工程設計檔案管理工作探討

莊嚴

摘 要：建筑工程設計檔案管理工作對于建筑工程本身來說是一份基礎性的工作。本論文主要探討了建筑工程設計檔案管理工作現(xiàn)存的問題，并對于現(xiàn)存的問題提出了相應的解決對策，以期望對于現(xiàn)在的建筑工程設計檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

關鍵詞：建筑工程；設計檔案；管理

一.工程設計檔案管理概述

建筑工程設計檔案是對于正在建設或已經(jīng)建成的工程設計的全程的真實記錄，檔案里直接記錄了整個建筑工程的各個過程及所取得的成果，在建筑工程里起到了十分基礎性的作用。如果建筑工程設計檔案的收集能夠做到完整性與準確性并存，那么對于今后在建筑正式運行之后的整個建筑的管理及相應設備的維修和管理工作帶來極大的便利性。

工程設計檔案指的是在建筑工程從開始規(guī)劃之初就已經(jīng)進行的包括以文字、圖片、表格和各種數(shù)據(jù)、照片、視頻等組成的基礎性資料，是一種基礎性的載體。在建筑工程前期階段，檔案主要包括各種報批和審理的文件，在建筑工程的中期主要包括工程的設計圖紙等，建筑后期則主要包括竣工驗收文件等。處理工程檔案在建筑工程中所起到的基礎性作用之外，其還具有一定的經(jīng)濟意義，如在工程建設之時或者完成之后如出現(xiàn)一些質(zhì)量或其他需要追究責任的問題，工程檔案在此時便會發(fā)揮極其重要的作用，在必要時刻能為法庭提供一些重要的證據(jù)。

二.工程設計檔案管理工作中存在的問題

（一）對于工程設計檔案管理工作重視程度低

在建筑工程建設的整個過程來說，工程設計檔案管理工作只是各個環(huán)節(jié)里最基礎的部分，在建筑工程完成的整個過程中，檔案管理工作可能對于整個過程沒有顯著的作用。管理理人員和工作人員并不會在建筑工程施工的過程中對于檔案管理予以重視，這在某種程度上是工程設計檔案管理工作中所面臨的最重要的問題。由于重視程度嚴重不足，在檔案管理工作方面的經(jīng)費投入也嚴重不足，這在某種程度上甚至阻礙了工作的更好進行。

（二）檔案管理制度不夠完善

任何一項工作，如果想要更好、更快的完成，對于這項工作來說就需要有一個較為完善的制度，通過制度對于工作流程和工作人員進行相應的規(guī)范。而相當下，由于相關工作人員對于檔案管理工作的重視不夠，加之檔案管理工作還沒有形成一個較為完善的體系，所以，在制度建設方面更是欠缺。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人才

檔案管理對于工作來說是十分基礎性的，雖然在整個建筑工程進行的過程中并沒有看到起存在所帶來的實際效益，但是，對于建筑工程來說，檔案管理工作任然是不可或缺的。目前，在檔案管理人才十分匱乏，有些建筑工程甚至沒有專門的檔案管理人員，這對于建筑工程的前期資料收集和日后工程有序進行來說可能會埋下隱患，在日后遇到相應問題時，檔案管理工作的效用將會大大凸顯。

三.工程設計檔案管理工作改進對策

（一）工作人員應提高對工程設計檔案管理工作的重視程度從長遠的角度考慮，工程設計檔案管理工作對于整個建筑工程來說，其所起到的作用還是十分重要的。尤其是一些基礎性的資料，如果不能好好保存的話，那么，那些資料可能會面臨著丟失的可能性，一些資料一旦丟失，對于建筑工程來說將會有一定的影響，尤其是對日后整個建筑工程的管理和相應設備的維修和管理工作。在經(jīng)費投入方面，也應當給予適當?shù)闹匾?，對于檔案管理人員的培訓費用和相應辦公軟件和硬件設施的購買都應當給與重視。

（二）完善檔案管理工作制度

經(jīng)過制度的約束，工作才能夠更加有序、高效的進行。落實到建筑工程設計檔案管理工作上來說，建立一個完善的檔案管理制度，可以對相應的工作人員起到一定的規(guī)范和約束的作用，使整個檔案管理工作更加清晰化和透明化。

（三）加強檔案管理工作相關人才培養(yǎng)

對于各個行業(yè)和產(chǎn)業(yè)來說，專業(yè)人才的培養(yǎng)都是必不可少的。在檔案管理工作上來說，專業(yè)的檔案管理人員，將能推進工作更好的進行，為此，應當加強對于專業(yè)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，加強對于工作人員的專業(yè)業(yè)務培訓，使其掌握檔案管理工作原理和相應的工作技能。對于沒有條件聘請專業(yè)檔案管理工作的企業(yè)可以招聘相應的兼職工作人員或委托相應的外包公司，建筑工程設計檔案工作是建筑工程必須保證的基礎性工作之一。

（四）加快檔案管理工作信息化、電子化如今，越來越多的工作開始實現(xiàn)信息化和電子化，尤其是近年來互聯(lián)網(wǎng)信息技術發(fā)展十分迅速。對于建筑工程設計檔案管理工作來說，應當建立一套完整的檔案電子化的系統(tǒng)，使所收集來的資料能夠?qū)崿F(xiàn)全部錄入，使整個工作流程更加規(guī)范化和清晰化。同時，在完成這些工作的時，也應當適當?shù)囊M一些先進的檔案管理軟件，有條件的甚至可以依據(jù)自身的現(xiàn)狀和特性開發(fā)出適合本企業(yè)的軟件和系統(tǒng)。當然，這對于檔案工作管理人員來說，提出了更高的要求，需要其不斷更新已有的觀念和知識，利用自身的知識和能力逐漸構(gòu)建和完善建筑工程設計檔案管理工作信息庫。

四.結(jié)語

在建筑工程設計檔案管理工作上，對于其所面臨的對于工程設計檔案管理工作重視程度低、檔案管理制度不夠完善、缺乏專業(yè)檔案管理人才的問題，工作人員應提高對工程設計檔案管理工作的重視程度、完善檔案管理工作制度、加強檔案管理工作相關人才培養(yǎng)、加快檔案管理工作信息化使得工程設計檔案管理工作能更好的為建筑工程建設發(fā)揮出效用。

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