探討新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的幾個(gè)問題

祁志萍

【摘 要】現(xiàn)如今，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們生活水平的不斷提高，對(duì)能源的需求也越來越大，給行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來了更大挑戰(zhàn)。在新經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)在快速發(fā)展的同時(shí)，其檔案管理工作已無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展需求，因此，企業(yè)需強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展?；诖?，文章主要分析了當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，以供相關(guān)人士參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；問題；措施

一、引言

企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作已無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，如：檔案管理意識(shí)淡薄、管理不到位等等，不僅影響了企業(yè)的內(nèi)部管理工作，同時(shí)也阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，企業(yè)在深化內(nèi)部改革的同時(shí)，需不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，在企業(yè)檔案管理工作中，引入信息化技術(shù)，推動(dòng)企業(yè)管理的信息化建設(shè)，以此來提高企業(yè)的檔案管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。

二、企業(yè)檔案管理工作面臨的問題

現(xiàn)如今，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)檔案管理還存在一些問題，降低了企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。下面我們就來詳細(xì)介紹一下目前企業(yè)檔案管理存在的問題：

（一）企業(yè)檔案管理意識(shí)薄弱

目前，企業(yè)在發(fā)展過程中，其管理重心是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益管理，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理工作的重視力度還不夠，如：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作不重視，投入的資金、人力等不足，只是一味的降低檔案管理成本，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理的工作效果。此外，檔案管理人員對(duì)自身是檔案管理人員的管理意識(shí)薄弱，輕視了自身的管理工作，使得檔案管理水平有所降低，如：檔案管理人員只是對(duì)檔案資料信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)，并沒有對(duì)整體的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，更新不及時(shí)，缺乏有效的管理方式，因此，檔案管理意識(shí)的薄弱是造成目前我國(guó)企業(yè)檔案管理困境的根本原因。

（二）企業(yè)管理設(shè)施落后

由于領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作的重視度不夠，資金投入力度小，導(dǎo)致檔案管理的基本設(shè)施無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展需求，這也是降低企業(yè)檔案管理工作的重要因素。如：由于檔案管理設(shè)備落后，當(dāng)媒體企業(yè)儲(chǔ)存一些高規(guī)格的檔案時(shí)，設(shè)備無(wú)法滿足檔案需求，可能會(huì)出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤或雜亂的現(xiàn)象，降低了檔案管理工作的可靠性和安全性；其次，企業(yè)檔案管理工作不僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)，由于檔案管理設(shè)備落后，導(dǎo)致檔案資料信息的分析過程不科學(xué)，分析結(jié)果不可靠，大大降低了檔案保管和使用的效率。此外，在檔案管理工作中，企業(yè)對(duì)檔案管理系統(tǒng)更新不及時(shí)，使得軟件系統(tǒng)滯后于檔案管理建設(shè)水平，也為檔案的管理設(shè)置了極大的障礙。

（三）企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍不完善

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化程度很高的工作，需要具有較高綜合素質(zhì)的人員才能勝任這項(xiàng)工作。但是目前很多企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善，一是員工數(shù)量不足，二是員工綜合素質(zhì)偏低，甚至出現(xiàn)雇用臨時(shí)人員或者企業(yè)其他部門員工兼職檔案管理的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）樹立檔案的營(yíng)銷理念，提高檔案意識(shí)

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的評(píng)價(jià)都是以經(jīng)濟(jì)效益為指標(biāo)。因此，企業(yè)的檔案管理也要轉(zhuǎn)變觀念，從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)出發(fā)，把檔案信息當(dāng)成產(chǎn)品，把提供信息當(dāng)成營(yíng)銷，樹立起檔案的營(yíng)銷理念。形成一個(gè)需求→利用→滿意→歸檔的良性循環(huán)。檔案工作是各部門人員共同參與的工作，只有所有涉及到檔案管理的人員都具備了清晰的檔案意識(shí)，才能真正的提高檔案管理工作的質(zhì)量，提高檔案管理工作在企業(yè)中的定位，質(zhì)量管理工作才能真正的順利進(jìn)行。而對(duì)檔案管理的營(yíng)銷要掌握一定的原理和技巧。對(duì)于職位不同的員工制定不同營(yíng)銷策略，比如對(duì)于高層管理者主要宣傳檔案管理的重要意義以及利用的方法；對(duì)于中層管理者宣傳的主要是檔案管理的重要意義、館藏以及利用的事例。為了取得最佳的宣傳效果，還要注意營(yíng)銷的時(shí)機(jī)，一般選擇在改革后、會(huì)議前后、驗(yàn)收時(shí)、評(píng)職稱前、考核前等進(jìn)行宣傳。

（二）加大資金投入，積極采購(gòu)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)

多媒體電腦與互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步。改變了人類的生活方式，更改變了人們的生產(chǎn)和工作方式。企業(yè)的檔案管理工作也要適應(yīng)這種變化。所以，我國(guó)企業(yè)要加大資金投入，扶持檔案管理自動(dòng)化工作，積極采購(gòu)電腦、U盤、錄音筆等先進(jìn)的電子設(shè)備。在硬件更新的同時(shí)，還要大力建設(shè)檔案管理系統(tǒng)等軟件，開發(fā)和建設(shè)企業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使先進(jìn)的硬件得以高效的發(fā)揮，也更好地提高檔案管理員的工作效率和工作質(zhì)量。

（三）重視人才隊(duì)伍的建設(shè)

在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中人才是最具有積極性和能動(dòng)性的因素，完善的檔案管理人才隊(duì)伍能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供大量的有效信息和決策依據(jù)，并且對(duì)于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升也具有重要的意義。完善人才隊(duì)伍建設(shè)要從三方面入手，第一是大力引進(jìn)高素質(zhì)人才，特別是具有檔案理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能的人才；第二是根據(jù)檔案管理制度設(shè)置合理的崗位；第三是不斷加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)要緊密聯(lián)系企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r以及市場(chǎng)環(huán)境，有針對(duì)性的進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

目前，由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視，檔案管理硬件設(shè)施不先進(jìn)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高等因素的影響，使得企業(yè)檔案管理工作滯后于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，企業(yè)管理人員就需要加大檔案管理工作的資金投入力度，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，進(jìn)而保證檔案管理工作的有效進(jìn)行，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供基礎(chǔ)保障。

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