基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

彭繼香

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為了搶占到更多的市場份額，使企業(yè)能得到更好的發(fā)展，越來越多的企業(yè)使用ERP系統(tǒng)。使用ERP系統(tǒng)成功的企業(yè)，將會提升企業(yè)整體管理水平，但也有相當(dāng)大部分企業(yè)在ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部管理出現(xiàn)或多或少的問題，需要深入的研究，找到更適合自己的方法，來完善企業(yè)內(nèi)控制度。本文通過介紹了什么是ERP系統(tǒng)和研究ERP系統(tǒng)下對企業(yè)內(nèi)部控制的意義，結(jié)合自身經(jīng)驗，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題，分析了如何解決存在的問題，提出了自己的見解。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 風(fēng)險預(yù)防

中圖分類號：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）07（c）-165-02

隨著網(wǎng)絡(luò)普遍使用，科技的不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)作為一個較為先進(jìn)和科學(xué)的管理模式，漸漸被人們熟悉和接受，也逐漸被各行各業(yè)所使用，ERP系統(tǒng)讓企業(yè)的內(nèi)部控制制度得到了較快的提升，同時也面臨著居多挑戰(zhàn)。企業(yè)想要在這競爭日益激烈的市場搶占到份額，收獲更多的經(jīng)濟(jì)效益，就需要積極強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制工作，提升總體的管理水平。在ERP環(huán)境下，如何建立與之相匹配的內(nèi)部控制管理制度，越來越多的企業(yè)開始深入研究ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制問題。

1 研究ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制問題的意義

ERP中文全稱是企業(yè)資源規(guī)劃。ERP是基于企業(yè)價值鏈管理的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)，是將企業(yè)計劃、生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財務(wù)和管理的整合系統(tǒng)，同時也是一種實現(xiàn)企業(yè)資源最優(yōu)化配置的管理理念，特別是應(yīng)用在完善內(nèi)部控制方面具有強(qiáng)大的優(yōu)勢，有利于監(jiān)督財務(wù)造假，因此對于ERP環(huán)境下企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部控制的風(fēng)險應(yīng)對具有非常大的意義。隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的不斷應(yīng)用，其重要作用也不斷的體現(xiàn)，它對企業(yè)的管理思想和方法以及企業(yè)商業(yè)運營模式的變革、企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組、組織結(jié)構(gòu)與管理過程的整合以及決策的科學(xué)化都起到了極大的促進(jìn)作用。使用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)可以降低庫存、提高庫存資金周轉(zhuǎn)率，降低盤點誤差；縮短生產(chǎn)周期，提高生產(chǎn)率；按期交貨提高客戶服務(wù)質(zhì)量；降低采購費用、減少加班費用；減少財務(wù)收支差錯或延誤。所以研究ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制制度，讓企業(yè)可以提高生產(chǎn)力，得到更長遠(yuǎn)的更好的發(fā)展。

2 我國ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和存在的問題

目前，很多企業(yè)為提高自身的管理水平，在實際推廣和使用ERP系統(tǒng)過程中，較多企業(yè)實施效果并不明顯，我國ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，經(jīng)歷了很長的時間，根據(jù)資料顯示，目前也有上千家企業(yè)購買或者使用了ERP系統(tǒng)，但分布都很零散，并沒有普及使用，ERP系統(tǒng)在銀行、證券、能源、交通等重要行業(yè)也剛興起。總體上說，我國的ERP系統(tǒng)應(yīng)用還在初級階段，還存在著各種問題。

2.1 企業(yè)在ERP系統(tǒng)下缺少預(yù)防風(fēng)險的觀念

在我國，大多數(shù)準(zhǔn)備使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)都有一種崇拜的觀念，普遍認(rèn)為ERP系統(tǒng)在國際都被多數(shù)企業(yè)使用的，肯定是完美無缺的，不會出現(xiàn)任何的失誤。在使用的過程中對企業(yè)各部門的硬件系統(tǒng)沒進(jìn)行更新?lián)Q代，在重大事故發(fā)生時，沒有風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案，導(dǎo)致多個部門系統(tǒng)處于停滯狀態(tài)，嚴(yán)重影響企業(yè)業(yè)務(wù)開展。

2.2 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理不到位

隨著計算機(jī)的普遍使用，網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性和可靠性越來越不明確，盡管信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)內(nèi)部控制提供了工具，但仍是關(guān)注的重點。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)勢在于數(shù)據(jù)處理和傳輸?shù)?，但其監(jiān)督控制系統(tǒng)和穩(wěn)定性卻極度薄弱，越來越多的不法份子會乘著網(wǎng)絡(luò)時代從中竊取商業(yè)機(jī)密或是惡作劇，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓。而ERP系統(tǒng)的使用前提是必須在一個安全穩(wěn)定的環(huán)境下進(jìn)行，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理不到位，會給企業(yè)造成很大的安全隱患。

2.3 在ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部管理觀念受限

ERP系統(tǒng)是一種先進(jìn)的管理系統(tǒng)，需要一個硬件與軟件都與之相匹配的管理隊伍。目前，在國內(nèi)有很多企業(yè)管理觀念比較守舊，管理層決定使用ERP系統(tǒng)，但各部門使用人還沒完全接受這種新的系統(tǒng)，并沒有達(dá)到系統(tǒng)的管理理念，如：領(lǐng)料部門人員在沒上ERP系統(tǒng)時，填單領(lǐng)料，領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，馬上可以領(lǐng)到所需物資。但使用ERP部門后，全部無紙化辦公，任何審批程序都需要在計算機(jī)上操作，很多員工對新事物有抵觸心理，需要很長的時間來認(rèn)識和熟練ERP系統(tǒng)，不僅沒有提高企業(yè)的運作效率，反而會給企業(yè)業(yè)務(wù)造成影響。

2.4 財務(wù)檔案保存的風(fēng)險較高

在ERP系統(tǒng)使用后，電子記賬憑證取代了手工原始憑證和會計檔案，當(dāng)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定或是受到黑客等入侵，財務(wù)部門想要進(jìn)行日常的賬務(wù)處理和會計檔案查詢就會非常的困難，怎樣才能保證財務(wù)檔案的安全，需要解決這個問題后，企業(yè)的財務(wù)檔案才能安全保存，業(yè)務(wù)才能正常運行。

2.5 企業(yè)對ERP系統(tǒng)的依賴性太強(qiáng)

ERP系統(tǒng)給企業(yè)的管理帶來了諸多便例，一旦企業(yè)習(xí)慣使用ERP系統(tǒng)后，就會對ERP系統(tǒng)產(chǎn)生依賴性，如果網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定或是服務(wù)器損壞，ERP系統(tǒng)成癱瘓狀態(tài)。會造成采購部門無法知道庫存，也不知道采購的數(shù)量，生產(chǎn)部門將無料可領(lǐng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門缺貨，影響業(yè)績。一系列的斷鏈，直接給企業(yè)帶來損失。

3 針對我國ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題所采取的措施

3.1 提高全員風(fēng)險預(yù)防觀念

ERP系統(tǒng)引入我國各企業(yè)時間并不久，很多模塊在運用的過程中并不成熟，并且需要有高配硬件的企業(yè)才能順利運用。需出具專業(yè)的風(fēng)險應(yīng)急制度，預(yù)警機(jī)制，當(dāng)遇到什么樣的問題，有專門的人員對其采取措施，并對硬件定期進(jìn)行更新。與此同時，還需配備高素質(zhì)的專業(yè)人員，因此，需聘請專業(yè)人員對ERP系統(tǒng)操作人員的專業(yè)水平進(jìn)行培訓(xùn)，各部門之間相互多溝通，相互學(xué)習(xí)，使企業(yè)全體員工都具備高度的ERP系統(tǒng)風(fēng)險防范觀念，當(dāng)遇到風(fēng)險的時候，將損失減至最小。

3.2 加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理

聘用專業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人才，成立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門。加強(qiáng)ERP系統(tǒng)操作員計算機(jī)知識培訓(xùn)，當(dāng)遇到任何自己解決不了的事情，及時上報至技術(shù)部。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計算部門需設(shè)置高級防火墻，定期對企業(yè)各電腦數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，定期更新系統(tǒng)并記錄下所有可疑事件，事后逐一排查。設(shè)置企業(yè)外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)，所有對外的網(wǎng)絡(luò)事件必須在外網(wǎng)區(qū)進(jìn)行，保證內(nèi)網(wǎng)不被黑客入侵，ERP系統(tǒng)隨時在一個安全的環(huán)境中正常使用。

3.3 改變企業(yè)管理守舊觀念

制定培訓(xùn)考核制度，在企業(yè)準(zhǔn)備上ERP系統(tǒng)前，對全體員工進(jìn)行ERP系統(tǒng)的管理理念和可行性的培訓(xùn)，讓每個員工都對ERP系統(tǒng)理解透徹，并定期對ERP系統(tǒng)知識進(jìn)行考核。讓使用員工早期參與ERP系統(tǒng)初始化設(shè)置，及早提出各個崗位的各理化建議，便于日后操作方便。定期組織座談會，交流在ERP系統(tǒng)中遇見的問題，方便系統(tǒng)維護(hù)人員解決問題，只有在使用熟練之后才能轉(zhuǎn)變觀念，完全的接受。

3.4 提高財務(wù)檔案管理水平，建立相應(yīng)管理制度

企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時，建立財務(wù)檔案管理制度，然后進(jìn)行嚴(yán)格的職責(zé)分工，哪些員工負(fù)責(zé)定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，并存入安全的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，對其進(jìn)行編號管理，保存檔案的完整性。同時還要注意會計檔案軟件版本的兼容性，要注意信息化檔案與對應(yīng)財務(wù)軟件的版本一致，保存會計歷史資料的同時，也要保存其存儲的軟件系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫信息及會計軟件版本和相關(guān)信息。定期更新備份會計信息數(shù)據(jù)，保證其完整與安全。

3.5 制定ERP系統(tǒng)備用管理制度

制定ERP數(shù)據(jù)備用管理制度，每周進(jìn)行數(shù)據(jù)庫備份，備份的同時，各部門都應(yīng)建立臺賬，倉庫每周、每月清點庫存，就算網(wǎng)絡(luò)癱瘓、服務(wù)器損壞，生產(chǎn)部門有料可領(lǐng)，可以繼續(xù)生產(chǎn)，業(yè)務(wù)部門有貨可售，企業(yè)在1～2天之內(nèi)可以正常運轉(zhuǎn)，這樣企業(yè)就不會對ERP系統(tǒng)過于依賴。同時，ERP系統(tǒng)維護(hù)人員有時間加速搶修，盡量減少企業(yè)損失。

4 結(jié)語

從目前的整體趨勢來看，企業(yè)實施ERP系統(tǒng)是一項長期的工作，還存在著各種問題與挑戰(zhàn)，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況和問題，更深入地分析和研究，找到相應(yīng)的解決辦法。只有建立完善的內(nèi)部控制體系，才能讓企業(yè)節(jié)約成本、提高市場競爭力。筆者結(jié)合自身的實踐經(jīng)驗和理論研究，希望ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制不斷完善，企業(yè)能得到更好更長遠(yuǎn)的發(fā)展。

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