電子文件一體化管理探索

【摘 要】 本文介紹了電子文件的概念與特點(diǎn)，闡釋了電子文檔生命周期理論，分析了電子文件一體化的管理模式：文檔一體化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別；實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的前提；電子文件一體化管理流程；電子文件一體化管理的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】 電子文件；文檔一體化；計(jì)算機(jī)技術(shù)

一、電子文件的概念與特點(diǎn)

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件這一術(shù)語(yǔ)越來(lái)越多地出現(xiàn)在職員工作中，對(duì)于它的定義是：“能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列?！痹跈n案行業(yè)中把電子文件定義為：“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募??！?/p>

電子文件首先是滿足傳統(tǒng)意義上的有關(guān)“文件”的要素，其次必須是以計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)的，以二進(jìn)制代碼的形式記錄在一定介質(zhì)上的文件。這就強(qiáng)調(diào)了電子文件的內(nèi)涵就是由計(jì)算機(jī)生成與處理的，計(jì)算機(jī)是電子文件賴以生存的基礎(chǔ)。

隨著電子文件的逐步發(fā)展，它的優(yōu)越性也日益體現(xiàn)出來(lái)了。電子文件的產(chǎn)生不僅簡(jiǎn)化了管理流程，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化操作，而且節(jié)省了大量的物理存儲(chǔ)空間；電子信息系統(tǒng)的逐步完善使檢索、查找文件更加快捷、便利，有效地提高了工作效率。

電子文檔雖然是文檔的一種類型，卻有著與紙質(zhì)文檔截然不同的特點(diǎn)：①對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。電子文檔是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有效輸出的一種載體，是與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)密不可分的。②電子文檔對(duì)軟硬件環(huán)境的依賴是電子文檔的致命弱點(diǎn)。③電子文檔的復(fù)制件不易識(shí)別，源于電子文檔信息的無(wú)損復(fù)制性。這一特性既為職員的工作帶來(lái)了方便，也為職員保護(hù)電子文檔的原始性、真實(shí)性提出了挑戰(zhàn)。

針對(duì)電子文件的不同特點(diǎn)和電子檔案管理的要求，整個(gè)歸檔管理流程較以前紙質(zhì)文檔的歸檔流程發(fā)生了變化。對(duì)電子文件的歸檔、鑒定環(huán)節(jié)提前至編寫階段，并將鑒定環(huán)節(jié)貫穿于編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個(gè)文檔生命周期。

二、電子文檔生命周期理論

電子文檔生命周期理論是在1997年提出的。當(dāng)時(shí)的人們已經(jīng)開(kāi)始對(duì)電子文檔進(jìn)行有效地管理和保護(hù)。在文檔產(chǎn)生之前，電子文檔的生命周期就已開(kāi)始，也就是文檔的概念階段?！案拍铍A段是指電子信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和安裝階段，在這一階段完成對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息流和信息處理的分析，以及對(duì)合適技術(shù)的挑選、獲取和安裝，并始終關(guān)注電子文件原始憑證和長(zhǎng)期保存的各種問(wèn)題”。之后，電子文檔產(chǎn)生并作為“文件”被“保管”起來(lái)。最后，對(duì)形成后的電子文檔進(jìn)行技術(shù)維護(hù)和妥善管理直至被銷毀?！霸O(shè)計(jì)—形成—維護(hù)三段論”突出了對(duì)電子文檔“設(shè)計(jì)”和“形成”階段的管理，強(qiáng)調(diào)了對(duì)電子文件管理應(yīng)實(shí)行超前控制。

三、電子文件一體化管理模式

1、文檔一體化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子文檔一體化管理，是指在電子文件生成之初采取控制行動(dòng)，以保證其歸檔質(zhì)量，重視文件內(nèi)容、生成者及其過(guò)程的聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性。

電子文件是伴隨計(jì)算機(jī)的應(yīng)用而產(chǎn)生的，它有著許多不同于傳統(tǒng)文件的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法能為電子文件的檔案管理所借鑒，但電子文件檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則造成的損失是無(wú)法估量的。電子文件的特點(diǎn)使得其整個(gè)生命周期的全程管理與一體化管理顯得尤為重要。

文檔一體化管理在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期的表現(xiàn)形式只是檔案工作人員到文件形成部門去指導(dǎo)工作，以保證歸檔后的文件真實(shí)、完整。在電子文件管理中，計(jì)算機(jī)工作流程軟件管理逐步取代原來(lái)的人工文件管理中的人為選擇性，變得更加自動(dòng)化、程序化。計(jì)算機(jī)軟件對(duì)電子文件的管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作流程的根本性變革，帶來(lái)巨大便利的同時(shí)，也存在諸多不可控因素。再加上電子文件本身的脆弱性、時(shí)效性，產(chǎn)生文件過(guò)程中的一切活動(dòng)都很可能會(huì)影響到文件的保存與長(zhǎng)期利用。

2、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的前提

制定嚴(yán)密的法規(guī)體系和各類相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，以保障對(duì)電子文件的前端實(shí)施有效的控制。在電子文件管理系統(tǒng)中，要將電子文件的各個(gè)方面進(jìn)行有效控制，關(guān)鍵在于完善的法規(guī)體系。

要充分發(fā)揮電子文件管理的效果，必須制定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并使各類管理系統(tǒng)之間緊密銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在電子文件管理活動(dòng)中，文件形成者將直接參與文件的歸檔工作，檔案工作者比以往更需要得到文件形成者的幫助與支持，雙方的溝通必不可少，這就要求檔案工作者具有較高的綜合素質(zhì)。管理電子文件離不開(kāi)信息技術(shù)，掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也是檔案工作者必要的能力。

3、電子文件一體化管理流程

電子文件一體化管理，明確了電子文件從生成→采集→傳送→鑒定→最終去向等各個(gè)階段的管理。生成階段無(wú)疑是電子文件管理的開(kāi)始，它無(wú)論以哪種方式產(chǎn)生，為其命名都是必不可少的環(huán)節(jié)。電子文件的命名應(yīng)遵從唯一性、概括性、關(guān)聯(lián)性和規(guī)范性的原則。命名的唯一性是為了保證文件檢索的高效和準(zhǔn)確，也避免在存儲(chǔ)過(guò)程中，后來(lái)文件取代前期存儲(chǔ)的文件，造成文件的丟失。命名的概括性便于管理者能從文件名識(shí)別內(nèi)容。通過(guò)文件名的關(guān)聯(lián)性可以辨析該文件的不同版本間的聯(lián)系。規(guī)范性是指文件名應(yīng)采用約定俗成的通行的方式命名縮寫。

電子文件形成后，應(yīng)由創(chuàng)建者或創(chuàng)建部門按照歸檔要求進(jìn)行采集。電子文件的采集是指在文件保存系統(tǒng)中對(duì)文件進(jìn)行登記、分類、添加元數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)的過(guò)程。為防止信息損失和變動(dòng)，采集工作應(yīng)當(dāng)由創(chuàng)建者或承辦者及時(shí)完成，因?yàn)橹挥兴麄冏钋宄娮游募膬?nèi)容、價(jià)值以及與其他文件之間的關(guān)系，只有這樣才能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。

在各業(yè)務(wù)部門之間傳送流轉(zhuǎn)的電子文件，無(wú)論是通過(guò)電子郵件還是通過(guò)FTP等方式進(jìn)行傳送，都應(yīng)當(dāng)支持已有的軟硬件設(shè)置，遵循相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)，與電子文件保存系統(tǒng)中的采集模塊實(shí)現(xiàn)無(wú)縫接入。最后由檔案部門會(huì)同文件形成部門對(duì)電子文件的保存價(jià)值進(jìn)行鑒別、確定其保管期限，形成電子檔案，在檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共享。

4、電子文件一體化管理的目標(biāo)

電子文件的現(xiàn)行階段是信息丟失高發(fā)期，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一階段是由文件管理人員占主導(dǎo)，然而文件管理者對(duì)檔案管理的要求不是很了解，如果檔案人員等到電子文件送過(guò)來(lái)再進(jìn)行鑒定、整理、統(tǒng)計(jì)等檔案流程，會(huì)丟失很多電子文件的相關(guān)信息。因此在解決電子文件歸檔問(wèn)題上，檔案行業(yè)通用的做法是將電子文件的周期歸為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段；檔案人員應(yīng)在保存文件和設(shè)計(jì)歸檔階段對(duì)電子文檔的歸檔進(jìn)行指導(dǎo)。在電子文件生命周期中，設(shè)計(jì)階段無(wú)疑是具有決定性意義階段。歸檔所需的要素以及信息的采集等都應(yīng)該事先在電子文件管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定。檔案人員全程參與電子文件的管理活動(dòng)，是保證電子文件歸檔管理的必要前提。

電子文件的歸檔并且形成電子檔案的管理，現(xiàn)在看來(lái)雖已不是什么新鮮事物，但是專業(yè)的電子文件的檔案管理人員卻是奇缺的，對(duì)在職檔案人員有針對(duì)性的培訓(xùn)尤為重要。在一定時(shí)間內(nèi)傳統(tǒng)的檔案工作仍將占主導(dǎo)地位，與電子檔案工作并存的時(shí)間或?qū)⒏L(zhǎng)，不斷積累電子文件歸檔和管理的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮兩種不同介質(zhì)檔案的長(zhǎng)處，總結(jié)歸納出科學(xué)的管理方法，保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存是檔案管理人員的目標(biāo)。

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【作者簡(jiǎn)介】

張?jiān)葡迹?971.01-），江蘇南京人，任職于航天九院第十六研究所情報(bào)檔案處，研究方向：檔案管理.