國(guó)有企業(yè)的檔案管理的現(xiàn)狀和對(duì)策探討

王健

摘 要：古老的時(shí)候智慧的人們逐漸將文字研發(fā)出來，于是人類慢慢步入所謂的文明時(shí)期。到了近現(xiàn)代，改革開放以后，國(guó)家對(duì)于檔案的管理越來越重視，1956年《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》提出“對(duì)檔案學(xué)及其他輔助科目，應(yīng)該加強(qiáng)研究工作，以提高科學(xué)水平?！彪S著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，不僅生活節(jié)奏變快，對(duì)于檔案的儲(chǔ)存需求以驚人的速度快速增長(zhǎng)，國(guó)有企業(yè)的檔案管理更是重中之重，本文就國(guó)有企業(yè)的檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)要探討，并就其中出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案管理

引 言

在30年代，有位史學(xué)界人士叫沈兼士，他在自己編寫的《文獻(xiàn)館整理檔案報(bào)告》中提到了三原則“整理以不失原來之真相為原則，編纂以普遍編目為原則，陳列以就文物之性質(zhì)相互連貫照應(yīng)為原則”，檔案存儲(chǔ)需要時(shí)間，朝代的更替，是的有些檔案不得不重新整理，于是整理的時(shí)候務(wù)必要遵守原來的真相，不得摻入任何主觀臆斷在里面，防止誤導(dǎo)讀者，編纂檔案的時(shí)候最好尊重傳統(tǒng)的編目原則，創(chuàng)新雖說好，但在這里不適用，對(duì)文物檔案的陳列，需要整理者了解文物背后的屬性，然后分門別類。因此檔案的管理是一門很深的學(xué)問，人們不可輕視之。

1.什么是檔案

1.1檔案的簡(jiǎn)述

私企與國(guó)企的檔案性質(zhì)有些許的不同，國(guó)企的部分檔案的絕對(duì)機(jī)密的，檔案的傳遞需要依靠嚴(yán)格機(jī)密的途徑進(jìn)行，當(dāng)然他們之間共同的檔案性質(zhì)按照現(xiàn)有技術(shù)可以分為電子檔和紙質(zhì)檔，紙質(zhì)的包括建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)單位的投標(biāo)相關(guān)資料、測(cè)繪數(shù)據(jù)、立項(xiàng)資料、往來文書、管理合同、聯(lián)系單、簽證單、各種測(cè)檢評(píng)估資料、施工圖、竣工圖等對(duì)于人事部門來說信息越全越好，信息的掌握很大程度上可以幫助人事部進(jìn)行合理的人才調(diào)用。

電子檔案主要記錄一些重要相關(guān)信息，也包括上述的一些工程準(zhǔn)備階段文件（立項(xiàng)、審批、征地、水文、地質(zhì)等基礎(chǔ)資料）、監(jiān)理文件（設(shè)備監(jiān)造、安裝、調(diào)試等文件）、施工文件、施工竣工圖等等，這些檔案在合適的情況下盡可能以電子檔的形式備份。電子版的檔案集中到檔案整理人員一個(gè)人的身上時(shí)，工作量巨大，同時(shí)對(duì)工作人員的細(xì)心程度要求極高。

1.2檔案的作用

檔案看起來就是一個(gè)嚴(yán)肅的名詞，但是詩人劉鐵林賦予其詩意

“......

檔案是一盞燈，用前人創(chuàng)造的智慧照亮來者的路。

檔案是一張網(wǎng)把古人、今人、后人連在一條纖繩上。

檔案是一面鏡子，用歷史的明鑒照出世人的美丑善惡。

檔案是一塊基石，為聰明人建筑成功和輝煌。

檔案是權(quán)威的教科書。

檔案是最完美的百科大全。

檔案是人類精神財(cái)富和物質(zhì)財(cái)富的源泉

......”

這首詩充分向我們描繪了檔案的作用，簡(jiǎn)單概括來說檔案是用于存檔備案方便今后取證的一系列事物的總稱，比如文字、圖表、聲音、錄像以及各種能當(dāng)做某種證明的事物，對(duì)于檔案的保存當(dāng)然要求其有保存的意義，該意義存在于供人類開發(fā)利用。

2.國(guó)有企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀分析

管理檔案的方式不盡相同，可以分配專業(yè)人管理，也可以讓相關(guān)部門兼職管理，一些人采用手工管理，另一些人采用電腦管理，還有的人兩者兼顧，還有些會(huì)用專業(yè)的檔案管理軟件來管，這應(yīng)該算是一種較為前沿的管理方式。

2.1信息化程度低

政府部門對(duì)于經(jīng)常對(duì)企業(yè)招標(biāo)，以建立現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，政府對(duì)此的重視是一個(gè)好兆頭，現(xiàn)在喜聞樂見已出現(xiàn)了部分信息管理系統(tǒng)如：紫光管理系統(tǒng)、東方飛揚(yáng)管理系統(tǒng)、同方鼎欣數(shù)字檔案系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)都是近幾年開始研發(fā)出來的，雖然有的管理系統(tǒng)是數(shù)一數(shù)二的，但是總覽我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域的管理系統(tǒng)簡(jiǎn)直屈指可數(shù)，因此對(duì)于系統(tǒng)的創(chuàng)新性和完備性有待科研人員的進(jìn)一步完善。從計(jì)算機(jī)興起之初人們普遍使用以輔助檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件有Office辦公軟件如Word、Excel、PDF等，即我們常說的電子檔案，這都是處于低水平信息化的階段所采用的。

2.2檔案建立不具有及時(shí)性

國(guó)有企業(yè)對(duì)于信息量的需求越來越苛刻，對(duì)于技術(shù)不難測(cè)評(píng)，但是每個(gè)企業(yè)建立之初檔案管理系統(tǒng)不能及時(shí)得到完善，如果不能及時(shí)規(guī)范化各項(xiàng)工程的檔案管理，就難以在最大程度上做到資源的合理調(diào)配。新興企業(yè)對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的把握將會(huì)少很多執(zhí)行度，如果每一個(gè)企業(yè)能夠一開始對(duì)于檔案管理就得到技術(shù)上的支持，那么發(fā)展速率也將更大。

3.國(guó)有企業(yè)檔案管理的具體方法及對(duì)策

3.1.促進(jìn)應(yīng)用信息化技術(shù)檔案系統(tǒng)研發(fā)

對(duì)于我國(guó)現(xiàn)有檔案信息化程度來看，尚處于萌芽階段，政府應(yīng)當(dāng)對(duì)社會(huì)檔案管理系統(tǒng)信息化加大力度，例如在大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)以及相關(guān)專業(yè)如計(jì)算機(jī)專業(yè)、密碼學(xué)專業(yè)等人才培養(yǎng)方面給予更大的重視程度；適度提高檔案管理人員工作環(huán)境和薪酬，或者采用科研項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)招標(biāo)的方式鼓勵(lì)私營(yíng)企業(yè)研發(fā)相關(guān)系統(tǒng)，或者匯聚國(guó)內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域人才共同研發(fā)。總之，該方面需要得到社會(huì)的重視。

3.2擴(kuò)大檔案管理覆蓋范圍

檔案要想及時(shí)更新并有據(jù)可循，就需要將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到社會(huì)工作的方方面面，小到每個(gè)私營(yíng)企業(yè)，然后在每個(gè)領(lǐng)域比如人事檔案管理領(lǐng)域以及工程檔案管理系統(tǒng)等分配專員，制定出合理的檔案調(diào)配、儲(chǔ)存、管理相關(guān)事宜，這樣，國(guó)家內(nèi)部參與正當(dāng)行業(yè)的工作人員、各大企業(yè)的交流信息的記錄將會(huì)更加完善。但是可想而知對(duì)工作人員的素質(zhì)要求應(yīng)該是極高的，或者以最客觀的記錄形式將相關(guān)人員的信息簡(jiǎn)要記錄在案，當(dāng)然此方案實(shí)施的前提在于國(guó)家已經(jīng)有一套完善的檔案錄入系統(tǒng)，具有高嚴(yán)密性和方便管理性。因此該領(lǐng)域任重而道遠(yuǎn)，需要大家的共同努力。

4.結(jié)論

古有石刻、竹簡(jiǎn)、書信、甲骨等形式的檔案，今有照片、錄像、音頻等形式的檔案，這些財(cái)富都是人類利用自己的智慧慢慢積累來的，就其發(fā)展的過程和作用來說都是人類文明的象征，歷史史料檔案為我們了解先祖起了重要的作用。國(guó)有企業(yè)的檔案則對(duì)其自身發(fā)展有著重要影響，信息管理系統(tǒng)的滯后將會(huì)很大程度上影響經(jīng)濟(jì)發(fā)展。早日健全檔案管理體系是加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)重要舉措。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 文華.國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題和對(duì)策研究[J].人事天地，2014（06）：32-34.