高校檔案檔號(hào)編制改革芻議

顏丙通

[摘要]《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）首次提出歸檔文件檔號(hào)編制內(nèi)容，其基本立意是通過(guò)規(guī)范化的檔號(hào)編制促進(jìn)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息集成與資源的在線共享，這為《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的檔號(hào)編制改革提供了參考藍(lán)本。論文通過(guò)對(duì)二者的比較分析，明確了新形勢(shì)下高校檔案檔號(hào)編制的原則要求，在對(duì)整理規(guī)則和實(shí)體分類進(jìn)行技術(shù)處理的基礎(chǔ)上，提出了一套適用于高校檔案的檔號(hào)格式。

[關(guān)鍵詞]高校檔案檔案實(shí)體分類檔號(hào)結(jié)構(gòu)改革

[分類號(hào)]G272.4

DiscussionontheReformofArchivalCodeMakinginCollegeArchives——The Revelation in the New Edition of the Arrangement Rule of Archival Documents

Yan Bingtong

（Archives of Suzhou Vocational University， Suzhou， Jiangsu， 215104）

Abstract： The Arrangement Rule of Archival Documents（DA/T 22 - 2015）first puts forward the content of archival codes， in order to promote both the integration of archives information and the online sharing of resources by standardized archival codes all over our country， which provides a reference to the reform of archival code making in the entity classification of college archives. Through the comparison and analysis of the both sides， the article clarifies the requirements for the entity classification of college archives in the new situation， and puts forward a format of archival code for college archives on the basis of the technical treatment of the sorting rules and the entity classification.

Keywords： College Archives； Archival Entity Classification； Archival Codes Structure； Reforma？ tion

自1994年實(shí)施以來(lái)，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（以下簡(jiǎn)稱《高校分類法》）有力推動(dòng)了高校檔案的科學(xué)管理和檔案工作的科學(xué)開(kāi)展，規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化也得到了加強(qiáng)。隨著檔案工作的不斷深化，尤其是以電子文件管理為主要特征的檔案信息化建設(shè)日新月異，高校檔案的傳統(tǒng)立卷方式及相應(yīng)的檔號(hào)編制規(guī)則已無(wú)法完全適應(yīng)新的要求，亟待調(diào)整。

在《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T 22—2000）（以下簡(jiǎn)稱“舊《規(guī)則》”）的基礎(chǔ)上，國(guó)家檔案局在2016年頒布實(shí)施了修訂后的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（以下簡(jiǎn)稱“新《規(guī)則》”）。新《規(guī)則》首次提出了歸檔文件檔號(hào)編制這一內(nèi)容。作為館藏檔案的重要識(shí)別要素，檔號(hào)賦予了每一份歸檔文件唯一的檢索標(biāo)識(shí)，在文檔一體化管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制、信息資源開(kāi)發(fā)與共享、檔案利用統(tǒng)計(jì)等方面具有重要意義。

1兩種檔號(hào)編制規(guī)則的比較分析

檔號(hào)是立檔單位檔案管理編號(hào)的總稱，適用范圍涵蓋紙質(zhì)檔案和電子文件[1]。它不僅具有“對(duì)檔案實(shí)體的指代功能”[2]，代表“某一特定的案卷或文件，作為存取檔案的標(biāo)記”[3]；還有對(duì)歸檔電子文件的標(biāo)識(shí)功能，代表經(jīng)過(guò)邏輯化排列后某一特定的實(shí)體檔案對(duì)應(yīng)的電子文件（文件集合），作為數(shù)據(jù)檢索的標(biāo)識(shí)。檔號(hào)同時(shí)兼具檔案的唯一指代性和標(biāo)識(shí)序列性兩大功能。

1.1適用對(duì)象不同

《高校分類法》中的檔號(hào)編制規(guī)則的適用對(duì)象為高等學(xué)校的全部檔案。但由于對(duì)實(shí)物、名人、干部（人事）檔案，以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）中涉及的學(xué)生類檔案等未作詳盡的分類和說(shuō)明，在實(shí)踐中，各高校編制檔號(hào)的做法并不一致，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

新《規(guī)則》中的檔號(hào)編制規(guī)則適用對(duì)象為各立檔單位的文書(shū)檔案（包括紙質(zhì)和電子文件材料），其他門類檔案可參照?qǐng)?zhí)行，企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，遵從其規(guī)定[4]。這就將包括高校檔案在內(nèi)的所有檔案門類納入管理范疇，檔號(hào)結(jié)構(gòu)有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)參考格式，為全國(guó)范圍內(nèi)各立檔單位檔案資源的信息集成、分類檢索和“大數(shù)據(jù)”開(kāi)發(fā)提供了行業(yè)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。

1.2標(biāo)識(shí)功能不同

《高校分類法》中規(guī)定的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“年度號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)”，對(duì)于高校保管多個(gè)全宗，并且標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，在編制檔號(hào)時(shí)前后還應(yīng)分別加上全宗號(hào)、件號(hào)，即“全宗號(hào)-年度號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)”。由于該檔號(hào)結(jié)構(gòu)缺少“保管期限”作為位類要素，同一保管期限內(nèi)檔案的順延性消失，弱化了檔案的標(biāo)識(shí)序列性功能，不利于檔案排架、插卷、利用統(tǒng)計(jì)、批量鑒定和分類資源開(kāi)發(fā)。

新《規(guī)則》中檔號(hào)的建議結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)”。這一結(jié)構(gòu)同時(shí)具備實(shí)體存放的“身份”定位意義和邏輯存儲(chǔ)的檢索標(biāo)識(shí)意義，實(shí)現(xiàn)了檔號(hào)唯一指代性與標(biāo)識(shí)序列性的科學(xué)統(tǒng)一，為檔案實(shí)體管理和海量數(shù)據(jù)整合提供了技術(shù)支撐。

1.3理念偏好不同

由于《高校分類法》對(duì)歸檔文件整理仍為立卷形式，編號(hào)體系上未對(duì)保管期限作單獨(dú)區(qū)分，同一年度、門類下整理的案卷多進(jìn)行流水排列，造成各門類不同價(jià)值的檔案混編在一起，對(duì)后期的庫(kù)房管理、利用統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等工作帶來(lái)極大不便。《高校分類法》的檔案整理強(qiáng)調(diào)實(shí)體案卷的整體性、連續(xù)性，在檔案分級(jí)、分類整理方面的考慮有所欠缺，歸根結(jié)底是一種粗放型的檔案管理方式。

而無(wú)論對(duì)于新《規(guī)則》，還是舊《規(guī)則》，它們都將“區(qū)分不同價(jià)值”作為檔案整理的基本原則，突出保管期限在檔案管理（尤其在分類法的選擇、檔號(hào)編制等檔案整理環(huán)節(jié)，進(jìn)而延伸到檔案排架）中的重要地位，其實(shí)質(zhì)是從資源優(yōu)化配置的視角加強(qiáng)對(duì)不同價(jià)值檔案的分級(jí)、分類管理，相對(duì)而言是一種集約化的檔案管理方式。

2新形勢(shì)下高校檔案檔號(hào)編制的原則要求

新《規(guī)則》中明確指出“檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則”，新形勢(shì)下就高校檔案來(lái)說(shuō)，其檔號(hào)編制還應(yīng)關(guān)注以下幾個(gè)方面。

2.1以“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”為宗旨

不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的檔號(hào)編制方法，比如將不同類型的高校、同一高校不同門類檔案的檔號(hào)編制規(guī)則割裂開(kāi)來(lái)，容易導(dǎo)致歸檔工作復(fù)雜化，增加工作量，成為檔案整理工作的“攔路虎”；更為重要的是，在檔案數(shù)字化著錄標(biāo)引時(shí)，凌亂的檔號(hào)結(jié)構(gòu)不利于深層次的檔案數(shù)據(jù)挖掘，淪為信息檢索的“絆腳石”。

2.2便于數(shù)據(jù)交互與資源共享

在信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案信息資源的系統(tǒng)集成和線上資源共享已是大勢(shì)所趨?，F(xiàn)階段，在檔案分類法的選擇上，全國(guó)大部分高校采用問(wèn)題分類法（“十大類”），少部分高校采用機(jī)構(gòu)分類法。按問(wèn)題分類的高校，有的全部為立卷歸檔；有的部分參照以件為單位整理歸檔（黨群類、行政類），部分沿用立卷歸檔（教學(xué)、科研、基建等）。在檔號(hào)編制上，對(duì)同一單位不同門類檔案有的按年度結(jié)合類別進(jìn)行小流水編號(hào)（紙質(zhì)檔案等），有的完全按類別進(jìn)行大流水編號(hào)（聲像、實(shí)物檔案等），檔號(hào)結(jié)構(gòu)繁雜多樣，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。因此，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，編制相對(duì)統(tǒng)一、整齊、規(guī)范化程度高的檔號(hào)能夠?yàn)楦鞲咝５臋n案數(shù)據(jù)交互和資源共享創(chuàng)造前置條件。

2.3兼顧統(tǒng)一性和靈活性

檔號(hào)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一性、整齊性不是絕對(duì)的，而是一個(gè)相對(duì)的概念。檔號(hào)結(jié)構(gòu)在確實(shí)無(wú)法完全統(tǒng)一的情況下，應(yīng)盡量避免為了達(dá)到資源共享采取“一刀切”的做法。在進(jìn)行具體的檔號(hào)編制前，各高校應(yīng)充分兼顧到檔案的問(wèn)題特征（檔案門類）和形式特征（載體形式）：對(duì)于常見(jiàn)的或業(yè)內(nèi)已達(dá)成共識(shí)的“十大類”檔案和聲像、實(shí)物檔案可以根據(jù)新《規(guī)則》要求進(jìn)行編號(hào)，必要時(shí)可以調(diào)整上下位類要素順序；對(duì)于后出現(xiàn)的、尚有爭(zhēng)議的或暫未納入高校檔案館藏統(tǒng)一編號(hào)體系的學(xué)生類檔案、干部（人事）檔案、名人檔案、口述檔案等，可以參照新《規(guī)則》采取相對(duì)靈活的編號(hào)形式，從而保持全國(guó)范圍內(nèi)高校檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)體系的相對(duì)統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源的集中、統(tǒng)一管理。

2.4理論邏輯與實(shí)踐操作相適應(yīng)

在檔號(hào)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，除考慮檔案的實(shí)體整理、保管、利用等因素外，還應(yīng)充分考量新檔號(hào)的格式與各高校檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)類型、字段值的兼容性和匹配度，不同檔案管理系統(tǒng)與國(guó)家檔案信息資源整合平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互的現(xiàn)實(shí)可行性等，做到檔號(hào)編制的理論邏輯與實(shí)踐操作相契合。

3對(duì)高校檔案整理規(guī)則和實(shí)體分類的技術(shù)處理

3.1總體要求

高校檔案類別眾多，總體上涵蓋紙質(zhì)和特殊載體兩大檔案類型。具體包括黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十大門類紙質(zhì)檔案；照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等聲像檔案；獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、禮品、題詞、稿畫(huà)等實(shí)物檔案；以及圍繞人物所形成的學(xué)生、干部（人事）、名人、口述等類別的檔案。為盡量“避免出現(xiàn)在一個(gè)區(qū)域內(nèi)存在多種檔號(hào)結(jié)構(gòu)”[5]，高校既要以新《規(guī)則》為參考藍(lán)本，又要結(jié)合自身的特點(diǎn)編制檔號(hào)，使檔號(hào)結(jié)構(gòu)科學(xué)規(guī)范、合理適用、相對(duì)整齊、簡(jiǎn)明易懂。

從嚴(yán)格意義上討論，高校檔案實(shí)體分類法中規(guī)定的類別并非傳統(tǒng)認(rèn)知上的檔案門類劃分標(biāo)準(zhǔn)。由于在文件制作、形成、文件間的有機(jī)聯(lián)系、材料規(guī)格及樣式等方面都存在較大差異，業(yè)界通常將檔案劃分為文書(shū)檔案、科技檔案、專門檔案，其實(shí)這主要是根據(jù)檔案的內(nèi)容屬性針對(duì)紙質(zhì)材料劃分的標(biāo)準(zhǔn)。近年來(lái)，科技檔案和專門檔案得到強(qiáng)化：2008年，國(guó)家質(zhì)檢總局發(fā)布《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，明確了科技檔案的構(gòu)成；2011年以來(lái)，國(guó)家檔案局先后公布了兩批《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》，100種必須建立的專業(yè)檔案門類被正式列入。在高校檔案整理和分類時(shí)，除文書(shū)檔案外，對(duì)于科技檔案和專門檔案，需要類別復(fù)分的，還“應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）和《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》執(zhí)行”[6]。

3.2改革思路

檔案整理規(guī)則和實(shí)體分類這一“頂層設(shè)計(jì)”方案在檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定中至關(guān)重要，它是檔號(hào)內(nèi)上下位類要素匹配的基礎(chǔ)條件。傳統(tǒng)類型的紙質(zhì)檔案可以結(jié)合《高校分類法》繼續(xù)延用問(wèn)題分類法，但在檔案門類設(shè)置上須做出適當(dāng)調(diào)整：如原黨群類、行政類檔案合并組建文書(shū)檔案門類；原科研檔案中的專利（著作權(quán)）類、原行政檔案中的審計(jì)類、原教學(xué)檔案中的學(xué)籍類等應(yīng)抽出，另行單獨(dú)組建檔案類別，并歸入專業(yè)或科技檔案門類；教學(xué)檔案中的其他類歸并至原行政檔案；外事檔案本身具有較強(qiáng)的文書(shū)檔案屬性、形式，以及管理利用方式，也應(yīng)劃歸原行政檔案進(jìn)行整理、編號(hào)。特殊載體檔案門類可以沿用原有的按照載體類型分類，人物檔案門類可以按照類型分類。如圖1所示。

為保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，《高校分類法》中未作任何調(diào)整的各檔案門類的一、二級(jí)類目代碼保持不變，如DQ11、SB12、CB13等；一、二級(jí)類目?jī)?nèi)有移出、移入的檔案門類，其類目代碼可重新編排；對(duì)于新設(shè)立的科技或?qū)I(yè)檔案的一、二級(jí)類目，可根據(jù)問(wèn)題類別確定一級(jí)類目，同時(shí)結(jié)合其歸檔范圍作進(jìn)一步細(xì)分，如將學(xué)籍檔案中的學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍登記卡、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表分別賦予XJ12、XJ13、XJ14、XJ15等二級(jí)類目代碼。

保管期限方面，盡量采取與歸檔文件整理相應(yīng)的“永久、定期”劃分方法，即將原有的“永久、長(zhǎng)期、短期”統(tǒng)一調(diào)整為“永久、30年、10年”。其中原“長(zhǎng)期、短期”保管的檔案可通過(guò)保管期限的重新劃分或后期延長(zhǎng)的方式解決，如2016年1月1日施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已作了這方面的突破性嘗試。

在立卷（件）環(huán)節(jié)，可以將文書(shū)檔案按照“件”為單位整理，其他門類檔案應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)合理選擇立卷或立件形式?？紤]到檔號(hào)的相對(duì)穩(wěn)定性與統(tǒng)一性，以及“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的宗旨，建議盡可能采用立件形式歸檔（可以是件的形式、卷的概念）。學(xué)者黃金國(guó)認(rèn)為，影響科技檔案和專門檔案立件的影響因素主要是“對(duì)歸檔文件材料的‘件的界定與實(shí)體分類方法的確定，以及歸檔文件材料的著錄方法”[7]，比如可以將一個(gè)具體的科研項(xiàng)目、一個(gè)工程項(xiàng)目中某一階段（如施工）的某一個(gè)工作環(huán)節(jié)（如隱蔽工程）、一個(gè)班的學(xué)生名冊(cè)立為一件等。以件代卷的檔案整理、編號(hào)形式應(yīng)在檔案數(shù)字化著錄時(shí)追加文件級(jí)目錄。

4高校檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)的適用格式

新《規(guī)則》中的建議檔號(hào)結(jié)構(gòu)有很強(qiáng)的普適性，為高校檔案的檔號(hào)編制提供了很好的參考依據(jù)。結(jié)合高校各門類檔案的特點(diǎn)，檔號(hào)結(jié)構(gòu)可調(diào)整為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-問(wèn)題代碼-保管期限-件號(hào)。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，為保持各高校檔號(hào)結(jié)構(gòu)的一致性，實(shí)現(xiàn)明晰、高效的數(shù)據(jù)銜接，應(yīng)由國(guó)家檔案行政主管部門會(huì)同教育行政主管部門等統(tǒng)一規(guī)定“檔案門類代碼”“問(wèn)題代碼”兩個(gè)關(guān)鍵位類要素。具體說(shuō)明如下：

4.1文書(shū)檔案門類

文書(shū)檔案門類主要包括黨群類和行政類。如某高校文書(shū)檔案中2016年度作永久保管的學(xué)校黨委會(huì)議記錄本，其檔號(hào)可表示為：F001-WS·2016-DQ11-Y-1。

4.2科技檔案門類

科技檔案門類主要包括科研類、專利類、產(chǎn)品類、城建類、設(shè)備類。如某高?？萍紮n案中2016年度作定期保管的某個(gè)已結(jié)項(xiàng)的科研項(xiàng)目，其檔號(hào)可表示為：F001-KJ·2016-KY12-D30-1。

4.3專業(yè)檔案門類

專業(yè)檔案門類主要包括學(xué)籍類、出版類、會(huì)計(jì)類、審計(jì)類。如某高校專業(yè)檔案中2016年度作永久保管的某個(gè)班級(jí)的學(xué)生成績(jī)單，其檔號(hào)可表示為：F001-ZY·2016-XJ14-Y-1。

4.4特殊載體檔案門類

特殊載體檔案門類主要包括聲像類、實(shí)物類。如某高校特殊載體檔案中2016年度作定期保管的某塊實(shí)物獎(jiǎng)牌，其檔號(hào)可表示為：F001-TS·2016-SW12-D30-1。

4.5人物檔案門類

人物檔案門類主要包括學(xué)生類、干部（人事）類、名人類、口述類等。由于人物檔案在收集、保管、開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)的特殊性，在檔號(hào)編制時(shí)可對(duì)具體的類別酌情考慮是否標(biāo)注“年度”位類。如某高校人物檔案中作永久保管的某一名人校友材料，其檔號(hào)可表示為：F001-RW-MR11-Y-1。

5結(jié)語(yǔ)

新《規(guī)則》的實(shí)施強(qiáng)化了檔號(hào)編制在歸檔文件整理環(huán)節(jié)的重要地位，它將檔案信息的系統(tǒng)集成和資源的最大化共享作為目標(biāo)愿景，為今后高校檔案整理、資源建設(shè)、保管與開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)一步明確了方向，也成為高校檔案檔號(hào)規(guī)范化編制的內(nèi)在動(dòng)力和行動(dòng)指南?！陡咝７诸惙ā吠菩兄两窠?5年，其現(xiàn)有的整理規(guī)則與工作規(guī)范在實(shí)踐層面已顯諸多弊端，“與國(guó)家在文書(shū)檔案、電子文件管理等方面頒布的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)定未有效銜接”[8]，無(wú)法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的時(shí)代要求，檔案業(yè)界、學(xué)界提出改革的呼聲也由來(lái)已久。因此，深化高校檔案檔號(hào)編制改革不失為一個(gè)有效的切入點(diǎn)，以推動(dòng)《高校分類法》的修訂、完善。

*本文系江蘇省高校檔案研究會(huì)立項(xiàng)課題（項(xiàng)目編號(hào)：JSGDF 2018-18）“高校檔案檔號(hào)編制改革研究”的研究成果。

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