淺議企業(yè)檔案管理信息化

孟偉偉

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)的深度普及和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使人們的工作和生活發(fā)生了巨大的改變，企業(yè)想要適應(yīng)時(shí)代潮流，提高運(yùn)行效率和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力就必須運(yùn)用更先進(jìn)的管理手段。如今各種辦公軟件和管理軟件的大大增加，實(shí)行企業(yè)檔案管理信息化成為企業(yè)提高辦公效率的必要工作，本文對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的相關(guān)內(nèi)容做了研究分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化

一、企業(yè)檔案管理信息化的必要性

（一）時(shí)代的要求

當(dāng)前，我國(guó)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況越來(lái)越激烈，在這種環(huán)境中，企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而且隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)檔案管理的工作量也日益增加，工作內(nèi)容更加復(fù)雜，對(duì)工作人員的要求也提高。傳統(tǒng)的工作方式顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這種工作情況，為了解決這些問(wèn)題，利用信息化技術(shù)幫助工作，提高工作效率就成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）降低工作難度

檔案管理工作并不僅僅是檔案的保存，這項(xiàng)工作的工作內(nèi)容比較多，工作系統(tǒng)中包含了信息技術(shù)與管理技術(shù)。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的工作需求，利用信息化來(lái)使檔案管理工作從傳統(tǒng)手工操作過(guò)渡到自動(dòng)化，可以使很多工作的難度大大降低，節(jié)省人力資源，讓企業(yè)人力資源得到更加高效的利用。利用信息化手段將業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行固化，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行處理，進(jìn)行內(nèi)部控制和自動(dòng)檢查，能夠大大降低人工操作中不可避免的主觀性錯(cuò)誤，讓檔案管理工作更加容易進(jìn)行，工作難度降低。

（三）檔案管理利用需要

現(xiàn)代社會(huì)越愛(ài)越重視創(chuàng)新，企業(yè)想要提高綜合實(shí)力，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地就必須改變內(nèi)部結(jié)構(gòu)，不斷的創(chuàng)新改革，提高企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。在這種情況下，采用更先進(jìn)的知識(shí)管理手段成為企業(yè)發(fā)展的重要工作，檔案管理工作的根本目的是為企業(yè)服務(wù)，提高知識(shí)管理手段的重要一步就是提高檔案管理工作的效率，這也是利用企業(yè)利用檔案的需求所致。

二、企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)方法

檔案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鑒和使用的，按照目前的技術(shù)和管理水平來(lái)看，檔案管理信息化主要可以通過(guò)以下幾種方法實(shí)現(xiàn)。

（一）存儲(chǔ)數(shù)字化

檔案管理信息化的重要一步就是存儲(chǔ)數(shù)字化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有占用空間大、錄入和使用檔案便捷度不高等缺點(diǎn)。檔案存儲(chǔ)數(shù)字化就是將檔案內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存和管理，相關(guān)人員可以通過(guò)檔案管理軟件或者奇特工具快速進(jìn)行檔案搜索、修改、傳遞等工作。

（二）利用網(wǎng)絡(luò)化

利用互聯(lián)網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)能夠加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的溝通和協(xié)作效率，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行的，這也是由檔案的文件形式?jīng)Q定的?；ヂ?lián)網(wǎng)還未深度普及時(shí)，企業(yè)內(nèi)部以及對(duì)外管理中使用的都是紙質(zhì)檔案，發(fā)展至今，企業(yè)文件都可以利用計(jì)算機(jī)制作，相關(guān)工作人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，大大提高檔案管理的便捷度，增加檔案的資源共享程度，提高檔案的實(shí)際使用價(jià)值。

三、企業(yè)檔案管理信息化的策略

為了提高企業(yè)工作效率，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)使必不可少的。目前，很多企業(yè)已經(jīng)重視到這一點(diǎn)，加強(qiáng)了檔案管理信息化建設(shè)。

（一）建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心

檔案管理工作分為很多個(gè)方面，不僅要進(jìn)行檔案的制作和存儲(chǔ)，還有檔案的使用和共享。在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)的時(shí)候，工作人員首先應(yīng)該了解檔案使用的實(shí)際情況，了解企業(yè)的實(shí)際需求以及傳統(tǒng)工作中的不足和弊端，針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，開(kāi)展信息化建設(shè)。在目前的檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，工作人員應(yīng)該建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將各項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、運(yùn)輸、處理等工作，這樣不僅能夠提高信息的處理效率，也能保證信息的流通速度，保證信息能夠及時(shí)的共享，方便更好的進(jìn)行下一步工作處理。

（二）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部職能部門間的合作

在信息化建設(shè)過(guò)程中，不僅需要注重?cái)?shù)據(jù)的處理和交流，各部門之間也應(yīng)該注重溝通配合，保證企業(yè)內(nèi)部各部門信息的高效利用。在檔案管理傳統(tǒng)的工作模式中，工作人員大多認(rèn)為檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系不大，在工作過(guò)程中與其他各部門之間的溝通合作比較少。進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，要注重這一點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思維，讓企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系更加緊密，這樣也能減少人力、物力、財(cái)力資源浪費(fèi)的情況。企業(yè)各部門的參與也可以使管理預(yù)期效果的目標(biāo)更加明確，有利于制定更適合實(shí)際情況的管理方式。

（三）制定合理的信息體系

檔案管理需要完善的制度和信息體系，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，各項(xiàng)制度的制定要十分慎重，再投入實(shí)施之前，要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估和預(yù)測(cè)，保證規(guī)劃的合理性，避免后期出現(xiàn)大的問(wèn)題導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的正常進(jìn)行受到影響，進(jìn)而影響到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，造成經(jīng)濟(jì)損失。

（四）保證檔案信息安全

檔案管理信息化是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上建立信息庫(kù)，利用信息技術(shù)提高檔案工作的效率，但是在這種情況下，企業(yè)的很多重要信息都存儲(chǔ)在硬盤或者是數(shù)據(jù)庫(kù)中，若是操作不當(dāng)或者被不法分子蓄意偷盜這些信息，將會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展很惡劣的影響，因此數(shù)據(jù)庫(kù)的保護(hù)就成為了一項(xiàng)非常重要的工作。相關(guān)人員應(yīng)該重視數(shù)據(jù)庫(kù)的承載能力、支撐功能和防護(hù)功能，保證數(shù)據(jù)的安全性。除了技術(shù)手段保護(hù)之外，企業(yè)還要制定相關(guān)的保護(hù)制度，加強(qiáng)檔案信息工作人員的權(quán)限管理，防止不相關(guān)人員接觸到企業(yè)檔案。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著科技的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，我國(guó)社會(huì)的各方各面都發(fā)生了很大的變化，人民的生活方式和社會(huì)的運(yùn)行方式都有了很大的改變。在這種情況下，企業(yè)也應(yīng)該跟隨環(huán)境變化不斷改進(jìn)工作，利用科技以及更加高效的管理、運(yùn)行方式，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的工作效率提升。信息化是現(xiàn)代社會(huì)的特點(diǎn)以及發(fā)展方向，利用信息化，企業(yè)能夠提高檔案管理的工作的效率，充分挖掘和利用檔案中的信息資源，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

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