醫(yī)院后勤服務(wù)外包項(xiàng)目內(nèi)部審計(jì)如何做

李松　于海濤

醫(yī)院后勤服務(wù)外包項(xiàng)目內(nèi)部審計(jì)如何做

李松 于海濤

[摘要]本文從審計(jì)范圍的選取、審計(jì)方法的選擇和審計(jì)重點(diǎn)內(nèi)容的確定等方面對醫(yī)院后勤服務(wù)外包項(xiàng)目審計(jì)進(jìn)行了探討，以助力醫(yī)院進(jìn)一步改進(jìn)管理方法，提高管理水平。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院 后勤服務(wù) 服務(wù)外包 審計(jì)

服務(wù)外包是指經(jīng)濟(jì)主體將原本由自身提供的非

核心業(yè)務(wù)剝離出來，交給專業(yè)服務(wù)提供商（即服務(wù)外包企業(yè)）來完成的經(jīng)濟(jì)活動。服務(wù)外包企業(yè)在專業(yè)領(lǐng)域具有技術(shù)和規(guī)模上的優(yōu)勢，可以提供更為優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，降低經(jīng)濟(jì)主體的運(yùn)營成本，使其可以將更多資源投入到核心業(yè)務(wù)中。

作為經(jīng)濟(jì)活動的雙方，醫(yī)院、服務(wù)外包企業(yè)合作的同時(shí)，都會有各自的利益考量，更好的服務(wù)與更低的成本之間存在著天然的矛盾。因此，醫(yī)院必須對后勤服務(wù)外包項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)對后勤服務(wù)的全面有效管理。內(nèi)部審計(jì)部門作為醫(yī)院監(jiān)管工作的中堅(jiān)力量，應(yīng)該采取有效審計(jì)措施，在后勤服務(wù)外包項(xiàng)目監(jiān)管領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。

一、審計(jì)目的

后勤服務(wù)外包項(xiàng)目審計(jì)的根本目的是對外包項(xiàng)目資金的使用績效進(jìn)行判定，具體可以分為三個(gè)方面。

（一）評價(jià)合同簽訂及履行情況

以招標(biāo)采購為起點(diǎn)，對合同簽訂過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)及合同內(nèi)容進(jìn)行審計(jì)，評價(jià)其合法性、合規(guī)性、合理性。通過分析總結(jié)審計(jì)證據(jù)，評價(jià)合同雙方是否按照合同約定履行各自義務(wù)，是否存在違約行為及違約風(fēng)險(xiǎn)。

（二）評價(jià)主管科室的管理情況

通過對管理制度、管理資料、管理方法等方面的審計(jì)，評價(jià)主管科室的管理制度是否健全、監(jiān)管體系是否完善、管理職責(zé)是否履行到位。

（三）為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供相關(guān)決策信息

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的管理決策離不開相關(guān)信息的支持。內(nèi)部審計(jì)部門開展的后勤服務(wù)外包項(xiàng)目審計(jì)可以從獨(dú)立第三方的角度對外包項(xiàng)目進(jìn)行全面客觀的評價(jià)，為領(lǐng)導(dǎo)層提供有效可靠的信息。

二、審計(jì)范圍

審計(jì)范圍的選取可采用兩種方式，一是選取一個(gè)會計(jì)年度的服務(wù)外包項(xiàng)目作為審計(jì)范圍，二是選取一個(gè)合同期的服務(wù)外包項(xiàng)目作為審計(jì)范圍，兩種方式各有利弊。

（一）以會計(jì)年度作為審計(jì)范圍

優(yōu)點(diǎn)是資料的準(zhǔn)備相對容易，如主管科室的管理記錄等，僅需按年度調(diào)閱即可。缺點(diǎn)是很多合同是在會計(jì)年度中間簽訂的，合同約定的服務(wù)期限并不是以會計(jì)年度作為起止點(diǎn)，因此如果選取一個(gè)會計(jì)年度作為審計(jì)范圍，需要調(diào)閱涉及此會計(jì)年度的全部合同，而且如果各份合同內(nèi)容不一致，還會增加后續(xù)審計(jì)工作的難度。

（二）以合同期作為審計(jì)范圍

優(yōu)點(diǎn)是合同的調(diào)閱會很方便，而且除非后期簽訂補(bǔ)充協(xié)議，否則合同內(nèi)容不會改變，審計(jì)難度相對較低。缺點(diǎn)是需要調(diào)閱資料的范圍要適當(dāng)擴(kuò)大，如電梯等需要按年度進(jìn)行強(qiáng)檢的設(shè)備，其強(qiáng)檢日期可能并不在同一合同期內(nèi)，需要調(diào)取其他合同期內(nèi)的資料進(jìn)行補(bǔ)充。

三、審計(jì)方法

在選取具體審計(jì)方法時(shí)，應(yīng)注意方法的有效性和效率性。

（一）有效性

選取的審計(jì)方法必須能取得有效的審計(jì)證據(jù)。例如，在病區(qū)消毒擦拭工作中，保潔員配置消毒液濃度是否達(dá)標(biāo)是影響工作效果的重要因素，僅通過審閱保潔工作記錄無法對消毒液濃度作出準(zhǔn)確判斷，這就需要使用檢測試紙進(jìn)行現(xiàn)場檢測等其他方法，以取得真實(shí)有效的審計(jì)證據(jù)。

（二）效率性

選取的審計(jì)方法要能夠高效地獲取審計(jì)證據(jù)。例如，在PVC地面養(yǎng)護(hù)工作中，每次養(yǎng)護(hù)需要進(jìn)行噴蠟拋光，如果審計(jì)人員采取現(xiàn)場觀察的方法對整個(gè)打蠟過程的規(guī)范性進(jìn)行評估，勢必耗費(fèi)大量時(shí)間，工作效率極低。這種情況下，可以采用比較分析法和檢查法相結(jié)合的方式，按養(yǎng)護(hù)操作規(guī)范計(jì)算出每桶地板蠟所能拋光的區(qū)域面積，再取得一定時(shí)期內(nèi)保潔員領(lǐng)用的地板蠟數(shù)量，二者的乘積即為領(lǐng)用的地板蠟所能拋光的總面積，然后與養(yǎng)護(hù)記錄中記載的養(yǎng)護(hù)面積進(jìn)行比較分析，判斷養(yǎng)護(hù)次數(shù)或養(yǎng)護(hù)質(zhì)量與合同約定是否相符。此外，審計(jì)人員可以在養(yǎng)護(hù)過后現(xiàn)場檢查PVC地板光澤度，以此確定養(yǎng)護(hù)工作的質(zhì)量。兩種方法結(jié)合運(yùn)用，相互補(bǔ)充，在保證審計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確性的同時(shí)，極大地提高工作效率。

四、審計(jì)重點(diǎn)內(nèi)容

（一）管理制度審計(jì)

通過審閱后勤服務(wù)外包項(xiàng)目管理制度、外包服務(wù)合同，結(jié)合相應(yīng)法律法規(guī)等資料，對外包項(xiàng)目進(jìn)行充分了解，在此基礎(chǔ)上，分析管理制度的合理性，確定審計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)。需要注意的是，有些外包項(xiàng)目由于涉及公眾安全等問題，有關(guān)部門發(fā)布了相應(yīng)的法律法規(guī)對行業(yè)進(jìn)行規(guī)范。這些法律法規(guī)不僅是準(zhǔn)繩，更是紅線，管理制度的制定必須以此為基礎(chǔ)，保證各項(xiàng)要求得到嚴(yán)格執(zhí)行。例如，醫(yī)療廢物處置制度，在滿足日常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)，還應(yīng)遵守《醫(yī)療廢物管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)在交接手續(xù)、轉(zhuǎn)運(yùn)工具、消毒防護(hù)、資料保存等方面的規(guī)定。通過對管理制度的審計(jì)，審計(jì)人員可以初步了解審計(jì)環(huán)境。若管理制度合理完善，資料齊備規(guī)范，則表明審計(jì)環(huán)境較好，反之審計(jì)環(huán)境較差。

（二）采購流程審計(jì)

醫(yī)院采購物資或服務(wù)必須遵守《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)。在選擇服務(wù)外包企業(yè)時(shí)，須按相關(guān)規(guī)定采取公開招標(biāo)或其他政府采購方式。審計(jì)部門需要對采購方式和采購流程進(jìn)行審計(jì)。重點(diǎn)關(guān)注招標(biāo)采購流程是否合法、企業(yè)是否具備相關(guān)資質(zhì)、定標(biāo)過程是否存在舞弊等。

（三）服務(wù)外包合同審計(jì)

服務(wù)外包合同審計(jì)主要包括對合同要素的審計(jì)和對合同內(nèi)容的審計(jì)兩個(gè)方面。

1.合同要素。主要審查合同各要素是否齊全，與招投標(biāo)文件的規(guī)定是否相符，如服務(wù)內(nèi)容、價(jià)款、結(jié)算方式、違約責(zé)任、合同解除條件等。

2.合同內(nèi)容。第一，合同內(nèi)容的制定要以實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)為目的，對相關(guān)工作的具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)在合同中應(yīng)加以體現(xiàn)，否則對服務(wù)外包企業(yè)缺乏約束，實(shí)際工作中可能出現(xiàn)偷工減料的現(xiàn)象。第二，合同內(nèi)容是否存在對醫(yī)院不利的因素。如糾紛解決辦法中對起訴法院的約定，最好選擇醫(yī)院所在地人民法院，而不要選擇服務(wù)外包企業(yè)所在地法院。第三，合同附件與主合同是否一致。在有附件的合同中，應(yīng)審核合同附件與主合同是否相符。由于許多服務(wù)外包合同長期與同一企業(yè)簽訂，在合同擬定過程中往往只注意對主合同進(jìn)行修改，而忽視對合同附件相應(yīng)內(nèi)容的修改，可能出現(xiàn)附件內(nèi)容與主合同不符的情況。第四，對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的存有異議的條款，可以請醫(yī)院法律部門予以協(xié)助。

（四）醫(yī)院主管科室管理情況審計(jì)

醫(yī)院主管科室對后勤服務(wù)外包項(xiàng)目的管理情況是審計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)，是審計(jì)合同執(zhí)行情況的基礎(chǔ)。通過對管理情況的審計(jì)，審計(jì)人員可以對項(xiàng)目的監(jiān)管情況有深入了解，從而對監(jiān)管資料的可信度作出判斷。如果管理科室監(jiān)管工作細(xì)致有效，其提供的監(jiān)管資料就有較高的參考價(jià)值。

1.主管科室人員配置。確定主管科室分管外包項(xiàng)目的人員數(shù)量，結(jié)合監(jiān)管范圍大小、工作復(fù)雜程度等因素，分析人員配置是否能夠滿足監(jiān)管要求。

2.監(jiān)管工作實(shí)施情況。（1）審閱相關(guān)監(jiān)管資料，參照管理制度、合同內(nèi)容和相關(guān)法律法規(guī)，對主管科室的監(jiān)管工作進(jìn)行初步評價(jià)。（2）實(shí)地參與管理科室的監(jiān)管工作，既可以深入了解主管科室的監(jiān)管情況，也可以了解外包企業(yè)的合同執(zhí)行情況，從而提高工作效率。（3）審查主管科室對監(jiān)管過程中發(fā)現(xiàn)的問題有無相應(yīng)的反饋和解決機(jī)制。

3.主管科室自身工作完成情況。審計(jì)過程中要注意法律法規(guī)對醫(yī)院的相關(guān)要求，如電梯維保業(yè)務(wù)中，《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》要求定期對電梯進(jìn)行檢驗(yàn)；醫(yī)療廢物處置業(yè)務(wù)中，《醫(yī)療廢物管理?xiàng)l例》要求對醫(yī)療廢物與生活垃圾進(jìn)行分裝，此類工作與服務(wù)外包項(xiàng)目緊密相關(guān)，關(guān)系到醫(yī)院與外包企業(yè)的責(zé)任界定，但并不屬于外包企業(yè)的工作范疇。對于這類工作審計(jì)時(shí)要予以關(guān)注，審查主管科室是否完成了相關(guān)工作。

（五）合同執(zhí)行情況審計(jì)

在進(jìn)行合同執(zhí)行情況審計(jì)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行審查。實(shí)際工作中，如果審計(jì)環(huán)境較好，可以醫(yī)院主管科室的外包服務(wù)管理報(bào)告作為參考，并采取復(fù)算、核對、比較分析等方法進(jìn)行復(fù)核。對管理報(bào)告中未涉及的審計(jì)項(xiàng)目，可以采取相應(yīng)的審計(jì)方法進(jìn)一步獲取審計(jì)證據(jù)。如果審計(jì)環(huán)境較差，主管科室提供材料的參考價(jià)值較低，就需要審計(jì)人員采取措施，進(jìn)行更加詳盡的審計(jì)，其中服務(wù)人員數(shù)量與年齡結(jié)構(gòu)、服務(wù)質(zhì)量、付款情況等應(yīng)為關(guān)注重點(diǎn)。

1.人員審計(jì)。包括人員數(shù)量和年齡結(jié)構(gòu)兩個(gè)方面。人員數(shù)量是否充足，關(guān)系到服務(wù)外包項(xiàng)目的工作質(zhì)量，而且合同金額往往與人員數(shù)量直接相關(guān)。人員年齡結(jié)構(gòu)是否合理，對工作效率有很大影響。以保潔項(xiàng)目為例，由于保潔人員數(shù)量眾多，且許多崗位無法脫崗，因此難以集中進(jìn)行人數(shù)清點(diǎn)。在審計(jì)過程中，可以調(diào)取保潔公司人員名冊，根據(jù)合同約定的崗位人員數(shù)量，在主管科室人員陪同下抽取部分崗位進(jìn)行突擊檢查，同時(shí)核對人員身份，再結(jié)合員工休息制度，對人員數(shù)量進(jìn)行復(fù)核。對于年齡結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)人員名冊中的身份信息進(jìn)行分析。

2.服務(wù)質(zhì)量審計(jì)。服務(wù)質(zhì)量應(yīng)以合同約定為標(biāo)準(zhǔn)，采取現(xiàn)場調(diào)查、實(shí)地走訪相關(guān)科室、計(jì)算分析材料消耗量和作業(yè)時(shí)間、進(jìn)行滿意度調(diào)查等方式，對服務(wù)外包項(xiàng)目的工作量和工作效果進(jìn)行全面審查。對于合同期內(nèi)簽訂的補(bǔ)充合同要予以重點(diǎn)關(guān)注，審查其載明的內(nèi)容在實(shí)際工作中是否落實(shí)到位。

3.付款情況審計(jì)。通過調(diào)取原始付款憑證，審查付款金額、付款方式、付款時(shí)間、開票單位等要素與合同是否一致，付款審批手續(xù)是否合規(guī)。

五、審計(jì)過程中應(yīng)注意的問題

（一）要堅(jiān)持客觀公正的原則

有的醫(yī)院為引入競爭機(jī)制，會將同一類型的后勤服務(wù)外包給不同的企業(yè)。在審計(jì)過程中，主管科室對各個(gè)服務(wù)外包企業(yè)的評價(jià)只能作為參考，實(shí)際情況需要通過審計(jì)證據(jù)來證實(shí)。審計(jì)人員必須處于中立地位，保持清醒頭腦，做到審計(jì)結(jié)論客觀公正，不被外來意見左右。

（二）要與主管科室保持良好的溝通

“內(nèi)行看門道，外行看熱鬧”。想要圓滿完成審計(jì)任務(wù)，審計(jì)人員就要把自己由外行變成內(nèi)行，這一過程需要審計(jì)人員自身的努力，也需要主管科室的支持。主管科室人員對服務(wù)外包項(xiàng)目有著豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，對業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的講解可以為審計(jì)人員節(jié)約大量自己摸索的時(shí)間，同時(shí)也可以為審計(jì)人員提供有價(jià)值的審計(jì)線索。

（三）要善于借助外部力量

如電梯運(yùn)行、醫(yī)療廢物處置等工作，政府主管部門會進(jìn)行定期或不定期檢查，審計(jì)人員可以充分利用相應(yīng)的檢查結(jié)果，提高審計(jì)效率，節(jié)省審計(jì)時(shí)間。

（四）要進(jìn)行全過程跟蹤審計(jì)

全過程跟蹤審計(jì)在工程審計(jì)領(lǐng)域已得到廣泛應(yīng)用，在進(jìn)行后勤服務(wù)外包項(xiàng)目審計(jì)時(shí)也可以加以借鑒。實(shí)際工作中，審計(jì)部門可以從服務(wù)外包工作的論證開始審計(jì)，對各環(huán)節(jié)及時(shí)跟進(jìn)，把相關(guān)審計(jì)工作前置，由事后審計(jì)向事前審計(jì)、事中審計(jì)轉(zhuǎn)化，這樣既可隨時(shí)掌握外包項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)取得時(shí)效性更強(qiáng)的審計(jì)證據(jù)，又能及早發(fā)現(xiàn)問題、提出審計(jì)建議，更好地發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督保障作用。

（作者單位：煙臺毓璜頂醫(yī)院，郵政編碼：264000，電子郵箱：yhtmaggie@163.com）

主要參考文獻(xiàn)

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