辦公室文件資料信息化管理探討

李雪峰

【摘要】辦公室各類資料管理工作中，文件資料管理是最基本、最常見的部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人類工作方式和工作速度的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)辦公室文件資料信息化，提高文件資料管理的安全、高效十分必要。文章將探討一些提升措施，為辦公室文件資料管理提供一些有益的參考和啟示。

【關(guān)鍵詞】辦公室文件資料；信息化管理；必要性；有效措施

一、辦公室文件資料信息化管理的必要性

21世紀(jì)是信息技術(shù)的世紀(jì)，信息技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用極大改變了人們的工作和生產(chǎn)方式，辦公室工作也不例外。辦公室文件資料是辦公室各類資源中最基本的部分，辦公室文件資料的管理是辦公室工作的基本工作之一，傳統(tǒng)的辦公室文件資料管理主要是人為的、紙質(zhì)的管理，文件資料的準(zhǔn)確性受人為因素的影響很大，涉及龐大資料或復(fù)雜統(tǒng)計(jì)、計(jì)算的辦公室文件出錯(cuò)的概率較高，耗時(shí)耗力，對(duì)文件資料的價(jià)值產(chǎn)生著重要影響；辦公室文件資料主要以紙質(zhì)文檔保存，受溫度、濕度、氣壓條件等環(huán)境影響較大，資料保存的壽命不長；傳統(tǒng)的辦公室文件資料管理，除了大型的企業(yè)、重要機(jī)關(guān)事業(yè)單位設(shè)有專門的資料室，檔案室有專人管理，一些常規(guī)企業(yè)、普通部門的資料管理多比較隨意、混亂，資料的安全性沒有較高保障，一旦發(fā)生遺失，可能造成嚴(yán)重?fù)p失甚至威脅企業(yè)安全。大量的資料管理收藏也是較繁雜的工作，占用很多空間和資源，對(duì)于處于黃金地段的企業(yè)來說，傳統(tǒng)的資料存儲(chǔ)、保管成本較高。所以，采用現(xiàn)代科技手段，進(jìn)行文件資料的信息化管理十分重要，是提高辦公室文件資料管理質(zhì)量、管理效率、安全性的重要途徑。

二、提高辦公室文件資料信息化管理的有效措施

提高辦公室文件資料信息化管理是提高辦公室文件管理質(zhì)量、效率、有效性和安全性的必要舉措，是新時(shí)代的企業(yè)適應(yīng)時(shí)代需要，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理和現(xiàn)代化辦公的必然途徑，為此，應(yīng)積極采取措施，提高辦公室資料信息化的管理水平。

（一）加強(qiáng)設(shè)備、技術(shù)投入。辦公室文件資料信息化管理，是依賴于現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備、信息技術(shù)和專業(yè)人員的管理。辦公室要想提高文件資料的信息化管理水平，首先應(yīng)加強(qiáng)資金投入，為辦公室購入計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代打印復(fù)印設(shè)備、先進(jìn)的信息化管理軟件、系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、加密設(shè)施等必要的辦公室文件信息化管理的硬件、軟件設(shè)備，為信息化管理提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和適應(yīng)于企業(yè)類型的、辦公室具體行業(yè)工作的對(duì)應(yīng)類型的軟件和系統(tǒng)。然后，良好的技術(shù)處理手段和專業(yè)的技術(shù)人員是加強(qiáng)辦公室資料信息化管理的必備條件。

（二）完善制度，提高信息化管理各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。辦公室文件資料的信息化管理，歸根結(jié)底是資料的管理，所以，必須建立健全辦公室信息化管理制度建設(shè)，強(qiáng)化信息化管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。傳統(tǒng)的辦公室文件資料，應(yīng)采用掃描、錄入等方式快速高效轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔①Y料，延長資料的使用壽命、便于查詢、管理和使用。應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的辦公室文件資料的管理，加強(qiáng)規(guī)范和過程的監(jiān)督與管理，比如提高辦公室文件資料的收集質(zhì)量，全面、細(xì)致、準(zhǔn)確地收集信息，不漏不缺不錯(cuò)不混淆，加強(qiáng)收集到的信息的整理、編目、歸檔、鑒定、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)、調(diào)用等信息環(huán)節(jié)的管理，辦公室文件資料應(yīng)包含紙質(zhì)、圖片、音頻、視頻等多種資料形式，并根據(jù)相應(yīng)的項(xiàng)目或類型，建立專門的管理區(qū)域，嚴(yán)格編目，多種格式存儲(chǔ)和備份，做好信息資料的調(diào)用登記。辦公室資料這一管理過程，大多是依靠人工進(jìn)行的，手動(dòng)和機(jī)器共同配合，所以必須提高管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，加強(qiáng)對(duì)資料的搜集中整理能力、辨別能力，并有專業(yè)的技術(shù)和高度的責(zé)任心，保障文件信息的編目、歸檔、統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，也具有高度的安全意識(shí)，做好對(duì)文件資料的加密處理和調(diào)用安全管理。

（三）提高辦公室文件資料信息化管理人員的綜合素質(zhì)。辦公室文件資料的信息化管理，本質(zhì)是文件信息的管理，所以，相關(guān)管理人員應(yīng)具備文件管理的專業(yè)知識(shí)和能力，對(duì)文件信息的搜集、整理、鑒別、整合、信息判斷、數(shù)據(jù)分析等具有高超的專業(yè)能力，能有效對(duì)辦公室文件資料進(jìn)行編目、歸檔、存儲(chǔ)等，同時(shí)，辦公室資料信息化管理的軟硬件系統(tǒng)的操作、使用、維護(hù)和管理都必須依靠專業(yè)的技術(shù)人員和一定的技術(shù)手段，只有安排專業(yè)的管理人員，才能滿足辦公室文件信息化管理的需求，保障辦公室文件資料管理的順利、有序進(jìn)行。辦公室文件資料信息化管理是一項(xiàng)繁雜、艱苦又十分重要的工作，所以，辦公室文件資料信息化管理人員必須具備高度的責(zé)任感和職業(yè)道德，耐心細(xì)心對(duì)待文字信息、圖片信息、音頻信息、視頻信息等多種樣式的文件資料，提高管理的準(zhǔn)確性和管理效率，并且嚴(yán)格保密，不隨意丟放、外流辦公室文件資料，做好辦公室電子信息系統(tǒng)、資料、文件的加密管理和防火墻建設(shè)、黑客攔截，提高辦公室文件信息的安全性。

三、結(jié)語

辦公室文件資料是辦公室的重要資產(chǎn)之一，十分重要，必須加強(qiáng)管理和保護(hù)。傳統(tǒng)的辦公室文件資料管理形式和方法存有很多缺陷，不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，采用先進(jìn)的科技手段和信息技術(shù)進(jìn)行辦公室文件資料的信息化管理，是提高文件資料管理的質(zhì)量、效率和安全性的重要手段，文章從加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)、建立健全制度提高管理環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理和監(jiān)督、加強(qiáng)專業(yè)人員綜合素質(zhì)建設(shè)等三方面探討了提高辦公室文件資料信息化管理水平的措施，具有一定的參考和啟示，值得借鑒。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭永銳.淺談辦公室文件資料信息化管理[J].現(xiàn)代國企研究，2017（02）.