淺析高職院校檔案管理的幾個(gè)誤區(qū)

蔡亞瓊

【摘要】本文針對(duì)目前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了高職院校檔案管理存在的意識(shí)誤區(qū)、人為誤區(qū)、制度誤區(qū)、管理誤區(qū)、利用誤區(qū)、服務(wù)誤區(qū)以及職能誤區(qū)，為高職院校檔案管理走出誤區(qū)，提升檔案管理、服務(wù)與利用水平提供了理論依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；服務(wù)利用

眾所周知，不少高職院校建校時(shí)間較短，院校建設(shè)任務(wù)較重，其檔案管理、服務(wù)與利用進(jìn)程較為緩慢，檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題與不足，主要原因是在檔案意識(shí)、檔案服務(wù)、檔案管理、檔案利用、管理制度等方面存在一些誤區(qū)，這些誤區(qū)將影響和制約檔案管理、服務(wù)與利用的發(fā)展，也間接阻礙了院校管理水平的提升。結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，筆者通過(guò)分析認(rèn)為，目前高職院校檔案工作主要存在以下幾個(gè)誤區(qū)：

一、意識(shí)誤區(qū)

高職院校對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，尤其是學(xué)校管理層的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有意識(shí)到檔案是院校管理中不可分割的重要組成部分，沒(méi)有意識(shí)到檔案利用服務(wù)是高職院校高效運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)之一，沒(méi)有意識(shí)到其體現(xiàn)檔案職能乃至管理水平的重要性，只是將檔案看作一項(xiàng)獨(dú)立的、可有可無(wú)的管理工作，只是認(rèn)為檔案是管理工作中部分資料的收集、保存，認(rèn)為檔案管理是安排任何工作人員是便能勝任的一項(xiàng)工作。學(xué)校在工作計(jì)劃、建設(shè)、管理、總結(jié)、考核中沒(méi)有將檔案管理與利用作為重要工作加以規(guī)劃與推進(jìn)，幾乎沒(méi)有召開(kāi)檔案管理專項(xiàng)工作，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，學(xué)校整體上形成了對(duì)檔案管理“放之任之、自生自滅”的思想意識(shí)，導(dǎo)致管理工作處于邊緣化狀態(tài)。

二、人為誤區(qū)

高職院校的不少教職員工認(rèn)為，檔案管理工作只是幾個(gè)檔案管理人員的工作，與自己、其他人無(wú)關(guān)，人為將檔案管理工作與日常管理工作分隔開(kāi)來(lái)，因此他們置身于檔案管理之外，在工作中往往不注意檔案資料的保存，不關(guān)心檔案管理工作，不善于利用檔案資料，進(jìn)而不支持檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)為其工作過(guò)程就是檔案的形成過(guò)程，沒(méi)有為檔案的形成、收集、管理提供便捷的通道，導(dǎo)致檔案工作停滯不前，檔案資料殘缺不全。人為將檔案按管理職能從學(xué)校的教育教學(xué)管理明顯分隔開(kāi)來(lái)，各自分管保存，沒(méi)有建立綜合的檔案管理機(jī)構(gòu)，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一集中管理和綜合利用。

三、制度誤區(qū)

目前高職院校檔案管理制度建設(shè)方面存在以下幾個(gè)問(wèn)題：一是制度“重形式”。目前高職院校檔案管理的規(guī)章制度從量上逐步增多，但在制度建設(shè)上往往只注重制度的有無(wú)問(wèn)題，看重制度的表面文字，對(duì)管理制度的形式比較看重，缺少對(duì)制度的可行性、適用性及可操作性等方面缺乏統(tǒng)籌考慮和設(shè)計(jì)。二是“偏管理”。在檔案管理制度中，大多僅停留在對(duì)檔案資料的收集、建檔、保管等方面的內(nèi)容，缺少對(duì)檔案綜合利用、管理研究、技術(shù)改進(jìn)等方面的引導(dǎo)和規(guī)定。三是制度“欠落實(shí)”。不少高職院校檔案管理制度僅貼在墻上，檔案管理及利用相關(guān)的制度如何落實(shí)，落實(shí)到什么程度，存在什么問(wèn)題，都無(wú)人問(wèn)津，導(dǎo)致檔案工作停滯不前，可有可無(wú)，各種管理規(guī)范和安全措施不到位。四是制度“存局限”。不少高職院校的檔案管理制度仍僅限于檔案管理本身，缺少頂層設(shè)計(jì)，從學(xué)校整體工作出發(fā)，全局把握院校管理工作與檔案管理工作，未能從制度上將其形成一個(gè)整體，從制度上貫通學(xué)校全局工作。五是制度“缺實(shí)效”。目前不少檔案管理制度中缺少對(duì)檔案管理與利用工作實(shí)效的考核與評(píng)價(jià)機(jī)制的內(nèi)容，檔案管理工作的實(shí)效無(wú)法可依，管理無(wú)從約束和考核，檔案管理工作因此缺少一個(gè)封閉的管理回路，無(wú)法保障檔案管理工作的良性運(yùn)行。

四、管理誤區(qū)

高職院校在檔案管理工作中沒(méi)有與院校日常管理工作直接關(guān)聯(lián)，往往與實(shí)際工作脫節(jié)，沒(méi)有在日常工作中自然建立并形成檔案，檔案管理仍處于滯后管理狀態(tài)，這種管理模式將導(dǎo)致檔案資料不齊全、不真實(shí)，不準(zhǔn)確反映院校管理的真實(shí)歷程，無(wú)法反映管理過(guò)程中質(zhì)量監(jiān)控和檢查監(jiān)督的痕跡。如在院校設(shè)備檔案管理方面，不少院校將設(shè)備檔案管理與設(shè)備建檔分離開(kāi)來(lái)，沒(méi)有對(duì)設(shè)備的初期階段直接進(jìn)行建檔，無(wú)法對(duì)設(shè)備論證、采購(gòu)、監(jiān)督、驗(yàn)收、運(yùn)行等形成的檔案資料實(shí)時(shí)歸檔，總在設(shè)備驗(yàn)收后才建檔管理，容易導(dǎo)致過(guò)程設(shè)備檔案的缺漏和失真。

五、利用誤區(qū)

檔案功能的充分發(fā)揮在于利用，然而不少院校在檔案工作中只重視檔案建設(shè)、保存管理，不重視檔案利用，把所有檔案作為保密資料躺在庫(kù)房中，沒(méi)有很好地開(kāi)發(fā)檔案的綜合利用，沒(méi)有根據(jù)職能開(kāi)放訪問(wèn)，讓檔案服務(wù)于教學(xué)教育事業(yè)的職能充分發(fā)揮出來(lái)。

六、服務(wù)誤區(qū)

優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)工作能夠促進(jìn)檔案的綜合利用，不少院校仍只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單借閱、登記、統(tǒng)計(jì)，對(duì)于如何提高檔案服務(wù)質(zhì)量方面仍不夠重視，缺乏在檔案服務(wù)環(huán)境、服務(wù)質(zhì)量、管理人員服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)等方面進(jìn)行強(qiáng)化，為提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

七、職能誤區(qū)

不少高職院校仍然未建立起綜合檔案室（館），檔案管理工作按照部門職能相對(duì)分割管理，不同檔案門類間溝通聯(lián)系少，造成檔案綜合利用困難、效率低下、管理不規(guī)范；檔案管理人員也往往因此只重視收集、管理與利用，忽視對(duì)檔案工作中管理模式、管理方法、管理效率、管理水平、管理手段、服務(wù)質(zhì)量、利用渠道等方面進(jìn)行深入的研究與探索，無(wú)法及時(shí)為促進(jìn)檔案優(yōu)化管理和服務(wù)利用提供借鑒與決策依據(jù)。

基于以上的分析，高職院校檔案管理工作存在意識(shí)誤區(qū)、人為誤區(qū)、制度誤區(qū)、管理誤區(qū)、利用誤區(qū)、服務(wù)誤區(qū)以及職能誤區(qū)，這些誤區(qū)的存在直接影響了高職院校檔案建設(shè)與管理的水平、檔案服務(wù)的質(zhì)量、檔案利用的效果，也影響了院校的管理水平。筆者認(rèn)為高職院校要走出這些誤區(qū)，學(xué)校管理層要做好院校管理的頂層設(shè)計(jì)，做好學(xué)校管理整體規(guī)劃，研究設(shè)計(jì)一套院校管理與檔案管理兼容一體的管理模式與組織實(shí)施方案，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，組織進(jìn)行一次全校范圍的檔案工作重要性宣傳與教育主題活動(dòng)，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案管理、服務(wù)與利用的重要性，從平時(shí)管理工作出發(fā)，做到“平時(shí)工作-檔案管理-服務(wù)利用”一體化的運(yùn)行模式，將檔案工作貫穿于管理工作全過(guò)程。同時(shí)，立足檔案管理、服務(wù)與利用，強(qiáng)化檔案管理硬件和服務(wù)軟環(huán)境建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)研究，全面推進(jìn)檔案管理與服務(wù)利用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]叢日麗，劉云超.對(duì)于服務(wù)意識(shí)下高校檔案管理工作的探討[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然版），2015，31（3）：142-144.

[2]王雪芹.試論高校檔案認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)[J].安徽科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，25（2）：111-113.

[3]高永青，楊嬋.走出高校檔案工作的誤區(qū)——兼談《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有效實(shí)施[J].云南檔案，2010（9）：15-17.

[4]梁建梅.高校檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2014，424（2）：31-32.