淺談文件表述的特點(diǎn)

孔祥生

毛澤東在《工作方法六十條》中指出：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問題，這些都是邏輯問題，鮮明性和生動(dòng)性，除了邏輯問題，還有詞章問題”。毛澤東同志在這里提出了文章與文件所共有的三個(gè)性質(zhì)，但文件對(duì)比文章來說，是有其自身獨(dú)特之處的，筆者認(rèn)為大體有以下五個(gè)特點(diǎn)：

第一，業(yè)務(wù)性很強(qiáng)。最基本一點(diǎn)就是寫哪一項(xiàng)工作就應(yīng)懂哪一項(xiàng)業(yè)務(wù)。有人往往以為只要筆頭功夫硬，能搖搖筆桿就能撰寫文件。殊不知寫文件是一門綜合能力，不是僅能搖筆桿就能勝任的。劉勰在“文心雕龍”中說到：“才冠鴻筆，多疏尺牘”，指出“疏尺牘”雖是缺點(diǎn)，但“才冠鴻筆”才是真本領(lǐng)。這里所說的真諦正是要懂業(yè)務(wù)。具體到電力系統(tǒng)來說，發(fā)電、供電、基建等部門，每個(gè)部門都有每個(gè)部門的專業(yè)知識(shí)，有的知識(shí)是融會(huì)貫通的，有的知識(shí)則是自成一體，如在不了解專業(yè)知識(shí)的情況下貿(mào)然下筆，將會(huì)受到內(nèi)行人的嘲笑。因此，不熟悉本行本部門知識(shí)業(yè)務(wù)的人，不可能寫出好的文件。

第二，定向表述。一般來說，大多數(shù)文件都有明確的致發(fā)對(duì)象（分發(fā)、分報(bào)及對(duì)象很廣的文件除外），因而文字及其內(nèi)容是定向表述的，文件致發(fā)對(duì)象不同，撰寫文件的內(nèi)容、口氣、用詞也不同。如：上行文件，多是請(qǐng)示、報(bào)告，多是提出請(qǐng)求和意見；下行文件，則多是指令與通知?？傊欢ǖ膶?duì)象，要使用一定的表述方式。

第三，主要用邏輯思維，不用或很少用形象思維。構(gòu)思與寫作文件時(shí)，多重于對(duì)問題、事件進(jìn)行系統(tǒng)地分析與論述，通過綜合、歸納、分析、判斷，形成一定的文字資料，而很少采用抒情、描寫的方式?！帮w流直下三千尺，疑是銀河落九天”之類，浪漫主義色彩太濃，作為文學(xué)語言是美的，但文件中就很少此類寫法。說文件多多用邏輯思維方法，并不是說文件語言可以平淡無奇，有時(shí)文件中夾帶一兩句廣為傳頌的詩篇，運(yùn)用恰當(dāng)也能起到事半功倍的效果。如廖承志同志在致蔣經(jīng)國(guó)的公開信中，引用魯迅的“度盡劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇”，此情此意用在此處此時(shí)恰到好處。

第四，直書不曲。寫文件一般開門見山，有什么話直說，很少有曲折的文字。如撰寫任命通知，直接在正文中寫明xx單位決定何人任何職，再寫上月日即可。中央在糾正文件眉目不清的現(xiàn)象時(shí)說，一切較長(zhǎng)的文電，均應(yīng)開門見山，首先提出要點(diǎn)，即于開端處，先用極簡(jiǎn)要文句說明全文的目的或結(jié)論。然后，再做必要解釋。這便是對(duì)文電作出了“直書不曲”的規(guī)定。

第五，具有特定體式。體式包括文件的構(gòu)成和格式安排，這些國(guó)家在有關(guān)的公文處理方法上都有嚴(yán)格規(guī)定，只有遵循這些規(guī)定，才能保證文件結(jié)構(gòu)的完整，才便于發(fā)揮它的效能和提高運(yùn)作效率。當(dāng)然，遵循一定體式，并非墨守成規(guī)，在文字結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式和語言使用等方面也要有創(chuàng)新，使文件不致顯得很沉悶。

撰寫文件是秘書人員遇到的最常見的事情，一份文件的好壞，將直接影響到企業(yè)的形象。因此，把握好文件的特點(diǎn)，運(yùn)用適當(dāng)?shù)恼Z言將一篇文件寫好，是秘書人員所面臨的最嚴(yán)肅、莊重而又艱巨的任務(wù)。