夯實管理基礎(chǔ) 增強發(fā)展動力

楊波

太倉港經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)（簡稱港區(qū)）是上海國際航運中心組合港和集裝箱干線港、江蘇第一外貿(mào)大港——太倉港的直接經(jīng)濟腹地，是國家級經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)，榮獲“長三角最具投資價值開發(fā)區(qū)”等多項榮譽稱號。

1998年，港區(qū)成立綜合檔案室，對各門類檔案實行集中統(tǒng)一管理；2013年，被認(rèn)定為檔案工作江蘇省五星級單位。近年來，在各級檔案部門的關(guān)心和指導(dǎo)下，港區(qū)檔案工作緊扣標(biāo)準(zhǔn)，堅持依法治檔，努力發(fā)揚“認(rèn)真務(wù)實，甘于奉獻”的工作作風(fēng)，在檔案工作的組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)和開發(fā)利用等方面均取得了新的進展和突破。

一、整合資源，夯實基礎(chǔ)，提升檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化水平

一是夯實硬件基礎(chǔ)。目前我區(qū)配置了120平方米的檔案庫房，85平方米的閱檔室，15平方米的辦公室。財政每年撥付檔案工作經(jīng)費，先后配置了專用電腦，添置了密集架、檔案柜、掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，保證了檔案“八防”措施的落實。2017年對規(guī)劃展示廳進行了重新改造，新的展示廳面積擴大到700平方米，圍繞開發(fā)區(qū)“以港興城、港城聯(lián)動”的發(fā)展特點，打造發(fā)展沿革、區(qū)位優(yōu)勢、一市雙城、產(chǎn)城融合、多規(guī)合一、創(chuàng)新發(fā)展、生態(tài)新城等功能展區(qū)，以創(chuàng)新的展示手法和豐富的展示內(nèi)容全面展示開發(fā)區(qū)建設(shè)成就、規(guī)劃理念和發(fā)展藍(lán)圖，使規(guī)劃展示廳成為港區(qū)乃至太倉市對外宣傳和展示形象的新亮點。

二是夯實制度基礎(chǔ)。港區(qū)管委會明確分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作，檔案室歸口黨政辦統(tǒng)一管理。健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配有專職檔案管理人員兩名，負(fù)責(zé)對開發(fā)區(qū)各種門類、載體檔案的集中統(tǒng)一管理；各局（辦）都有一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集和歸檔。專兼職檔案員均具有大專以上學(xué)歷。每年定期召開檔案工作會議，落實崗位責(zé)任制，明確職責(zé)和分工。先后制訂了檔案利用、檔案保管、檔案保密、電子文件歸檔管理等制度，并在實施過程中不斷完善。

三是夯實管理基礎(chǔ)。加強對區(qū)內(nèi)企業(yè)檔案管理工作的指導(dǎo)，并通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)競賽、參觀交流等活動，提升機關(guān)和企業(yè)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平。目前區(qū)內(nèi)已有4家企業(yè)達(dá)到省三星以上標(biāo)準(zhǔn)，其中華能電廠、協(xié)鑫電廠、國華電廠三家企業(yè)的檔案工作都達(dá)到江蘇省五星標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)鑫光伏檔案工作達(dá)到江蘇省三星標(biāo)準(zhǔn)。

二、創(chuàng)新管理，突出重點，提升檔案工作規(guī)范化水平

一是規(guī)范文件存檔。黨政辦從公文的發(fā)文擬制和收文簽收開始，加強流程監(jiān)控。文檔原件在注明辦結(jié)后進行分類留存，確保所有公文均實現(xiàn)底稿完整、格式統(tǒng)一、簽署完備，符合歸檔質(zhì)量要求。內(nèi)設(shè)機構(gòu)的文件材料按照要求分類整理，于次年3月份送至黨政辦進行統(tǒng)一歸檔。

二是科學(xué)分類歸檔。依據(jù)國家檔案局8號令及《江蘇省開發(fā)區(qū)管委會文件材料歸檔范圍和檔案保管期限基本參考表》，及時修訂了《太倉港經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并根據(jù)機構(gòu)變化定期調(diào)整，確保歸檔范圍分類科學(xué)、保管期限劃分準(zhǔn)確。

三是數(shù)字信息管檔。我區(qū)把檔案數(shù)字化納入全區(qū)信息化建設(shè)的規(guī)劃，除使用全文版PDE檔案專用軟件外，現(xiàn)已實現(xiàn)檔案利用與現(xiàn)行辦公自動平臺無縫對接，較好地實現(xiàn)了檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化、服務(wù)在線化，提升了檔案信息資源利用服務(wù)水平。至今已錄入各類檔案條目5萬余條，并對建區(qū)以來的文書、照片以及項目、基建、拆遷等檔案進行了全文數(shù)字化掃描，掃描數(shù)量達(dá)40多萬張，成為太倉市首批數(shù)字檔案示范室。

三、以用促管，服務(wù)發(fā)展，提升檔案工作特色化水平

一是增強項目檔案的完整性。在規(guī)劃、建設(shè)檔案收集中，檔案人員從開工到竣工都全程參與，盡量把文件資料、審計報告、圖紙、光盤等材料收集完整。同時，加大對產(chǎn)業(yè)項目資料的歸集，單獨設(shè)立一個大類，按年度報批時間先后順序歸檔，在招商引資、項目報批方面發(fā)揮了重要的參考作用。

二是增強照片檔案的連續(xù)性。港區(qū)的重要會議、重大活動等都有專人負(fù)責(zé)拍攝照片，并定期進行分類整理。從2010年起，每年都邀請攝影家對我區(qū)城市風(fēng)貌、企業(yè)風(fēng)采、投資環(huán)境、群眾生活等進行全景式的拍攝，一方面加強了對外宣傳，另一方面也保存了大量珍貴的照片檔案。

三是增強實物檔案的多樣性。檔案室不僅注重收集獎狀、獎牌、錦旗、證書等常規(guī)的實物檔案，同時在此基礎(chǔ)上擴展了對其他類別實物檔案的收集，包括領(lǐng)導(dǎo)題詞、書畫作品、紀(jì)念品等，進一步豐富了室藏檔案的種類。

四是增強檔案利用的便捷性。堅持“以管保用，以用促管”的工作思路，不斷改進管理方法，注重做好檔案信息資源的開發(fā)和利用。先后編制了《太倉港發(fā)展史》《太倉港畫冊》《崛起中的太倉港》《進區(qū)項目簡介》《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等具有實用價值的檢索工具和匯編資料。采取接待查檔、電話查詢、網(wǎng)上查詢等多種形式，為中外客商及區(qū)內(nèi)人員提供服務(wù)。

盡管我們在檔案工作中做出了一定的努力，但與先進開發(fā)區(qū)相比仍然存在一些差距。下一步，我們將按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求繼續(xù)做好檔案工作，使港區(qū)的檔案工作水平再上新臺階，使檔案工作更好地為地方經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。