探究ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

莫珣

摘 要：伴隨我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的變化，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，效益和效率的提升成為當(dāng)前增強(qiáng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要著力點(diǎn)，而提升企業(yè)的綜合管理水平正是提高效益和效率的重要保證。財(cái)務(wù)管理是企業(yè)眾多管理職能中的重要組成部分，如何運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和管理方法來(lái)改善企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程和提高財(cái)務(wù)管理水平，使企業(yè)宏觀管理與微觀管理的有效結(jié)合，已成為當(dāng)今各企業(yè)所關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。為了適應(yīng)這一趨勢(shì)的發(fā)展，ERP系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，它在提升企業(yè)財(cái)務(wù)理念、技術(shù)及方法的同時(shí)，也在很大程度上提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)綜合管理水平的提升。本文在簡(jiǎn)要介紹ERP概念基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐，探索了ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用與意義，對(duì)ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)和思考，并對(duì)這些問(wèn)題提出了對(duì)策及建議，以期提升企業(yè)整體財(cái)務(wù)管理水平，進(jìn)而提高整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：ERP 企業(yè) 財(cái)務(wù)管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）12（c）-164-02

1 ERP的概念

ERP（企業(yè)資源管理計(jì)劃）是指在全公司范圍內(nèi)應(yīng)用的、高度集成的、數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間高度共享的系統(tǒng)，并應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)資源的一體化管理。企業(yè)資源管理計(jì)劃集成了客戶需求、內(nèi)部制造活動(dòng)和供應(yīng)商資源，處理各種信息和管理流程，為企業(yè)提供信息管理平臺(tái)，為企業(yè)決策、資源配置和績(jī)效評(píng)估服務(wù)。在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)到財(cái)務(wù)監(jiān)督、分析和管理等方面都得到了改進(jìn)。

2 當(dāng)前ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用及其重要性

2.1 ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

2.1.1 財(cái)務(wù)報(bào)表分析子模塊

報(bào)表分析系統(tǒng)主要通過(guò)總賬、成本和報(bào)告分析等模塊進(jìn)行整合?？傎~系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的高度集成不僅減少了數(shù)據(jù)錄入的重復(fù)，而且還自動(dòng)收集數(shù)據(jù)并提高了財(cái)務(wù)工作的效率；在設(shè)定好系統(tǒng)人員的權(quán)限和級(jí)別后，系統(tǒng)能提供不同類別的查詢和分析。

如筆者所在企業(yè)中，通過(guò)模塊化定制，將銷售模塊與金稅系統(tǒng)的增值稅開票功能進(jìn)行關(guān)聯(lián)，大大提高了開具發(fā)票的效率和準(zhǔn)確性。

2.1.2 預(yù)算控制及管理子模塊

啟用預(yù)算管理子模塊后，可對(duì)實(shí)際成本及費(fèi)用按所屬部門進(jìn)行歸集和管理，然后系統(tǒng)將實(shí)際費(fèi)用與各部門已錄入ERP預(yù)算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，管理層就能了解預(yù)算執(zhí)行情況，采取必要措施降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，在執(zhí)行的過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際情況，管理層還可以及時(shí)對(duì)不合理的預(yù)算數(shù)字進(jìn)行調(diào)整和修訂。

2.1.3 資金管理子模塊

該模塊主要通過(guò)應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)算管理、現(xiàn)金銀行存款等子模塊進(jìn)行整合，在許多情況下，它用于解決企業(yè)收入和支出問(wèn)題。上級(jí)財(cái)務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的資金申請(qǐng)進(jìn)行資金分配，同時(shí)，上級(jí)財(cái)務(wù)部門也根據(jù)計(jì)劃對(duì)下級(jí)公司收入賬戶中的資金進(jìn)行歸集。上級(jí)部門直接在ERP會(huì)計(jì)相關(guān)模塊中統(tǒng)一會(huì)計(jì)處理，大大加快了資金的核準(zhǔn)和支付，減少了交易錯(cuò)誤。

2.2 ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的重要性

2.2.1 提高數(shù)據(jù)核算的即時(shí)性

ERP系統(tǒng)可以隨時(shí)顯示財(cái)務(wù)信息，全面查看、記錄和控制業(yè)務(wù)的發(fā)生、流程和結(jié)果，并隨時(shí)更新相關(guān)的報(bào)告數(shù)據(jù)。這不僅可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還可以提高工作效率，從而使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不僅能反映企業(yè)過(guò)去的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)狀況，而且還可以實(shí)時(shí)支持企業(yè)決策。

2.2.2 優(yōu)化成本核算并加強(qiáng)成本管理

ERP系統(tǒng)為企業(yè)成本管理建立了標(biāo)準(zhǔn)的成本系統(tǒng)。企業(yè)可按物料編碼進(jìn)行采購(gòu)成本跟蹤，監(jiān)控采購(gòu)物料的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格并及時(shí)了解采購(gòu)成本差異情況，從而促使采購(gòu)成本的降低。此外，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)物料清單與工單管理系統(tǒng)，使成本核算對(duì)象進(jìn)一步細(xì)化，企業(yè)可跟蹤生產(chǎn)過(guò)程中物料的實(shí)際使用情況，進(jìn)而對(duì)生產(chǎn)成本實(shí)施有效控制， 最終使企業(yè)成本、利潤(rùn)核算更加真實(shí)、準(zhǔn)確。

2.2.3 加強(qiáng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)資金管理

ERP系統(tǒng)通過(guò)對(duì)客戶的收款期限和信用額度進(jìn)行設(shè)定，對(duì)應(yīng)收賬款情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤并生成應(yīng)收賬齡報(bào)告，使企業(yè)能及時(shí)掌握客戶的收款情況并及時(shí)對(duì)逾期款項(xiàng)進(jìn)行催收，確保資金及時(shí)回收。此外，ERP系統(tǒng)通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的付款條件進(jìn)行設(shè)定，結(jié)合應(yīng)付賬款模塊，使企業(yè)能及時(shí)掌握付款情況并合理安排資金使用。

如筆者所在企業(yè)中，通對(duì)客戶的收款期限和信用額度進(jìn)行設(shè)定，將銷售模塊與倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨功能進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)時(shí)對(duì)訂單的發(fā)貨狀況進(jìn)行鎖定或放行。

2.2.4 對(duì)項(xiàng)目投資進(jìn)行有效管理

ERP系統(tǒng)的投資項(xiàng)目管理模塊，可實(shí)現(xiàn)投資預(yù)算管理、項(xiàng)目過(guò)程管理及項(xiàng)目成本管理。通過(guò)這些過(guò)程，對(duì)在建工程和固定資產(chǎn)的計(jì)算進(jìn)行了規(guī)范，修復(fù)了項(xiàng)目不能及時(shí)進(jìn)行核算、在建工程和資產(chǎn)管理不明確等問(wèn)題。在上線了固定資產(chǎn)模塊后，系統(tǒng)可以隨時(shí)查詢固定資產(chǎn)的原始價(jià)值、凈值、所在部門和使用狀況，折舊費(fèi)用每月自動(dòng)計(jì)算，使企業(yè)可以充分了解固定資產(chǎn)的狀況。

2.2.5 促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的完整性和統(tǒng)一性

過(guò)去，企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作僅停留在簡(jiǎn)單的人工財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和普通管理會(huì)計(jì)水平，未能形成統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用有效地解決了這個(gè)問(wèn)題。如預(yù)算管理功能，可以有效減少人為造成的預(yù)算錯(cuò)誤；又如ERP系統(tǒng)的實(shí)時(shí)功能能在材料發(fā)出后自動(dòng)生成詳細(xì)的會(huì)計(jì)憑證，使會(huì)計(jì)信息及時(shí)更新，充分反映企業(yè)當(dāng)前的財(cái)務(wù)狀況。

3 ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題

3.1 財(cái)務(wù)控制流程缺失

在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，如果企業(yè)所需的財(cái)務(wù)控制流程和方法在系統(tǒng)中沒有得到充分考慮，或者系統(tǒng)不能支持企業(yè)所需的控制過(guò)程和方法，在舍棄傳統(tǒng)的人工管理方式后，可能存在財(cái)務(wù)控制缺失風(fēng)險(xiǎn)。

如上述提到的例子，筆者所在的企業(yè)在ERP系統(tǒng)投入使用后，系統(tǒng)通過(guò)對(duì)客戶的收款期限和信用額度進(jìn)行設(shè)定，將銷售模塊與倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨功能進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)時(shí)對(duì)訂單的發(fā)貨狀況進(jìn)行鎖定或放行。將以前通過(guò)人工控制發(fā)貨轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)控制后，如果一些客戶的收款期限和信用額度沒有在系統(tǒng)被妥善設(shè)置，ERP系統(tǒng)將無(wú)法正確開啟控制功能，而此時(shí)人工管理方式已經(jīng)被舍棄并不再進(jìn)行人工核對(duì)，結(jié)果就有可能造成貨物的多發(fā)、少發(fā)等情況。

3.2 財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)不足、管理松懈

對(duì)于企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用是一項(xiàng)管理創(chuàng)新，這種新的財(cái)務(wù)管理模式使得ERP的實(shí)施也對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了新的要求，如果不對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行新的系統(tǒng)培訓(xùn)，財(cái)務(wù)人員將不能很好地使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行操作。另外，ERP系統(tǒng)將改變財(cái)務(wù)人員的分工和權(quán)限，這可能會(huì)阻礙ERP實(shí)施。此外，系統(tǒng)上線過(guò)程中對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了大量的系統(tǒng)知識(shí)與操作培訓(xùn)，如果掌握了ERP系統(tǒng)基本操作、應(yīng)用技能和ERP概念的財(cái)務(wù)人員流失，ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用效果也將受到嚴(yán)重影響。

3.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏、不完善

ERP系統(tǒng)的運(yùn)行結(jié)果，很大程度上依賴于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，當(dāng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確時(shí)，就會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身，將對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、財(cái)務(wù)的總賬核算、報(bào)表系統(tǒng)等產(chǎn)生直接影響。

如物料標(biāo)準(zhǔn)成本一旦輸入錯(cuò)誤，將影響采購(gòu)成本差異的記錄以及成本核算的準(zhǔn)確性；又如物料清單設(shè)置錯(cuò)誤，將影響生產(chǎn)過(guò)程的領(lǐng)料、發(fā)料以及產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)單位成本等。

4 ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

4.1 改善財(cái)務(wù)控制流程

ERP系統(tǒng)投入使用后，財(cái)務(wù)工作方式將徹底改變，原有的財(cái)務(wù)控制流程和相關(guān)方法也將發(fā)生變化。因此，在系統(tǒng)上線之前，盡可能地將系統(tǒng)所提供的控制流程與現(xiàn)有流程進(jìn)行對(duì)比，找出有可能缺失的流程并加以修正和完善，使得系統(tǒng)上線后財(cái)務(wù)控制流程能得以繼續(xù)發(fā)揮作用。

如上文提到的例子，由人工控制發(fā)貨轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)控制，其前提必須要先將收款期限和信用額度在系統(tǒng)中設(shè)置完整，否則將會(huì)導(dǎo)致發(fā)貨失控的情況發(fā)生。

4.2 對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行有效管理

ERP系統(tǒng)對(duì)有些財(cái)務(wù)人員而言是全新的工具，首先，要讓這些財(cái)務(wù)人員從心理上理解和接受新的系統(tǒng)，從系統(tǒng)的運(yùn)作理念上給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行分析，讓其明白系統(tǒng)的分工與權(quán)限的合理性和必要性，減少抵觸情緒。其次，有針對(duì)性的對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行上線前、上線中和上線后作培訓(xùn)，讓其能很好的熟練操作系統(tǒng)，減少失誤。最后，企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，留住能熟練掌握ERP系統(tǒng)操作的財(cái)務(wù)人員。

4.3 完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

建立健全的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是提高管理水平的重要舉措，新系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)基于完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上。為確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，首先，應(yīng)從各部門內(nèi)部控制、內(nèi)部溝通入手，在系統(tǒng)上線前對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理、復(fù)核和比較，使應(yīng)用到新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。其次，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完善是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，上線后還需定期對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行測(cè)試、完善。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，盡管ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中可能由于財(cái)務(wù)控制流程缺失、財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)不足與管理松懈以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏、不完善等原因，給財(cái)務(wù)管理帶來(lái)某些不利影響，但同時(shí)也應(yīng)該看到，ERP系統(tǒng)作為企業(yè)的一種先進(jìn)管理模式，運(yùn)行良好的系統(tǒng)可以直接提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平和企業(yè)生產(chǎn)效率，使企業(yè)能夠更清晰、更全面地掌握自身業(yè)務(wù)發(fā)展情況，它還能有效地改善財(cái)務(wù)管理計(jì)劃和控制功能。因此，加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用研究，是 進(jìn)一步完善現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要依據(jù)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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