智能化在辦公系統(tǒng)流程審批中的應用

董艷玲 田凱

摘 要：辦公系統(tǒng)流程審批是以企業(yè)管理需求為基礎，以IT技術為支撐，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)信息的綜合管理辦法。智能化的應用使辦工系統(tǒng)流程審批更加人性化，更加有效的提高工作效率，避免了流程審批過程中申請格式不固定、領導審批不及時、員工反復跑腿審批的問題。

關鍵詞：智能化；辦公系統(tǒng)；流程審批

中圖分類號：F239.1 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）12-0032-01

企業(yè)在辦公過程中會遇到各種審批流程如：資金支付審批流程審批、物品領用流程審批、請假流程審批、申請報告流程審批等，每一個單據(jù)的審批由于部門不同機構繁雜都需要5-7個領導的審批簽字，如果哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，審批不通過還需要重新修改再走一遍審批流程，這就出現(xiàn)了“職工辦事跑斷腿的情況”，這不僅嚴重影響了辦事效率，而且有時重要文件需要簽署，領導卻出差無法簽字而影響了后續(xù)的重要工作。智能化在辦公系統(tǒng)流程審批中的應用通過電子審批電子簽章的形式完美的解決了上述問題。

1 現(xiàn)行流程審批存在的問題

（1）流程審批環(huán)節(jié)過多，申請通過耗時過長?，F(xiàn)行的流程審批，例如資金支付審批表的審批通過，需要由部門科員提出申請，交由該科的科長審核通過簽字，再交由分公司主管財務的副總審核通過簽字，再提交給總公司主管業(yè)務的科員審核通過后遞交給該部的部長，部長審核通過后，由該科員將文件遞交給總公司的財務部長簽字，財務部長簽字通過之后，該科員將文件遞交給總公司負責財務的主管副總進行簽字，負責財務的主管副總簽字通過之后，該科員再將文件遞交給總公司的總經理進行審批，總經理審批通過之后，該科員再將結果反饋給提起申請的科室。過程非常繁瑣，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題審批沒有通過，都需要重新走一遍流程，浪費了大量的人力物力。（2）流程審批依賴領導現(xiàn)場簽字，而領導辦公地點分散，經常出差，可簽字時間不固定。由于新建改建項目較多，領導要經常出差考察，時間不固定，而一些較急的審批流程往往找不到相關的領導簽字，耽誤了后續(xù)的工作。（3）流程審批結果反饋不及時。有些流程需要申報總公司簽字，這需要總公司的中轉人拿著審批流程找相關負責人逐級簽字。中轉人有時會處理很多流程審批工作，審批流程可能會壓在中轉人這里湊夠一定數(shù)目再找上級簽字審批，這樣就給流程審批增加了更多的審批時長。審批結果需要中轉人通知申請人，申請人再去領取申請單，這樣一來一去又需要花費很多時間。

2 智能化在流程審批中應用的必要性

針對現(xiàn)行的流程審批存在的問題，基于智能化在日常生活、日常辦公中的應用，確實大大提高了生活辦公的便捷程度，將智能化應用于流程審批，實現(xiàn)“線上審批”。將流程審批做成辦公系統(tǒng)的一部分，實現(xiàn)專人專帳號、固定的申請表格形式、固定或半固定的流程審批過程、電子簽章，從而解決現(xiàn)存流程審批中的問題。

3 智能化辦公系統(tǒng)流程審批的組成

如圖1所示。

3.1 管理員功能管理

（1）具備申請流程，處理流程，查看我的申請和查看需經處理申請（下屬申請）的功能。（2）流程模塊具有管理添加、修改、刪除流程列表，流程審核步驟，表單元素管理，流程模塊權限，流程單據(jù)查看的功能。流程審核人員類型包括：由上步指定、申請人、直屬上級、中轉人、指定人員。（3）系統(tǒng)模塊具有組織結構管理和用戶管理功能，可以添加、修改、刪除組織結構和用戶，用戶管理還可以批量添加用戶。

3.2 普通員工流程申請電腦版

（1）待辦/處理：用于當前用戶處理需要處理的流程?？梢耘刻幚砹鞒?，可以通過關鍵詞模塊名稱、申請日期、姓名、單號進行查詢，可以通過審核狀態(tài)的選擇進行篩選，可以導出到excel文件中。（2）流程處理：可以顯示申請的內容，流程處理的狀態(tài)，流程處理的具體過程，當前的處理人，處理動作（通過、不通過）通過則由流程的下一個處理人處理，不通過的話，分公司的審核人員退回到申請人，總公司的審核人員退回到中轉人，中轉人可以退回到申請人，申請人決定流程是刪除結束流程，還是通過編輯再提交給退回的審核人。如果不通過的話需要填寫不通過的原因，可以添加附件?？梢燥@示處理記錄及查閱記錄。（3）流程申請：請示報告單，資金支付審批表，由申請人指定中轉人，按表格提示填寫表格。（4）我的申請：可以查看我的申請，列表顯示申請名稱、模塊名稱、部門、申請人、單號、申請日期、操作時間、審核狀態(tài)。（5）下屬申請：可以顯示流程處理過程中需要當前用戶處理的申請。

3.3 普通員工流程申請手機版

（1）會話模塊：顯示辦公系統(tǒng)聯(lián)系人之間的會話消息。（2）應用模塊：流程申請包括我的申請可以通過審核狀態(tài)進行篩選，流程申請進行申請。流程待辦可以處理需要當前操作人審核的流程，可以查看下屬的申請。（3）聯(lián)系人模塊：顯示公司結構、部門及人員的聯(lián)系方式。（4）系統(tǒng)設置：顯示當前用戶的名稱，可以刷新數(shù)據(jù)修改密碼。

3.4 智能化辦公系統(tǒng)流程審批的特點

（1）智能化辦公系統(tǒng)的操作開發(fā)了多平臺應用。流程審批既可以電腦操作也可以手機操作，這就為出差途中的辦公提供了極大的方便。通過微信的方式進行流程審批提醒，不用安裝其他軟件。（2）智能化辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了電子簽章。流程審批最重要的一個環(huán)節(jié)就是領導簽字，領導審批流程沒有問題之后，需要簽署領導個人專用章和個人簽字而使文件生效，也正是因為領導常常出差不能及時簽字而耽誤審批流程的進展，從而開發(fā)了智能化辦公系統(tǒng)。電子簽章通過個人用戶、個人密碼、個人電子章和手寫簽名授權實現(xiàn)了辦公安全，同時也解決了流程審批不及時的弊端。（3）專門的后臺管理界面提高系統(tǒng)安全性。系統(tǒng)制作了專門的后臺管理界面，通過不同用戶分配的權限不同，看到的內容是不同的，這樣對于出現(xiàn)問題的追責提供事實依據(jù)，從而提高了系統(tǒng)的安全性。（4）模塊化的系統(tǒng)設計為后續(xù)添加其他項目的審批流程提供便捷條件。智能化辦公系統(tǒng)在系統(tǒng)設計之初就考慮了添加其他流程審批的情況，即將系統(tǒng)設計為模塊化，通過固定的步驟設置即可添加、更改、刪除新的或既有的流程。這使系統(tǒng)功能更加完善，更加人性化。

4 結語

智能化在流程審批中的應用，在企業(yè)管理過程中起到了巨大的作用。通過電子簽章的方式解決了“職工辦事跑斷腿的情況”，職工不用再親自帶著紙版的資料到處找領導簽字。通過網(wǎng)絡平臺的微信提醒領導可以很方便的查看自己有哪些文件需要審批，通過平臺上“經我審批的流程”可以很方便地查閱自己批復了哪些文件以及審批結果。提交申請的職工可以隨時查看審批流程的審批情況，是否通過，現(xiàn)在進行到哪一個環(huán)節(jié)了，哪一個環(huán)節(jié)有問題，領導有哪些重要批示，職工可以及時改正，這大大提高了工作效率。智能化已經滲透到了生活的方方面面，它在流程審批中的應用大大地提高了辦事效率，使辦事經過有據(jù)可查。

參考文獻

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