加強(qiáng)實(shí)物檔案管理工作的研究與探索

張維平

【摘要】面對(duì)紛雜眾多的科技檔案管理文件，過(guò)去的檔案管理辦法顯得有些捉襟見(jiàn)肘，而且目前檔案類(lèi)型也呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)，實(shí)物檔案在檔案管理中所占的比重越來(lái)越高。本文首先闡述了實(shí)物檔案的概念以及分類(lèi)，分析了加強(qiáng)實(shí)物檔案收藏管理的意義和當(dāng)前存在的問(wèn)題，最后重點(diǎn)介紹了以后應(yīng)如何加強(qiáng)對(duì)于科技實(shí)物檔案的管理工作。

【關(guān)鍵詞】實(shí)物檔案；管理

實(shí)物對(duì)象型科技檔案是以一定的實(shí)物研究成果為對(duì)象的科技和生產(chǎn)活動(dòng)，如科技成果的模型、設(shè)備的生產(chǎn)制造活動(dòng)和基建工程的施工活動(dòng)，過(guò)去對(duì)于科技檔案文件的管理主要是采用原始的編號(hào)管理辦法，手工錄入工作量大，不利于對(duì)實(shí)物檔案的查詢(xún)和管理，如今對(duì)于實(shí)物對(duì)象型的科技檔案整理管理方法主要是對(duì)象分類(lèi)法，通過(guò)二維碼技術(shù)查詢(xún)節(jié)約了檔案管理等方面人力與時(shí)間的耗費(fèi)。

一、實(shí)物檔案概念及分類(lèi)

（一）概念。實(shí)物檔案這一概念是90年代初期檔案管理人員提出的概念，即具有檔案屬性的實(shí)物通過(guò)收集整理而轉(zhuǎn)化成的檔案，是以物質(zhì)實(shí)體為載體反映本單位的職能活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)全貌的具有保存意義的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要部分，能夠真實(shí)記載各類(lèi)實(shí)踐活動(dòng)，并反映事項(xiàng)細(xì)節(jié)。

（二）分類(lèi)。實(shí)物檔案的歸檔范圍主要包括以下幾類(lèi)：1.單位或者單位內(nèi)的工作者在各種活動(dòng)中獲得的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；2.在和工作相關(guān)的活動(dòng)中獲得的被贈(zèng)與的物品；3.領(lǐng)導(dǎo)和著名人士的題詞等；4.單位曾經(jīng)使用過(guò)的各種印章，進(jìn)行過(guò)的各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或者科研項(xiàng)目取得的成果模型等；5.其它有保存價(jià)值的實(shí)物。

二、加強(qiáng)實(shí)物檔案收藏和管理的意義及問(wèn)題

（一）現(xiàn)實(shí)意義。一是完善檔案結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的需要，因?yàn)樨S富檔案的管理內(nèi)容在檔案管理部門(mén)一直是熱點(diǎn)問(wèn)題，優(yōu)化和豐富館藏資源重要的還是要從內(nèi)容上著手，比如科技、政治、文化等，要為實(shí)物檔案管理留有一席之地。檔案管理的實(shí)質(zhì)必須大于形式，只要是具有保存和收藏價(jià)值的資料，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是光盤(pán)、磁盤(pán)、模型等實(shí)物資料都要予以收集歸檔，不能根據(jù)個(gè)人喜好選擇收集的檔案。二是檔案部門(mén)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的需求，基于對(duì)檔案管理創(chuàng)新的要求，檔案管理部門(mén)加強(qiáng)了實(shí)物檔案所占管理比重，增強(qiáng)了檔案的整體生命力，是目前檔案收集實(shí)物的重要推動(dòng)力。

（二）現(xiàn)存問(wèn)題。目前對(duì)于實(shí)物檔案的管理工作流程依然是以對(duì)紙質(zhì)檔案的管理工作流程為主，采用編號(hào)化管理，這種管理方式受到了實(shí)物檔案形態(tài)各異的影響，根據(jù)編號(hào)另外調(diào)取對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)材料的管理方式比較落后，不符合當(dāng)今時(shí)代高效便捷的工作特點(diǎn)，對(duì)于如何提高實(shí)物檔案管理工作中的信息化水平目前仍在探索階段。對(duì)于實(shí)物檔案的收藏和管理、使用，基本是按照實(shí)物的具體尺寸、內(nèi)容和價(jià)值進(jìn)行管理，但是管理過(guò)于形式化，具體的管理要求不夠高，管理制度不完善，主要表現(xiàn)在實(shí)物檔案收集、整理移交和保管管理等方面過(guò)于隨意，沒(méi)有明確檔案的收集范圍和儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，重要檔案簡(jiǎn)單化管理，次要檔案過(guò)于保密，導(dǎo)致實(shí)物檔案管理工作本末倒置，各種檔案混合擺放、管理效率較低。

三、加強(qiáng)實(shí)物檔案管理的有效對(duì)策

（一）積極宣傳，提高實(shí)物檔案管理意識(shí)。和一般的紙質(zhì)檔案文件相比，實(shí)物檔案所記載的內(nèi)容具有特殊價(jià)值，是科技成果研發(fā)的有力證明。在對(duì)浩瀚的文本檔案管理的同時(shí)，各級(jí)單位應(yīng)該重視對(duì)于實(shí)物檔案的管理意義，加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的儲(chǔ)存和管理意義的主要宣傳工作，開(kāi)展有關(guān)利用實(shí)物檔案進(jìn)行的專(zhuān)題展覽活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)于實(shí)物檔案的保護(hù)知識(shí)的傳授和宣傳，讓檔案管理者充分了解實(shí)物檔案存在的意義和歷史價(jià)值。實(shí)物檔案能夠用來(lái)反映一個(gè)國(guó)家、城市和一個(gè)行業(yè)、單位的歷史發(fā)展過(guò)程，實(shí)物檔案身上銘刻著其所在單位的發(fā)展印記，通過(guò)實(shí)物檔案就能尋找到本單位發(fā)展的軌跡。

（二）實(shí)物科技檔案的條碼化管理。使用二維碼來(lái)識(shí)別設(shè)備和有關(guān)技術(shù)，通過(guò)在檔案上黏貼具有唯一標(biāo)識(shí)的條形碼，掃閱后能夠獲得各類(lèi)科技檔案的有關(guān)信息，通過(guò)自動(dòng)化管理避免人工填寫(xiě)導(dǎo)致的錯(cuò)誤，自動(dòng)完成檔案歸檔上架和信息查詢(xún)，提高工作效率。引入二維條碼的糾錯(cuò)機(jī)制，能夠在條碼因穿孔和污損引起局部受損時(shí)依然不影響讀取。對(duì)于重要的檔案可以引入加密機(jī)制，比如使用一定的加密算法對(duì)圖像信息進(jìn)行加密處理，在識(shí)別二維碼的時(shí)候用一些加密算法才能對(duì)其查閱。大多數(shù)二維條碼都有字節(jié)表示的形式，能夠?qū)⑽淖趾蛨D像轉(zhuǎn)換成字節(jié)流并通過(guò)二維碼來(lái)表示。

（三）實(shí)物科技檔案的可視化管理?？萍紝?shí)物檔案管理單位要在檔案條碼化管理的基礎(chǔ)上通過(guò)數(shù)字化手段并應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)、服務(wù)器和因特網(wǎng)等硬件和軟件系統(tǒng)相結(jié)合的方式，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)實(shí)物檔案建立三位一體的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)管理體系和服務(wù)體系，方便在計(jì)算機(jī)等設(shè)備上顯示出實(shí)物科技檔案的有關(guān)信息和存放位子，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)科技實(shí)物檔案的可視化監(jiān)督管理，另外還可以借助3D打印技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的管理與傳閱，減少檔案在使用過(guò)程中的折損，提高檔案壽命期。比如建立實(shí)物檔案的手機(jī)圖形信息數(shù)據(jù)庫(kù)，現(xiàn)如今人人都有手機(jī)，通過(guò)手機(jī)自帶的二維碼識(shí)別功能，通過(guò)“掃一掃”就能夠看到實(shí)物檔案承載的具體信息，進(jìn)而了解其發(fā)展歷史。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于實(shí)物型科技檔案管理工作方法的改進(jìn)也可以應(yīng)用到傳統(tǒng)的檔案管理工作中，二維碼等高新技術(shù)是目前將實(shí)物和網(wǎng)絡(luò)相連接的一種新途徑，也是加強(qiáng)實(shí)物檔案管理的有效方式，不管是何種類(lèi)型的檔案，其管理原理基本一致，都是為了加強(qiáng)對(duì)具有儲(chǔ)存意義的檔案的保管工作。

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