談提升檔案管理有效性策略

唐建龍

摘 要：近些年隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，也使得人們對于檔案方面的需求也在逐漸加大，而隨著信息技術(shù)的快速更新迭代，也使得當(dāng)家有效借助信息技術(shù)來不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化也越來越重要。當(dāng)前需要針對檔案管理工作在開展中面對的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，并且有效的針對當(dāng)前在工作中存在的不足予以優(yōu)化，進(jìn)而使得新時(shí)期下的檔案管理工作更具實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；有效性；策略

一、檔案管理的主要內(nèi)容

傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要就是對相關(guān)信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應(yīng)的檔案管理工作來提供附加的資源服務(wù)等。在新時(shí)期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術(shù)來不斷提升檔案管理的有效性。通過強(qiáng)化信息資源的分享過程，并且提升相關(guān)過程中的工作效率。新時(shí)期下，檔案管理工作主要就是從傳統(tǒng)的保管為主，到現(xiàn)代的分享、數(shù)字化管理為主的轉(zhuǎn)變。因此要想更好地做好互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應(yīng)該對于檔案管理工作的內(nèi)涵予以深入了解。

二、當(dāng)下檔案管理存在的問題

在當(dāng)下檔案管理工作的開展中，其中的檔案資源的保管有很多種形式，比如文字、聲音、圖像等內(nèi)容，但是對著相關(guān)的檔案資源以各種形式體現(xiàn)卻沒有詳細(xì)的規(guī)定。因?yàn)闄n案本身其存在較多的文字資料，如果缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)使得相關(guān)工作的開展較為混亂。同時(shí)對于檔案管理來說，信息化建設(shè)不僅僅是使用電腦進(jìn)行辦公，更是通過信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理等工作。而要想實(shí)現(xiàn)真正的信息自動(dòng)化，就應(yīng)該借助相應(yīng)的管理程序，但是實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的系統(tǒng)以及軟件，并且相關(guān)的系統(tǒng)也只有簡單的檔案歸類、查詢等工作無法適應(yīng)檔案的實(shí)際使用。很多行業(yè)都與之進(jìn)行融合來提升行業(yè)生產(chǎn)力，網(wǎng)絡(luò)資源的共享已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的一種主要趨勢，但是很多企業(yè)的檔案管理工作自身的革新卻相當(dāng)緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價(jià)值。檔案管理要始終結(jié)合當(dāng)下的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實(shí)際的狀況是不容樂觀的，因此當(dāng)下應(yīng)當(dāng)針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。

三、提升檔案管理有效性策略

（一）完善檔案管理制度

對于提升檔案管理科學(xué)化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應(yīng)當(dāng)在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規(guī)章制度予以完善，能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范化，并且能夠在當(dāng)下制定更為嚴(yán)格的約束體系。從微觀的角度來說，需要各個(gè)單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因?yàn)槠鋵τ趩挝坏陌l(fā)展是至關(guān)重要的，雖然其很多時(shí)候不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其內(nèi)涵價(jià)值，要能夠?qū)n案管理工作與相關(guān)部門的建設(shè)相結(jié)合，比如建立更為嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核制度、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究制度等來提升相關(guān)工作人員的積極性。能夠從根本上完善檔案管理的輸入與輸出相關(guān)工作。

（二）提升檔案管理人員素養(yǎng)

在新的形勢下，要能夠使用更加先進(jìn)的技術(shù)來對檔案管理工作的開展予以支持，當(dāng)前對于檔案管理的也提出了分工更加專業(yè)的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展而不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要其擁有檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還需要通過理論結(jié)合實(shí)踐，掌握信息技術(shù)等內(nèi)容，自身也應(yīng)該具備更強(qiáng)的專業(yè)情感以及責(zé)任意識(shí)，在工作的過程中能夠更有效地提升自身的價(jià)值。此外對于單位來說，也應(yīng)該針對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，加強(qiáng)其對于專業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與強(qiáng)化，在內(nèi)部建設(shè)一支具有更強(qiáng)的自我學(xué)習(xí)能力的隊(duì)伍。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

首先應(yīng)該爭取在政策方面的支持，因?yàn)橐鞔_檔案信息化本身就是一個(gè)一本萬利的項(xiàng)目，雖然對于初期的建設(shè)來說，需要較大的資金和人力進(jìn)行投入，但是其在完成之后，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。對于任何工作來說，理念都是行動(dòng)的先導(dǎo)，只有樹立更加先進(jìn)的理念才能將之作為行動(dòng)的引導(dǎo)，要能夠重視開展相關(guān)工作的重要性，并且將理念傳達(dá)到相關(guān)領(lǐng)域的各個(gè)階層。進(jìn)而方便對于整個(gè)工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理。檔案管理信息化建設(shè)需要有一套標(biāo)準(zhǔn)作為規(guī)范，就像日常的工作一樣，需要具備相應(yīng)的制度予以監(jiān)督實(shí)施。因此需要建設(shè)以及完善相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范，對于單位以及企業(yè)來說，應(yīng)該在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范，并且根據(jù)當(dāng)下檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)予以完善和實(shí)施，或者是形成一個(gè)準(zhǔn)體系，促進(jìn)我國形成更加完善的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理還需要具備資源作為支撐，對于當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰(zhàn)略性資源，因此要能夠針對其中的資源予以建設(shè)，比如建設(shè)對各個(gè)企業(yè)、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當(dāng)下的檔案館來實(shí)現(xiàn)檔案資源信息庫的統(tǒng)一。

四、結(jié)束語

當(dāng)前隨著社會(huì)的發(fā)展，影響到檔案管理工作中的因素也越來越多。當(dāng)下要能夠緊緊抓住信息技術(shù)快速發(fā)展為檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，同時(shí)也應(yīng)該針對傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在的不足予以重視，不斷重視在檔案管理工作中內(nèi)部動(dòng)力的創(chuàng)造，通過不斷提升檔案管理人員自身的素養(yǎng)，并且對工作改進(jìn)來更好地增強(qiáng)檔案管理的有效性，進(jìn)而為我國檔案管理質(zhì)量的提升提供內(nèi)生動(dòng)力。

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