行政村檔案工作長(zhǎng)效管理的探索與實(shí)踐

蔡俊

常州市金壇區(qū)（2015年撤市改區(qū)）行政村（含涉農(nóng)社區(qū)）檔案工作堅(jiān)持長(zhǎng)效管理，不斷提升檔案工作水平，努力與行政村各項(xiàng)事業(yè)同步發(fā)展，先后有7個(gè)村被評(píng)為金壇區(qū)“民生檔案服務(wù)民生”專項(xiàng)活動(dòng)先進(jìn)集體、14個(gè)行政村被評(píng)為江蘇省社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范村。截至2017年底，全區(qū)行政村檔案工作有省五星級(jí)1個(gè)、省四星級(jí)1個(gè)、省三星級(jí)44個(gè)、省二星級(jí)31個(gè)。2018年全區(qū)剩下24個(gè)行政村檔案工作計(jì)劃創(chuàng)成省二星級(jí)以上。行政村檔案的規(guī)范管理，得到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的肯定，更得到了基層的廣泛認(rèn)可。

一、宣傳引導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化舉措

1.學(xué)好政策，明確方向

2005年，金壇全面開展行政村檔案工作時(shí)，局館人員對(duì)抓行政村檔案工作不理解，認(rèn)為行政村檔案工作應(yīng)由鎮(zhèn)、街道負(fù)責(zé)，檔案局人手緊、任務(wù)重，再開展行政村檔案工作，面廣量大，困難重重，有多一事不如少一事的想法。區(qū)檔案局組織大家不斷學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的政策，先后學(xué)習(xí)了國(guó)家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部等《關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的意見(jiàn)》《社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范縣實(shí)施辦法》《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》等文件精神，讓大家充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，充分認(rèn)識(shí)到檔案是和諧社會(huì)的忠誠(chéng)維護(hù)者，行政村沒(méi)有檔案和做不好檔案工作，就是埋下了矛盾的隱患。通過(guò)學(xué)習(xí)，大家的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)。

2.主動(dòng)調(diào)研，找準(zhǔn)對(duì)策

2005年，我局認(rèn)真開展了行政村檔案工作的調(diào)查研究，并結(jié)合金壇實(shí)際，形成了《關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作的意見(jiàn)》報(bào)市委、市政府。市委、市政府十分重視，聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)了這份意見(jiàn)，為行政村開展檔案工作提供了政策支持。區(qū)檔案局先后舉辦村檔案員培訓(xùn)班16期，計(jì)1000多人次接受培訓(xùn)，為行政村檔案工作開展提供了人才保障。2008年，金壇市檔案局向江蘇省檔案局申報(bào)的“鎮(zhèn)村級(jí)民生檔案資源管理研究”課題獲得立項(xiàng)。項(xiàng)目組通過(guò)深入調(diào)研，摸清了作為民生檔案重要組成部分的全區(qū)行政村檔案的現(xiàn)狀，形成了《民生檔案值得關(guān)注急待搶救——關(guān)于全市重點(diǎn)民生檔案的調(diào)查報(bào)告》，呈報(bào)市領(lǐng)導(dǎo)，得到了原金壇市委書記徐惠中的高度重視，并作了重要批示。市委辦、市政府辦出臺(tái)了《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》，行政村檔案工作被列入全市民生檔案重點(diǎn)建設(shè)目標(biāo)。2016年3月9日，常州市金壇區(qū)召開建議提案集中交辦會(huì)，將區(qū)十六屆人大五次會(huì)議、政協(xié)九屆五次會(huì)議收到的人大代表建議、政協(xié)提案進(jìn)行交辦，其中政協(xié)提案《切實(shí)加強(qiáng)對(duì)村組檔案工作的重視》涉及行政村檔案工作，區(qū)政府辦將區(qū)委農(nóng)工辦列為主辦單位，檔案局列為協(xié)辦單位。區(qū)檔案局高度重視，落實(shí)人員，及時(shí)全面總結(jié)全區(qū)行政村檔案工作情況，學(xué)習(xí)借鑒周邊縣（市、區(qū)）開展行政村檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)與區(qū)委農(nóng)工辦協(xié)商，以辦理提案為契機(jī)，爭(zhēng)取各方支持，強(qiáng)化行政村檔案工作的各項(xiàng)舉措，為全面推進(jìn)全區(qū)規(guī)范管理村組檔案打好基礎(chǔ)。2017年，區(qū)委辦、區(qū)政府辦印發(fā)了《常州市金壇區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展三年行動(dòng)計(jì)劃（2017—2019年）》，明確要求各村檔案工作都必須達(dá)省星級(jí)。

3.積極宣傳，爭(zhēng)取支持

送展到村。從2005年起，區(qū)檔案局聯(lián)合相關(guān)部門送展到鎮(zhèn)、村，全面介紹檔案工作，不斷提升村民的檔案意識(shí)。如2017年，結(jié)合國(guó)際檔案日宣傳主題，區(qū)檔案局聯(lián)合人社局、公安局、城建檔案館等單位，開展了記憶中的金壇圖片展、省級(jí)以上非物質(zhì)文化展、新農(nóng)村檔案建設(shè)成果展、金壇抗戰(zhàn)史料展、民生檔案建設(shè)成果展等。同時(shí)結(jié)合送展，設(shè)立咨詢臺(tái)，接受群眾咨詢，讓群眾在觀展中了解檔案、關(guān)注檔案。

主動(dòng)報(bào)道。十多年來(lái)，區(qū)檔案局十分重視行政村檔案工作的宣傳報(bào)道，先后在《今日金壇》報(bào)、金壇廣電臺(tái)開設(shè)欄目，介紹行政村檔案工作。發(fā)動(dòng)鎮(zhèn)、村檔案員主動(dòng)撰寫涉及行政村檔案工作的信息在各類媒體上發(fā)表。

人大視察。2011年、2016年先后兩次請(qǐng)區(qū)人大領(lǐng)導(dǎo)視察西城街道方邊村檔案工作。通過(guò)視察，區(qū)領(lǐng)導(dǎo)明確要求檔案局要進(jìn)一步抓好村級(jí)檔案工作，努力培育出更多的像方邊村這樣的典型。

宣傳典型。區(qū)檔案局在做好行政村檔案工作的同時(shí)，主動(dòng)組織檔案局和全區(qū)檔案員中有文字功底的同志，深入行政村采訪，撰寫了多篇文章，其中《金壇經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)推進(jìn)行政村檔案工作》《黃金村里有黃金——金壇市黃金村檔案利用工作手記》發(fā)表在《中國(guó)檔案報(bào)》上，《抓好行政村檔案目標(biāo)管理推進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作》《新農(nóng)村建設(shè)背景下農(nóng)村檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策研究——以金壇市堯塘鎮(zhèn)紅旗村為例》《檔案工作成了村里新亮點(diǎn)——常州市金壇區(qū)西城街道方邊村檔案工作紀(jì)實(shí)》等發(fā)表于《檔案與建設(shè)》雜志。2012年，金壇市朱林鎮(zhèn)黃金村在全市檔案工作會(huì)議上作了《完善民生檔案資源為和諧黃金提供保障》的經(jīng)驗(yàn)交流。一系列的典型宣傳，引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注。

二、真抓實(shí)干，注重實(shí)效，提升水平

1.樹立典型，以點(diǎn)帶面

態(tài)度決定一切。如果沒(méi)有鎮(zhèn)、村主要領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同和支持，是不可能將行政村檔案建好并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效管理的。因此，我局確定了從抓典型開始的工作思路。2010年起，區(qū)檔案局制定了每鎮(zhèn)（街道）樹1個(gè)行政村檔案工作提檔升級(jí)的典型，以點(diǎn)帶面有序推進(jìn)，局領(lǐng)導(dǎo)親自帶隊(duì)，深入到對(duì)檔案工作重視的行政村，與鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)、村干部共商村級(jí)建檔的方案，與村干部一道收集資料，分類、整理檔案，指導(dǎo)電子目錄的建立和使用，通過(guò)實(shí)實(shí)在在的幫扶，在金城鎮(zhèn)等6個(gè)鎮(zhèn)、3個(gè)街道各爭(zhēng)創(chuàng)了1個(gè)檔案工作省二星以上的行政村，各村在看得見(jiàn)、摸得著、體會(huì)得到的現(xiàn)實(shí)面前，很快認(rèn)同了行政村檔案工作的必要性和重要性，實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變。

2.部門聯(lián)動(dòng)，形成合力

行政村建檔涉及方方面面，需要各方的支持和配合，如何爭(zhēng)取相關(guān)部門支持、合作共贏，是區(qū)檔案局關(guān)注的重點(diǎn)。多年來(lái)，我們?cè)诠ぷ髦袌?jiān)持做到兩個(gè)主動(dòng)。

主動(dòng)溝通。主動(dòng)與組織、民政、農(nóng)工辦等涉農(nóng)部門溝通，介紹村級(jí)建檔的作用與意義，以及工作進(jìn)展的情況、面臨的困難等，爭(zhēng)取他們的支持。2005年，市檔案局主動(dòng)與市委農(nóng)工辦溝通，以“不增負(fù)擔(dān)、實(shí)事求是、保留歷史、為民服務(wù)”為出發(fā)點(diǎn)，以有制度、有人管、有裝具、有檔案的四有原則為標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合出臺(tái)了《金壇市行政村檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》，并召開了全市行政村檔案工作會(huì)議，分管市委副書記到會(huì)講話。通過(guò)文件、會(huì)議、組織培訓(xùn)等對(duì)行政村檔案工作進(jìn)行全面推進(jìn)，通過(guò)兩年的努力，2007年在常州率先完成了村村規(guī)范建檔目標(biāo)，被評(píng)為2007年江蘇檔案工作精彩百家之一。為堅(jiān)持長(zhǎng)效管理，2007年，市檔案局主動(dòng)與組織部、農(nóng)工辦、民政局商量，聯(lián)合制定了《金壇市村黨支部（黨總支、黨委）書記、村民委員會(huì)主任離任檔案移交暫行規(guī)定》，要求兩委換屆時(shí)要將檔案移交納入換屆程序中，以切實(shí)保障村檔案的齊全和安全。

主動(dòng)配合。對(duì)于區(qū)委組織部牽頭的迎接省“四有一責(zé)”的考核，區(qū)檔案局積極配合，按要求提供全區(qū)行政村建檔情況、取得的成效等。2011年，對(duì)區(qū)委農(nóng)工辦開展的農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記試點(diǎn)的5個(gè)村形成的土地承包、土地流轉(zhuǎn)、確權(quán)公示、統(tǒng)計(jì)表等檔案，區(qū)檔案局認(rèn)真指導(dǎo)各村進(jìn)行全面收集、整理、編目，共形成檔案200多卷，并納入村檔案室統(tǒng)一管理，此做法得到上級(jí)肯定。2014年，金壇區(qū)被確定為全省16個(gè)農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證整區(qū)推進(jìn)試點(diǎn)單位之一，區(qū)檔案局積極配合，認(rèn)真指導(dǎo)做好確權(quán)檔案收集、歸檔工作。2015年11月1日，農(nóng)業(yè)部農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)會(huì)在常州市召開，農(nóng)業(yè)部專家和全國(guó)各地的120多位學(xué)員參加了會(huì)議，農(nóng)業(yè)部組織學(xué)員來(lái)我區(qū)西城街道方邊村和堯塘街道謝橋村現(xiàn)場(chǎng)觀摩，給出的評(píng)價(jià)是“工作做到如此精細(xì)，令人震撼；金壇做法可復(fù)制、可推廣”。2016年、2017年，區(qū)委農(nóng)工辦根據(jù)檔案局的建議對(duì)于檔案工作起表率作用的10個(gè)行政村給予資金扶持。對(duì)于行政村規(guī)范建檔，區(qū)民政部門認(rèn)為促進(jìn)了村務(wù)公開、村民自治；信訪部門認(rèn)為村里建好了檔案，為化解農(nóng)村糾紛提供了可靠的依據(jù)，促進(jìn)了社會(huì)的穩(wěn)定；區(qū)法院認(rèn)為村里有了翔實(shí)的檔案，為涉農(nóng)案件的審判提供了依據(jù)。

3.轉(zhuǎn)變觀念，培育中介

全區(qū)行政村經(jīng)過(guò)二輪區(qū)劃調(diào)整，數(shù)量減少了，范圍擴(kuò)大了，服務(wù)的群眾多了，但村里干部沒(méi)有增加，村里面臨著檔案工作想做好但缺人手的困境。區(qū)檔案局根據(jù)村檔案工作開展的社會(huì)化服務(wù)需求，積極引導(dǎo)成立檔案中介機(jī)構(gòu)，幫助培訓(xùn)人員，加強(qiáng)日常檢查指導(dǎo)，確保檔案中介機(jī)構(gòu)按規(guī)范要求開展中介服務(wù)。通過(guò)村購(gòu)買服務(wù)的方式完成行政村檔案規(guī)范整理、目錄數(shù)字化等工作，專業(yè)化的社會(huì)化服務(wù)，解決了村里檔案員兼職多、歸檔不及時(shí)等困難，同時(shí)也減輕了區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)的壓力，提高了工作效率。

三、改善條件，確保安全，發(fā)揮作用

1.加大投入，改善條件

結(jié)合村里實(shí)際，以適度超前為原則，對(duì)村檔案工作硬件不作統(tǒng)一要求，開始建檔時(shí)，區(qū)檔案局提出“四有”原則，其中一個(gè)原則就是要有保管條件，特別是要有裝具。但隨著檔案的不斷增加和村經(jīng)濟(jì)實(shí)力的改善，區(qū)檔案局提出各村在便民中心建設(shè)時(shí)，要同步考慮村檔案室的用房，按“八防”的要求進(jìn)行管理。金城鎮(zhèn)和堯塘街道還通過(guò)政府統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)的方式，為適合裝密集架的村都配了密集架。目前，全區(qū)90%的村有專門的檔案室，并做到庫(kù)房、閱檔、辦公三分開。創(chuàng)三星級(jí)的村都配了專用電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)施設(shè)備。通過(guò)十多年的努力，全區(qū)行政村檔案工作條件明顯改善，檔案的安全得到了進(jìn)一步的保障。

2.加強(qiáng)檢查，確保長(zhǎng)效

區(qū)檔案局將行政村檔案工作納入對(duì)鎮(zhèn)（街道）檔案工作年檢內(nèi)容，每年抽查幾個(gè)行政村檔案工作開展情況，督促鎮(zhèn)加強(qiáng)對(duì)行政村檔案工作指導(dǎo)。在區(qū)檔案局的建議下，全區(qū)6個(gè)鎮(zhèn)、3個(gè)街道都將村級(jí)檔案工作納入了年度考核，確保了村級(jí)檔案工作的長(zhǎng)效管理。

3.引導(dǎo)利用，發(fā)揮作用

建好檔案是基礎(chǔ)，用活檔案是關(guān)鍵。近年來(lái)，區(qū)檔案局積極引導(dǎo)行政村利用檔案，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考、化解糾紛、爭(zhēng)取各方支持提供了有力的憑據(jù)。例如2014年全區(qū)開展農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證工作，方邊村是全區(qū)的試點(diǎn)村，為摸清1998年全村各農(nóng)戶的土地承包情況，村里的原始檔案發(fā)揮了重要作用，確保了全村土地確權(quán)試點(diǎn)任務(wù)的順利完成，得到了各方好評(píng)。全區(qū)各行政村村級(jí)財(cái)務(wù)做到了每季度公示；對(duì)惠農(nóng)政策補(bǔ)貼、征地與勞力安置、獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)金發(fā)放、依法生育人口、低保、五保、低收入人群幫扶和黨員發(fā)展等工作全部實(shí)行公示，接受群眾監(jiān)督，公示的每個(gè)數(shù)據(jù)都以檔案為支撐，其真實(shí)性、客觀性不容置疑。此舉極大地調(diào)動(dòng)了村民參與民主管理、村務(wù)公開的熱情?！扒樵傅谑荷?，也不跌在紙上”這一俗語(yǔ)足以說(shuō)明檔案在農(nóng)村工作中發(fā)揮的作用。齊全的檔案為村各項(xiàng)創(chuàng)建活動(dòng)的驗(yàn)收提供了佐證。方邊村、電勝村還利用檔案建起了村史館，讓行政村發(fā)展的軌跡鮮活起來(lái)，讓群眾在觀展中感受到家鄉(xiāng)翻天覆地的變化，進(jìn)而激發(fā)村民愛(ài)家鄉(xiāng)、愛(ài)祖國(guó)的熱情。

十多年來(lái)，金壇區(qū)行政村檔案工作取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，同時(shí)也引發(fā)了我們的一些思考。一是樹立“功成不必在我”的理念，要多做打基礎(chǔ)的工作，不能急功近利。我區(qū)的行政村檔案工作取得的成績(jī)是與2005年起歷任檔案局領(lǐng)導(dǎo)都注重打牢行政村檔案工作基礎(chǔ)分不開的。二是注重調(diào)研，善于總結(jié)。檔案工作不能只埋頭苦干，還要會(huì)調(diào)查研究，摸清檔案工作現(xiàn)狀，分析原因，找準(zhǔn)對(duì)策。我區(qū)行政村檔案工作水平的每一次提升，都是建立在認(rèn)真調(diào)研、有針對(duì)性地提出對(duì)策、統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，科學(xué)的工作方法起到了事半功倍的效果。三是主動(dòng)學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新。檔案人不能墨守成規(guī)，要不斷走出去，開闊視野，拓寬思路、學(xué)習(xí)借鑒，要敢闖敢試，在困境中找出路。