淺談企業(yè)人事檔案信息化管理

李紅霞

【摘 要】人事檔案管理的實質是記錄和組織事業(yè)單位工作人員的基本情況，包括工作人員的任職資格、工作經(jīng)歷、履歷等原始數(shù)據(jù)的管理。隨著我國信息化水平的提高，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方法已不能滿足當前企業(yè)檔案管理的要求?；诖?，文章從企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化的必要性出發(fā)，提出了企業(yè)人事檔案信息管理模式，通過闡述企業(yè)人事檔案信息管理的內容和方法，探討了企業(yè)人事檔案信息化管理中存在的問題，提出了合理的解決方案。

【關鍵詞】企業(yè)發(fā)展；人事檔案；信息化管理

一、引言

企業(yè)人事檔案是人力資源管理的重要憑證，如人才的選拔、企業(yè)和事業(yè)單位的晉升等。面對信息化、大數(shù)據(jù)化的背景以及人事制度改革的深化，人事檔案的管理也由傳統(tǒng)的手工管理轉向了現(xiàn)代的信息管理，這種高效的管理模式已成為企業(yè)人事檔案改革的一個重要趨勢。

二、企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化的必要性

人事檔案信息管理主要是將現(xiàn)代信息技術引入檔案管理工作，管理檔案信息的相關內容，為管理者提供更好的服務。人事檔案信息管理將靜態(tài)檔案管理轉化為動態(tài)檔案管理，促進了檔案管理的發(fā)展。

（一）檔案管理現(xiàn)代化要求人事檔案管理的信息化

目前，隨著信息技術的發(fā)展，信息的內容更加豐富多樣，信息抽取和傳播的速度不斷加快，人類正逐漸進入信息時代。為了適應時代發(fā)展的需要，檔案管理也要改變原有的管理模式，朝著信息化的方向發(fā)展。因此，人事檔案信息管理是適應時代發(fā)展的產物。

（二）檔案管理信息化客觀上要求室藏人事檔案數(shù)字化

人類正逐漸進入信息時代，各行各業(yè)的發(fā)展都受到影響。檔案管理正朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案信息化管理有效地提高了管理效率，通過信息技術收集、收集和篩選一些紙質文件信息，以存儲不同形式的數(shù)字存儲，占用空間少，方便、快捷、易于管理。

（三）檔案管理的發(fā)展要求電子文檔管理信息化

目前，有關人事檔案管理的一些服務實現(xiàn)了信息化和現(xiàn)代化的轉變，計算機在檔案管理工作中的綜合應用，使人事檔案的相關信息得以保存。電子文檔，滿足信息時代的需要。同時，計算機電子文件的管理形式具有紙質文件管理的無可比擬的優(yōu)勢，存儲容量大，信息抽取效率高，大大提高了人事檔案管理的效率。

（四）檔案管理信息化有利于開發(fā)利用檔案信息資源

人事檔案管理在很大程度上可以為人事變動和人力資源管理提供更好的服務，信息技術的發(fā)展給人們帶來了極大的便利，改變了檔案管理傳統(tǒng)紙質載體的形式，進一步拓展了檔案的內容和范圍。為適應當前社會檔案工作的新要求，人事檔案管理模式應從傳統(tǒng)的單一管理模式逐步轉變?yōu)槿轿?、多層次、多層次的?shù)字化管理模式，為發(fā)展提供更便利的條件。

三、企業(yè)人事檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化管理缺乏統(tǒng)一的管理標準

信息管理最重要的特點就是要有統(tǒng)一規(guī)范的管理條件，只有建立一套規(guī)范、完善的管理體制，才能實現(xiàn)單位和個人人事檔案的共享與交換，從根本上體現(xiàn)信息信息的基本價值。雖然許多企業(yè)都實現(xiàn)了檔案信息化和電子化，但還沒有制定出一套完整、統(tǒng)一的管理標準。一些企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。

（二）人事檔案管理利用價值有限

檔案管理的目的是通過管理向人事部門提供基本信息，使企業(yè)更好地利用人才，加強企業(yè)的整體建設，合理管理檔案，有效調動員工的積極性。企業(yè)員工的工作，通過企業(yè)的合作來實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的價值。傳統(tǒng)人事檔案管理只注重企業(yè)人事檔案的管理，常年存放在文件柜中。

（三）管理模式落后

首先，傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理模式仍處于手工或半手工安排的階段，這種管理模式在信息時代存在一些缺陷。其次，這種管理模式也是對人員的考驗，因為它是手工完成的，所以會增加工作強度和浪費時間?？梢姡瑐鹘y(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足當前信息化建設的需要。此外，還有一些單位，雖然已經(jīng)將信息進行了電腦歸檔，但是記錄的方式僅是對基本信息的分類，沒有將實質性的變化錄入電腦。

（四）人事檔案管理人員業(yè)務水平不高

在人事檔案的管理中，很多單位的檔案管理人員都不是專業(yè)出身，文件的整理來自于自己的理解和工作經(jīng)驗，沒有深入的分析和探索文件內容，缺乏計算機操作技能。在信息管理工程中，管理人員需要具備足夠的專業(yè)素質和扎實的專業(yè)知識，以加強企業(yè)的信息化管理。

四、企業(yè)檔案信息化管理的意見

（一）現(xiàn)階段更新管理的設備及加強技術學習

企業(yè)要想提高檔案管理信息化水平，不僅要提高檔案管理的重要性，還要保證工作所需的物質因素。因此，企業(yè)檔案管理必須創(chuàng)新觀念，引進新思路，進行檔案管理，推進信息化進程。在實際操作過程中，企業(yè)首先要更新相關設備，增加足夠的資金引進先進的設備和優(yōu)良的技術。企業(yè)引進優(yōu)秀技術時，應根據(jù)實際情況，對原設備進行升級改造。在信息管理工作中，應引進更多的高新技術，充分利用高新技術，提高檔案信息管理的績效。

（二）要注重檔案管理的安全機制

員工檔案信息管理的建設需要建立相應的安全機制，企業(yè)應建立相應的規(guī)章制度，完善現(xiàn)有的檔案信息安全體系。文件信息必須復制備用，提高文件存儲的安全性。同時，檔案管理人員也需要具備一定的職業(yè)道德。管理者應樹立安全管理意識，抓好學習安全技能工作。在展開檔案的信息管理中，必須有效地利用現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)工作，消除潛在威脅，保證網(wǎng)絡安全的在線使用，以避免人員檔案信息從另一部分的攻擊中泄露或篡改。另外，企業(yè)文檔管理人員還需要做好計算機安全保護工作，文件存儲要使用專用計算機，并將紙張存儲和計算機存儲分開保管，以保證文件信息的安全完整。

（三）組織專業(yè)的企業(yè)文檔管理人員

目前，企業(yè)檔案管理是一個高度專業(yè)化的文獻信息建設系統(tǒng)工程。文檔管理員需要具備相應的專業(yè)知識。由于計算機的普及和成熟，數(shù)據(jù)的標準化和各種軟件系統(tǒng)的應用，檔案人員需要更高的專業(yè)標準。過去，紙質檔案只停留在文本中，不能滿足當前檔案信息管理的實際需要。

（四）提高領導的業(yè)務水平

由于社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，管理人員的管理水平有待提高。企業(yè)文檔管理方式導致企業(yè)發(fā)展模式未能適應當前的發(fā)展階段。因此，企業(yè)的領導要結合社會制度的發(fā)展現(xiàn)狀和要求，制定發(fā)展戰(zhàn)略，保證檔案管理措施的及時更新。相關管理人員需要及時了解檔案管理的最新技術和理念，保證人事檔案管理工作的順利進行。同時，要做好人事經(jīng)理和財務經(jīng)理的管理工作，了解相關的法律法規(guī)，通過先進的政策和知識，對企業(yè)的核心控制進行培訓，從而提高企業(yè)人事管理的效率和質量。此外，企業(yè)還需要把人事管理的根本性設施做好，以保證人事管理的根基設施建設的力度，建設檔案專有管理室，并使用特有的保護方法，最終能有效地提升企業(yè)檔案保存的工作質量。

五、結束語

綜上所述，人事檔案在企業(yè)的管理和未來發(fā)展中起著重要的作用。人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，應從實際出發(fā)，兼顧人事檔案管理的影響因素，結合信息技術和手段，逐步提高人事檔案管理工作的水平，科學合理的人事檔案管理能夠促進企業(yè)經(jīng)營的全面建設和發(fā)展。

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