檔案數(shù)字化建設(shè)在檔案管理中的應(yīng)用

廖 瑜

（深圳市深圳河灣流域管理中心，廣東 深圳 518000）

目前，我國(guó)高度重視從各個(gè)公司到各個(gè)組織的文件管理，文件管理是基本管理任務(wù)之一。它的角色每分鐘都很清晰，文件管理可以在公司發(fā)展和決策中提供足夠的作用，信息和科學(xué)依據(jù)。數(shù)字技術(shù)是一種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使用數(shù)字技術(shù)，可以提高存檔管理的效率。數(shù)字化建設(shè)可以集成一些有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，并創(chuàng)建對(duì)統(tǒng)計(jì)信息和數(shù)據(jù)的分析，以方便收集，查看和提取檔案。數(shù)字化技術(shù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)傳輸功能，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是時(shí)代的選擇。

1 檔案數(shù)字化管理的必要性

在檔案管理過(guò)程中，公司應(yīng)吸收現(xiàn)代管理科學(xué)的系統(tǒng)方法，以系統(tǒng)的眼光控制全局，并使用現(xiàn)代科學(xué)合理的方法。引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理設(shè)備和相應(yīng)的管理技術(shù)，可以充分展示與檔案管理相關(guān)的人力積極性，提高創(chuàng)造力和創(chuàng)造力，有助于改變檔案管理得模式，將傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楦蝇F(xiàn)代、科學(xué)的管理方式，加快檔案管理的系統(tǒng)化和數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)智能化管理。與傳統(tǒng)的管理方法相比，數(shù)字檔案管理具有巨大的優(yōu)勢(shì)。首先，它比傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)占用更少的空間，可以存儲(chǔ)更多的信息。其次，存儲(chǔ)非常方便，并且擁有現(xiàn)有的管理方法無(wú)法實(shí)現(xiàn)的存儲(chǔ)和檢索速度。另外，由于數(shù)字化得保存方法，檔案的保密能力很強(qiáng)。所有這些優(yōu)點(diǎn)導(dǎo)致數(shù)字檔案管理方法比傳統(tǒng)的管理方法更適合現(xiàn)代檔案管理的實(shí)際應(yīng)用需求，并將大大提高檔案管理的效率。在當(dāng)今世界，隨著技術(shù)的進(jìn)步和電子產(chǎn)品的普及，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案來(lái)進(jìn)行保存和管理的應(yīng)用是必然趨勢(shì)。

2 檔案數(shù)字化管理的重要意義

1）檔案數(shù)字化是提高檔案管理效率的有效方法。面對(duì)新時(shí)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)步的影響，檔案管理同樣需要提高效率。檔案管理人員應(yīng)闡明檔案管理的目標(biāo)并加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高業(yè)務(wù)技能。若想提高檔案管理效率，數(shù)字技術(shù)是重要技能之一。為了將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，有必要進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。要構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，需要大量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，并且需要構(gòu)建一個(gè)基于信息的檔案管理平臺(tái)。而檔案的收集，驗(yàn)證，掃描，轉(zhuǎn)換，鏈接，檢索，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和備份必須依靠數(shù)字技術(shù)。

2）檔案數(shù)字化有助于改善檔案管理狀態(tài)。檔案的主要功能是記錄真實(shí)的歷史數(shù)據(jù)，是為處理各種任務(wù)提供科學(xué)依據(jù)。為了提供可靠的信息和證書(shū)，所有國(guó)家/地區(qū)都必須重視檔案與檔案之間的聯(lián)系，并利用檔案的價(jià)值。但是，一些企業(yè)和機(jī)構(gòu)應(yīng)該更加重視檔案管理，而一些員工卻沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，因此，加強(qiáng)數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用將改善檔案管理的狀況。管理員不僅要注意檔案資料的保護(hù)和存儲(chǔ)，還要科學(xué)管理，充分重視檔案資料的價(jià)值，強(qiáng)調(diào)信息化和數(shù)字化的重要性。重要的作用是實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)部分檔案的開(kāi)放管理，實(shí)現(xiàn)高效的信息收集和處理，做好檔案編目，數(shù)據(jù)庫(kù)配置，搜索和篩選工作，提高檔案管理效率。

3 檔案數(shù)字化的技術(shù)保障

文件信息技術(shù)的技術(shù)支持近年來(lái)，軟件技術(shù)發(fā)展迅速，國(guó)內(nèi)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)變得越來(lái)越人性化，并且是使用流行的JAVA和WebService編程技術(shù)在業(yè)界成熟的J2EE體系結(jié)構(gòu)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)的。優(yōu)點(diǎn)是它支持分層體系結(jié)構(gòu)，并提供了一個(gè)統(tǒng)一的環(huán)境來(lái)集成和訪(fǎng)問(wèn)各種組件。前端性能簡(jiǎn)單方便，并且在有網(wǎng)絡(luò)的情況下，可以通過(guò)瀏覽器實(shí)現(xiàn)文件信息輸入，收集，管理和查詢(xún)功能，并且用戶(hù)無(wú)需安裝和維護(hù)。檔案信息是多種多樣的，并且需要強(qiáng)大的服務(wù)器支持功能，包括可以很好地支持軟件的操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用程序服務(wù)器。支持UNIX和LINUX操作系統(tǒng)需要常用的工具，并且Oracle大型數(shù)據(jù)庫(kù)和非關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)可以相互共存。支持各種類(lèi)型的存儲(chǔ)文件，支持越來(lái)越多的文件類(lèi)型，并且可以支持PB級(jí)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。應(yīng)用程序服務(wù)器中有各種應(yīng)用程序服務(wù)器，例如Weblogic和Tomcat。在部署方面，存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)邏輯層和業(yè)務(wù)層彼此分離以平衡負(fù)載，并且系統(tǒng)部署靈活而通用。基于J2EE架構(gòu)支持插件開(kāi)發(fā)，并且可以自定義新需求以滿(mǎn)足新的業(yè)務(wù)需求。

4 將數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理時(shí)需要注意的問(wèn)題

1）建立和完善相關(guān)的管理系統(tǒng)。在使用數(shù)字化檔案技術(shù)管理現(xiàn)代檔案的過(guò)程中，有必要建立和完善相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)。在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過(guò)不斷的改進(jìn)和完善，相應(yīng)的管理系統(tǒng)不僅更加科學(xué)，合理，有效，而且對(duì)于文件管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，確保管理規(guī)范化也非常有用。在收集文件信息時(shí)，有必要確保信息的及時(shí)性和完整性，在其他管理鏈接中，必須及時(shí)處理相關(guān)文件信息。為了確保文件信息的安全性和準(zhǔn)確性，對(duì)文件信息進(jìn)行了補(bǔ)充和更新，并將相關(guān)的管理系統(tǒng)應(yīng)用于實(shí)際工作。

2）提高安全意識(shí)，確保文件信息安全。在管理檔案信息的過(guò)程中，有必要確保信息的安全性，特別是重要文件和資料的安全性，嚴(yán)格定義檔案信息的機(jī)密性級(jí)別，并通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的加密功能確保數(shù)據(jù)庫(kù)中其他數(shù)據(jù)的安全性。加密設(shè)置在各個(gè)級(jí)別完成。此外，還需要安裝檔案管理系統(tǒng)的防病毒軟件，入侵檢測(cè)和漏洞掃描以及防火墻設(shè)置，并且必須通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控不時(shí)地確定系統(tǒng)的安全性。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，則必須及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，制定計(jì)劃以確保整個(gè)文件管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

5 將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于文件管理的措施

1）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建必須依靠先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)和應(yīng)用系統(tǒng)。數(shù)字技術(shù)具有相對(duì)強(qiáng)大的功能，檔案管理實(shí)際上是管理需要合并檔案的數(shù)據(jù)情況，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行很好的集成和處理，保持檔案管理的效率。要做到這些需要增加對(duì)檔案管理數(shù)字化的投資，并購(gòu)買(mǎi)復(fù)印所需的掃描儀。精通搜索和分類(lèi)檔案和材料，以強(qiáng)調(diào)檔案和材料的價(jià)值。

2）搭建云計(jì)算信息處理平臺(tái)進(jìn)行檔案管理。數(shù)字技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)是相似的。云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用也值得注意。計(jì)算技術(shù)主要基于使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并使用搜索引擎來(lái)獲取大量信息和數(shù)據(jù)的用戶(hù)的操作說(shuō)明。數(shù)字技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)都使用虛擬語(yǔ)言在一定程度上進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)虛擬化，用來(lái)向用戶(hù)呈現(xiàn)已存檔的資料。檔案管理需要構(gòu)建云計(jì)算平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，構(gòu)建云平臺(tái)可以及時(shí)更新信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速共享和分發(fā)，提高檔案管理的便利性。

6 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字檔案技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用已成為一種趨勢(shì)，不僅有效地提高了檔案管理的效率，而且還完全節(jié)省了相關(guān)的人力和財(cái)力投資，并為檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展做出了貢獻(xiàn)，提供了有效的支持。因此，需要不斷探索和研究計(jì)算機(jī)技術(shù)如何在檔案管理中發(fā)揮更好的作用，還需要不斷創(chuàng)新和改進(jìn)相關(guān)解決方案，為檔案管理和企業(yè)管理的現(xiàn)代化做出更多貢獻(xiàn)。