土地整理檔案管理的幾點建議

胡忠慧

摘 要：土地整理檔案管理工作涉及到非常多的內(nèi)容，其工作是非常復(fù)雜而且繁瑣的。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于土地檔案管理中能夠有效提升土地檔案管理效率，方便相關(guān)人員進行查閱和分析，對于我國土地檔案管理意義重大。有鑒于此，本文對數(shù)字化管理在土地檔案管理中的應(yīng)用及其適應(yīng)性進行了分析，并就數(shù)字化技術(shù)在土地整理檔案管理中的應(yīng)用提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：國土資源；檔案管理；數(shù)字化管理

一、土地檔案管理的重要性及實施數(shù)字化管理意義

要做好土地檔案管理工作，管理人員必須要有正確的認(rèn)識。檔案是對歷史的一個真實記錄。它不僅具有歷史憑證的價值，又有著神圣不可侵犯的法律效應(yīng)。國土資源部門的檔案管理，是國土資源管理的一個重要部分，這些檔案都十分的珍貴，它詳細(xì)記錄了我國土地和礦產(chǎn)資源的擁有和利用情況。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，土地資源越來越重要，與之對應(yīng)的土地檔案管理工作也就越來越受到高度的重視。它不僅在領(lǐng)導(dǎo)決策、政策研究、依法行政，權(quán)益維護等方面能提供大量可靠的依據(jù)，同時對于土地使用稅金的繳納等細(xì)節(jié)問題也有非常積極的作用。

運用數(shù)字化理念指導(dǎo)下的先進技術(shù)來處理土地檔案資料，將舊有的傳統(tǒng)介質(zhì)轉(zhuǎn)化為較為先進的數(shù)字化介質(zhì)，最終將檔案以更先進的手段進行保存，這就是國土資源數(shù)字化的工作內(nèi)容。在這部分工作中，應(yīng)用到計算機掃描儀等硬件系統(tǒng)，軟件技術(shù)則需要用到圖像處理技術(shù)。

二、數(shù)字化管理在土地檔案管理工作上的適用性分析

（1）可以滿足資源檔案管理復(fù)雜性要求

土地檔案管理的內(nèi)容是非常繁雜的，因此在長期的記錄過程中會形成龐大的文獻(xiàn)資料庫。為了之后查詢的便捷性，就必須要對檔案進行分類記錄，分類工作不但提升檔案管理的工作量，同時也大大提升了檔案管理的復(fù)雜性。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于土地檔案管理中，不但能夠降低記錄難度，同時還能夠使得檔案保存變得更加便捷。

（2）滿足資源檔案管理多樣性要求

由于國土資源具有豐富性特征，因此在對其開發(fā)與建設(shè)過程中會形成多種不同種類的資源信息，比如，文字、圖紙、聲音以及影像文件。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，能夠?qū)⒉煌悇e的文件資料數(shù)字化，將其放入資料庫，這樣就能夠達(dá)到高效管理檔案的需求。

（3）滿足資源檔案管理完整性要求

在土地檔案管理中很多內(nèi)容都不是單一性存在的，而是由多類型的信息構(gòu)成的一種完整資源。若是在整個系統(tǒng)中出現(xiàn)某個信息資源缺少和丟失的現(xiàn)象，則就會對國土資源的管理的完整性形成一定的影響，給資源的查閱、監(jiān)管工作造成很大的不便。但是將數(shù)字化管理運用在其中，則就能夠建設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上讓資源的查閱與管理更加方便，同時也讓所有的土地資源信息被歸納到一個整體的管理系統(tǒng)中，進而有效保障了國土資源在檔案管理上的完整。

三、土地檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容

（1）建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機的迅速發(fā)展，我們應(yīng)該充分利用計算機的，對檔案信息的管理建立起多媒體數(shù)據(jù)庫，按照信息檔案的紀(jì)錄時間，類別，規(guī)格，儲存方式等進行錄入。

（2）建立基于Web 的服務(wù)系統(tǒng)

在國土資源的檔案管理工作中，計算機錄用信息已經(jīng)成為了最主要的服務(wù)方式，用戶可以根據(jù)自己的意志去尋找自己所需要的檔案的信息，并且能夠輕松的找到進行瀏覽。

四、推動國土檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用要點

（1）增加投入，改變檔案載體

當(dāng)前來看，我國國土信息檔案如果想要實現(xiàn)載體數(shù)字化，就需要大量使用一系列電子設(shè)備，例如計算機和掃描儀等等，這就必然要求增加資金投入，要求相關(guān)部門重視硬件設(shè)施的采購，給檔案數(shù)字化管理提供一個堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，保證檔案數(shù)字化能夠順利進行。

（2）加速土地檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

要建立規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫形式，將各項標(biāo)準(zhǔn)制定出來，注意標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)、可行。這樣，各單位以及各部門才不會各自為戰(zhàn)，才會協(xié)調(diào)，相互銜接。數(shù)字化加工的過程一定要嚴(yán)格的管理，無論是掃描、數(shù)據(jù)的錄入還是圖文的編輯都要按照標(biāo)準(zhǔn)進行，努力實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)據(jù)在制作時也要規(guī)范，要做到三統(tǒng)一：著錄項目統(tǒng)一、著錄格式統(tǒng)一以及檢索語言的統(tǒng)一。

（3）加速土地檔案信息化人才隊伍建設(shè)

①建立一支高素質(zhì)的人員隊伍。對于一名檔案管理的工作人員來說，首先要解決思想上的問題，轉(zhuǎn)變工作觀念，正確調(diào)整自己在工作中的角色。單位在招聘工作人員要慎重，提高門檻，注重專業(yè)技能的同時，在員工上崗前對其極進行有效，細(xì)致的崗前培訓(xùn)。在員工工作過程中，單位要創(chuàng)造機會，創(chuàng)造條件，抽出時間對工作人員進行培訓(xùn)指導(dǎo)，增強檔案管理人員的工作能力。

②善于交流，接受新資源，達(dá)到資源共享。作為國土資源管理的工作人員，不能憑自己的主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合自己單位的實際情況，創(chuàng)造性的使用歸檔方法進行歸檔。并且要多跟有經(jīng)驗的歸檔人員進行交流，不斷接受新信息，擴大視野。編纂各種檔案資料，從而達(dá)到資源共享。另外，檔案管理人員還應(yīng)該每日對自己的工作進行總結(jié)，做到“三省吾身”，不斷反思自己的工作在哪些方面做得好，哪些方面有缺陷，是否做到檔案管理的科學(xué)，有效，無誤，在工作中不斷提升自己的能力。

③完善土地檔案管理制度。國土資源的檔案是十分重要的檔案之一，所以監(jiān)理完善的土地檔案管理制度非常有必要。檔案管理部門應(yīng)該積極推動檔案管理的制度化以及規(guī)范化，進一步明確管理人員的責(zé)任，將責(zé)任落實到每一個工作人員，使他們在工作中可以做到各司其職。另外，還應(yīng)該完善檔案管理的獎懲制度，對于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員進行獎勵，對于不努力的工作人員進行相應(yīng)的懲罰。

④加強檔案數(shù)字化管理的安全工作。檔案信息的數(shù)字化管理有一定的優(yōu)越性，但與此同時也有其缺陷性，比如一些不法分子會利用黑客技術(shù)或者病毒來對檔案管理服務(wù)器進行攻擊，達(dá)到盜取檔案信息的目的。因此，必須要加強檔案數(shù)字化管理的安全工作。

綜上所述，對我國土地檔案實行數(shù)字化管理，提升檔案管理的工作效率，需要相關(guān)部門加大設(shè)備的投入，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并且注重人才的培養(yǎng)，只有這樣，才能夠有效推動我國土地檔案管理的數(shù)字化進程。

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（作者單位：錦州市土地征用整理事務(wù)處）