五項舉措完善煤炭企業(yè)內(nèi)控體系

劉瑞松

[摘要]本文在分析煤炭企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出改進煤炭企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)的方法，以期促進內(nèi)控體系的健全和完善并在煤炭企業(yè)中形成長效機制。

[關(guān)鍵詞]煤炭企業(yè) 內(nèi)部控制 體系 風(fēng)險管理 方法

由于行業(yè)自身特色，煤炭企業(yè)面臨的經(jīng)營環(huán)境

越來越復(fù)雜。隨著市場因素影響的不斷加劇，企業(yè)管理者逐漸意識到應(yīng)加強風(fēng)險管理，完善以風(fēng)險管理為導(dǎo)向的內(nèi)部控制體系是煤炭企業(yè)謀求良好發(fā)展的必然趨勢，也是外部監(jiān)管的硬性要求。

一、煤炭企業(yè)內(nèi)控體系現(xiàn)狀

（一）尚未形成自上而下的內(nèi)控氛圍

一方面，企業(yè)管理層對內(nèi)部控制的重視程度不夠，理解和認識上有偏差，把內(nèi)部控制理解為各種規(guī)章制度的匯總，存在重制度、輕執(zhí)行的情況，把加強內(nèi)部控制與發(fā)展效益對立起來，內(nèi)控體系未能有效完善。另一方面，企業(yè)員工缺少培訓(xùn)，對內(nèi)部控制不了解，認識存在誤區(qū)，認為內(nèi)部控制就是內(nèi)部審計部門的事，把內(nèi)部控制看作是“手冊、文件和工作規(guī)范”。

（二）組織架構(gòu)及人員配備不健全，缺乏對控制的監(jiān)督

煤炭企業(yè)通常設(shè)立紀(jì)檢監(jiān)察審計部，紀(jì)檢和審計合署辦公，由1-2人負責(zé)內(nèi)控審計，且大多數(shù)時間用于紀(jì)檢辦案，負責(zé)內(nèi)控監(jiān)督及評價的時間很少。有的企業(yè)即使設(shè)置了內(nèi)部審計機構(gòu)，但由于其在公司中的地位較低，發(fā)揮不了內(nèi)控體系建設(shè)及監(jiān)督評價的作用。

（三）沒有因地制宜進行內(nèi)控機制建設(shè)

部分煤炭企業(yè)沒有根據(jù)自身特點進行內(nèi)控規(guī)范，而是照搬集團總部下發(fā)的內(nèi)控手冊，不管是否可行，造成管理混亂及效率低下，甚至使基層負責(zé)具體業(yè)務(wù)的員工對內(nèi)控規(guī)范的適用性及重要性產(chǎn)生懷疑，難以得到全體員工的認同。如某集團公司內(nèi)控手冊的“物資與采購”流程中“庫存分析”控制點規(guī)定：“要定期對存貨數(shù)量、質(zhì)量及品種結(jié)構(gòu)等進行分析評估，形成評估報告，并向相關(guān)部門匯報。對重要存貨設(shè)置庫存警戒線，并規(guī)定最低/最高庫存數(shù)量。”然而，集團下屬某些企業(yè)庫存規(guī)模常年較小，庫存品類單一，從管理效率的角度，對庫存進行分析、設(shè)置警戒線的做法顯得有點多余。如果不作分析，教條地要求，那么企業(yè)員工將對內(nèi)控產(chǎn)生一定抵觸情緒。

（四）內(nèi)控信息溝通不暢

目前煤炭企業(yè)既缺少各部門間的橫向溝通，又缺少總部與子分公司之間的縱向協(xié)調(diào)。一方面，各部門之間溝通效率不高，信息“部門化”，業(yè)務(wù)流程在橫向溝通中存在不及時的情況，流程中的關(guān)鍵點沒有起到橋梁作用，反而成為阻礙內(nèi)控規(guī)范順利執(zhí)行的影響因素。另一方面，子分公司與總部的內(nèi)控溝通也存在不準(zhǔn)確、不及時的情況，如子分公司為保護自身利益，報喜不報憂，將本單位內(nèi)控方面的不利信息進行過濾，導(dǎo)致內(nèi)部規(guī)范在實際中未被執(zhí)行的情況不能有效反饋至總部層面，內(nèi)控缺陷得不到及時糾正，從而使內(nèi)控體系形同虛設(shè)。

（五）內(nèi)控規(guī)范執(zhí)行力度不夠

企業(yè)在建立內(nèi)控體系的過程中，普遍將重點放在公司規(guī)章制度及相關(guān)流程規(guī)范的編寫中，忽略了培訓(xùn)宣貫、監(jiān)督審核、評價反饋以及后續(xù)的調(diào)節(jié)修正等重要組成部分。員工對內(nèi)控的理解停留在“流程圖”階段，沒有想過如何將內(nèi)控融入工作中。甚至部分員工在拿到內(nèi)控手冊之后也不認真學(xué)習(xí)，之前如何操作依舊照搬，因為不存在違規(guī)操作的評價和問責(zé)機制，使得內(nèi)控目標(biāo)如“水中月、鏡中花”。同時，執(zhí)行力的高低也與控制標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計的科學(xué)性與可操作性密不可分。如合同起草審批，控制標(biāo)準(zhǔn)要求合同正式文本需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可簽署，但實際經(jīng)常出現(xiàn)合同簽署滯后于執(zhí)行的情況。

二、完善內(nèi)控體系的有效措施

（一）培育良好的煤炭企業(yè)內(nèi)控文化

內(nèi)控文化包括企業(yè)內(nèi)部控制的價值觀、政策、程序及行為方式等方面，是企業(yè)文化的重要組成部分。構(gòu)建良好的煤炭企業(yè)內(nèi)控文化，營造內(nèi)控文化氛圍，將企業(yè)內(nèi)控管理融入全員的日常工作中，有助于員工自覺利用內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自身行為，樹立內(nèi)控理念。煤炭企業(yè)多為國有企業(yè)，由于其特殊的環(huán)境及生產(chǎn)經(jīng)營方式，形成了“以企為家、安全生產(chǎn)”的企業(yè)文化，員工對企業(yè)保持高度的責(zé)任感和認同感。在良好的文化背景下，煤炭企業(yè)可以借助企業(yè)文化的宣傳，開展內(nèi)部控制規(guī)范的宣貫。

一是創(chuàng)辦企業(yè)內(nèi)部刊物，將內(nèi)控規(guī)范中對業(yè)務(wù)流程的具體要求，形象地編入內(nèi)部刊物中。一方面，通過圖片的形式展示流程操作規(guī)范，揭示可能出現(xiàn)的風(fēng)險及損失，使員工更直接地感受到遵守內(nèi)控規(guī)范的重要性。另一方面，通過有獎?wù)魑牡男问?，分享實際工作中有關(guān)內(nèi)控的故事，讓員工真切感受到內(nèi)部控制規(guī)范并不教條，而能影響日常工作，是替員工和企業(yè)防范風(fēng)險、減少損失的有效手段。

二是在辦公室、廠礦車間等地方設(shè)置宣傳標(biāo)志。一方面，增強企業(yè)文化的滲透力度，使企業(yè)員工隨時隨地都能深切感受到文化氛圍和人文關(guān)懷。另一方面，將存在重大風(fēng)險的控制環(huán)節(jié)，通過標(biāo)牌的形式張貼于辦公室內(nèi)，使員工每天抬頭就能看到自己工作中的內(nèi)控規(guī)范及對應(yīng)的風(fēng)險，使警示防范意識更加深入人心。

（二）建立合理的組織結(jié)構(gòu)和信息溝通機制

一是建立合理的組織結(jié)構(gòu)。完善的企業(yè)內(nèi)控體系以良好的內(nèi)部環(huán)境為基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的各項構(gòu)成要素中就包括組織結(jié)構(gòu)。按照內(nèi)控規(guī)范指引的要求應(yīng)當(dāng)建立審計委員會。同時，內(nèi)部審計機構(gòu)是內(nèi)控體系建設(shè)的推動者，必須配備足夠數(shù)量、有勝任能力的專業(yè)審計人員。在集團公司下屬二級單位，也應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的審計機構(gòu)或者配備專職的審計人員。

二是建立完善的信息溝通機制。建立統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，將內(nèi)控與信息化系統(tǒng)相結(jié)合，形成長效溝通機制，有利于內(nèi)控體系的有效執(zhí)行。集團公司應(yīng)通過引入ERP系統(tǒng)，增強對各所屬單位的管控力度，并積極探索與內(nèi)控相結(jié)合的信息化技術(shù)，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)帶來的溝通及管控方面的優(yōu)勢。

三是建立內(nèi)控工作聯(lián)絡(luò)員機制。內(nèi)控工作聯(lián)絡(luò)員由各職能部門責(zé)任心強的骨干員工擔(dān)任，其職責(zé)主要是參與和協(xié)助內(nèi)控管理、內(nèi)控自查自糾、督促本部門執(zhí)行內(nèi)控規(guī)范、整改內(nèi)控缺陷以提高執(zhí)行力，并向上級內(nèi)部審計機構(gòu)匯報工作，定期上報內(nèi)控執(zhí)行情況并提出意見。

（三）編制可操作的內(nèi)控手冊并強化執(zhí)行

內(nèi)控體系建設(shè)要符合企業(yè)具體實際。一方面，需要抓好建設(shè)初期的調(diào)研。內(nèi)控體系建設(shè)不能生搬硬套，必須在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，梳理業(yè)務(wù)流程，根據(jù)風(fēng)險管理需要，逐步修訂控制標(biāo)準(zhǔn)，整理更新規(guī)章制度，匯總形成內(nèi)控手冊。其中，調(diào)研是內(nèi)控建設(shè)的基礎(chǔ)，尤其對于集團公司。集團公司的內(nèi)控建設(shè)主要采用集中制定一套內(nèi)控手冊，再下發(fā)二級單位執(zhí)行的方式，如果調(diào)研不夠充分，就會使內(nèi)控規(guī)范不接地氣，執(zhí)行起來存在阻力。另一方面，需要抓好建設(shè)后期的評價與反饋。應(yīng)及時向管理層反饋，根據(jù)企業(yè)自身情況刪除/新增、修訂控制標(biāo)準(zhǔn)，使內(nèi)控規(guī)范符合企業(yè)實際。

加強內(nèi)控執(zhí)行力度，可以采用內(nèi)外結(jié)合的方法（“內(nèi)”指內(nèi)控手冊的制定者，“外”指內(nèi)控手冊的執(zhí)行者）。其一，從“內(nèi)”挖掘。要根據(jù)業(yè)務(wù)活動持續(xù)考量內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和可操作性，也要考慮成本效益原則。內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和可操作性越強，執(zhí)行起來越順利；其二，向“外”開拓。任何規(guī)章制度的執(zhí)行，都需依賴員工的自覺性，再輔以獎懲措施，管理層要將內(nèi)控執(zhí)行效果納入企業(yè)績效考核體系，為內(nèi)控執(zhí)行提供推動力。

（四）加大內(nèi)控評價監(jiān)督力度

內(nèi)控評價是指對企業(yè)內(nèi)控體系的設(shè)計和運行效果進行復(fù)核和檢查，是總結(jié)內(nèi)控體系建設(shè)成果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。內(nèi)控評價的實施主體為內(nèi)部審計機構(gòu)，各部門與員工都參與其中?？梢酝ㄟ^訪談關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員、確認業(yè)務(wù)流程相關(guān)制度設(shè)計情況、檢查控制點的控制證據(jù)等途徑，評價企業(yè)內(nèi)控的有效性，形成內(nèi)控評價報告，并及時上報監(jiān)管機構(gòu)。

加強評價工作主要包括：一方面，針對現(xiàn)有流程中相關(guān)控制點存在的缺陷，與被評價單位溝通，及時要求整改。另一方面，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)活動、經(jīng)營環(huán)境等因素處于變動狀態(tài)，應(yīng)當(dāng)通過各流程的復(fù)核和檢查，積極收集整理出不適合被評價單位具體情況的控制點，并反饋給總部管理層，及時更新相關(guān)控制標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)通過監(jiān)督與評價，使問題得到整改；通過收集控制標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)信息，使內(nèi)控規(guī)范處于動態(tài)更新中，促進企業(yè)內(nèi)控體系持續(xù)健康發(fā)展。

（五）加強部門間的通力協(xié)作

現(xiàn)代內(nèi)控理論已將內(nèi)控擴展至企業(yè)全部的經(jīng)營活動，內(nèi)控不是某個部門的事，而是企業(yè)整體的一項重要工作，涉及所有部門，內(nèi)控規(guī)范的執(zhí)行需要各部門聯(lián)動。

內(nèi)部審計機構(gòu)是內(nèi)控監(jiān)督及評價部門。在對各部門或集團下屬子分公司進行內(nèi)控評價時，審計人員不能把找缺陷作為終極目標(biāo)，而要與其他部門或二級單位深化合作，設(shè)身處地站在業(yè)務(wù)角度共同探討交流，群策群力，不斷完善內(nèi)控工作，共同實現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)。

（作者單位：國家能源投資集團有限責(zé)任公司，

郵政編碼：750001，電子郵箱：10000704@shenhua.cc）

主要參考文獻

李學(xué)芳，李曉倩，曲春艷.上市公司內(nèi)部控制評價報告現(xiàn)狀分析——以煤炭行業(yè)28家上市公司為例[J].經(jīng)濟師， 2013（1）：76-78

唐慶杰，趙美佳.我國煤炭企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及改進措施研究[J].東方企業(yè)文化， 2013（8）：38

徐明.集團公司建立風(fēng)險管理為導(dǎo)向的內(nèi)部控制體系的研究[J].國際商務(wù)財會， 2013（4）：39-42

張必成.如何走出企業(yè)內(nèi)控建設(shè)的誤區(qū)[J].現(xiàn)代企業(yè)教育， 2013（6）：13-14