聲像檔案管理與開發(fā)成果

劉巧梅

摘 要：聲像檔案管理是信息檔案管理的重要組成部分，而且相對于其他檔案材料來說，聲像檔案種類更加豐富，所以管理起來難度也相對較大，隨著我國檔案管理工作的不斷優(yōu)化，聲像檔案管理與開發(fā)成果也較為顯著，據(jù)此，本文淺析聲像檔案管理與開發(fā)成果。

關鍵詞：聲像檔案 管理與開發(fā) 成果

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01

交通局的聲像檔案具有直觀的形象性、收集和保管的特殊性以及保管條件要求高等特點，基于這些特點，交通局對于聲像檔案管理工作過程和內容也比較復雜，本文擬從這兩方面出發(fā)總結聲像檔案管理與開發(fā)成果，具體如下。

一、聲像檔案的特性

1.直觀的形象性

聲像檔案記錄是社會發(fā)展中人們活動的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)，給人以強烈的時空感和真實客觀的感受，與紙質檔案相比，可以說聲像檔案進一步凸顯了檔案的原始記錄性。

2.收集、保管的特殊性

聲像檔案難以區(qū)別檔案的原件與復制件。如一盤重要的錄音磁帶，母帶與復制轉錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。又如區(qū)別照片檔案中的原版底片和制作精良的翻版底片。有時也很困難。這給聲像檔案的收集和保管工作帶來了一定的難度。

3.保管條件要求高

由于聲像檔案是由感光材料和磁性材料構成的，它與紙質載體材料所要求的保管條件有很大的區(qū)別。交通局相關的聲像檔案很多會涉及相關案件、事故等需要長期保存，其保管條件的好壞與其“壽命”長短有著密切的聯(lián)系。所以要加強對交通系統(tǒng)聲像檔案的科學保護和管理，增強聲像材料的耐久性，延長其“壽命”。

二、基于聲像檔案管理工作過程看管理與開發(fā)成果

1.創(chuàng)新聲像檔案歸檔過程

聲像檔案歸檔過程創(chuàng)新共分為以下幾點：第一，歸檔工作設置有專門的歸檔團隊負責，尤其是對與交通局這樣的政府單位來說，積極選擇團隊式的歸檔管理方式；第二，歸檔過程中按順序做好掃描、拍照、記錄等工作，使每一份聲像檔案的歸檔過程都有最原始的證據(jù)留存，而至于這些掃描的圖片資料，則由專人專管。

2.創(chuàng)新聲像檔案管理過程

聲像檔案管理過程創(chuàng)新共分為以下幾點：第一，對基本交通事故、案件聲像檔案要做好分類管理，這里所說的分類并不單純的指將資料按類別放好，而是按照不同的分類標準對不同資料進行二次整理；第二，進一步優(yōu)化交通系統(tǒng)聲像檔案管理流程，使每一環(huán)節(jié)都實現(xiàn)“高效保質、專人專責、分流有序”。

3.創(chuàng)新聲像檔案的保密、利用機制

聲像檔案的保密、利用機制創(chuàng)新共分為以下幾點：第一，對于不同聲像檔案資料設定不同的保密級別，與之對應的設置不同的管理工作流程，尤其對高級別的聲像檔案資料來說，工作流程不僅要細、而且要精；第二，聲像檔案利用機制旨在提升聲像檔案的利用率，因此最好的方法是結合大數(shù)據(jù)技術打造“數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)更新”的新型聲像檔案利用機制。

4.創(chuàng)新聲像檔案制作過程

聲像檔案的制作過程創(chuàng)新共分為以下幾點：第一，制作工具的選擇更加細心，多選擇質量好、使用方便的制作工具，這樣可以有效提升聲像檔案制作效率和制作質量；第二，聲像檔案制作過程最好做到分環(huán)節(jié)、有步驟操作，即有專門的團隊負責聲像檔案制作過程，每個人專職干一個工作，分工明確。

5.加大資金投入，完善聲像檔案室硬件環(huán)境建設

首先，因為每個企事業(yè)單位都有很多的內部資料，所以各企事業(yè)單位都要配有至少一個聲像檔案室。對于交通系統(tǒng)來講，聲像檔案的管理要建立獨立管理辦公區(qū)域，成立專門的管理部門；其次，對于基本事故、案件、車輛信息聲像檔案室的硬件建設要求要符合國家規(guī)定，配齊“六防”設備，防止蟲蛀、犯潮等情況，同時，各聲像檔案室要根據(jù)自身情況，配備足夠的電腦、打印機、掃描儀等設備以及常用的聲像檔案釘裝工具，從源頭上提升了聲像檔案管理與開發(fā)工作質量。

三、基于聲像檔案管理工作內容看管理與開發(fā)成果

1.領導更加重視聲像檔案管理工作

首先，加強領導交流與培訓，強化領導意識：讓上級領導了解聲像檔案管理工作的重要性，同時學習和借鑒一些其他企事業(yè)單位先進的聲像檔案管理經(jīng)驗，從而提升自己機構內部的聲像檔案管理工作水平；其次，強化各級領導對聲像檔案工作的領導作用，管理、協(xié)調、組織好聲像檔案管理人員，共同做好聲像檔案管理工作。

2.進一步完善聲像檔案管理制度，提升管理人員業(yè)務能力

2.1優(yōu)化聲像檔案管理過程。首先，聲像檔案管理人員均嚴格審核聲像檔案的移交、鑒定、保存、調用等環(huán)節(jié)，特別是注意各項聲像檔案管理細節(jié)，從細節(jié)著手逐步完善各個環(huán)節(jié)；其次，整個聲像檔案管理過程要十分注重高效性，即管理過程十分簡潔、有序。

2.2組建專業(yè)化聲像檔案管理團隊，加強培訓。首先，聲像檔案管理團隊的每一名成員都保證是專職人員，這樣可以保證專人專職，責任到人，同時不會因為業(yè)務交叉而延誤聲像檔案收集管理工作；其次，對聲像檔案管理團隊進行系統(tǒng)化、規(guī)范化培訓，保證每個人都完整掌握聲像檔案管理過程。

2.3加強各機構信息溝通，打造管理網(wǎng)絡化、一體化平臺。首先，通過互聯(lián)網(wǎng)強化各機構信息溝通：各企事業(yè)單位之間常存在信息交互的需要，對聲像檔案管理工作來說更是如此，例如下屬單位要向上級單位匯報聲像檔案管理進度、不同企事業(yè)單位借調聲像檔案資料等等。因此，通過互聯(lián)網(wǎng)強化各機構信息溝通就變得十分重要；其次，加強信息化聲像檔案管理建設：網(wǎng)絡化、一體化管理平臺能夠對繁雜的聲像檔案信息進行統(tǒng)一整合，極大的提升了聲像檔案管理的安全性和高效性，因此，加強信息化檔案管理建設以打造優(yōu)秀的管理平臺也是非常重要的。

2.4強化服務意識，提升服務質量

2.4.1本著提升服務質量的態(tài)度做工作。聲像檔案管理并不能直接為企事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，但是其對企事業(yè)單位、個人的服務價值卻是無可限量的。日常工作中，聲像檔案管理人員深刻認識到自己的工作價值和意義，要本著提升服務質量的態(tài)度做工作。

2.4.2培養(yǎng)創(chuàng)新意識，成為聲像檔案管理多面手。聲像檔案管理人員的服務質量體現(xiàn)在工作態(tài)度、工作能力、工作技巧、工作方法等多個層面，培養(yǎng)聲像檔案管理人員的創(chuàng)新意識，使其在工作中不斷提升工作素養(yǎng)，從而成為聲像檔案管理多面手，進一步提升服務質量。

綜上所述，基于聲像檔案管理工作過程和內容看管理與開發(fā)成果，我們可以得出如下結論：隨著聲像檔案管理技術、人力、制度的不斷發(fā)展和完善，當前聲像檔案管理與開發(fā)工作正在有序、平穩(wěn)發(fā)展。