大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理研究

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，人們生活和工作的模式都發(fā)生了巨大變化，各行各業(yè)在面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)，也獲得了巨大發(fā)展空間?；诖?，本文首先研究了在大數(shù)據(jù)背景之下，電子信息檔案管理具有的優(yōu)勢，然后研究了電子信息檔案管理的有效策略，以期能夠讓大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用更加完善。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子信息檔案；檔案管理

引言：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來了技術(shù)上的革命，在短時(shí)間內(nèi)在各行各業(yè)中得到廣泛使用。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中同樣起到了重要作用，為檔案管理帶來巨大幫助，在提供便捷管理工作基礎(chǔ)上，讓檔案管理工作在質(zhì)量和效率上都有所提升。因此，需要對電子信息檔案管理進(jìn)行研究，不斷完善大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高管理效率

使用電子信息檔案管理能夠之間減輕管理人員的工作強(qiáng)度，讓數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息設(shè)備替代人工工作，有助于管理效率的提升。使用相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，能夠直接環(huán)節(jié)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，讓檔案管理工作得到穩(wěn)定提升。目前檔案管理是企業(yè)在現(xiàn)代的必要工作，電子檔案管理也是信息時(shí)代的必然趨勢，通過各種信息技術(shù)以及信息設(shè)備的應(yīng)用，有助于推動(dòng)電子信息檔案的規(guī)范化發(fā)展，推動(dòng)管理效率的提高。

（二）有利于檔案私密化管理

電子信息檔案管理主要是以一種電子信息的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，這種形式有利于進(jìn)行保密儲(chǔ)存。在進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候，并不需要將整卷檔案拿出來，查找目標(biāo)文件，只需要在系統(tǒng)中搜索關(guān)鍵字，就能夠最目標(biāo)文件進(jìn)行查閱。這種查閱方式不僅更加快速簡便，還能有效避免在查閱過程中泄露其他檔案信息，讓檔案管理的保密性得以實(shí)現(xiàn)和提高。

（三）及時(shí)查缺補(bǔ)漏

使用電子信息檔案的管理方式，能夠更快速的發(fā)現(xiàn)檔案缺漏，能夠更快速的對檔案文件展開管理，對檔案進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。以往的傳統(tǒng)管理模式需要手動(dòng)拆卷、裝卷，過程十分復(fù)雜。而電子信息檔案管理只要在系統(tǒng)中進(jìn)行查閱，直接可以對內(nèi)容進(jìn)行修改，操作十分簡潔。不僅有效的縮短了管理時(shí)間，更大幅度提高了管理效率，讓查缺補(bǔ)漏工作被及時(shí)完成。

（四）推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化管理

使用電子信息檔案管理形式，需要在計(jì)算機(jī)上制定一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理也就具備了管理規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)。電子信息檔案管理的工作環(huán)節(jié)相比于紙質(zhì)檔案管理更加規(guī)范，也更加標(biāo)準(zhǔn)，管理工作的質(zhì)量得到有效提高，同時(shí)也在很大程度上避免了人為失誤的問題。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的有效策略

（一）積極使用大數(shù)據(jù)技術(shù)

隨著我國步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，大數(shù)據(jù)技術(shù)憑借自身處理數(shù)據(jù)的高效率，為社會(huì)的運(yùn)轉(zhuǎn)做出來巨大貢獻(xiàn)。電子信息檔案管理也可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，分析挖掘數(shù)據(jù)得出重要信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種新興的管理技術(shù)，對于提升檔案管理的技術(shù)水平有著重要作用。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的明顯優(yōu)勢，在檔案管理中能夠?qū)n案信息展開有效管理，能夠在很大程度上節(jié)約人力物力，讓管理效率大幅度增加。例如：使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行分類儲(chǔ)存，大數(shù)據(jù)技術(shù)的分類速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人工分類，讓電子檔案管理效率被大幅度提高。

（二）使用集中管理模式

對電子信息檔案的管理，集中管理模式相比于分散管理模式，更有利于保障檔案信息的完整性。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展和完善，集中管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了操作便捷化。電子信息檔案數(shù)據(jù)在不斷增加的同時(shí)，計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存能力也在不斷增強(qiáng)，計(jì)算機(jī)的硬件以及網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存為數(shù)據(jù)提供了龐大的儲(chǔ)存空間。在大量儲(chǔ)存空間的支持下，為集中管理模式的實(shí)施提供了便捷條件。將電子信息檔案集中管理，雖然在一定程度上增加了管理成本，但是能夠最大程度上保障檔案數(shù)據(jù)的完整性，進(jìn)一步提升管理檔案管理效率。

（三）使用電子和紙質(zhì)聯(lián)合的管理模式

以往使用的紙質(zhì)管理模式固然有一定優(yōu)勢，但是在海量檔案數(shù)據(jù)的背景下，紙質(zhì)管理模式有所局限，管理空間和能力十分有限，對海量數(shù)據(jù)的管理達(dá)不到良好的效果。而電子數(shù)據(jù)管理模式不僅能夠?qū)Ａ繑?shù)據(jù)進(jìn)行保存，還能更好的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)增加、刪減、查詢以及改進(jìn)等附加功能，對于檔案的管理能夠達(dá)到穩(wěn)定的高效率[1]。因此，需要將紙質(zhì)和電子管理方式結(jié)合起來，進(jìn)行聯(lián)合管理，充分融合這兩種管理方式的優(yōu)勢，讓檔案管理不僅能夠保證質(zhì)量，還能保證高效率。

（四）制定詳細(xì)的電子信息檔案登記過程

對于電子信息檔案的登記需要做到詳細(xì)準(zhǔn)確，不能出現(xiàn)有矛盾的登記，登記工作也需要得到規(guī)范化。對于電子信息檔案的登記需要得到詳細(xì)的流程，需要能夠保證電子信息檔案能夠迅速被找到。對電子信息檔案的登記需要做到詳細(xì)具體，也就是包含總體過程、各環(huán)節(jié)過程以及相關(guān)的操作方法。

（五）組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)是檔案管理效率以及管理質(zhì)量的保證，為了促進(jìn)電子檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展，需要堅(jiān)持人本理念，堅(jiān)定人才在檔案管理中的重要價(jià)值[2]。在管理工作中，先要組建具備較高專業(yè)水平的管理隊(duì)伍，使用科學(xué)的管理方法，才能保證檔案管理工作的高效和安全。在大數(shù)據(jù)背景下，管理隊(duì)伍需要具備相應(yīng)的數(shù)據(jù)技術(shù)，掌握先進(jìn)的管理方法，具備專業(yè)的管理知識(shí)，從而能夠在檔案管理工作中，充分發(fā)揮專業(yè)的管理知識(shí)和技巧，能夠讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、效率化以及安全性。

結(jié)論：綜上所述，本文先是分析了在大數(shù)據(jù)背景下，展開電子信息檔案管理具有的獨(dú)特優(yōu)勢，包括提高管理效率、有利于檔案私密化管理、及時(shí)查缺補(bǔ)漏以及推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化管理。然后提出了電子信息檔案管理的有效策略，需要積極使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使用集中管理模式，使用電子和紙質(zhì)聯(lián)合的管理模式，制定詳細(xì)的電子信息檔案登記過程，組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉鵬.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（05）：159.

[2] 王娜.電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].才智，2017（36）：212.

作者簡介：陳煒（1982年—）山西廣靈縣人，助理館員，檔案管理。