政府社交媒體文件歸檔保存研究

高思宇

【摘要】信息時代，政府社交媒體辦公應(yīng)用廣泛，檔案部門愈發(fā)重視，研究政府社交媒體文件歸檔成為重中之重。本文對政府社交媒體文件歸檔國內(nèi)現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢、所要研究的內(nèi)容、研究的重要意義進(jìn)行了詳細(xì)的梳理，希望助力相關(guān)工作的開展。

【關(guān)鍵詞】政府社交媒體；政府文件；電子文件歸檔

“三微一端”（微信、微博、微視頻以及客戶端）為代表的移動社交媒體已經(jīng)逐漸走入人們的日常生活中，并因其傳播速度快、受眾范圍廣、使用成本低等特點而廣泛用于政府電子政務(wù)工程建設(shè)。截至2017年底，以微博、微信、客戶端、政務(wù)號及政務(wù)客戶端為代表的政務(wù)新媒體已經(jīng)涵蓋中央和地方的公安、司法、旅游、醫(yī)療衛(wèi)生、工商稅務(wù)、交通、市政等各個系統(tǒng)。其中，新浪政務(wù)微博賬號超過17萬，騰訊政務(wù)微信工作號超過51萬，政務(wù)類APP有1000多。2017年，僅在新浪微博，他們就發(fā)出了8000多萬條信息，總閱讀量3303億，獲取了24.6億粉絲。2015與2016年我國國家檔案局在科技項目立項中號召開展新媒體文件歸檔研究，正式開啟我國應(yīng)對挑戰(zhàn)的大門。

一、我國政府社交媒體電子文件歸檔的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢

（一）我國發(fā)展現(xiàn)狀。2012年開始，廣東、浙江、福建三省先后建立了集行政審批、便民服務(wù)、政務(wù)公開、互動交流、效能監(jiān)察等功能于一體，省市縣統(tǒng)一架構(gòu)、多級聯(lián)動的網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)平臺。2014年6月浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)正式開通，總計包含省、市、縣三級3300余個政府部門、6萬余項審批事項，基本實現(xiàn)了權(quán)力事項集中進(jìn)駐、網(wǎng)上服務(wù)集中提供、數(shù)據(jù)資源集中共享。中宣部副部長、國務(wù)院新聞辦主任蔣建國在“2016年移動政務(wù)峰會”上強調(diào)政府部門要大力推進(jìn)移動政務(wù)，優(yōu)先與主流媒體對接，確保發(fā)展與安全并重。2017年，貴州省各級政府部門開設(shè)的政務(wù)新媒體平臺總數(shù)累計已經(jīng)超過1500個，全省政務(wù)微矩陣已初步形成。由此可見我國政務(wù)社交媒體發(fā)展勢頭之快。

（二）未來政府社交媒體電子文件歸檔保存的發(fā)展趨勢。在社交媒體時代，不僅外交部、教育部、公安部等眾多部委把政務(wù)微博、微信作為推動政務(wù)公開、政府信息共享的重要平臺。據(jù)不完全統(tǒng)計，國務(wù)院組成部門中半數(shù)以上已開通微博或微信，還有不少部委開通政務(wù)客戶端，“掌上政務(wù)”已成為發(fā)展的潮流。檔案機構(gòu)不僅要利用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，優(yōu)化服務(wù)模式，更應(yīng)該積極開展社交媒體文件的歸檔保存工作。因此推進(jìn)政府網(wǎng)站文件歸檔管理更加規(guī)范與完善是檔案部門和學(xué)界應(yīng)該重視的方向。

二、政府社交媒體文件歸檔的研究內(nèi)容

（一）政府社交媒體文件歸檔的實施主體。針對我國政府社交媒體歸檔必要性、管理的挑戰(zhàn)、方法和構(gòu)想的模式等開展研究，明確文件歸檔的主體才能進(jìn)一步對歸檔的方法、法規(guī)政策等進(jìn)行研究。政府作為社交媒體文件的直接形成機構(gòu)，對文件的內(nèi)容與價值有著最為直觀的判斷，對文件的真實性、完整性等價值鑒定方面有著無法替代的地位，同時作為管理和控制文件整個生命周期的部門，政府機構(gòu)成為文件歸檔的實施主體是首當(dāng)其沖的。檔案部門作為專門的文化記憶機構(gòu)，對政府社交媒體文件歸檔起著不可替代的作用，不僅可以指導(dǎo)政府部門構(gòu)建文件歸檔的平臺和流程制度，還能提供相應(yīng)的技術(shù)支持，因此檔案部門是政府社交媒體文件歸檔必不可少的實施主體之一。

（二）政府社交媒體歸檔的制度。建立相應(yīng)的法規(guī)制度是對政府社交媒體文件管理的基礎(chǔ)。目前我國只是出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，對政府政務(wù)社交媒體文件歸檔還沒有明確的法規(guī)制度，因此還需要檔案部門積極吸取國外的經(jīng)驗，針對我國的現(xiàn)狀制定適用于我國的政府社交媒體文件歸檔的法律法規(guī)，完善政府電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)體系。

（三）政府社交媒體文件歸檔的安全問題。信息技術(shù)不僅會給我們帶來便利，而且會給我們帶來各種網(wǎng)絡(luò)與信息系統(tǒng)安全問題。了解我國政府社交媒體歸檔時的電子文件安全問題，是否有相應(yīng)的應(yīng)對措施、管理辦法，以及這些文件是否從信息安全的角度進(jìn)行管理和控制。政府部門應(yīng)當(dāng)及時升級服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等硬件設(shè)施，合理配置存儲設(shè)備，采用多種方式介質(zhì)備份，如異地備份、云存儲等等，滿足電子文件長久保存的需要。

（四）用戶對政府社交媒體文件歸檔的需要。政府社交媒體文件歸檔不僅僅要考慮內(nèi)部的需求，還要切身了解用戶的外部需求。圍繞用戶對我國政府社交媒體使用情況這一層面展開研究，揭示用戶使用政府社交媒體的需求，為政府社交媒體文件歸檔指明方向，為我國政府社交媒體歸檔的發(fā)展提供有效對策和建議。

三、研究政府社交媒體文件歸檔工作的重要意義

檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃把社交媒體歸檔管理方法列為核心任務(wù)之一。政府電子文件一旦管理不當(dāng)，就會直接導(dǎo)致政府重要文件的泄露，影響政府正常的工作。因此應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代計算機技術(shù)建立有效的保護(hù)系統(tǒng)，不僅能為檔案的保管與利用提供有力的保障，從而會大大提高工作效率，有利于政府工作人員有效管理電子文件，實現(xiàn)檔案信息資源的傳播和共享，并在一定程度上實現(xiàn)檔案信息資源的利用及其社會價值。

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