淺談如何提高財務(wù)檔案管理的規(guī)范化和水平

向紅

摘要：伴隨我國經(jīng)濟(jì)的逐漸提升，財務(wù)檔案監(jiān)管作業(yè)在總體經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文將主要圍繞財務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容和作用展開分析，并提供提升此項(xiàng)工作規(guī)范化與水平的有效措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)；檔案管理；經(jīng)濟(jì)活動

引言：

對于財務(wù)檔案工作而言，其能切實(shí)反饋出企業(yè)的運(yùn)作蹤跡，是企業(yè)參與社會生產(chǎn)活動的主要記載。站在國家的角度來看，此工作能客觀反應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展局勢，為我國編制出科學(xué)合理的政策供應(yīng)有效根據(jù)；站在企業(yè)本身角度來看，此工作能高效減少經(jīng)營危機(jī)，提升經(jīng)濟(jì)利益。

一、財務(wù)檔案監(jiān)管的基礎(chǔ)內(nèi)容和實(shí)際作用

（一）基礎(chǔ)內(nèi)容

此項(xiàng)作業(yè)囊括財務(wù)檔案里涵蓋的全部經(jīng)濟(jì)材料，財務(wù)檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容主要有財務(wù)報表、會計(jì)賬目、會計(jì)檔案、資本應(yīng)用進(jìn)程中生成的憑單、電子檔案記載、銀行存款記賬單、財務(wù)有關(guān)信息的維護(hù)記載本、財務(wù)電子檔案信息更新的有關(guān)信息保存與備份文檔、有關(guān)設(shè)施設(shè)備、檢查后的會計(jì)檔案還有企業(yè)單位有關(guān)的財務(wù)監(jiān)管材料與信息數(shù)據(jù)。所謂財務(wù)檔案監(jiān)管便是針對以上財務(wù)材料還有相關(guān)設(shè)施展開的搜集、記載、整合、儲存、維護(hù)等作業(yè)[1]。

（二）實(shí)際作用

首先，財務(wù)檔案監(jiān)管能力的好壞直接影響著的企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。就財務(wù)檔案而言，其是企業(yè)事業(yè)單位在參與社會經(jīng)濟(jì)活動中生成的具備相應(yīng)留存意義的財務(wù)記載，各個記載內(nèi)容均是經(jīng)濟(jì)活動的有效反饋。通過其余視角觀察，財務(wù)檔案的負(fù)責(zé)內(nèi)容能折射出現(xiàn)相關(guān)企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的科學(xué)性和可行性。財務(wù)檔案在確保企業(yè)的常規(guī)作業(yè)秩序、科研還有生產(chǎn)制造秩序方面有著明顯的推動性作用。

其次，財務(wù)檔案身為信息保證、維系監(jiān)管、監(jiān)督審核、經(jīng)濟(jì)歷史探究的根據(jù)，具備良好的考察價值。財務(wù)檔案是編制財務(wù)規(guī)劃的主要信息源，同時也是編制合理經(jīng)濟(jì)決定的數(shù)據(jù)源，更是保護(hù)經(jīng)濟(jì)活動、作業(yè)秩序的重要參照，能在單位上級領(lǐng)導(dǎo)人員下發(fā)一些戰(zhàn)術(shù)決定時給予可行建議。

最后，財務(wù)檔案是進(jìn)行歷史探究的記憶庫，貯存了豐富的財務(wù)工作閱歷，技術(shù)手段與智慧結(jié)晶，并且也是研究中心內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律與經(jīng)濟(jì)文化的主要文獻(xiàn)基地。

二、提升財務(wù)檔案管理規(guī)范化與水平的有效對策

（一）創(chuàng)建完善的財務(wù)檔案監(jiān)管體制

第一，編制健全的財務(wù)監(jiān)管規(guī)范。規(guī)范是確保監(jiān)管作業(yè)有序進(jìn)行的根本，同時也是組織工作的先決條件。一般狀況下，財務(wù)監(jiān)管規(guī)范通常涵蓋儲存規(guī)范、節(jié)約規(guī)范、更新廢棄規(guī)范以及保密規(guī)范等等。此外，規(guī)范要對企業(yè)中全部工作人員有一定的束縛性，激勵所有人員時刻遵循檔案監(jiān)管條款，嚴(yán)謹(jǐn)依據(jù)制度控制本身行為，并且內(nèi)部每個部門間都要互相督促，預(yù)防不科學(xué)檔案翻閱行為發(fā)生。

第二，建設(shè)單獨(dú)額財務(wù)檔案監(jiān)管小組，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，且安排專業(yè)性較強(qiáng)的專門監(jiān)管人員還有適當(dāng)?shù)膶彶槎綄?dǎo)人員，實(shí)行從上到下的監(jiān)管職責(zé)制，以此提升監(jiān)管水平。例如，在小型企業(yè)內(nèi)，可安排財務(wù)部門的一位人員落實(shí)檔案監(jiān)管的管理工作，有助于財務(wù)工作人員實(shí)時發(fā)現(xiàn)工作中的漏洞和瑕疵，便于搜尋與校對賬目，改善常規(guī)作業(yè)[2]。

第三，依據(jù)我國下發(fā)的檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，定期組織檔案的革新與銷毀作業(yè)，實(shí)現(xiàn)有序監(jiān)管。因?yàn)闄n案劃分類型繁多，對其展開監(jiān)管的過程中要把屬性與種類無異的文獻(xiàn)予以分類，且制定相同的編碼，便于將來搜索?？茖W(xué)合理的裝訂、保存檔案，針對逾期或是沒有利用價值的文獻(xiàn)材料依據(jù)相應(yīng)流程展開廢除，確保檔案的實(shí)效性。另外，監(jiān)管人員要加強(qiáng)電子檔案的儲存作業(yè)，其具體內(nèi)容和紙質(zhì)檔案內(nèi)容要互相統(tǒng)一。

（二）加強(qiáng)對監(jiān)管人員的培訓(xùn)工作

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部要積極關(guān)注財務(wù)檔案監(jiān)管人員的再教育和培訓(xùn)活動，編制落實(shí)規(guī)劃，提升檔案監(jiān)管能力。監(jiān)管人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平直接影響著企業(yè)檔案監(jiān)管質(zhì)量的優(yōu)劣，必須要對其展開全方位的教育和培訓(xùn)。培訓(xùn)形式可選擇以下幾種，例如邀請專業(yè)人士到企業(yè)內(nèi)部指引監(jiān)管活動，組織講座，借鑒良好企業(yè)的監(jiān)管形式還有參考有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議歸置檔案等等。財務(wù)檔案文獻(xiàn)的具體內(nèi)容多種多樣，涵蓋面較廣，尤其是對大中型企業(yè)而言，檔案項(xiàng)目眾多，材料量較大，如果匱乏高效的監(jiān)管形式，必然會限制企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。此項(xiàng)工作的專業(yè)人士具備管理閱歷與合理的監(jiān)管手段，可以對監(jiān)管作業(yè)發(fā)表有效性的建議，并且有利于更改工作人員的思想理念，可通過全新的要素實(shí)施監(jiān)管。強(qiáng)化對外溝通和協(xié)作，到優(yōu)秀企業(yè)觀摩借鑒其監(jiān)管形式，且綜合企業(yè)實(shí)際狀況考慮，有針對性的運(yùn)用監(jiān)管觀念，有利于企業(yè)提升檔案監(jiān)管水平。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要從大局出發(fā)，編制順應(yīng)本身發(fā)展的檔案監(jiān)管計(jì)劃。所以，監(jiān)管人員在展開改革時，必須要積極聽取上層領(lǐng)導(dǎo)的有效建議，依據(jù)其思想展開實(shí)際的整理作業(yè)。另外，培訓(xùn)工作不單單僅關(guān)注提高財務(wù)監(jiān)管人員的專業(yè)素養(yǎng)，并且還要重視提高其歸屬感與責(zé)任感，強(qiáng)化道德素養(yǎng)，提升作業(yè)主觀能動性。相關(guān)工作人員必須要時刻約束自身行為，對自己負(fù)責(zé)，對工作負(fù)責(zé)，對企業(yè)負(fù)責(zé)。

（二）促進(jìn)信息化監(jiān)管

信息化監(jiān)管是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷創(chuàng)新的衍生物，其的使用會大幅度提升財務(wù)檔案監(jiān)管作業(yè)的速率和質(zhì)量。要想做到信息化監(jiān)管，率先要創(chuàng)建出與此相適應(yīng)的信息化監(jiān)管系統(tǒng)。另外還要不斷提升相關(guān)人員的信息化水準(zhǔn)，以此確保信息化監(jiān)管真正發(fā)揮其自身優(yōu)勢，促進(jìn)財務(wù)監(jiān)管信息化效果的增強(qiáng)。當(dāng)然，信息化建設(shè)離不開硬件條件的支持，因此企業(yè)要為檔案監(jiān)管工作提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，比如滅火器、電腦、檔案柜等等，確保檔案室擁有較好的通風(fēng)環(huán)境，為財務(wù)檔案監(jiān)管作業(yè)的正常展開奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)論：

綜上所述，伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，財務(wù)檔案監(jiān)管作業(yè)會朝著現(xiàn)代化、智能化的方向前進(jìn)。要想提高財務(wù)檔案監(jiān)管規(guī)范化與提升，相關(guān)企業(yè)必須要緊隨時代腳步，主動學(xué)習(xí)與借鑒新興的監(jiān)管理念與監(jiān)管形式，只有在此基礎(chǔ)上，才能確保此項(xiàng)工作順利進(jìn)行，全面展現(xiàn)其自身價值和作用，協(xié)助企業(yè)良好、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉靜.如何提高財務(wù)檔案管理的規(guī)范化和水平[J].城建檔案，2016（09）：73-74.

[2]郭美芳.實(shí)現(xiàn)規(guī)范化財務(wù)檔案管理 提高財務(wù)管理水平[J].城建檔案，2015（06）：51-52.