事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

覃燕春

【摘 要】事業(yè)單位人事檔案關(guān)乎單位人員的實(shí)際利益，在工作調(diào)動(dòng)、提供服務(wù)工資依據(jù)、職稱評(píng)定等方面起到十分重要的作用。事業(yè)單位為了保護(hù)各方的合法權(quán)益一般都設(shè)置有檔案管理室，專門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、管理工作，為選拔優(yōu)秀人才提供可靠的材料依據(jù)。文章闡述了人事檔案管理的作用，分析了事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀，提出了創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的路徑。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；創(chuàng)新路徑

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）07-0208-02

人事檔案管理工作是事業(yè)單位職工及單位人才儲(chǔ)備情況、資料保存情況的重要反映。一個(gè)單位的人事檔案是否真實(shí)、完整、有效、便于使用，充分反映了一個(gè)單位的管理模式是否符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)及我國法律法規(guī)的要求。而要充分發(fā)揮人事檔案管理工作的作用，必須創(chuàng)新人事檔案管理方式。

1 人事檔案管理的作用

人事檔案對(duì)事業(yè)單位的作用主要體現(xiàn)在促進(jìn)作用及動(dòng)力作用方面。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更好更快發(fā)展，必不可少的資源是高素質(zhì)的人才，而人事檔案的收集歸檔一方面擴(kuò)大了人才隊(duì)伍的范圍和質(zhì)量，另一方面便于了解人才隊(duì)伍的思想動(dòng)態(tài)，更好地進(jìn)行人才篩選工作。從某種程度上來看，人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展起到推動(dòng)作用。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先要加強(qiáng)對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，在資源投入及政策上給予支持，健全人事檔案管理工作體制，使得人事管理工作朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、全面化的方向發(fā)展；檔案負(fù)責(zé)人員需要不斷提高自身意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，積極參與單位組織的相關(guān)培訓(xùn)，提高工作效率。

2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的過程及注意事項(xiàng)

2.1 對(duì)事業(yè)單位的文件進(jìn)行分類

事業(yè)單位檔案歸檔文件的分類是文件整理的基礎(chǔ)性工作。事業(yè)單位的文件可以分為如下3類：綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務(wù)類文件。將事業(yè)單位的文件分為3類主要是依據(jù)其文件內(nèi)容的不同。這3類文件具有其鮮明的特點(diǎn)。綜合類文件包括的內(nèi)容較多，除了組織人事類及業(yè)務(wù)類文件外，都可以將其歸入綜合類文件中。

2.2 對(duì)事業(yè)單位的文件進(jìn)行編碼、存檔

對(duì)事業(yè)單位的文件進(jìn)行分類后，還應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行編碼及存檔。綜合類文件、組織人事類文件及業(yè)務(wù)類文件都可以依據(jù)年份進(jìn)行編碼，這也是文件整理的基礎(chǔ)性工作。例如，2016 年的人事任命則在編號(hào)第一位寫2016。除了依據(jù)發(fā)布年份進(jìn)行編碼外，業(yè)務(wù)類文件可以依據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同進(jìn)行再次細(xì)致的分類。例如，社會(huì)保障局的經(jīng)辦業(yè)務(wù)分為關(guān)系類、醫(yī)療類、工傷類、養(yǎng)老類等，可以將業(yè)務(wù)類的文件資料依據(jù)具體業(yè)務(wù)的不同進(jìn)行二次分類，關(guān)系類可以簡(jiǎn)寫為GX，醫(yī)療類可以簡(jiǎn)寫為YL等。

2.3 對(duì)事業(yè)單位的文件的利用

對(duì)事業(yè)單位的文件的利用主要體現(xiàn)在對(duì)歸檔文件的查詢與借閱。歸檔文件的查詢主要體現(xiàn)在查詢的準(zhǔn)確與效率上，歸檔文件的借閱主要體現(xiàn)在借閱記錄的準(zhǔn)確及及時(shí)歸還上，防止文件丟失。有些事業(yè)單位在歸檔整理的過程中通過對(duì)文件進(jìn)行掃描形成電子文件，電子文件的優(yōu)勢(shì)是在不需要原件的情況下，借閱方便，不需要去檔案室親自查詢，提高了文件的利用效率。此外，可防止多次借閱對(duì)原文件的磨損，對(duì)于原文件的保存也起到積極作用。除了借閱與查詢功能外，事業(yè)單位還可以將需要公開的文件上傳到事業(yè)單位網(wǎng)站，增加工作的透明度。對(duì)原文件的掃描是一項(xiàng)工作量較大的任務(wù)，要求檔案室工作人員具有較高的工作責(zé)任心及耐心，對(duì)原文件紙質(zhì)版編碼與電子版編碼相一致。除了掃描之外，檔案室工作人員還要做好電子檔案的維護(hù)工作，按時(shí)抽查電子檔案，出現(xiàn)電子檔案破損情況時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)原文件掃描上傳。對(duì)于原文件的借閱，檔案室應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的文件借閱冊(cè)，對(duì)于借閱文件的名稱、借閱單位、借閱人聯(lián)系方式、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行登記。對(duì)于逾期未歸還的文件應(yīng)當(dāng)及時(shí)催還。

3 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

3.1 事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

事業(yè)單位的人事檔案管理是一項(xiàng)默默無聞的工作，它不像其他工作那樣容易出成績(jī)，所以很少有人注意，有許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理是一份什么性質(zhì)的工作。相關(guān)研究統(tǒng)計(jì)，在全國各事業(yè)單位中，49%的單位沒有配備專用的檔案管理庫房，這其中裝設(shè)有去濕設(shè)備的庫房不到10%，由此也可看出，大多數(shù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都沒有重視檔案管理方面的工作，也未把人事檔案管理工作提到日程上，所以人事檔案管理敷衍了事，只要不出差錯(cuò)即可。

3.2 人事檔案管理人員水平不高

人事檔案管理的工作比較繁瑣，而且具有較強(qiáng)的專業(yè)性和連續(xù)性，如果沒有足夠的人力、物力、財(cái)力作為保障，就無法保證檔案管理的質(zhì)量。這些人員對(duì)于檔案的重要性和信息收集、整理、收納、裝訂等業(yè)務(wù)都沒有明確的規(guī)定，這就會(huì)造成人事檔案不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。

3.3 人事檔案中出現(xiàn)斷檔與人檔分離

隨著人才流動(dòng)性的不斷增大，大部分人才的檔案卻沒有隨著人才的流動(dòng)而流動(dòng)，檔案還保存在原來的工作單位。對(duì)于流出的人才，人事檔案管理人員就不會(huì)對(duì)流出的人才檔案繼續(xù)進(jìn)行信息更新，也就造成流出后人才的工作經(jīng)歷出現(xiàn)空白的情況。隨著社會(huì)的變遷，特別是人才資源配置的市場(chǎng)化，人才的流動(dòng)性也越來越大，越來越多的“單位人”成為“社會(huì)人”，人才的流動(dòng)也就造成了人檔分離的現(xiàn)象，也就有許多人選擇了棄檔不用。

3.4 人事檔案歸檔工作操作規(guī)范不明晰

在進(jìn)行人事檔案管理過程中缺乏完善的管理體制，具體來說，就是工作人員在進(jìn)行檔案的保管、歸檔等工作中，存在一些不明晰的地方。這就導(dǎo)致部分人員檔案材料不全，甚至存在將檔案放在自己手中更安全的認(rèn)知誤區(qū)。一方面檔案材料不完全會(huì)給事業(yè)單位人員的選拔、升遷造成一定的影響，另一方面將檔案放在自己手中，容易導(dǎo)致檔案的丟失問題。

4 事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

4.1 提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的重視程度

一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于人事檔案的管理意識(shí)相當(dāng)薄弱，認(rèn)為只要不丟失資料，資料信息不泄露，應(yīng)付檔案檢查就可以了，所以事業(yè)單位分管人事的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到人事檔案管理工作在人事管理過程中所處的重要地位和起到的重要作用。將人事檔案管理工作提上日程，定時(shí)檢查、指導(dǎo)、督導(dǎo)人事檔案，確保對(duì)于其中的問題能夠做到早發(fā)現(xiàn)，早解決。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)問題，并且同樣把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度上來對(duì)待，提高對(duì)它的重視程度。對(duì)人事檔案工作進(jìn)行實(shí)時(shí)的檢查，分級(jí)分類地進(jìn)行指導(dǎo)，等級(jí)升降也要及時(shí)地進(jìn)行更改，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案規(guī)范化、科學(xué)化的管理。

4.2 提升人事檔案管理人員的管理水平

作為人事檔案管理人員，要提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先要提高自己的專業(yè)知識(shí)水平。對(duì)于目前一些非檔案管理專業(yè)出身的工作人員來說，更要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論知識(shí)。要多讀一些有關(guān)檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編撰學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文書學(xué)等方面的書籍。從檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研、鑒定等方面熟悉專業(yè)工作，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。此外，人事檔案管理人員還要熟練掌握與檔案管理工作相關(guān)的科技知識(shí)。比如，要學(xué)會(huì)利用信息化媒體手段進(jìn)行人事檔案管理，學(xué)會(huì)使用各種相關(guān)的軟件。常用的軟件如WORD和EXCEL的功能是極其強(qiáng)大的。即便人事檔案管理人員沒有機(jī)會(huì)參加專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也完全可以借助網(wǎng)絡(luò)熟悉軟件的應(yīng)用。

4.3 建立良好的人與檔案相分離的人事管理體制

大部分檔案管理者在整理檔案的過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，有些人的檔案存在著空白期，詢問之后發(fā)現(xiàn)，是由于在原單位辭職之后檔案沒有帶到新的單位，再次換工作的時(shí)候又從原單位將檔案調(diào)出，所以有一段時(shí)間的檔案自然就是空白的，也就出現(xiàn)了斷檔的現(xiàn)象。此外，許多事業(yè)單位將人才引進(jìn)以后，很少查看人才之前的檔案記錄，用人單位也是熱衷于人才在實(shí)際工作中的業(yè)績(jī)來考核員工；有的員工，雖然已進(jìn)入單位，但是其人事檔案依舊掛在人才市場(chǎng)上，也造成了此人的人事檔案得不到及時(shí)的更新。要建立一個(gè)良好的體系來保證“人檔合一”，所有部門的人事檔案都按照集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬的人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)有效地結(jié)合起來，成立一個(gè)政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，事業(yè)單位人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心進(jìn)行管理，開始逐步地杜絕人檔分離、斷檔等現(xiàn)象出現(xiàn)。

5 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位人事檔案的收集歸檔對(duì)更好地發(fā)揮人才力量起到巨大的推動(dòng)作用，同時(shí)有利于了解、分析、整合人力資源，使其發(fā)揮更大的效果。在新時(shí)代背景下，檔案工作人員在做好檔案信息的收集整理等工作的基礎(chǔ)上，還需要利用互聯(lián)網(wǎng)的智能化、電子化的特點(diǎn)，及時(shí)更新人事檔案管理的軟件系統(tǒng)，簡(jiǎn)化檔案的歸檔流程，提高人事管理效率。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]劉明，李紅芹.干部人事檔案收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2016（6）.

[2]李淑詩.關(guān)于新時(shí)期人事檔案的收集歸檔工作研究[J].城建檔案，2016（1）.

[3]介燕菁.探索人事檔案數(shù)字智能化建設(shè)的新思路.企業(yè)科技與發(fā)展，2014（7）.

[責(zé)任編輯：高海明]