淺析婦科內(nèi)鏡國際學(xué)術(shù)會議組織管理工作

馬其波

【摘要】學(xué)術(shù)會議專家學(xué)者們百家爭鳴、百花齊放的交流平臺，與會者在此平臺發(fā)表前沿理論、科研成果及臨床實踐。在經(jīng)濟全球化的大背景之下，伴隨著中國改革開放的不斷推進，國際交流與合作日益密切，國際學(xué)術(shù)會議已日益成為世界各高校、研究機構(gòu)及醫(yī)院進行聯(lián)系、學(xué)術(shù)交流與合作的一種重要形式，本文結(jié)合筆者自身工作的經(jīng)驗，以婦科內(nèi)鏡國際學(xué)術(shù)會議為例，探討國際學(xué)術(shù)會議的組織管理工作，提出一些建議。

【關(guān)鍵詞】婦科內(nèi)鏡 國際學(xué)術(shù)會議 組織管理

[中圖分類號]R1 [文獻標識碼]A [文章編號]2096-5249（2018）04-156-02

學(xué)術(shù)會議是指具有同樣專業(yè)知識背景的人在特定的時間和地點聚集，按照一定的規(guī)則所進行的交流、講解、討論等活動【1】 。是百家爭鳴、百花齊放的交流平臺，與會者在此平臺發(fā)表前沿理論、科研成果及臨床實踐，追求同行認可，提升學(xué)術(shù)價值，了解一流學(xué)者近期的研究動向和最新的科研趨勢【2】。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進步，推動了婦科內(nèi)鏡診治技術(shù)的開展，取代了傳統(tǒng)婦科創(chuàng)傷較大的開腹手術(shù)，而且使一些不明確的疾病得以確診和治療，增加了醫(yī)學(xué)救治和醫(yī)療服務(wù)的能力，其在診斷和治療方面的諸多優(yōu)點使廣大患者受益非淺。在近20多年時間里，已迅速普及到我國大多數(shù)縣級以上醫(yī)院，內(nèi)鏡技術(shù)已經(jīng)成為婦科臨床治療的標準方式和常規(guī)手段，同時也是廣大婦科醫(yī)生必須掌握和具備的基本技能【3】。因此，婦科內(nèi)鏡相關(guān)的學(xué)術(shù)會議遍及各地，首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院婦科微創(chuàng)中心舉辦了12屆全國婦科微創(chuàng)高峰論壇和第16屆亞太婦產(chǎn)科內(nèi)視鏡醫(yī)學(xué)會（The Asia-Pacific Association for Gynecologic Endoscopy and Minimally Invasive Therapy，簡稱APAGE）學(xué)術(shù)年會。本文結(jié)合筆者自身工作的經(jīng)驗，以婦科內(nèi)鏡國際學(xué)術(shù)會議為例，探討國際學(xué)術(shù)會議的組織管理工作，提出一些建議。

1 國際學(xué)術(shù)會議組織管理經(jīng)驗

1.1 會議前期籌備階段 收集會議相關(guān)資料和信息是會議組織工作的重要任務(wù)。首先要成立會議籌備工作的組織框架，如建立領(lǐng)導(dǎo)小組、學(xué)術(shù)委員會、組織工作委員會和秘書處。其次對會議各項工作進行分工落實和管理；對會議進行時間性劃分，計劃各項工作的階段進度；對會議的總費用進行預(yù)算和分配管理等。選好學(xué)術(shù)會議主題是會議成功的重要因素，會議中的所有內(nèi)容都是緊密圍繞會議主題開展的。

1.2 會議組織階段 會議組織階段工作是非常重要而煩瑣的，在做好籌備工作的基礎(chǔ)上，要對會議期間的每一個環(huán)節(jié)進行精心組織和科學(xué)管理。

充分利用互聯(lián)網(wǎng)具有空間虛擬化、時間隨意化、信息處理便捷化和內(nèi)容個性化的特點，制作專門的國際會議網(wǎng)站，設(shè)立在線注冊、投稿、審稿、在線支付收款等系統(tǒng)，可實現(xiàn)會議通知發(fā)送、會議宣傳推廣、參會人員會議在線注冊參會報名、收款及確認、參會者信息管理、會議征文及在線投遞摘要與全文、稿件組織評審、酒店預(yù)訂等一站式管理。如要邀請國內(nèi)著名專家和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由于中國國情的原因，其日程經(jīng)常會變動，一般需要不斷跟進確認。

1.3 學(xué)術(shù)會議論文集及相關(guān)材料制作階段 1.3.1投稿論文收集管理。會議第一輪通知發(fā)出后，會議投稿系統(tǒng)會陸續(xù)收到論文的稿件，收到的論文應(yīng)及時歸檔管理，建立Excel表對論文以及回執(zhí)的信息進行匯總管理，包括姓名、性別、單位、論文題目、報告方式（口頭或海報）、護照號、簽證號、住宿需求、其他備注等信息。論文全部匯總之后，應(yīng)聯(lián)系學(xué)術(shù)委員會組織專家對稿件進行審閱和篩選。

1.3.2會議指南的編寫與制作。會議指南（又稱會議手冊）是幫助與會者更高效、更有序地參加學(xué)術(shù)會議的指導(dǎo)性文本。會議指南應(yīng)包含以下內(nèi)容：①會議概況：會議宗旨、主題、時間、地點、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等；②會議議程：注冊、日程安排，以表格的形式呈現(xiàn)為佳；③嘉賓名單及介紹：列出確定出席會議的嘉賓名單，簡單介紹出席嘉賓及發(fā)言摘要；④組織機構(gòu)介紹：會議各相關(guān)單位機構(gòu)的介紹；⑤會務(wù)信息：酒店、會場地址，交通、食宿和會務(wù)組成員信息等；會議指南的封底可提供大會組委會的聯(lián)系信息。會議指南的造型設(shè)計應(yīng)美觀大方，在進行版面設(shè)計時要考慮方便使用者查找與翻閱。

1.4. 國際學(xué)術(shù)會議會后的總結(jié)、存檔、報銷、感謝等工作【4】 為了提高今后的會議工作水平，會后要進行資料的整理歸檔。一般需要歸檔的資料會議的新聞報道、合影及相關(guān)相片的整理和分享、會議組委會對全體工作人員、資助單位、參會的專家和學(xué)者等所有相關(guān)人員的致謝、會議成果和經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)與分享、財務(wù)報銷和決算等。從開始到結(jié)束，會議相關(guān)資料的收集整理工作應(yīng)持續(xù)貫穿會議工作的始終。

2 經(jīng)驗探討

一次大型會議，既是一次嚴格的考驗，也是一次難得的鍛煉。作為會務(wù)工作者應(yīng)時刻保持嚴謹細致、高效運轉(zhuǎn)的工作狀態(tài)，不斷總結(jié)會務(wù)工作經(jīng)驗，積極探索會議組織新方法、新思路，在保障人力、物力、財力的前提下，成功舉辦大型學(xué)術(shù)會議，在提升學(xué)術(shù)水平和專家學(xué)者們的科學(xué)素質(zhì)上更好地發(fā)揮作用【2】。

2.1 借力網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù) 通過網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)重塑辦會流程，助力國際學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)信息化辦公，提高辦會效率，減輕會務(wù)工作量，提升會議知名度。

2.2 細化會議組織管理流程 會前，深入了解并分析參會人員的需求，結(jié)合實際情況，精心組織籌備工作，制定會議接待服務(wù)工作方案，明確工作范圍、職責(zé)、工作流程以及工作標準；會中，會務(wù)人員精心組織，按業(yè)務(wù)標準進行會議接待服務(wù)，實時過程管控；會后，規(guī)范善后事宜，強化總結(jié)和考核，做到考核與標準相融合。

2.3 明確崗位職責(zé) 明確會議服務(wù)相關(guān)崗位職責(zé)，對照每一項服務(wù)標準，在會前、會中和會后環(huán)節(jié)都要逐項進行檢查，同時記錄服務(wù)過程中經(jīng)驗、不足及參會人員滿意度等內(nèi)容。優(yōu)化管理層次，明確管理層、操作層和執(zhí)行層，有效保證了大型會議或活動參與服務(wù)的人員分工有序，配合順暢。

2.4 強化風(fēng)險管理 梳理并完善管理制度與標準，結(jié)合以往會議服務(wù)經(jīng)驗，除做好常規(guī)工作外，提前研究、預(yù)判會議服務(wù)需求，制定應(yīng)急預(yù)案，完善服務(wù)體系結(jié)構(gòu)。突出風(fēng)險控制，以流程、預(yù)案的方式固化和完善解決方案

3 結(jié)語

這是一個充滿變革、創(chuàng)新的社會，學(xué)術(shù)會議作為一種社會現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議為醫(yī)療新技術(shù)，新設(shè)備，新理念的交流和傳播搭建了重要的平臺，推動我國醫(yī)學(xué)事業(yè)的進步，所以如何辦好大型醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議必定是一個長久的議題。因此，會務(wù)工作的相關(guān)理論和實踐技巧，是所有會議組織者、參與者必須熟知、掌握的一門科學(xué)和能力。

參考文獻

[1]吳丹， 曹桂華.國際學(xué)術(shù)會議的組織與管理[J] .學(xué)會， 2009（12 ）： 43‐47 .

[2]孟凡力.高校大型學(xué)術(shù)會議組織經(jīng)驗探討[J].教育教學(xué)論壇， 2016， 34： 202-203

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[4]王琰.高校國際學(xué)術(shù)會議籌備與舉辦實務(wù)研究[J]. 教育界， 2014（6）： 126.136