論社交媒體環(huán)境下的檔案信息資源建設(shè)

沈娉婷

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展及社交媒體的廣泛應(yīng)用，給檔案信息化工作帶來難得的發(fā)展機(jī)遇。如何更加有效地發(fā)揮社交媒體的潛力，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，助力檔案信息化工作，提升檔案信息服務(wù)水平，值得每一個(gè)檔案人去深思。

關(guān)鍵詞：社交媒體；檔案信息資源；建設(shè)

1建立規(guī)范的社交媒體歸檔制度

豐富的檔案信息資源是檔案機(jī)構(gòu)提供有效服務(wù)的前提。目前，社交媒體在我國政府機(jī)構(gòu)中的運(yùn)用己經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，社交媒體在承擔(dān)大量政務(wù)功能、體現(xiàn)政府業(yè)務(wù)活動軌跡的同時(shí)，但其歸檔問題并未引起足夠的重視。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)重視社交媒體信息的歸檔工作，同時(shí)借鑒英美等國的存檔經(jīng)驗(yàn)，豐富并優(yōu)化我國檔案館藏，為人類留下豐富的社會記憶。首先，建立專門的社交媒體檔案庫。因我國在探索社交媒體信息歸檔方面處于初始階段，各檔案部門應(yīng)聯(lián)合開發(fā)信息的捕獲、存儲和獲取系統(tǒng)或采用第三方技術(shù)，確保獲取信息的安全性。明確歸檔主體，歸檔信息的內(nèi)容應(yīng)豐富化，包括文字、圖片、音頻、視頻等形式，檢索項(xiàng)包括時(shí)間、關(guān)鍵詞等可以進(jìn)行快速檢索和高級檢索。其次，根據(jù)我國的檔案機(jī)構(gòu)管理體制，國家檔案局應(yīng)出臺明確的標(biāo)準(zhǔn)，對社交媒體信息的捕獲、鑒定、處理和獲取加以規(guī)定和監(jiān)督。社交媒體文件不同于數(shù)字化信息，是通過網(wǎng)絡(luò)獲取的原始數(shù)據(jù)，在捕獲信息時(shí)要連同元數(shù)據(jù)一同保存，并對信息的來源、內(nèi)容和價(jià)值進(jìn)行嚴(yán)格鑒定以保證信息的真實(shí)性與可靠性；還應(yīng)對歸檔的范圍，文件格式等加以說明，以保證社交媒體歸檔工作有章可依。最后，成立專門針對微博、微信歸檔的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，或建立專門的指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，對社交媒體歸檔的流程、應(yīng)注意的問題進(jìn)行培訓(xùn)，建立規(guī)范的流程管理制度，適時(shí)幫助各檔案機(jī)構(gòu)排解歸檔難題。

社交媒體文件具有憑證價(jià)值和歷史研究價(jià)值，記錄著我國政府的活動軌跡，再加上我國擁有龐大的社交媒體用戶群，加強(qiáng)社交媒體歸檔勢在必行。國外的社交媒體歸檔工作己趨向成熟，如美國的Twitter存檔項(xiàng)目，英國政府的網(wǎng)頁檔案項(xiàng)目等。我國檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該行動起來，關(guān)注電子文件管理的前沿研究與學(xué)術(shù)創(chuàng)新，借鑒國外的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國實(shí)際，探索出適合我國檔案管理現(xiàn)狀的社交媒體歸檔方法。同時(shí)還可以加強(qiáng)與圖書館、博物館的技術(shù)、資金合作，謀求共贏。

2提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量

一方面，檔案工作者應(yīng)擁有正確服務(wù)意識和服務(wù)觀念。在日益發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，堅(jiān)持以人為本、資源共享的服務(wù)理念，明確檔案機(jī)構(gòu)的定位為“服務(wù)型”而不是“宣傳、展示型”，有利于指引檔案工作的發(fā)展方向。社交媒體龐大的用戶群體決定了其需求的多樣性，檔案機(jī)構(gòu)作為信息的傳播者，只有提供豐富的檔案信息類型，將文字與圖片、視頻等結(jié)合起來，不斷創(chuàng)新信息內(nèi)容，才能吸引更多用戶的注意力，提高檔案信息的利用率。同時(shí)，應(yīng)養(yǎng)成良好的信息推送習(xí)慣，不能閑時(shí)就頻繁推送，忙時(shí)就不推送，這樣只會引起用戶的反感，只有及時(shí)推送檔案信息，培養(yǎng)用戶良好的閱讀習(xí)慣，才能維持檔案信息的生命力。

另一方面，用戶的需求是提供信息服務(wù)的依據(jù)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對用戶進(jìn)行細(xì)分，詳細(xì)調(diào)查不同用戶群體的閱讀習(xí)慣，了解不同年齡、不同職業(yè)用戶基于社交媒體平臺的閱讀興趣，明確用戶不僅需要了解檔案館的工作動態(tài)和國家政務(wù)，還需要了解貼近公眾生活的、富有趣味性的事聞；不僅需要目錄信息，更需要全文信息；不僅需要查詢檔案信息和現(xiàn)行文件，也需要有特色的個(gè)性化、精準(zhǔn)化服務(wù)：還需要對檔案館藏進(jìn)行深加工，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案信息資源的增值服務(wù)，只有充分感知用戶需求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)熱點(diǎn)，挖掘預(yù)測用戶潛在需求，才能不斷提高信息服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的利用價(jià)值。

3構(gòu)建完善的溝通交流機(jī)制

首先，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式。檔案機(jī)構(gòu)可以通過舉辦形式豐富的社會活動，鼓勵(lì)有需求的人參與到整理歷史檔案的志愿活動中，公眾有可能出于興趣需求、工作需求、社交需求等動機(jī)而參與志愿活動，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對其進(jìn)行合理安排，讓他們接觸到自己感興趣的工作，為檔案專業(yè)學(xué)生提供更多的實(shí)習(xí)機(jī)會，在使他們獲得滿足感的同時(shí)，也可以對檔案資源有不一樣的診釋，如對歷史感興趣的人可以對檔案史料進(jìn)行深層次的解讀，檔案專業(yè)學(xué)生可以為檔案機(jī)構(gòu)注入新的活力。通過這種活動方式，更多的檔案信息在公眾的視角下得以解讀，這也是對檔案信息進(jìn)行深加工的一種方式。其次，加強(qiáng)檔案宣傳，注重用戶體驗(yàn)。檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)以用戶為中心，良好的用戶體驗(yàn)與感受是檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)目標(biāo)。無論是檔案信息的內(nèi)容、服務(wù)方式還是社交媒體平臺的視覺效果，都應(yīng)從用戶的需求出發(fā)，拉近公眾與檔案機(jī)構(gòu)的距離感。檔案館可以在其服務(wù)平臺添加用戶反饋機(jī)制，了解用戶對于利用社交媒體平臺分享信息作何評價(jià)、用戶最喜歡哪種類型的檔案信息、對于網(wǎng)絡(luò)安全與用戶隱私問題有何看法，通過這種方式，檔案機(jī)構(gòu)可以對用戶需求有更精準(zhǔn)的了解，提供更優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

4合理控制和引導(dǎo)檔案信息傳播

這方面主要是加強(qiáng)信息傳播流程管理。首先，精心選材并進(jìn)行價(jià)值引導(dǎo)。社交媒體的受眾范圍十分廣泛，檔案機(jī)構(gòu)在選題的時(shí)候，要做到精細(xì)化，根據(jù)用戶的需要選擇好的素材進(jìn)行加工編輯，如文化部門、教育部門的全宗或有地方特色的名人全宗，在其中適當(dāng)融入勤儉節(jié)約、艱苦奮斗等正確的價(jià)值觀，讓用戶在潛移默化中受到影響。其次，由于受到管理期限的限制，并不是所有的檔案館藏都可以向公眾開放，檔案機(jī)構(gòu)在公布信息之前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，以免造成保密檔案泄露，造成不必要的損失。其次，對檔案信息進(jìn)行深加工。信息質(zhì)量是檔案文化傳播能否被認(rèn)可的關(guān)鍵，社交媒體平臺上每一條信息的編輯都應(yīng)充分考慮用戶的需求，將檔案原件加工成富有趣味性和文化性的成品，不僅可以提高用戶的接受能力，還可以提升檔案信息服務(wù)的知識化水平。最后，檔案機(jī)構(gòu)要拋棄以往的“高冷”形象，多以平民的視角診釋檔案、傳播檔案，增加親和力，尋求公眾的共鳴，樹立良好的公眾形象。

5加強(qiáng)檔案信息安全管理

首先，重視信息及相關(guān)技術(shù)的運(yùn)用。若要保證信息內(nèi)容的安全，則需從存儲安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全三個(gè)方面著手。檔案機(jī)構(gòu)還可以運(yùn)用RSS訂閱技術(shù)，RSS提供了一個(gè)信息快速傳播的技術(shù)平臺，可根據(jù)用戶所需直接將信息推送至用戶面前，滿足用戶的個(gè)性化需求，同時(shí)也拓寬了信息的傳播渠道。其次，建立權(quán)威可靠的認(rèn)證機(jī)制。檔案部門與社交媒體運(yùn)營企業(yè)合作，建立嚴(yán)格的檔案微博、微信公眾號等社交媒體的申請流程及認(rèn)證體系，可以在一定程度上限制信息傳播主體的混亂情況。再次，注重綜合型人才的培養(yǎng)。隨著社會信息化水平的提高，檔案工作已不僅僅是守著檔案庫房，建設(shè)好檔案館藏就能滿足用戶的需求，檔案機(jī)構(gòu)需要與時(shí)俱進(jìn)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中拓展服務(wù)空間，培養(yǎng)懂技術(shù)、素質(zhì)高、專業(yè)強(qiáng)的綜合型人才以適應(yīng)社交媒體背景下檔案信息服務(wù)的需要。

6結(jié)語

總之，新時(shí)期，社交媒體在我國檔案領(lǐng)域的發(fā)展研究任重而道遠(yuǎn)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)資源整合，優(yōu)化檔案館藏，提高信息服務(wù)質(zhì)量：始終堅(jiān)持“用戶至上”的服務(wù)理念，提高信息服務(wù)的主動性，豐富檔案信息的宣傳渠道，以前瞻性的眼光，使檔案文化在更廣范圍內(nèi)傳播，也是檔案機(jī)構(gòu)的使命。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉曉菲.論社交媒體在檔案館中的應(yīng)用[J].北京檔案，2014（2）：16.

（作者單位：廣東省特種設(shè)備檢測研究院）