計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用分析

申志強(qiáng)

【摘 要】計(jì)算機(jī)技術(shù)為辦公自動化帶來顯著成效，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及辦公自動化技術(shù)的相互作用下，辦公自動化可以通過當(dāng)前組織管理和結(jié)構(gòu)優(yōu)化讓效率不斷提高，強(qiáng)化決策的一致性，達(dá)到提高決策的目的。辦公自動化作為一種嶄新的辦公模式，正在逐漸得到我國社會各界人士的重視。本文筆者根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進(jìn)行了分析探討。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用

21世紀(jì)是一個計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)要想在日益激烈的市場競爭中脫穎而出并占領(lǐng)一席之地，必須在迎合市場需求的基礎(chǔ)上，促進(jìn)自身處理事務(wù)能力、效率以及質(zhì)量的提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用有助于節(jié)省人力操作，確保數(shù)據(jù)信息的安全性和穩(wěn)定性。

一、辦公自動化的概況

所謂辦公自動化是指在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，類似于處理數(shù)據(jù)、整合資源和存儲檔案等各種辦公室內(nèi)部業(yè)務(wù)都能夠在最短的時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量高效率的完成，故計(jì)算機(jī)技術(shù)是辦公自動化最強(qiáng)大的支撐，在此基礎(chǔ)上它能夠把信息管理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)地結(jié)合在一起，換言之辦公自動化是信息化時(shí)代發(fā)展到一定階段的重要產(chǎn)物。辦公人員在實(shí)際工作過程中， 只需要借助專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和處理軟件，便可以有效地處理和加工各種信息，然后在互聯(lián)網(wǎng)的輔助作用下存儲或者上傳那些已經(jīng)處理好的信息。對信息的處理和加工的整個過程基本上都是通過操作計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，工作人員也只是對計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的操作，故這種在辦公室工作中依賴計(jì)算機(jī)完成對各種信息的處理和加工的模式被稱為辦公自動化。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的具體特征

（一）互不干擾的邏輯結(jié)構(gòu)

在平時(shí)的辦公過程中，辦公自動化用戶在對信息進(jìn)行處理時(shí)通常會借助專業(yè)的軟件，并且從辦公數(shù)據(jù)庫中可以將所需要的信息直接調(diào)用出來。若同時(shí)運(yùn)行數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件，則極有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的情況，進(jìn)而不能全面地將數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導(dǎo)出來，更有甚者還會出現(xiàn)各種亂碼的現(xiàn)象。然而，計(jì)算機(jī)技術(shù)所采用的結(jié)構(gòu)具有一定的邏輯性，能夠明確地將數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件區(qū)分開，即使二者的操作同時(shí)運(yùn)行，數(shù)據(jù)紊亂的情況也不會出現(xiàn)，這便在很大程度上為辦公自動化本身的準(zhǔn)確性提供了重要的保障。

（二）同步更新的數(shù)據(jù)庫

充分發(fā)揮辦公自動化的作用，離不開計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)庫中各種數(shù)據(jù)和信息的調(diào)用和處理，由此辦公自動化的功能才能很輕松的實(shí)現(xiàn)。出于對辦公自動化用戶的考慮，相同的用戶在不同地區(qū)和計(jì)算機(jī)上通過軟件進(jìn)行登錄時(shí)，是可以將相同數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)直接調(diào)用出來的，并且數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容也可以實(shí)現(xiàn)異地的同步更新，大大提高了在異地進(jìn)行辦公的效率。此外，辦公自動化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和授權(quán)，以及防火墻的啟動等，在很大程度上提高了辦公信息的安全性。

三、辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的必要性

（一）方便管理層做出正確的判斷

辦公自動化作為計(jì)算機(jī)技術(shù)中一種科學(xué)規(guī)范的管理形式，不但可以讓領(lǐng)導(dǎo)清晰明了的將數(shù)據(jù)整合起來，還會提高企業(yè)員工的工作效率，讓工作可以順利開展。

（二）加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)外部交流

在辦公自動化之前，很多企業(yè)的工作都因?yàn)楣ぷ鲀?nèi)容與場所的限制導(dǎo)致沒有正常的部門之間的溝通，企業(yè)員工浪費(fèi)很多工作時(shí)間，導(dǎo)致員工之間也缺少必要的溝通。運(yùn)用辦公自動化之后，企業(yè)的內(nèi)外部交流更加方便，在此期間不同部門的工作人員可以隨時(shí)運(yùn)用相應(yīng)軟件進(jìn)行學(xué)習(xí)交流和合作，加強(qiáng)工作人員對計(jì)算機(jī)的使用程度，提高工作效率。

（三）節(jié)約企業(yè)辦公的成本

企業(yè)對計(jì)算機(jī)的引進(jìn)可以深化無紙化辦公的程度，還可以節(jié)約辦公成本，盡量使公司的墨盒和紙張購買盡量縮減，社會資源就可以最大限度地進(jìn)行整合，讓工作設(shè)備與紙張資源都能夠最大化的進(jìn)行利用。

（四）員工的交流更加順暢

辦公自動化在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的過程中，企業(yè)可以通過辦公軟件和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)讓員工之間的交流更加順暢，每一個部門可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用運(yùn)用于普通的信息交流和處理過程中，提高員工的工作積極性，讓企業(yè)員工在自己的崗位上發(fā)揮最大的作用。

四、辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的途徑

（一）建立辦公自動化管理體系

企業(yè)根據(jù)自身情況引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過對本公司技術(shù)和人員的調(diào)查，引進(jìn)適合本公司發(fā)展的計(jì)算機(jī)軟件。一些先進(jìn)的國外軟件雖然有自身的優(yōu)勢，但是并不適合我國企業(yè)，想要讓每一個軟件都發(fā)揮自身的作用，就需要在企業(yè)中建立完善的辦公自動化體系。相關(guān)技術(shù)人員能夠準(zhǔn)確無誤地把握計(jì)算機(jī)技術(shù)的每一個層面，根據(jù)實(shí)際情況具體分析，選取相應(yīng)的軟件進(jìn)行解決，發(fā)揮軟件功能最大化。

（二）提高企業(yè)工作人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)能力

現(xiàn)在很多企業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的水平都不一樣，所以無法對計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的方法得到全面掌握，給企業(yè)辦公自動化的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生了阻礙。

（三）設(shè)立良好的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用外部環(huán)境

在辦公自動化的推進(jìn)過程之中，需要加強(qiáng)與高校等專業(yè)機(jī)構(gòu)的合作，這樣才可能占據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略高點(diǎn)。

（四）對數(shù)據(jù)進(jìn)行密碼保護(hù)

計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的破壞主要與內(nèi)部和外部的破壞有關(guān)，有些用戶對計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的用戶名與密碼通過非法盜取而獲得其他用戶數(shù)據(jù)庫是最主要的破壞行為，并且這種不法行為在很大程度上已經(jīng)嚴(yán)重威脅了用戶數(shù)據(jù)庫的安全性，故為有效防止出現(xiàn)用戶丟失或者泄露數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，最大限度地確保辦公自動化用戶能夠?qū)τ?jì)算機(jī)運(yùn)行程序進(jìn)行安全且方便的調(diào)用，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)密碼保護(hù)技術(shù)就在其中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。通過計(jì)算機(jī)密碼保護(hù)系統(tǒng)可以幫助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對計(jì)算機(jī)辦公自動化數(shù)據(jù)安全性和可靠性的有力保護(hù)。同時(shí)，該保護(hù)系統(tǒng)能夠防止不法分子對用戶數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意且非法的篡改與盜取，從根本上為眾多辦公自動化用戶提供有效的保障，保證計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全。除此以外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的發(fā)展日漸成熟， 應(yīng)用于計(jì)算機(jī)密碼保護(hù)的范圍越來越廣，為促進(jìn)辦公信息安全等級的顯著有效提升，一大批具備較高安全等級的保護(hù)系統(tǒng)與軟件正不斷地涌現(xiàn)出來。

五、結(jié)論

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，每一個企事業(yè)單位都需要處理大量的工作事物，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)不斷加入，深入到不同時(shí)代的每一個領(lǐng)域，導(dǎo)致辦公自動化的積極發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)通過辦公自動化模式走入人們的生活，例如計(jì)算機(jī)文字處理、圖片處理以及多媒體技術(shù)等，這些計(jì)算機(jī)技術(shù)在可以最大限度地提高工作人員辦公的數(shù)量和質(zhì)量，無論是社會上的每一個行業(yè)都會有積極影響，同時(shí)管理層也可以通過辦公自動化的應(yīng)用程度為計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)，推動整個計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的發(fā)展。

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