檔案管理創(chuàng)新研究

張麗紅

【摘 要】檔案管理的工作，是傾向于服務(wù)性質(zhì)的工作，而今的科技也越來越發(fā)達(dá)，電子化與自動(dòng)化技術(shù)也在不斷的應(yīng)用于檔案管理工作之中。檔案管理的作用也越來越重要。我們想要做好檔案的管理工作，就得從思想和觀念上先做到改變。工作人員應(yīng)該做好行業(yè)創(chuàng)新的準(zhǔn)備，不斷的在工作中發(fā)展創(chuàng)新，尋找檔案管理工作更加優(yōu)化的方案。在遇到工作過程之中的瓶頸問題時(shí)，要靈活的運(yùn)用新的思維方式和新的工作觀念來解決問題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；研究討論

隨著信息化的技術(shù)不停的發(fā)展，以前的檔案管理已經(jīng)慢慢的被現(xiàn)代化的檔案管理給替代，檔案管理也越來越信息化和現(xiàn)代化。檔案管理在企業(yè)和單位中是一個(gè)非常重要的角色。面對(duì)社會(huì)的更新發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。

一、檔案管理工作的狀況

現(xiàn)在國家越來越強(qiáng)大，社會(huì)也越來越進(jìn)步，檔案工作在人們的生活與工作之中也發(fā)揮了越來越重要的作用。做好檔案工作是各個(gè)企業(yè)與單位的基本工作，我們只有將檔案工作做好了，才能讓企業(yè)以及單位得到更好的發(fā)展。檔案工作本來就是一項(xiàng)十分無聊的工作，檔案工作人員在工作中難免會(huì)顯得枯燥，如果在這種環(huán)境中工作時(shí)間太長，會(huì)導(dǎo)致這些工作人員的思想和認(rèn)知變得狹窄，讓他們的思維一直處于一個(gè)封閉的空間，這樣的情況讓檔案工作變得越來越陳舊，導(dǎo)致許多工作越來越不能完美完成。在我國的很多地方，檔案管理工作落后，方法陳舊，在很多方面都存在著不足。所以，我們要想做好檔案工作，就得先將我們的思維和觀念進(jìn)行改變，我們要對(duì)檔案管理進(jìn)行合理的創(chuàng)新與開拓，做到工作的進(jìn)一步發(fā)展。改變檔案工作人員的工作環(huán)境，給他們營造一種積極和諧的工作氛圍。

二、檔案管理工作中的一些問題

在一些機(jī)關(guān)的單位或者是企業(yè)中，很少有設(shè)立專人根據(jù)規(guī)定來負(fù)責(zé)對(duì)檔案的合理分類。在對(duì)檔案的管理、分類整理時(shí)沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待，各個(gè)部門在對(duì)檔案工作進(jìn)行管理時(shí)，大多都是其他的工作人員兼職完成，并不是專業(yè)的檔案管理人員，這就導(dǎo)致了檔案管理容易發(fā)生混亂，管理方法也參差不齊。加上對(duì)于檔案管理沒有專業(yè)的認(rèn)識(shí)，對(duì)這方面的意識(shí)比較模糊，檔案工作的難度也就更加大了。工作人員的調(diào)動(dòng)頻繁，很多的檔案并不是由一個(gè)人來完成，下一個(gè)人不知道上一個(gè)人的工作方法，對(duì)其中的細(xì)節(jié)也不了解，就致使檔案管理工作的錯(cuò)誤性增加。甚至是有的上層對(duì)檔案管理工作并不關(guān)心，忽略了檔案管理工作的重要性，沒能保證一些具有保存及存檔的有價(jià)值的檔案能夠正常的進(jìn)入檔案室，這就給之后的檔案整理帶來了一些麻煩和隱患。檔案室是一個(gè)企業(yè)和單位必不可少的一個(gè)機(jī)構(gòu)，它在必要的時(shí)候能起到非常重要的作用，很多人因?yàn)樽陨淼膽卸?，在檔案管理工作時(shí)為了貪圖方便，經(jīng)常把一些用過的檔案隨手一放，而不進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存，有些人雖然進(jìn)行歸檔，但是卻不按規(guī)定歸檔，通常隨手一放，這樣就導(dǎo)致檔案越來越亂，越堆越多，讓原本就分配乏力的檔案變成了好幾個(gè)雜亂的部分。

三、檔案管理的思想創(chuàng)新

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新工作，首先我們需要改變傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，讓思想先得到創(chuàng)新，只有我們的觀念改變了，才能真正做到檔案管理工作的創(chuàng)新。

1、檔案的全局觀念

檔案工作要根據(jù)發(fā)展經(jīng)濟(jì)的任務(wù)，來展開管理的創(chuàng)新工作。樹立對(duì)檔案工作的大局意識(shí)，給檔案工作一個(gè)定位，讓其成為其他工作發(fā)展的基礎(chǔ)，養(yǎng)成人們對(duì)檔案工作的重視感，這樣才能讓檔案工作得到全面的開發(fā)。

2、克服舊觀念

要正確的認(rèn)識(shí)到檔案工作中的舊管理思想，改變管理人員的封閉意識(shí)。加大對(duì)檔案管理的改革，慢慢的完善管理機(jī)制，逐步的建立一套適用于時(shí)代以及市場的檔案運(yùn)行方式。對(duì)于檔案管理工作，應(yīng)該展開一場相關(guān)的意識(shí)改變工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行一次全新的認(rèn)識(shí)。這不光是嘴上的改變，而是需要用實(shí)際來改變。在保證了檔案工作的保密情況下，對(duì)檔案工作進(jìn)行一定程度的開放，已充分的發(fā)揮檔案管理工作的社會(huì)影響力。

3、檔案管理的競爭意識(shí)

在市場經(jīng)濟(jì)之中，競爭意識(shí)是一種普遍的工作優(yōu)化手段，它適用于各個(gè)領(lǐng)域之中，檔案管理工作也可以將這個(gè)方式引入，從而更好的對(duì)檔案工作進(jìn)行開發(fā)和利用。在檔案工作的進(jìn)行過程中，定期的對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行檢查以及評(píng)定，并與日常的獎(jiǎng)懲制度結(jié)合，讓員工及部門加大對(duì)檔案工作的重視。

四、檔案管理制度的創(chuàng)新

積極的探索檔案工作的特點(diǎn)以及規(guī)律，形成獨(dú)特的并且有利于檔案管理工作的制度，有效的改變管理工作的弊端，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

1、建立管理的制度

要想管理好檔案工作，要先對(duì)其管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，積極的研究檔案管理工作，對(duì)其規(guī)律以及特點(diǎn)進(jìn)行分析，充分的調(diào)動(dòng)管理人員的積極性。建立管理工作的責(zé)任制，激發(fā)管理人員對(duì)管理工作的責(zé)任感。明確管理工作中的規(guī)章制度，完善其制度機(jī)制，建立全面的體制。

2、進(jìn)行合理的獎(jiǎng)懲

在檔案管理工作中，加入獎(jiǎng)懲體制，可以很好的激發(fā)工作人員的積極性，從而加大工作效率。這也側(cè)面的讓員工擁有了競爭意識(shí)，讓其工作能力得到更好的發(fā)揮。合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制可以給枯燥乏味的檔案管理工作提供一些趣味性，讓工作者們不那么呆板。在工作過程中，一定要做到獎(jiǎng)懲分明，該獎(jiǎng)的獎(jiǎng)，該罰的罰。

3、建立專門的檔案工作部門

想要管理好檔案工作，就必須建立一個(gè)檔案管理的獨(dú)立部門。如果還是像以前一樣，由各個(gè)部門的空余人員來管理工作，將使管理工作不受控制，沒法達(dá)到預(yù)期效果。建立一個(gè)專門的檔案管理部門，才能夠全面、及時(shí)的對(duì)檔案工作進(jìn)行管理。

五、管理技術(shù)的創(chuàng)新

由于現(xiàn)在信息技術(shù)的發(fā)展，在很多方面都有其的利用，當(dāng)然，這也為檔案管理提供了一個(gè)很好的創(chuàng)新機(jī)會(huì)，檔案管理工作可以利用信息技術(shù)，來改造傳統(tǒng)的管理技術(shù)，在檔案的收集、儲(chǔ)存、分組等各個(gè)部分進(jìn)行創(chuàng)新。利用計(jì)算機(jī)來做紙質(zhì)檔案的嘗試。計(jì)算機(jī)利用起來比紙質(zhì)檔案方便、快捷，在整理上有很大的優(yōu)點(diǎn)，不僅如此，計(jì)算機(jī)還能節(jié)約很多的時(shí)間，它的速度比用紙質(zhì)的檔案要快得多。但是計(jì)算機(jī)也有它的缺點(diǎn)，它的安全性并沒有紙質(zhì)的高，如果計(jì)算機(jī)不加以合理的利用，可能會(huì)導(dǎo)致檔案的泄露或者丟失，給我們?cè)斐珊艽蟮睦_。在利用電子信息管理檔案時(shí)，必須制定一套科學(xué)完善的電子檔案管理制度。檔案管理的創(chuàng)新，要積極的推動(dòng)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)方面，讓檔案管理工作得到最大化的發(fā)展，是管理工作者的義務(wù)，由于現(xiàn)在人們的生活節(jié)奏很快，數(shù)據(jù)的流量很大，計(jì)算機(jī)在這方面有很突出的表現(xiàn)，信息技術(shù)的引用提高了檔案工作的效率，很好的為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了路徑。在以保密為基礎(chǔ)之上，電子檔案可以做到資源的共享，改變了傳統(tǒng)的檔案管理和它的利用方式。讓檔案工作更人性化，可以更加方便的被人們利用起來，為社會(huì)提供一個(gè)全新的服務(wù)平臺(tái)。

六、結(jié)束語

在目前的社會(huì)工作中，檔案管理工作必須要進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的改革，以適應(yīng)社會(huì)新形式，從而達(dá)成檔案管理工作的新目標(biāo)。檔案管理工作要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，保持與時(shí)代共同進(jìn)步，不斷的對(duì)其管理方法進(jìn)行細(xì)節(jié)處理，不斷的結(jié)合科學(xué)方法來對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化改革。任何東西都不能停滯不前，一旦停下來，就會(huì)落后，只有不斷的對(duì)工作進(jìn)行創(chuàng)新，才能保證檔案管理工作價(jià)值得到體現(xiàn)。

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