修成績等。以往學(xué)生的成績管理比較復(fù)雜，并且在管理過程中容易出現(xiàn)一些錯誤[6]。而建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，可根據(jù)每學(xué)期教學(xué)計劃的內(nèi)容情況，制定合理的管理措施。教師負(fù)責(zé)完善學(xué)生的成績錄入，待核查無誤后進(jìn)行發(fā)布，這樣可使學(xué)生隨時進(jìn)行搜索，方便一體化成績信息管理，滿足了高校留學(xué)生擴(kuò)招、專業(yè)增加等內(nèi)容的管理。

2.4 做好留學(xué)生檔案開發(fā)利用工作

隨著高等教育事業(yè)發(fā)展，留學(xué)生數(shù)量的增多，甚至一些留學(xué)生受我國文化的影響，在畢業(yè)之后會留到國內(nèi)工作，這就必須對留學(xué)生檔案信息加強(qiáng)管理，使其檔案信息資源共享的同時，可以更好地服務(wù)于社會。然而，在實際的檔案管理過程中，我們對留學(xué)生檔案的管理始終處于保存狀態(tài)，而對檔案研究工作開展較少，這就需要分散與傳播靜態(tài)信息、集中動態(tài)信息，總結(jié)數(shù)據(jù)與資料，篩選與提煉其中的信息資源，為學(xué)校教學(xué)與管理提供一定的幫助[7]。另外，建立完善的查詢與檢索體系，擴(kuò)大留學(xué)生檔案信息的利用范圍，給一些使用者查詢檔案信息的機(jī)會，使檔案信息發(fā)揮更大的社會效益，實現(xiàn)留學(xué)生檔案信息的管理價值。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]謝鳳麗.新形勢下的外國留學(xué)生檔案管理模式探討[J].卷宗，2016，6（1）：16-16.

[2]何淑冰.有效加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理的若干思考[J].蘭臺世界，2016（18）：53-55.

[3]趙秀梅.高校外國留學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對策[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報：教育科學(xué)版，2013，26（1）：163-164.