大數(shù)據(jù)環(huán)境下智能化公文擬寫平臺的設(shè)計與實現(xiàn)

張娜

【摘要】為推進(jìn)機關(guān)公文擬寫和處理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，進(jìn)一步提高機關(guān)公文處理質(zhì)量和效率，提高機關(guān)工作人員的寫作能力和水平，智能化公文擬寫平臺《機關(guān)公文協(xié)同擬寫平臺》運用大數(shù)據(jù)和智能技術(shù)為各行業(yè)公文擬寫提供全面的文件資料保障，并提供公文在線擬寫、公文規(guī)范指導(dǎo)、模板參考應(yīng)用、公文擬寫討論、即時通信交流、討論意見匯編、研討消息提醒、個人知識管理、機構(gòu)知識共享等功能，充分運用大數(shù)據(jù)和智能技術(shù)為公文擬寫的高效、高質(zhì)量運行提供強有力的支撐。

【關(guān)鍵詞】公文擬寫；公文研討寫作規(guī)范；大數(shù)據(jù)協(xié)同創(chuàng)新

黨的十九大報告提出“建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍”。隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已融入社會各行業(yè)之中，成為現(xiàn)代生產(chǎn)與管理的重要技術(shù)手段，如何有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和智能技術(shù)，實現(xiàn)機關(guān)公文的智能化擬寫，成為機關(guān)單位必須要解決的問題。

《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布署和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況的工具”。在當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中，公文是機關(guān)實現(xiàn)職能、履行職責(zé)、實施管理時不可缺少也不可替代的重要工具。公文寫作有嚴(yán)格的行文要求和特點，智能化的擬寫工具可以輔助機關(guān)單位準(zhǔn)確且快捷地擬寫標(biāo)準(zhǔn)化公文。

一、機關(guān)公文寫作現(xiàn)狀

公文寫作自產(chǎn)生以來，對公文擬寫者來說，一直是一項存在難度的實踐活動。近十幾年的研究情況表明，我國公文寫作質(zhì)量的總體狀況并不樂觀：

2001年，有關(guān)專家對我國衛(wèi)生防疫機構(gòu)的公文寫作狀況進(jìn)行相關(guān)調(diào)查，隨機抽取各級發(fā)文200份，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有行文格式、行文規(guī)則以及內(nèi)容、語言方面錯誤的文件共有188份，占總數(shù)的84%，188份文件中有錯誤245處。

據(jù)2011年的一項研究表明，80%的黨政機關(guān)行政秘書表示公文寫作是他們的日常工作，10%偶爾從事公文寫作，10%沒有從事過公文寫作。而60%的在職黨政機關(guān)秘書人員認(rèn)為自己不具備很強的公文規(guī)范意識。

2012年中央國家機關(guān)工委在部分國家機關(guān)公務(wù)員中進(jìn)行公文寫作方面的問卷調(diào)查，結(jié)果顯示：有高達(dá)70%的被調(diào)查者認(rèn)為自己目前的公文寫作水平僅為“一般”，87%的被調(diào)查者認(rèn)為，沒有進(jìn)行制度化的公文寫作專業(yè)培訓(xùn)。

機關(guān)公文是黨政機關(guān)部門、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位中用得最多、最廣的文體。而現(xiàn)在的公文寫作存在著許多問題，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，所以，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，智能化的公文擬寫將成為解決現(xiàn)狀、快速提高公文寫作能力的一種有力措施。

二、寫好公文的重要性

機關(guān)公文在日常行政管理中應(yīng)用廣泛，是一種版面要求很高、行文要求嚴(yán)格的應(yīng)用文，法定公文文種有15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。通用公文文種有11類：領(lǐng)導(dǎo)講話類公文、禮儀講話類公文、調(diào)研建議類公文、工作計劃類公文、工作總結(jié)類公文、規(guī)章類公文、契約類公文、書信類公文、記錄類公文、告啟類公文、行政問責(zé)類公文。

公文常用于制定、頒布、貫徹執(zhí)行法規(guī)、命令、規(guī)章制度，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)布置、檢查、商洽、總結(jié)和報告工作等，在當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。如通知、通報等起到了傳達(dá)的作用；決定等有規(guī)范和動員的作用；請示、批復(fù)、報告等有請示和報告的作用；命令、述職報告等有控制和管理的作用；簡報等有傳遞信息的作用；計劃、決定、規(guī)章等有依據(jù)和憑證的作用；書信、通告、通知等有聯(lián)系和知照的作用；領(lǐng)導(dǎo)講話、意見、議案等有教育和參考的作用；總結(jié)、紀(jì)要等有記載和備查的作用。

因此，公文寫作能力是公務(wù)員必須具備的基本能力，把公文寫好、處理好是黨政機關(guān)工作人員的一項重要工作。

三、設(shè)計目標(biāo)和架構(gòu)

早在1990年，錢學(xué)森就提出從定性到定量的綜合集成系統(tǒng)方法論，把數(shù)據(jù)、信息、知識、模型、專家經(jīng)驗和智慧綜合起來。為適應(yīng)黨政機關(guān)的工作需要，推進(jìn)黨政機關(guān)公文擬寫和處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，隨著科學(xué)信息技術(shù)水平的發(fā)展，黨政機關(guān)辦公自動化的普及，中國知網(wǎng)應(yīng)用錢學(xué)森理論開發(fā)智能化的公文擬寫平臺——機關(guān)公文協(xié)同擬寫平臺，利用CNKI大數(shù)據(jù)和智能技術(shù)，將知網(wǎng)公文方面的信息內(nèi)容精選收錄、加工成庫、面向黨政機關(guān)，提供公文擬寫方面的精準(zhǔn)知識服務(wù)。同時，以協(xié)同創(chuàng)新平臺為核心提供公文大數(shù)據(jù)知識服務(wù)，將黨政機關(guān)的內(nèi)部資源和知網(wǎng)知識管理與服務(wù)的優(yōu)勢結(jié)合起來，對公文信息進(jìn)行恰當(dāng)?shù)倪x擇、精細(xì)的加工、規(guī)范的梳理、系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)黨政機關(guān)公文寫作方面的個性化需要，對推進(jìn)黨政機關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化將發(fā)揮重要作用。

具體設(shè)計目標(biāo)包括：高效的公文在線擬寫工具、公文規(guī)范擬寫的重要參考工具、日常公務(wù)問題（公文研討審核等）的專業(yè)研討平臺、個人核心知識的管理中心、機構(gòu)內(nèi)部資源的共享平臺。

為實現(xiàn)以上目標(biāo)，機關(guān)公文協(xié)同擬寫平臺設(shè)計了公文擬寫、公文研討、參考資料、寫作規(guī)范、個人資料和機構(gòu)資料幾大模塊，通過整合參考資料和寫作規(guī)范等資源，提供海量和規(guī)范的公文寫作參考素材；通過個人資料和機構(gòu)資料實現(xiàn)機構(gòu)內(nèi)部知識的管理和共享；通過公文擬寫和公文研討實現(xiàn)在線公文擬寫，在線公文研討，并在擬寫過程中實現(xiàn)海量知識的參考和引用。具體系統(tǒng)架構(gòu)圖如“圖1”所示：

四、協(xié)同創(chuàng)新技術(shù)支持公文擬寫和公文研討的實現(xiàn)

平臺運用OKMS的協(xié)同創(chuàng)新技術(shù)實現(xiàn)公文擬寫和公文研討。OKMS（Organization Knowledge Management and Service platform）機構(gòu)知識管理與服務(wù)平臺可面向項目團(tuán)隊研究過程進(jìn)行項目管理；可激發(fā)群體智慧，在業(yè)務(wù)應(yīng)用中進(jìn)行知識協(xié)同

（研討）；可充分利用整合的知識，在線完成知識生產(chǎn)和創(chuàng)作；可營造協(xié)同創(chuàng)新環(huán)境，促進(jìn)知識創(chuàng)新。

基于okms協(xié)同創(chuàng)新技術(shù)開發(fā)的公文擬寫模塊，實現(xiàn)單人擬寫和多人協(xié)同擬寫，同時，提供各類文件模板直接套用，在擬寫過程中，還可以直接參閱或引用公文例文、參考資料、個人資料等內(nèi)容，既可以幫助使用者快速草擬稿件，也可以提供相關(guān)政策、文件的支持，保證了公文擬寫質(zhì)量，詳見“圖2”。

基于okms協(xié)同創(chuàng)新技術(shù)開發(fā)的公文研討模塊，可直接對擬寫完成稿（公文稿件）進(jìn)行討論，或者直接上傳公文文檔進(jìn)行討論。實現(xiàn)跨部門之間對公文稿件的協(xié)同討論，可對公文稿件整體情況、段落、句子等提交意見，形成意見總結(jié)，還可多次討論，實時交流，通過參考討論意見，對公文稿件進(jìn)行修改和完善，直至定稿完成。

五、CNKI大數(shù)據(jù)支撐公文知識倉庫的搭建

馬云曾指出：“人類正從IT時代走向DT時代”，DT（Datatec-hnology）時代，是以大數(shù)據(jù)服務(wù)大眾、激發(fā)生產(chǎn)力為主的技術(shù)。

平臺的參考資料模塊通過整合CNKI《中國知識資源總庫》的期刊、報紙、法規(guī)、年鑒、工具書和公文等大數(shù)據(jù)中精選出的寫作參考信息資料，匯集整理各類文種的公文例文，集成了全面且豐富的公文知識倉庫。主要設(shè)置了領(lǐng)導(dǎo)動態(tài)、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策法規(guī)、公務(wù)文件、寫作技巧、常見錯誤、公文案例與模板以及實用知識中的文學(xué)資料、謀略與口才、歷史典故、分類成語、文人妙語、名言警句等欄目，并根據(jù)中央、地區(qū)、行業(yè)和文種進(jìn)行了有效梳理和分類，以便公文擬寫者查詢、閱讀和參考，又可作為靈感源泉，從這些知識中汲取公文寫作素材。

參考資料庫提供全面的法律法規(guī)、實用的參考范例、詳細(xì)的寫作要領(lǐng)和海量的寫作知識，提供應(yīng)有盡有且海量的知識資源，是公文寫作過程中重要的素材庫、資料庫，能夠成為公文寫作的有力支撐。

六、碎片化梳理公文寫作規(guī)范的依據(jù)

平臺根據(jù)公文條例、標(biāo)準(zhǔn)，參考大量資料，精選編輯制作各類法定、通用公文的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，設(shè)置了寫作規(guī)范庫，分為法定公文一般格式、法定公文寫作和通用公文寫作三大知識體系。

本庫主要采用碎片化展示的方式，可通過標(biāo)題和全文進(jìn)行檢索，供公文擬寫者快速查找寫作前需要學(xué)習(xí)和注意的事項。

法定公文一般格式主要包含兩個綱領(lǐng)性文件：《黨政機關(guān)公文格式》和《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，其中《黨政機關(guān)公文格式》指出了公文標(biāo)準(zhǔn)的行文格式規(guī)則，將其碎片化處理為一般格式說明、適用范圍、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)、公文格式各要素編排規(guī)則、標(biāo)點符號和數(shù)字的用法、公文的特定格式和公文式樣等；《黨政機關(guān)公文處理工作條例》指出了公文處理工作是黨政機關(guān)公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

同時，將公文寫作的15種法定公文文種和11類通用公文文種（共96種文體）的內(nèi)容進(jìn)行碎片化處理，每種文種設(shè)置概念、功能、特點、分類、寫作方法和注意事項。通過分門別類的碎片化處理辦法，為機關(guān)公文寫作及處理提供了標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，方便查找，以供工作人員直接使用，以保證公文處理準(zhǔn)確規(guī)范。

七、知識管理技術(shù)支撐本地知識的收集、整理和歸檔

平臺運用知識管理技術(shù)設(shè)置了個人資料和機構(gòu)資料兩大模塊。個人資料中設(shè)置了我的資料、收藏資料、定制資料和回收站，其中我的資料可整合機構(gòu)內(nèi)部的文檔、圖片、音頻、視頻等資源，可根據(jù)工作特點，靈活建立個人知識體系，將相關(guān)資料分類管理，以便于使用；收藏資料、定制資料實現(xiàn)了在資源庫中收藏或者定制個人認(rèn)為有價值或常用的資料，以備不時之需；回收站的應(yīng)用有助于養(yǎng)成良好的整理知識資源的習(xí)慣，防止誤刪一些文件或文件夾。

機構(gòu)資料提供分享功能，能夠挖掘沉淀機構(gòu)成員的隱性知識，并按業(yè)務(wù)體系梳理知識資源，根據(jù)15種法定公文和11類通用公文，將資料分類管理，以便于機構(gòu)學(xué)習(xí)使用。

以上資料可永久存儲，并可在全部資料、各類別資料中檢索、獲取和利用，提高資料獲取效率。

八、結(jié)束語

最終平臺實現(xiàn)了海量資源的查詢、定制、收藏、分享，以及公文在線擬寫、公文規(guī)范指導(dǎo)、模板參考應(yīng)用、公文擬寫討論、討論意見匯編、個人知識管理、機構(gòu)知識共享等功能，可以為公文擬寫的高效、高質(zhì)量運行提供強有力的支撐。

平臺依托海量資源、公文模板、規(guī)范依據(jù)等素材的支持，最終實現(xiàn)了智能化的公文擬寫，可以邊寫邊搜邊引用邊交流，定稿后還可進(jìn)行歸檔管理，平臺的應(yīng)用真正讓錢學(xué)森的理論付諸實踐，將數(shù)據(jù)、信息、知識、模型、專家經(jīng)驗和智慧綜合起來，應(yīng)用在公文寫作之中。平臺作為輔助公文擬寫的工具，可以加快成文效率，提高成文質(zhì)量，有助于公文擬寫者騰出更多時間和精力發(fā)揮其主體地位，深入思考，投入工作，從而能夠深刻地擬寫出高質(zhì)量公文。

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