論高職學(xué)院業(yè)務(wù)管理平臺(tái)項(xiàng)目的建設(shè)方法

段強(qiáng)

一、背景介紹

1.1 行業(yè)背景

經(jīng)過近二十年的發(fā)展，高校信息化建設(shè)已經(jīng)站在了新的起點(diǎn)，正向著更高的水平邁進(jìn)。金智教育研究院于2017年提供了一份《高校信息化建設(shè)的調(diào)研報(bào)告》（以下簡(jiǎn)稱《報(bào)告》）[1]，在此列舉5項(xiàng)本文關(guān)注的數(shù)據(jù)：

1）本次調(diào)研對(duì)象為來自全國(guó)357所高校，包含普通本科與高職院校；

2）五大系統(tǒng)（教務(wù)、科研、研究生、辦公、財(cái)務(wù)）普及率普通本科的均高于高職院校。其中普通本科已建成教務(wù)系統(tǒng)的為88.94%，而高職院校為84.4%。普通本科認(rèn)為教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用效果較好的占49.22%，認(rèn)為效果一般的占45.08%，認(rèn)為效果較差的占5.7%，而高職院校對(duì)應(yīng)的三個(gè)百分比為35.87%、50%和14.13；

3）“十三五”規(guī)劃所倡導(dǎo)的首席信息官（CIO）制度并沒有得到普及，由CIO擔(dān)任信息化建設(shè)最高領(lǐng)導(dǎo)的高校僅占2.2%；

4）26.7%的普通本科和34.9%的高職院校沒有建立信息化績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。

5）從信息化建設(shè)投入經(jīng)費(fèi)看，在千萬(wàn)以上的學(xué)校占23.6%；而投入最少的學(xué)校僅有10萬(wàn)元，總投入在100萬(wàn)元以內(nèi)占11.4%。

1.2 項(xiàng)目背景

湘西民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱本學(xué)院），于2014年12月起與湖南某公司合作擬建設(shè)教務(wù)管理系統(tǒng)。本人具體負(fù)責(zé)了本學(xué)院與該公司的具體業(yè)務(wù)接洽工作。該公司在該公司標(biāo)準(zhǔn)版的教務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上針對(duì)本學(xué)院的需求進(jìn)行二次開發(fā)，而教務(wù)系統(tǒng)所需的服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)都需要本學(xué)院自行配置。系統(tǒng)計(jì)劃在3-4個(gè)月內(nèi)交付使用。但是至2016年底系統(tǒng)都無法正常交付。

隨著本學(xué)院招生規(guī)模的擴(kuò)大，教務(wù)處急需提高信息化辦公水平，故本人于2016年主持研發(fā)了本學(xué)院的成績(jī)管理系統(tǒng)以解燃眉之急，同時(shí)該成績(jī)管理系統(tǒng)以于2017年以被本學(xué)院確立為院級(jí)課題，計(jì)劃近期結(jié)題。該成績(jī)管理系統(tǒng)至2016年正式投入運(yùn)行，至今穩(wěn)定運(yùn)行。

二、從IT項(xiàng)目管理的角度看兩個(gè)項(xiàng)目的得失

在高職學(xué)院建設(shè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)必須對(duì)“標(biāo)準(zhǔn)版”軟件進(jìn)行“本地化”開發(fā)，而實(shí)施這一工作的第一要?jiǎng)?wù)就是項(xiàng)目經(jīng)理必須運(yùn)用系統(tǒng)觀念來對(duì)待項(xiàng)目。在本學(xué)院教務(wù)系統(tǒng)的實(shí)施過程中并沒有用系統(tǒng)管理的方法，所有的需求增改都基于“標(biāo)準(zhǔn)板”而非最終用戶，導(dǎo)致項(xiàng)目在第一輪測(cè)試工作中問題頻出，最突出的問題是最終用戶對(duì)系統(tǒng)操作的便捷性提出了嚴(yán)重質(zhì)疑。由此造成了項(xiàng)目進(jìn)度第一次滯后。

其次，從項(xiàng)目質(zhì)量管理來看也經(jīng)常存在問題。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織對(duì)“質(zhì)量”的定義是“反應(yīng)實(shí)體滿足明確和隱含需要的能力的特性總和”?！百|(zhì)量適用性”是指“產(chǎn)品能像它被計(jì)劃的那樣使用”。本學(xué)院與大多數(shù)高校一樣沒有執(zhí)行“十三五”規(guī)劃所倡導(dǎo)的首席信息官（CIO）制度，所以最初對(duì)該公司的項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃方案一無所知，僅僅從推介活動(dòng)中對(duì)“標(biāo)準(zhǔn)板”教務(wù)系統(tǒng)有大致了解。而項(xiàng)目在實(shí)施過程中我們發(fā)現(xiàn)，該教務(wù)系統(tǒng)在自動(dòng)排課功能上無法滿足本學(xué)院的要求，從而導(dǎo)致后續(xù)的調(diào)停課、成績(jī)管理、評(píng)教評(píng)學(xué)等諸多功能無法使用。針對(duì)這自動(dòng)排課功能，雙方經(jīng)歷了長(zhǎng)達(dá)2年的協(xié)調(diào)，最未達(dá)成一致，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

在汲取了經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)之后，本人在成績(jī)管理系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施中就成功避免了之前發(fā)生的問題。

本學(xué)院的成績(jī)管理系統(tǒng)項(xiàng)目自項(xiàng)目提出之日到項(xiàng)目正式運(yùn)行的時(shí)間只有1個(gè)月的時(shí)間。雖然時(shí)間相對(duì)緊張。但是在長(zhǎng)達(dá)兩年的時(shí)間中，本人與教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處工作人員、各系部領(lǐng)導(dǎo)及任課教師就成績(jī)管理系統(tǒng)所涉及的內(nèi)容（項(xiàng)目范圍）和操作方式（項(xiàng)目質(zhì)量）進(jìn)行了充分溝通，充分考慮了項(xiàng)目干系人的需求，并形成了文字形式的章程。最終確定成績(jī)管理系統(tǒng)的主要功能包含學(xué)生管理、教師管理、授課計(jì)劃管理、成績(jī)管理和輸入輸出系統(tǒng)五大核心功能。并且各個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)都充分征求了最終用戶的意見，實(shí)現(xiàn)了“所想即所見，所做即所得”的效果。在項(xiàng)目質(zhì)量管理上項(xiàng)目質(zhì)量控制做到了極致。

三、對(duì)高職學(xué)院業(yè)務(wù)管理軟件建設(shè)模式的建議

自互聯(lián)網(wǎng)在中國(guó)迅速發(fā)展以來，行業(yè)軟件的應(yīng)用經(jīng)歷了以下發(fā)展階段：

本地部署階段（On-Premises）：硬件、網(wǎng)絡(luò)、軟件、部署工作全部由自己做；

基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)（IAAS）：由服務(wù)商（例如電信公司）提供基礎(chǔ)服務(wù)（服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)），其他工作自己做。

在本學(xué)院教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中如果使用了該公司提供的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境就是典型的SAAS模式了——客戶付費(fèi)即可使用。這也是目前高校的主流做法。如果所有高校的業(yè)務(wù)都遵循某個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程，自然可以采用這種模式。然而，這根本是不可能的事情，因?yàn)楦鱾€(gè)高校都有其特色，高職學(xué)院尤為如此。因此，高校信息系統(tǒng)“本地化”是必不可少的過程。

經(jīng)調(diào)研，目前高校業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)本地化的實(shí)施方式有以下幾種：

1）由軟件公司承擔(dān)本地化任務(wù)。這類項(xiàng)目往往都是建立在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)之上的系統(tǒng)，例如財(cái)務(wù)系統(tǒng)，用友、金蝶都是其中翹楚；

2）由軟件公司與高校共同承擔(dān)本地化任務(wù)，以本校為例。這種操作模式的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)很大，雙方如果沒有足夠經(jīng)驗(yàn)的IT項(xiàng)目管理人員的參與，如果校方?jīng)]有高層領(lǐng)導(dǎo)的英明決斷就很難成功；

3）由高校自行承擔(dān)本地化任務(wù)，鄭州大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)就是一個(gè)成功案例[2]。這個(gè)成功案例得力于其具備一支技術(shù)過硬且相對(duì)穩(wěn)定的技術(shù)團(tuán)隊(duì)。

高校相較于多數(shù)企事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面的優(yōu)勢(shì)是人才優(yōu)勢(shì)，而高校與多數(shù)事業(yè)單位一樣所共有的劣勢(shì)是由體制引發(fā)的羈絆。因此本人對(duì)高職學(xué)院業(yè)務(wù)管理平臺(tái)項(xiàng)目的建設(shè)的建議如下：

1）深入學(xué)習(xí)貫徹十九大精神特別是習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，在新時(shí)代解放思想、大膽實(shí)踐；

2）建立健全“十三五”規(guī)劃所倡導(dǎo)的首席信息官（CIO）制度，由一把手掛帥，管理專家、技術(shù)專家和財(cái)務(wù)專家負(fù)責(zé)實(shí)施；

3）在具體項(xiàng)目工程上引入敏捷開發(fā)的思想，做好項(xiàng)目分解和項(xiàng)目分步實(shí)施工作，擁抱變化、不斷創(chuàng)新、持續(xù)整合；

4）做好師資隊(duì)伍建設(shè)，建立一支實(shí)力強(qiáng)勁且穩(wěn)定的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，大力培養(yǎng)核心技術(shù)人才；

5）加強(qiáng)對(duì)外合作，充分利用具有實(shí)力的商業(yè)服務(wù)提供自身水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭繼兵 方圓.高校綜合教務(wù)管理系統(tǒng)本地化應(yīng)用現(xiàn)狀及發(fā)展建議.長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版）.2012（03）