太倉國稅系統(tǒng)探索檔案集約化管理新模式

孫婷

檔案是對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)的一種記錄，稅務(wù)檔案作為稅務(wù)工作中最真實(shí)的記錄，反映了稅收事業(yè)改革發(fā)展和現(xiàn)代化進(jìn)程，可以說是稅收事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的稅收檔案處于封閉式管理之中，以保管為主，以案卷不丟失為原則，致使檔案管理粗放，利用單一，制約了檔案對(duì)稅收作用的發(fā)揮。

太倉市國家稅務(wù)局自1994年成立以來即十分重視檔案工作，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，不斷強(qiáng)化依法治檔，近年來更是創(chuàng)新采用了“1+X”檔案管理模式，2017年全系統(tǒng)成功達(dá)到江蘇省五星級(jí)規(guī)范。

一、創(chuàng)新“1+X”模式，實(shí)施檔案集約管理

目前，基層國稅局檔案管理多采用分散和粗放式管理模式，各單位的檔案整理各行其是，有的甚至只在年底找人代為整理，標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量難以統(tǒng)一。但是，稅務(wù)檔案種類多、數(shù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣，分散管理給稅務(wù)檔案的查閱和利用帶來了諸多不便。

2016年以前太倉市國稅局采取的也是檔案分散型管理模式，各分局檔案自行整理裝訂存放。2017年初，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，該局創(chuàng)新采用“1+X”檔案管理模式，實(shí)施全系統(tǒng)檔案集約化管理。所謂“1+X”檔案管理模式，就是在成立太倉市國家稅務(wù)局檔案中心的基礎(chǔ)上，將市局和各科室、分局檔案工作融為一體，將人員、庫房、檔案的開發(fā)利用、信息化建設(shè)等進(jìn)行高度整合。

（一）整合組織機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)齊抓共管

以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化為首要任務(wù)，堅(jiān)持與稅收中心工作齊抓共管。市局專門成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)辦公室，工作地點(diǎn)設(shè)在市局辦公室，實(shí)行扎口管理、統(tǒng)一指揮，負(fù)責(zé)整個(gè)檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、督查督辦事項(xiàng)。有關(guān)單位和部門按照檔案工作要求成立相應(yīng)的具體辦事組織，建立健全了由市局各科室、分局兼職檔案員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，在組織機(jī)構(gòu)上確保了檔案工作事事有人管、事事有人抓。同時(shí)選聘政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、具有檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)的同志擔(dān)任專、兼職檔案員。目前，太倉市國稅局檔案中心有專職檔案員1名，各科室、分局兼職檔案員13名。

（二）整合總分庫房，提高工作效率

1.以市局為單位設(shè)立檔案中心，下設(shè)7個(gè)檔案分庫。檔案中心集中管理各分庫移交的檔案材料，實(shí)現(xiàn)一室存放、分區(qū)管理、分類管理。在檔案資料庫房、辦公室、閱檔室三分開的基礎(chǔ)上，安排了密集架，預(yù)留了較大的發(fā)展空間。除辦公樓統(tǒng)一安裝中央空調(diào)、通風(fēng)系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)施外，專門添置了除濕機(jī)、滅火器、溫濕度儀、吸塵器等設(shè)備，增強(qiáng)檔案資料的防火、防腐、防霉等能力。

2.完善檔案管理機(jī)制。檔案中心檔案管理員不僅負(fù)責(zé)市級(jí)機(jī)關(guān)的綜合檔案管理工作，還對(duì)各科室、分局的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；各科室和分局均配備兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本單位檔案材料收集、整理和移交工作。通過明確各類移交時(shí)限，檔案歸檔變以前被動(dòng)“收”為主動(dòng)“交”，如各科室應(yīng)于每季度后15日內(nèi)、各分庫應(yīng)于次年3月底前向市局檔案中心移送資料，獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案隨有隨交等，進(jìn)一步保證了各類檔案的集中完整。

二、重修規(guī)章制度，厘清檔案管理權(quán)責(zé)

基層國稅的檔案管理多存在管理方法交叉使用、檔案分類大綱不統(tǒng)一等問題，而檔案集中管理以后，可能會(huì)出現(xiàn)“貌合神離”的現(xiàn)象，即形式上集中，實(shí)質(zhì)上仍各自為政，因此建立起一整套統(tǒng)一的規(guī)章制度尤為重要。

（一）重新修訂兩個(gè)規(guī)則

該局結(jié)合國稅工作實(shí)際，在原有的《太倉市國家稅務(wù)局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的基礎(chǔ)上，經(jīng)過太倉市檔案局業(yè)務(wù)科室領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)，重新制定了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和太倉市國稅局檔案分類方案。同時(shí)，在該局征管科、政策法規(guī)科、一分局、五分局的多次商討下重新制定了分局業(yè)務(wù)資料歸類表。所有檔案歸檔制度由太倉市檔案局領(lǐng)導(dǎo)過目審定，歷經(jīng)多次修改后最終確定。目前該局檔案管理制度涵蓋了檔案室工作職責(zé)、檔案相關(guān)人員崗位職責(zé)、文件材料整理歸檔制度、檔案保管制度、保密制度、利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度、電子文件歸檔制度等。其中檔案保密、借閱利用等制度上墻。

兩個(gè)規(guī)則的重新修訂使稅務(wù)檔案管理工作有章可循、有法可依，使工作人員更加熟悉館藏檔案內(nèi)容，提高了服務(wù)質(zhì)量和檔案館藏資源利用率。

（二）重點(diǎn)把握三個(gè)關(guān)卡

檔案的生命力在于資料的客觀性、準(zhǔn)確性和完整性。為此，該局在檔案資料采集過程中及時(shí)下達(dá)各項(xiàng)工作要求的同時(shí)，重點(diǎn)把握檔案工作的“三個(gè)關(guān)”。一是認(rèn)真把好文書資料形成質(zhì)量關(guān)。在文件形成中規(guī)范管理，要求撰寫人、審核人逐一簽字負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好校對(duì)，減少文件差錯(cuò)。二是認(rèn)真把好文件收集范圍關(guān)。凡是能反映本部門本單位工作活動(dòng)、具有參考價(jià)值的文件資料都在收集范圍內(nèi)，并按此要求制定歸檔范圍，及時(shí)鑒定檔案的保管期限，確定文件資料的保存價(jià)值。三是認(rèn)真把好文件資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)關(guān)。歸檔文件要做到收集齊全完整、保管期限劃分準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范、文件字跡材料符合國家規(guī)定。

三、突出國稅記憶，促進(jìn)檔案增值利用

當(dāng)前，稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)稅務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)和利用存在不足，在利用的廣度、深度等方面還有很大的提升空間，可以說稅務(wù)檔案的增值利用任重而道遠(yuǎn)。

（一）突出數(shù)字轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)稅務(wù)檔案的數(shù)字化管理

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在國稅檔案管理領(lǐng)域真正發(fā)揮作用程度不高，大量手工操作仍然存在。面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，太倉國稅以“數(shù)字檔案”為導(dǎo)向，緊密結(jié)合稅收本職工作，突出數(shù)字轉(zhuǎn)型，將數(shù)字檔案建設(shè)作為一項(xiàng)長遠(yuǎn)工程。

一方面加強(qiáng)硬件建設(shè)，為檔案室配備計(jì)算機(jī)（內(nèi)置刻錄功能）、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)等檔案信息化設(shè)備。另一方面實(shí)施檔案數(shù)字化管理。將各類檔案材料統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一流程，建立集中控管、立體互動(dòng)、信息共享的檔案管理綜合平臺(tái)。并對(duì)庫存檔案進(jìn)行數(shù)字化升級(jí)，做到紙質(zhì)材料和電子資料同時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)了永久、長期保存的文書、稽查、基建、聲像實(shí)物和征管檔案的全部數(shù)字化，形成電子目錄20余萬條，發(fā)文目錄6528條。該局檔案工作既重系統(tǒng)平臺(tái)功能優(yōu)化又重檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)，既重建設(shè)成果又重利用效果，力求建立健全開放共享方便的檔案利用體系。

（二）深度整合資源，實(shí)現(xiàn)稅務(wù)檔案的增值服務(wù)

規(guī)范檔案管理的目的在于有效利用。對(duì)照新的檔案分類大綱，市局對(duì)原有案卷全部更換標(biāo)簽、裝盒并標(biāo)注全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度和案卷號(hào)，編制了各類檢索工具，完善了檔案利用登記簿、檔案檢查情況登記簿等14種統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，使檔案查閱一目了然，方便隨時(shí)調(diào)閱利用。同時(shí)不斷提高檔案專兼職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高調(diào)閱效率。

加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，最大限度地發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人等效用，努力把“檔案庫”變成“思想庫”；利用稅務(wù)檔案的資源優(yōu)勢，創(chuàng)新性地從稅務(wù)角度挖掘信息，縝密地分析并跟蹤企業(yè)信息，挖掘潛在風(fēng)險(xiǎn)，努力把“檔案庫”變成“資源庫”；根據(jù)社會(huì)需求，圍繞稅收課題，積極開展高質(zhì)量的稅務(wù)檔案編研工作，如稅務(wù)政策法規(guī)匯編、案例匯編、文書匯編、影像匯編等，將“檔案庫”變?yōu)椤胺ㄒ?guī)庫”。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，該局深度開發(fā)利用檔案材料的成果有：一次加工的信息專題專報(bào)匯集、規(guī)章制度文件匯集、優(yōu)惠政策資料匯集等匯編材料；二次加工的全宗指南、大事記、組織沿革。

數(shù)字檔案館室匯編等匯編材料；三次加工的稽查案例分析、稅收收入分析、國稅工作年鑒等三種匯編材料。在編纂《太倉國稅二十年志》和《文明創(chuàng)建結(jié)碩果》的過程中，前所未有地發(fā)揮了文書、業(yè)務(wù)、圖片檔案的利用率，受到了高度評(píng)價(jià)。為支持和服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)，助推全市經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展，我們通過查閱檔案資料，對(duì)歷年組織的稅收收入和經(jīng)濟(jì)稅源進(jìn)行深入分析，撰寫了德資企業(yè)、新醫(yī)藥行業(yè)、新能源行業(yè)的稅收專題分析報(bào)告，及時(shí)報(bào)送到市政府，得到了市政府主要領(lǐng)導(dǎo)的肯定。

作為稅收工作不可或缺的一部分，太倉國稅檔案管理工作經(jīng)歷了一個(gè)從零散分散到集中集約、從經(jīng)驗(yàn)?zāi)：絿?yán)謹(jǐn)科學(xué)的過程。全系統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)良性發(fā)展的軌道。下一步，我們檔案工作將繼續(xù)為太倉國稅服務(wù)，堅(jiān)持科學(xué)化、精細(xì)化和法制化管理，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)制度建設(shè)，不斷提高綜合管理能力和服務(wù)質(zhì)量，用“嚴(yán)謹(jǐn)”書寫稅務(wù)檔案管理的新篇章。