淺析人事檔案管理機(jī)制對(duì)高校人才隊(duì)伍的影響

魏娟

【摘 要】人才問(wèn)題是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的前提，是高校改革發(fā)展的最核心問(wèn)題。所以，高校應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注人才資源管理基礎(chǔ)工作，促進(jìn)優(yōu)秀人才健康成長(zhǎng)和發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。高校人事檔案管理是高校人事管理工作的一部分。如何創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，使其更好地發(fā)揮為高校人才隊(duì)伍服務(wù)作用是文章分析的核心所在。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理機(jī)制；人才隊(duì)伍

【中圖分類號(hào)】G275 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）02-0297-02

1 高校人事檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新的重要性和緊迫性

通常來(lái)講，高校人事檔案工作是指人事部門根據(jù)國(guó)家政策與教育方針，實(shí)現(xiàn)人才的培養(yǎng)及干部的選拔、任用，同時(shí)建立相關(guān)檔案，詳細(xì)記錄教師、干部人員的個(gè)人經(jīng)歷、政治作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)與表現(xiàn)等信息，從各方面反映教職工基本情況。人事檔案管理作為高校人事管理不可分割的一部分，主要工作是負(fù)責(zé)收集、歸檔、保管教職工個(gè)人職業(yè)生涯成長(zhǎng)有關(guān)的文檔信息。中共中央、國(guó)務(wù)院針對(duì)檔案工作明確表示：檔案作為黨與國(guó)家財(cái)富之一，能夠真實(shí)再現(xiàn)歷史發(fā)展軌跡。檔案工作屬于專門事業(yè)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)、歷史研究等工作奠定了基礎(chǔ)，不但服務(wù)于現(xiàn)今工作，同時(shí)能有效維護(hù)黨與國(guó)家歷史底蘊(yùn)。在高?？焖侔l(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義[1]。重點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是干部選賢舉能與人盡其才；二是教師合理引進(jìn)與綜合培養(yǎng)；三是管理者特長(zhǎng)充分發(fā)揮等。換言之，高校人事檔案管理是否科學(xué)合理，會(huì)影響到高校人才自身潛能的開(kāi)發(fā)、教學(xué)質(zhì)量與整體素質(zhì)水平的提高，乃至學(xué)校人員隊(duì)伍全面、穩(wěn)定、長(zhǎng)期發(fā)展的方方面面，因此必須受到高度重視。只有結(jié)合人事檔案，掌握人才各方面信息，如經(jīng)歷、特長(zhǎng)、道德素養(yǎng)等，才能真正熟悉并成功吸納人才。以此為前提，根據(jù)人才各方面信息進(jìn)行綜合評(píng)估，實(shí)現(xiàn)選賢舉能、人盡其才。按照評(píng)估結(jié)果，為人才提供最合適的崗位，方可展現(xiàn)其價(jià)值，最終給學(xué)校建設(shè)提供助力。因此，人事檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)學(xué)校全面、穩(wěn)定、長(zhǎng)期發(fā)展而言，意義重大。

根據(jù)人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，高校人力資源管理存在著諸多問(wèn)題，還未達(dá)到人才強(qiáng)校戰(zhàn)略規(guī)劃相關(guān)要求。結(jié)合現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理者思想守舊，一味考慮經(jīng)費(fèi)投入與設(shè)施修建，事實(shí)上，檔案管理人員是檔案館的核心主體，其能力和綜合素質(zhì)決定了檔案管理質(zhì)量。面對(duì)新時(shí)代發(fā)展要求，高校人事檔案管理必須和自身發(fā)展緊密關(guān)聯(lián)，給社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，通過(guò)強(qiáng)大人才資源作為后盾，培養(yǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期、穩(wěn)定發(fā)展。所以，為解決當(dāng)前面臨的種種問(wèn)題，高校人事管理應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新人事檔案管理機(jī)制，盡快融入高校綜合發(fā)展的新形勢(shì)中去。所謂管理創(chuàng)新，主要是以管理思想、觀念創(chuàng)新為起點(diǎn)，遵從全新思想與理念、改革檔案管理制度、優(yōu)化師資結(jié)構(gòu)、全面提升教師主觀能動(dòng)性、為優(yōu)秀人才的吸納及培養(yǎng)提供最理想的環(huán)境。只有注重人力資源開(kāi)發(fā)與培養(yǎng)，探索人才特征，并根據(jù)人才特征，為高校人力資源發(fā)展提供指導(dǎo)意見(jiàn)，才能給高校發(fā)展提供更多的動(dòng)力[2]。

2 高校人事檔案管理機(jī)制存在的主要問(wèn)題

人才引進(jìn)、科研項(xiàng)目及師資培訓(xùn)是各高校投入最多時(shí)間與精力的工作，然而這些工作大多數(shù)都僅僅停留在諸如“拍腦袋想當(dāng)然”“參考兄弟院校策略”或者“依據(jù)慣例”上，并未結(jié)合人才自身實(shí)際的情況。因此，如何發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)分析在其未來(lái)發(fā)展預(yù)測(cè)方面的作用，有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因歸根結(jié)底在于高校人事檔案管理中機(jī)制存在許多問(wèn)題，具體如下。

（1）長(zhǎng)期以來(lái)，高校對(duì)人事檔案管理關(guān)注度過(guò)低，并不重視。從實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)工作人員甚至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)高校人事檔案管理的理解上過(guò)于片面，他們認(rèn)為人事檔案僅僅是一些基礎(chǔ)的且不能為單位創(chuàng)造任何收益的事務(wù)工作，例如裁剪、裝訂、保管等工作與教學(xué)科研等工作之間不存在直接關(guān)聯(lián)，僅僅是保管各類材料信息，做到保密保存，滿足查檔需求即可。正是因?yàn)檫@種片面的認(rèn)知，導(dǎo)致人事檔案工作得不到關(guān)注，在崗人員亦覺(jué)得工作本身缺乏意義；相關(guān)部門對(duì)此早已習(xí)慣，在工作內(nèi)容上的拓展上缺乏熱情、不主動(dòng)，更談不上創(chuàng)新改革，也無(wú)法為學(xué)校教學(xué)、教研及人才建設(shè)提供具有參考意義的資料，檔案存在的意義得不到體現(xiàn)。

（2）人事檔案材料缺失問(wèn)題嚴(yán)重、出現(xiàn)問(wèn)題并未主動(dòng)處理。因?yàn)槿狈ψ銐蜿P(guān)注，導(dǎo)致人事檔案材料的收集過(guò)于被動(dòng)，主要體現(xiàn)在歸檔制度不完善、執(zhí)行懈怠、被動(dòng)接收材料等方面，檔案人員幾乎不會(huì)主動(dòng)索取，也不會(huì)在有任何缺失的情況下對(duì)檔案進(jìn)行主動(dòng)補(bǔ)充，更不愿做出任何改變與調(diào)整。所以，部分人事檔案始終無(wú)法補(bǔ)齊，缺失現(xiàn)象比較普遍，導(dǎo)致人事檔案的不完整，無(wú)法發(fā)揮其為人才隊(duì)伍提供綜合信息的作用[3]。

（3）管理效率不高，能力有限，技術(shù)相對(duì)落后。大部分高校人事檔案依然處于紙質(zhì)文檔保管階段，在科技水平快速發(fā)展的今天，始終未能真正達(dá)到電子化管理水平。即便許多人事檔案室配置有電腦，但也只是為了打印檔案目錄，沒(méi)有起到其他作用，不能用其對(duì)人員資料快速查詢，也不能快速完成信息分類、匯總等工作。從整體情況來(lái)看，技術(shù)水平的普遍落后，使人事統(tǒng)計(jì)必須依賴人工處理模式，從而導(dǎo)致人力資源不合理利用，既提高資源成本，又給工作效率帶來(lái)了嚴(yán)重影響。在學(xué)校決策期間，人事信息始終未能展現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值，進(jìn)而使人才建設(shè)受到諸多限制。

（4）缺乏強(qiáng)大的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。因?yàn)殛P(guān)注度較低，許多高校為節(jié)約成本，并未安排專門的檔案管理員，大部分從業(yè)者帶有兼職性質(zhì)，時(shí)間與精力有限。因此，這種情況導(dǎo)致高校人事檔案建設(shè)始終未有起色，并帶來(lái)一系列連鎖問(wèn)題。即便指派相關(guān)人員進(jìn)行人事檔案管理，但專業(yè)人員較少，檔案管理知識(shí)不足，能力水平較低，對(duì)檔案管理采用“想當(dāng)然”手段來(lái)實(shí)施，也難以發(fā)揮檔案信息的真正作用。因此，缺乏專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，無(wú)論是對(duì)高校人事檔案建設(shè)，還是對(duì)發(fā)揮人事檔案管理的作用，均有百害而無(wú)一利。

3 高校人事檔案管理工作創(chuàng)新的指導(dǎo)思想和措施

為推動(dòng)高校人事檔案管理事業(yè)取得更大進(jìn)步，檔案工作人員必須具備開(kāi)創(chuàng)性思維，本著嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的態(tài)度處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，方可展現(xiàn)檔案管理價(jià)值[4]。高校人事檔案管理應(yīng)當(dāng)將人作為主體，不斷強(qiáng)化管理工作者自身能力與專業(yè)技能，加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升管理人員的綜合素質(zhì)水平，從而實(shí)現(xiàn)人才資源最大化的發(fā)展目標(biāo)。

3.1 理念創(chuàng)新

規(guī)范化、科學(xué)化是檔案工作不斷走向成熟的基本前提，高校必須盡快完善人事檔案管理相關(guān)制度，比如收集、保管等制度，并確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

3.2 堅(jiān)持以人為本

高校人事檔案管理工作帶有服務(wù)性質(zhì)，直接面向?qū)W校所有組織機(jī)構(gòu)與教職工。檔案工作人員必須注重服務(wù)質(zhì)量，給所有服務(wù)對(duì)象留下良好的工作印象，從而更好地體現(xiàn)崗位的意義和價(jià)值。為保證服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮人事檔案強(qiáng)大作用，必須做到“以人為本”。全面、充分發(fā)揮人事檔案的作用，需要將優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念始終貫徹落實(shí)在工作中，確保人事檔案能夠客觀、真實(shí)地反映各類信息。只有這樣，才能為學(xué)校各組織機(jī)構(gòu)提供最準(zhǔn)確、有效的人員信息數(shù)據(jù)。

3.3 遵循信息化發(fā)展理念，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)

進(jìn)入信息化發(fā)展時(shí)代，科技水平的發(fā)展日新月異。信息化建設(shè)不但影響人類歷史發(fā)展速度，而且給人們各方面帶來(lái)了翻天覆地的變化。隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益成熟，電子文件快速發(fā)展與應(yīng)用，檔案也隨之朝數(shù)字化方向不斷完善[5]。在高校人事檔案資源數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，必須提前完成相關(guān)規(guī)劃，遵循長(zhǎng)期發(fā)展思路，循序漸進(jìn)達(dá)成目標(biāo)，促使短期、長(zhǎng)期目標(biāo)能夠充分協(xié)調(diào)，共同實(shí)現(xiàn)預(yù)期規(guī)劃；必須盡可能開(kāi)發(fā)人事檔案的價(jià)值，根據(jù)實(shí)際需求建立強(qiáng)大的管理軟件，使相關(guān)信息得到有效管理與維護(hù)；尋求電子檔案創(chuàng)建通道，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下真正做到數(shù)據(jù)資源的快捷利用。例如，構(gòu)建全國(guó)或區(qū)域聯(lián)網(wǎng)形式的檔案管理系統(tǒng)，促使人事管理工作上升至全新高度，使工作效率進(jìn)一步提升，從而在各領(lǐng)域發(fā)揮更大作用。

3.4 科學(xué)合理地進(jìn)行人力資源開(kāi)發(fā)

人力資源是無(wú)形、有形資源融合的產(chǎn)物，也被叫做第一資源。通過(guò)對(duì)各類資源對(duì)比不難發(fā)現(xiàn)，人力資源具備基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性及決定性特征，一直以來(lái)始終占據(jù)著主導(dǎo)地位。在人力資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中，主要將人類智慧、知識(shí)等作為資源，經(jīng)過(guò)深入挖掘與整合，全面發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、使用、調(diào)劑人才，促使各方面資源發(fā)揮最大作用。人力資源開(kāi)發(fā)水平與高校發(fā)展息息相關(guān)，提升人力資源的開(kāi)發(fā)與利用有助于增強(qiáng)高校綜合實(shí)力。近些年，人才競(jìng)爭(zhēng)已成為當(dāng)今時(shí)代重要標(biāo)志。高校紛紛將重心放在教師與管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)上，人才引進(jìn)的相關(guān)政策也越來(lái)越成熟。高校不僅需要吸納人才，而且肩負(fù)人才培養(yǎng)重任，因此，人力資源能否得到有效開(kāi)發(fā)，直接決定其核心優(yōu)勢(shì)能否形成。為達(dá)成人才強(qiáng)校戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，高校必須注重人力資源開(kāi)發(fā)工作，結(jié)合自身特征、優(yōu)勢(shì)與需求，完成人力資源科學(xué)配置，給人才發(fā)展提供最理想的平臺(tái)環(huán)境?？紤]到自身發(fā)展需求，高校應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地培養(yǎng)一批綜合實(shí)力過(guò)硬的教研人員，使他們成為創(chuàng)造型、傳授型等方面的中堅(jiān)力量，并借此形成與眾不同的品牌形象，打開(kāi)知名度，吸納更多有志之士，讓學(xué)校更具活力[6]。高校教研科技人才濟(jì)濟(jì)，在科教興國(guó)方面扮演著重要角色，而人事檔案則是人才資料“縮影”，對(duì)于人力資源開(kāi)發(fā)有著重要意義。所以，高校人事檔案資源必須得到合理的開(kāi)發(fā)與充分的運(yùn)用，只有這樣，才能更好地發(fā)揮為各類人才服務(wù)的真正價(jià)值，進(jìn)而給學(xué)校發(fā)展奠定基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]吳建美.高校人事檔案管理淺議[J].江蘇開(kāi)放大學(xué)學(xué)報(bào)，2006，17（6）：90-91.

[2]鄭亞輝.淺析高校人才強(qiáng)校戰(zhàn)略下的干部人事檔案管理[J].安徽科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，27（5）：119-121.

[3]賴凡.論人事檔案管理在高校人才隊(duì)伍建設(shè)中的運(yùn)用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014（19）：167-167.