淺議企業(yè)應收賬款日常管理

文| 李紅紅

應收賬款，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，由于勞務提供時間和產(chǎn)品銷售與收款時間之間的不同步而造成的資金占用。賒銷是形成應收賬款的直接原因。賒銷提高公司收入的同時，也會給公司帶來壞賬的風險。因此，加強對應收賬款的管理在目前情況下顯得尤為重要。

事前控制

確定合理的信用政策

1.深入調(diào)查客戶信用，構(gòu)建資信檔案：進行客戶的信用調(diào)查，加以合理評價并搜集有關(guān)的信息資料。調(diào)查人員通過當面詢問、觀看、采訪、記錄等方法獲得信用資料；把客戶及其它單位保存的相關(guān)原始記錄和核算資料作為基礎(chǔ)，獲得客戶盈利能力和償債能力信息。信用部門為每個客戶建立信用檔案，詳細記錄有關(guān)資料。

2.評估客戶資信：企業(yè)根據(jù)建立的客戶檔案以應收賬款風險定性分析為主，同時結(jié)合定量分析對每位客戶進行分析。分析評估后再交由上級部門進行審核批準?？蛻糍Y信評價時應遵循：首先是集中原則，客戶資信數(shù)據(jù)庫的集中建立，有利于客戶風險評價。其次是授信總額度控制原則，企業(yè)授信額度占用總額不能突破信用額度控制線，當觸及控制線時，應即刻停止授信交易。有足夠的授信額度被收回時方可繼續(xù)，特殊情況需報管理層審批。同時還有“一筆一清”原則，前次授信交易未完成，禁止開始新的授信交易(滾動賬期的不能超過信用額度)。最后是動態(tài)關(guān)注，定期更新原則。資信政策應規(guī)定有效期，有效期終止前一個月，信用部門需要重新獲取客戶資信資料，分析客戶在授信期內(nèi)的表現(xiàn)，對客戶資信重新做出評估。

3.確定信用期限和額度：付款期限是企業(yè)允許客戶從購貨到付款的時間間隔，企業(yè)應制定合適的付款期限。根據(jù)業(yè)務的變化，將三個相互矛盾的方面協(xié)調(diào)好，最大化企業(yè)利益；提高銷售到最大；使應收賬款的機會成本降至最低；使壞賬損失降至最低。如果改變后的信用政策所包含的風險損失可以被其增加的利潤所抵消，信用部門就應提出信用政策改變方案，并交由上級部門審批。信用額度是綜合評估客戶資信后確定的賒銷額度。

注重合同管理

企業(yè)的供貨業(yè)務（現(xiàn)金收入除外）都要簽訂合同，銷售部門收到經(jīng)信用部門審核簽字后的賒銷申報單后，根據(jù)審批意見并與客戶意見達成一致的情況下簽訂銷售合同。

銷售合同的要素必須齊全而且符合國家法律規(guī)定，特別是付款形式、賬期和延期付款的具體違約責任都應清楚、準確，最好采用統(tǒng)一的合同范本。

事中控制

事中控制是指賒銷業(yè)務經(jīng)有關(guān)部門和人員審批后對在企業(yè)內(nèi)部發(fā)出商品、辦理賒銷手續(xù)過程中制定有效的應收賬款監(jiān)督、追蹤管理制度。

發(fā)貨管理

按雙方確認的訂單發(fā)貨，財務按倉庫部門出具的出庫單開具送貨單，倉庫和門衛(wèi)憑財務開具的送貨單的出門聯(lián)放行。承運人送貨時必須帶送貨單，要求客戶在回執(zhí)聯(lián)上簽字并蓋章，蓋章應與送貨單上的客戶單位名稱相符。由財務部每月負責送貨單回執(zhí)聯(lián)的收回工作。回執(zhí)收回的期限一般不超過兩個月，財務部每月逐份核銷回執(zhí)后，若發(fā)現(xiàn)承運人有部分回執(zhí)未按時交回，通知經(jīng)營部門催收。財務部對超期未收回的送貨單回執(zhí)每月發(fā)送經(jīng)營部門，由經(jīng)營部門專人進行催收，并對承運人進行罰款。

開票管理

銷售員或銷售內(nèi)勤把當月的發(fā)貨明細與客戶確認后，上交財務開具發(fā)票。發(fā)票由專人郵寄，經(jīng)辦人跟蹤客戶入賬，萬一遺失，經(jīng)辦人及時到稅務部門辦理丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單和發(fā)票記賬聯(lián)復印件，讓客戶入賬。超期未開票的應收賬款清單每月發(fā)送經(jīng)營部門領(lǐng)導，以此督促銷售員及時聯(lián)系客戶開票，對不能及時開票銷售員說明原因，對不能說明原因又不處理的銷售員實行懲罰制度。

建立賒銷申報制度

企業(yè)信用部門對應收賬款加強管理，應建立健全賒銷申報制度，嚴格控制超期應收賬款的發(fā)生。如客戶要求延期付款時發(fā)貨系統(tǒng)鎖住時，銷售人員須說明要求賒銷金額、賒銷期限、有無擔保等，信用部門在對客戶資信情況調(diào)查后，作出賒銷決策，在賒銷申報單上簽署意見，并報領(lǐng)導同意簽字后或同意郵件回復后，系統(tǒng)才可發(fā)貨。應收賬款列賬后，申報部門的負責人及經(jīng)辦人員就成了該筆款項的責任人，并在信用部門的配合、監(jiān)督下對款項的回收負全責。

超期應收款管理

在日常管控中針對固定賬期應收款的催收落實設(shè)專人負責，每月月初制定相應的回款計劃，月中監(jiān)督回款計劃執(zhí)行情況。次月初財務部門編制賬齡分析后，經(jīng)營部門針對超期應收款形成原因進行具體分析，并由經(jīng)辦人提出具體收款計劃和整改措施，并在下月財務報表出來后，對行動計劃進行考核。發(fā)生難款、呆賬時，經(jīng)辦人應提出書面申請報告，并復明載明難款、呆賬產(chǎn)生的原因與請求事項，并經(jīng)領(lǐng)導批示同意后報法務部訴訟處理。

交易單據(jù)管理

交易單據(jù)的完整性至少應該包括：合同、訂單，客戶收貨時的有效簽收證明（送貨單回執(zhí)聯(lián)）以及發(fā)票底聯(lián)；合同和訂單是證明交易發(fā)生法定依據(jù)；送貨單回執(zhí)聯(lián)或客戶收貨確認書是履行合同義務的主要依據(jù)，同時又是主張債權(quán)時的強有力證明；發(fā)票底聯(lián)則是財務處理環(huán)節(jié)中的有效證據(jù)；公司內(nèi)部使用的各種管理單據(jù)。這些單據(jù)是保證應收款余額的一致性的基礎(chǔ)，同時也是為了訴訟追討時的法律上呈堂證據(jù)，由相關(guān)部門每年進行存檔。

事后控制

對賬單管理

截止對賬日有余額的單位，每年至少發(fā)放一次對賬單。對賬單由財務部門負責填寫。如果與單位業(yè)務往來的，收回的對賬單必須加蓋對方單位的財務專用章、公章或其他有效印章；如果是與私人業(yè)務往來的，必須由客戶本人簽名、按手印，并附有客戶本人身份證復印件（簽名與手印的真實性由對賬單責任人負責）；對客戶確認有差額的對賬單，對賬單責任人須對差額找出原因，進行說明。對經(jīng)營部門確認無效對賬單及未收回對賬單，需要業(yè)務部門負責人簽字確認并詳細說明原因,并對所經(jīng)辦的對賬單責任人進行處罰。同時對未收回對賬單的客戶，經(jīng)統(tǒng)計整理，財務應予快遞再次與客戶核對，并在快遞詳情單上注明“對賬單”號碼等情況，并對快遞底單予以存檔保管。財務部門每年對對賬單及相關(guān)資料進行存檔。

加強考核，落實責任

企業(yè)內(nèi)部應形成責、權(quán)、利相結(jié)合的考核機制，將責、權(quán)、利有機統(tǒng)一來控制應收款的風險。首先從組織方面劃定權(quán)限和明確責任層級，并按層級規(guī)定其要達到的目標和相應的經(jīng)濟責任。其次建立與經(jīng)濟責任相結(jié)合的考評制度，以便對各層次（或責任人）考核評比，正確評價責任人的工作業(yè)績。將回款任務與業(yè)務負責人及職工工資薪金掛鉤，加強應收款回收管理。

結(jié)論

綜上所述，加強應收賬款的核算和管理，關(guān)系到企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，甚至影響到企業(yè)的生死存亡。因此，企業(yè)應把應收賬款作為一項長期的、制度化的工作來抓，使各項措施落到實處，力求將應收賬款控制在合理水平上，把壞賬降到最低。而實踐經(jīng)驗也表明，越是制度完善、管理良好、措施得當?shù)钠髽I(yè)，應收賬款的問題也就越少，應收賬款的風險小，壞賬損失也少；反之，問題也就越多，壞賬損失發(fā)生率也就越高。