優(yōu)化機關事務檔案管理模式研究

韓呈鎮(zhèn)

【摘要】機關事務檔案管理是整個機關事務管理的重要組成部分，如何緊緊圍繞機關事務檔案管理的中心工作和工作重點，不斷優(yōu)化機關事務檔案管理模式，提高管理水平，是一個重要的課題。

【關鍵詞】機關事務；檔案管理

優(yōu)化管理方式是機關事務檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是機關事務單位檔案工作的根本任務。機關事務檔案管理工作作為整個機關事務工作的重要組成部分，機關事務單位在檔案管理工作中要切實按照有新思路、新突破、新舉措的要求，優(yōu)化檔案管理模式，把檔案管理各項工作做深、做細、做扎實。

一、傳統(tǒng)機關事務檔案管理模式的局限

傳統(tǒng)的機關事務檔案管理屬于一種內(nèi)向型、封閉式的模式，大多將機關事務檔案保存在機關事務單位的辦公室，主要供領導查用，一般不對外開放。這種封閉的模式盡管有利于機關事務的保護，但隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，我國的機關事務進行了較大改革，機關事務檔案管理的傳統(tǒng)模式逐漸暴露出諸多局限：一是過于封閉甚至是保密，阻礙了機關事務檔案的利用。首先是“門檻”高。機關事務檔案的利用一般需要領導審批或專門的介紹信，有時甚至要征求多個或多級領導的同意，因而普通百姓很難接觸到人事檔案。其次是方式單一。機關事務檔案管理大多沿用以往的“看攤”的做法，坐等利用者上門才提供服務，服務的方式也多是簡單的“你查我調(diào)”。二是機關事務檔案管理人員素質及業(yè)務水平低下。機關事務檔案管理是一項政策性、專業(yè)性和技術性都很強的工作。當前機關事務單位大多強調(diào)內(nèi)部機構和人員的精簡高效，機關事務單位的檔案管理人員多設為兼職，而且變動相對頻繁，導致管理隊伍的業(yè)務素質不高、穩(wěn)定性較差。這樣一支隊伍很難給予機關事務檔案優(yōu)質和高效的管理。三是機關事務單位大多自行設立檔案室，由于保密觀念的束縛，很難對機關事務檔案進行信息開發(fā)，更談不上信息的開放。四是機關事務檔案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工記錄，重復無效勞動，機關事務檔案管理軟件落后且軟件不統(tǒng)一，現(xiàn)代化管理手段缺乏等。

二、優(yōu)化機關事務檔案管理模式

（一）優(yōu)化檔案管理制度。一是將檔案工作列入機關事務單位重要議事日程，明確責任，將檔案工作納入目標管理，加大對檔案工作的領導力度。二是建立健全檔案領導機構，成立機關事務單位檔案管理工作領導小組及鑒定小組，建立專門檔案室，配備有一定檔案知識和管理才能的檔案專職人員，建立由機關事務單位各科、室、辦參與的全方位檔案管理網(wǎng)絡。三是建立和完善檔案管理制度，如機關事務檔案管理三合一制度，檔案保管、利用、保密、借閱等制度，并將這些制度納入單位的管理系統(tǒng)，使之滲透到各科、室、辦中去，使其了解檔案工作的重要性，提高遵守制度的自覺性，確保機關事務檔案工作標準化、制度化。四是提高監(jiān)督力度，定期或不定期檢查和抽查檔案工作，促進機關事務檔案工作不斷上新臺階。

（二）優(yōu)化檔案管理質量關。機關事務檔案，特別是事務性檔案涉及的部門多，量大，面廣，隨著地方政府行政事務的日益發(fā)展，事務性檔案數(shù)量不斷增多，一是涉及的事務比較多，收集工作比較繁瑣。二是工作要求高，這是由機關事務工作性質決定的，要求檔案人員要有高度的責任心，認真、細致的工作。機關事務檔案專業(yè)性強，僅僅靠機關事務檔案室人員是難以勝任包括收集、整理等項工作的。因此，必須在機關事務單位的有關科、室、辦設置專職檔案員，負責自身工作中形成的檔案的收集、整理、歸檔等工作。機關事務檔案人員要認真負責，把好本單位檔案的質量關。

（三）優(yōu)化檔案人才培養(yǎng)。傳統(tǒng)意義上機關事務單位的檔案管理部門是一個所謂的相對落后部門，人員知識層次低，知識更新速度慢，人才匱乏，自身缺乏吸引優(yōu)秀人才的條件。同時，機關事務檔案工作人員知識層面單一，對機關事務性檔案管理缺乏了解，對現(xiàn)代科學知識缺乏了解，這些都造成了管理上的滯后。要改變這種局面，一方面要大力優(yōu)化在職人員的培訓，通過進行機關事務檔案管理知識和相關現(xiàn)代化科學知識培訓，從而適應工作的要求。另一方面，吸引相關行業(yè)如計算機、檔案學、情報信息等方面的優(yōu)秀人才加人到機關事務單位檔案管理隊伍中來，也是迅速優(yōu)化機關事務檔案管理模式的一條捷徑，他們的加入，會使機關事務單位的檔案部門真正成為所在單位的信息提供中心，而不是單純的資料保管中心。

（四）優(yōu)化檔案信息化建設。所謂機關事務檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于機關事務檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。其主要內(nèi)容包括機關事務檔案信息的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡化、檢索的自動化和檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化。要實現(xiàn)機關事務檔案管理信息化，機關事務單位可以通過建立檔案中心，建立相關的網(wǎng)頁和數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡開展檔案服務并加強網(wǎng)絡安全性的建設等途徑來實現(xiàn)。對機關事務事業(yè)發(fā)展服務是機關事務檔案工作的出發(fā)點和立足點，當前機關事務改革的深化，客觀上對機關事務信息的需求量越來越大，對機關事務檔案信息化建設也提出了更新、更高的要求，機關事務單位利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理手段，運用數(shù)形結合的思想，提供分析報告，既可以為領導在機關事務管理、工作決策等方面提供及時、可靠的依據(jù)，也可以全面推進機關事務檔案信息化、社會化建設的進程。

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