高校學生檔案工作的現(xiàn)狀、困境與出路

湯頂華

高校檔案工作是高校日常工作中的重要內容，中國的高校普遍具有體量較大、人員眾多、工作繁雜等特點，作為有效記錄單位和個人工作學習內容的檔案工作承擔了不可替代的作用。高校學生檔案是大學生在校期間各類表現(xiàn)的記錄和佐證，全方位記載了大學生的學習成績、獎懲貸助、社會工作、心理狀況、黨團發(fā)展等情況，以學號姓名為單位建立起來的文字、表格等綜合記錄體系。工作范疇包括全日制本科生、碩士研究生和博士研究生。學生檔案管理是貫徹落實執(zhí)行黨的教育方針的一項常規(guī)性的基礎工作。各高校學生檔案工作普遍按照學校統(tǒng)一管理為主、院系協(xié)助管理為輔的原則，院系為學生檔案生成單位，必須確保檔案的真實性、完整性、準確性。高校檔案部門的學生檔案科室負責統(tǒng)一指導全校學生檔案工作。

高校學生檔案工作具有與其他檔案工作截然不同的屬性。大學生檔案工作具有數(shù)量巨大、流動性強、關乎前途等特點。目前國內高校學生規(guī)模體量大，筆者所在的東南大學，本科生約16000人，碩士生約12000人，博士約3200人，本碩博在校生合計約31000多人，并且這31000多人是流動的，每年都有老生畢業(yè)，也都有新生入學，是典型的鐵打的營盤流水的兵。這對高校學生檔案工作提出了嚴峻的考驗。

一、高校學生檔案工作的現(xiàn)狀

1.學生檔案的收集整理

各院系分管學生工作的黨委副書記是學生檔案工作負責人，也是第一責任人，相關學生輔導員承擔學生檔案材料的收集、整理、補充和移交等具體工作。學生處、研究生院、教務處、各院系等單位應將學生檔案工作納入相關工作人員的職責范圍。各院系及時將本單位負責學生檔案工作的領導和工作人員變動信息等報檔案館備案。學生輔導員工作變動時，應在變動前辦理移交手續(xù)。學生工作處、研究生院、教務處等有關單位應及時向檔案館提供本科生新生花名冊、研究生新生花名冊、畢業(yè)生派遣名單、畢業(yè)生名冊、學籍異動表等材料。凡在本高校產(chǎn)生的材料，如新生入學登記表等，必須有相關責任人簽字或院系蓋章。學生輔導員根據(jù)新生正式注冊名冊，收齊所有學生檔案，對照新生檔案整理清單，仔細核對檔案材料，確保內容完整、真實、清晰，錯漏缺檔案及時補齊。核對無誤后，密封學生檔案。核對人在新生檔案整理清單上簽字，院系蓋章。整理后的學生檔案，在每個檔案袋封面用鉛筆注明學號、姓名，所有學生檔案按院系、專業(yè)、班級、學號順序排列。

2.新生材料歸檔內容

（1）本碩博新生歸檔材料：高中學籍卡、本科新生入學登記表、黨團組織材料、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單、碩博士研究生錄取材料、碩博士研究生新生入學登記表、碩博士研究生成績單、碩博士研究生畢業(yè)生登記表、碩博士研究生學位申請書、專家推薦書、工作期間的檔案等。

（2）碩士博士定向委培新生歸檔材料：碩博士研究生錄取材料、碩博士研究生新生入學登記表、委培協(xié)議等。

3.畢業(yè)生材料歸檔內容

（1）本碩博畢業(yè)生材料歸檔內容：高中學籍卡、本科新生入學登記表、黨團組織材料、本科畢業(yè)生登記表、本科期間學習成績表、碩博士研究生錄取材料、碩博士研究生新生入學登記表、碩博士研究生成績單、碩博士研究生畢業(yè)生登記表、碩博士研究生學位申請書、專家推薦書、學生在校期間表彰獎勵以及相關處理決定、工作期間的檔案、其他可供組織參考的有保存價值的材料、畢業(yè)生報到證存根等。

（2）定向委培碩博士研究生材料歸檔內容：碩博士研究生錄取材料、專家推薦書、碩博士研究生新生入學登記表、委培協(xié)議、碩博士研究生成績單、碩博士研究生畢業(yè)生登記表、碩博士研究生學位申請書等。

4.學生檔案的移交

新生檔案材料在每學年開學后三個月內完成整理，并根據(jù)校檔案館規(guī)定時間，連同相應的新生檔案整理清單一并移交檔案館學生檔案室。移交檔案必須對象明確、手續(xù)完備、排列有序。存在缺檔等問題的檔案，不得移交檔案館。所有移交到檔案館的檔案，必須密封。學生檔案用統(tǒng)一樣式檔案袋裝袋。檔案館學生檔案室核實院系所移交檔案準確無誤后，簽字接收，并拷貝一份移交清單給院系。學生畢業(yè)前，由院系學生輔導員到檔案館將本院系畢業(yè)生檔案全部領回，按學生檔案轉遞通知單要求收齊歸檔材料，整理、核對后，所有應歸檔案裝入檔案袋，密封，并在學生檔案轉遞通知單上簽字。按畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議上的地址，在檔案袋上準確規(guī)范書寫寄檔案地址。寫好地址的密封檔案袋送交檔案館驗收寄遞，填寫畢業(yè)生檔案交寄單，送收雙方簽字并各執(zhí)一份，簽字的學生檔案轉遞通知單交檔案館保存。

5.學生檔案的管理利用

檔案館學生檔案室為轉學、轉系、轉專業(yè)、轉入下一級、轉入上一級、休學、復學、退學等的學生辦理學籍異動和檔案轉遞等工作。院系或用人單位確因查檔、辦理學籍異動等需要啟封學生檔案的，檔案館工作人員必須當查檔人面共同啟封，啟封后工作人員審核檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關院系處理。

因工作需要閱檔，應遵守以下規(guī)定：

（1）學生不得查閱檔案，學生輔導員閱檔，憑身份證件按規(guī)定登記，閱檔人不得查閱直系親屬的檔案。其他人員閱檔，須持有單位介紹信和身份證件，并說明查詢內容和目的，經(jīng)有關職能部門領導批準方可查閱。閱檔人不得翻閱與查詢目的無關的檔案材料。

（2）凡摘抄檔案材料，須經(jīng)檔案館工作人員同意，并在閱檔登記表上如實記錄。閱檔人嚴禁私自拆封、涂改、銷毀、更換檔案材料。

（3）學生檔案日常不外借，因特殊需要必須借出使用時，由院系分管學生工作副書記審批，履行借檔手續(xù)，限期歸還。檔案外借期間做好保管保密工作，不得再次外借他人。檔案歸還時，由檔案館工作人員仔細檢查核對無誤后辦理入庫手續(xù)。

6.學生檔案的轉遞

學生畢業(yè)后個人檔案隨即轉至學生的工作單位。遺留檔案在檔案館保存不超2年，超過2年的檔案，學生工作處畢業(yè)辦協(xié)助辦理相關手續(xù)后，由檔案館通過郵政EMS快遞至學生原籍。轉出的檔案必須完整、密封，并按要求進行認真的檢查整理，不得扣留材料或分批轉出。因特殊需要提前調檔時，學生將調檔函或錄取通知書送交院系相關輔導員處登記備案后，由檔案館學生檔案室憑調檔函或錄取通知書將該生現(xiàn)有檔案材料進行第一次轉檔。當學生正式畢業(yè)后，再將新增加的檔案材料進行第二次轉檔。學生檔案一律由檔案館學生檔案室通過郵政EMS轉遞，任何人不得擅自將檔案交個人攜帶。因特殊原因需自帶檔案的，應持就業(yè)單位同意本人自帶檔案的證明件和本人申請，經(jīng)院系副書記同意后方可自帶，自帶檔案必須嚴格密封。若檔案丟失，由本人承擔責任。因轉學、退學等原因，需要辦理相關手續(xù)后方可自帶或轉遞相關檔案。本人不得拆封檔案，檔案館不接受離開檔案館后的學生檔案。

二、高校學生檔案工作的困境

1.學生檔案管理模式多元化

高校學生檔案管理模式呈現(xiàn)多元化，第一種模式是在高校內部成立獨立的、直屬學校的檔案管理機構，全面管理工作檔案、教師和學生個人檔案。例如筆者所在的東南大學，以及清華大學、中國人民大學等。第二種模式是在高校人事主管部門下設檔案科室，負責教職工和學生人事檔案。例如，北京大學、上海交大等。第三種是在高校學生管理部門下設學生檔案管理科室，專門負責學生檔案工作。三種模式各有其優(yōu)勢和劣勢，第一種模式有利于集中力量和資源統(tǒng)籌，有利于整合檔案工作，有利于檔案工作的規(guī)范化，有利于與上級檔案主管部門銜接，但對于學生檔案工作的主要承擔方即院系學工辦，缺乏緊密聯(lián)系和指導；第二種模式把高校教職工和學生檔案工作整合在人事主管部門旗下，在強勢部門的帶動下，有利于加強學生檔案工作的話語權，但與學工體系仍處于相對割裂的狀態(tài)；第三種模式把學生檔案工作放在學生主管部門內，有利于統(tǒng)籌協(xié)調各院系學工負責學生檔案工作，上傳下達較為順暢。

2.多校區(qū)辦學帶來的傳遞困境

目前各高校普遍具有兩個以上校區(qū)，由于物理空間和人員配備不足、需要統(tǒng)一規(guī)范管理等原因，高校學生檔案普遍集中保存。但各高校學生一般都分布在各個校區(qū)，新生入學和畢業(yè)生離校這兩個最集中的時間點，有大量的學生檔案要跨校區(qū)運輸傳遞，極為不便。

3.頂層設計重視不夠

檔案工作口頭重視，但經(jīng)費、編制、空間等嚴重不足。檔案工作在高校各類年度工作計劃和總結中都會有所體現(xiàn)，但都缺乏實質性的謀劃和支持。各高校普遍沒有專門的檔案館樓，存在人員老化和低學歷、技術設備更新速度慢、管理服務水平落后等問題。

4.觀念不夠與時俱進

時代的發(fā)展日新月異，但檔案工作的內容和理念與幾十年前沒有大的變化。過去的各行各業(yè)是割裂的傳統(tǒng)的，新時代隨著科技的發(fā)展，不同的分工趨向融合，以個人身份識別作為賬號體系的大數(shù)據(jù)和人工智能時代的來臨要求檔案工作與時俱進。檔案工作作為個人成長和發(fā)展過程中的詳細記錄，將在人才選拔任用中發(fā)揮重要作用。

三、高校學生檔案工作的出路

1.學生檔案管理與學生工作深度結合

高校學生檔案管理模式多元化，但基于學生檔案量大、動態(tài)的特征，并且內容增減都是源自學生工作條線，建議學生檔案工作與學生管理工作深度結合。這種結合，可以是體制加機制的全方位結合，也可以是機制的局部結合。在學生工作部門下設學生檔案管理科室，在各院系學工辦設專門的學生檔案室是最直接高效的方式，可以極大簡化檔案入庫和提取流程，減少各院系輔導員送檔和提檔的工作量。院系學工辦直接管理學生檔案需要院系在存放空間和家具設備上大力支持，需要上級主管部門對檔案工作進行常態(tài)化的規(guī)范指導。

2.多校區(qū)多館區(qū)

院系不具備自我管理學生檔案的情況下，可以考慮多校區(qū)多館區(qū)的模式。每個校區(qū)設置一個檔案館區(qū)，學生檔案盡量存放在各自所屬校區(qū)的檔案館區(qū)，最大限度地減少各院系輔導員送檔和提檔的工作強度，提高工作效率。這需要學校層面對檔案館的空間拓展和人力配備鼎力支持，需要檔案館自身提高管理水平和規(guī)范相應的服務。

3.學生檔案數(shù)字化

高校學生檔案的媒介、存儲，目前為止仍處于相對原始的狀態(tài)，基本還是傳統(tǒng)的紙質材料和文件，由于學生數(shù)量巨大且動態(tài)，所以對存儲空間和工作人員要求甚高。時代在進步，技術在發(fā)展，技術將極大方便人們的工作和生活。檔案的數(shù)字化，將大大縮減所需要的物理存放空間，提高檔案整理的規(guī)范性，促進檔案閱讀、使用和傳遞的便利性。

4.建立以身份證為賬號體系的檔案云

檔案工作是中國特色社會主義的傳統(tǒng)內容，在黨的97年歷史中發(fā)揮了重要作用，在發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才的道路上彪炳史冊。學生檔案是一個人一生檔案的起點，檔案在同學們人生發(fā)展過程中的各個重要節(jié)點上起到記錄、證實、推進的作用。隨著新技術的演進，檔案的形態(tài)、內涵和外延將會極大地拓展，大數(shù)據(jù)和人工智能將推進新檔案概念的形成，目前的信用體系建設等，將來都會納入個人檔案云的系統(tǒng)，未來的個人檔案云將記錄一個人從出生起的全部數(shù)據(jù)，全面記錄每個人或輝煌或平淡的一生。社會或企業(yè)對一個人的判斷，將會精準地依托人工智能和檔案云來形成。

高校學生檔案工作具有自身特點，也有很多難點，隨著科技的發(fā)展，將迎來新的發(fā)展和機遇。