淺談Word2010郵件合并在考場(chǎng)座次對(duì)照表打印中的應(yīng)用

盧明星

摘 要：郵件合并是一項(xiàng)十分有用的功能，它可以做到自動(dòng)批量打印大量文檔，包括帶照片的文檔。本文以打印考場(chǎng)座次對(duì)照表為例，詳細(xì)介紹郵件合并的功能。

關(guān)鍵詞：郵件合并；座次表打??；域

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2018）12-0023-02

學(xué)校每年舉辦各類(lèi)考試，都要打印帶照片的學(xué)生準(zhǔn)考證和考場(chǎng)座次對(duì)照表，其他像校牌（胸卡）、學(xué)生證、榮譽(yù)證、通知書(shū)、學(xué)生檔案等，若每一份都用手工填寫(xiě)打印，須花很多時(shí)間且又麻煩，還易出錯(cuò)。若利用Word郵件合并功能，這些問(wèn)題就迎刃而解了。

郵件合并是Office的一個(gè)功能，本文以O(shè)ffice2010為例進(jìn)行介紹，其他版本的Office請(qǐng)參考使用。在使用郵件合并之前，需要先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)WORD包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔（比如未填寫(xiě)數(shù)據(jù)的考場(chǎng)座次對(duì)照表）和一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)源EXCEL（如圖1），然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件用戶(hù)可以保存為Word文檔，可以打印出來(lái)使用，也可以以郵件形式發(fā)出去。

為便于大家使用Word郵件合并功能，下面以制作考場(chǎng)座次對(duì)照表表為例分兩種方法進(jìn)行詳細(xì)介紹。本例要求打印帶照片的座次表，橫排坐6人，縱排坐5人，每個(gè)考場(chǎng)30人，用A3幅面橫版打印，在座次對(duì)照表上要顯示考場(chǎng)、準(zhǔn)考證號(hào)、身份證號(hào)、姓名、照片等信息。

1 利用信函進(jìn)行座次表設(shè)計(jì)

1.1 制作座次表的模板

在Word中繪制文本框放置在左上角，設(shè)置文本框大小為寬6cm，高5cm，在文本框的底部輸入姓名、座位號(hào)、身份證號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)，字號(hào)為小五，然后在文字上方插入一行兩列表格，設(shè)置表格高度為3.26cm，寬度默認(rèn)即可，設(shè)置表格邊框?yàn)闊o(wú)，如圖2。

1.2 利用郵件合并功能

在Word中，切換到“郵件”標(biāo)簽，不要使用“郵件合并向?qū)А?，直接在“開(kāi)始郵件合并”中選擇信函，執(zhí)行“選擇收件人→使用現(xiàn)有列表”命令，在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框中選擇工作表（數(shù)據(jù)在哪個(gè)表就選擇哪個(gè)），如果表頭使用了標(biāo)題行，則勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”）。建議在Excel表中使用標(biāo)題行，這樣操作起來(lái)更容易辨別每一列的內(nèi)容。

接下來(lái)鼠標(biāo)指針定位到模板中相應(yīng)的位置，依次執(zhí)行“插入合并域→……”等命令，使得在各個(gè)位置都插入了域標(biāo)記。

在座次表的左上角需要顯示考生的照片，需要插入圖片控件。依次選擇“插入”“文檔部件”“域”，找到“includepicture”，在彈出的對(duì)話(huà)框中隨意輸入一個(gè)文件名（主要用于定位替換）。

修改插入的圖片控件大小為高3cm，寬2.25cm，然后按“ALT+F9”切換到域代碼編輯框，找到剛才輸入的123，替換為插入合并域的“照片”。

至此，郵件合并的這大步基本上就算完成了，

1.3 生成證件文檔

本次設(shè)計(jì)的座次對(duì)照表需要在一張紙上一個(gè)考場(chǎng)的數(shù)據(jù)，這一步?jīng)]處理好，是沒(méi)辦法實(shí)現(xiàn)在一張紙上按適當(dāng)?shù)谋壤蛴〕龆喾葑C件的。

雙擊模板的邊框使“繪圖工具”工具標(biāo)簽自動(dòng)浮于上方，然后選擇“自動(dòng)換行→嵌入型”。

接下來(lái)在“郵件”標(biāo)簽中執(zhí)行“完成并合并→編輯單個(gè)文檔”命令，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇“全部”并“確定”。這時(shí)Word會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)名為“信函1”的文檔，并且每頁(yè)一張座次對(duì)照表，仔細(xì)查看座次對(duì)照表的內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，是根據(jù)Excel中的數(shù)據(jù)生成的座次對(duì)照表，說(shuō)明“郵件合并”這一步?jīng)]有什么問(wèn)題。

在“開(kāi)始”標(biāo)簽中執(zhí)行“編輯→替換”命令。在打開(kāi)的“查找和替換”對(duì)話(huà)框中，切換到“更多”模式，然后在“查找內(nèi)容”中輸入“特殊格式”的“分節(jié)符”，“替換為”中留空。單擊“全部替換”按鈕，這時(shí)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)文檔出現(xiàn)變化了，一個(gè)頁(yè)面中出現(xiàn)了多個(gè)準(zhǔn)考證了，這時(shí)通過(guò)更改頁(yè)邊距進(jìn)行調(diào)整，就可以輕松實(shí)現(xiàn)在一張A3紙上打印出30張座次表了。如果“信函1”文檔的照片無(wú)法顯示，請(qǐng)先保存文檔，然后打開(kāi)，按“ctrl+A”全選后，按F9刷新即可顯示照片。

至于在一張紙上到底打印多少?gòu)堊C件，一般還會(huì)和證件本身的大小有關(guān)，掌握了方法，具體的打多少?gòu)堊约郝{(diào)吧。

2 利用目錄進(jìn)行座次表設(shè)計(jì)

為了更精確的設(shè)置座次表的樣式，用郵件合并里的目錄更加方便，操作方式如下。

2.1 制作座次表的模板

打開(kāi)word程序，設(shè)置紙張為A3，橫向，頁(yè)邊距均為1cm。在最上方插入標(biāo)題“第考場(chǎng)座次表”，然后插入一個(gè)5行6列的表格，設(shè)置表格單元格寬6.6cm，高5cm。

在每個(gè)單元格里插入一個(gè)4行1列的表格，調(diào)整行高和列寬，并按照?qǐng)D3輸入姓名、座位號(hào)、身份證號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)，字號(hào)為小五。

2.2 利用郵件合并功能

在Word中，切換到“郵件”標(biāo)簽，直接在“開(kāi)始郵件合并”中選擇目錄，執(zhí)行“選擇收件人→使用現(xiàn)有列表”命令，在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框中選擇工作表。

和第一種方法一樣，依次執(zhí)行“插入合并域→……”等命令，使得在各個(gè)位置都插入了域標(biāo)記。

此時(shí)可選擇單元格中的表格進(jìn)行復(fù)制，然后在各個(gè)單元格進(jìn)行粘貼，然后在需要插入考生照片的地方用方法一的步驟插入includepicture控件，并進(jìn)行“插入合并域”操作，選擇“照片”。此時(shí)可不調(diào)整圖片控件的大小。也可結(jié)合“視圖”中的“宏”進(jìn)行快速插入。

注意考生的照片只能逐個(gè)插入，不能粘貼。

2.3 生成證件文檔并調(diào)整圖片大小

在“郵件”標(biāo)簽中執(zhí)行“完成并合并→編輯單個(gè)文檔”命令，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇“全部”并“確定”。這時(shí)Word會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)名為“目錄1”的文檔，按“ctrl+A”全選后，按F9刷新后可看到照片太大，不是我們想要的效果。

這時(shí)點(diǎn)擊“視圖”中的“宏”，隨后彈出“宏”對(duì)話(huà)框，在宏名中輸入setpicsize，單擊“創(chuàng)建”按鈕進(jìn)入Visual Basic 編輯器，輸入如下代碼：

Sub SetPicSize（） '設(shè)置圖片大小

Dim n '圖片個(gè)數(shù)

On Error Resume Next '忽略錯(cuò)誤

For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count 'InlineShapes 類(lèi)型 圖片

ActiveDocument.InlineShapes（n）.Height=3*28.35'設(shè)置圖片高度為5cm（1cm等于28.35px）

ActiveDocument.InlineShapes（n）.Width=2.25*28.35'設(shè)置圖片寬度4cm

Next n

End Sub

關(guān)閉入Visual Basic編輯器，返回word，重新選擇“視圖”--“宏”，再次進(jìn)入宏的界面，在彈出的宏名中選擇“setpicsize”，最后點(diǎn)擊“運(yùn)行”，即可快速地批量修改所有圖片大小。

2.4 域的操作

Word域是范圍，類(lèi)似數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段。每個(gè)Word域都有唯一的名字，其是一個(gè)變量有不同的取值。

例如，域代碼{DATE〔MERGEFORMAT}插入當(dāng)前日期，其中DATE是域類(lèi)型，{}是域標(biāo)識(shí)，“〔MERGEFORMAT”是域開(kāi)關(guān)。

2.4.1 F9更新域

由于域是一個(gè)變量，當(dāng)域沒(méi)有顯示出最新信息時(shí)，對(duì)域進(jìn)行更新獲得新值。

更新單個(gè)域，單擊需要更新的域或域結(jié)果進(jìn)行選擇，按F9更新域。

更新所有域，按Ctrl+A，“全選”，選定整篇文檔，按F9更新域。

2.4.2 Alt+F9顯示或隱藏域代碼

“ALT+F9”是開(kāi)關(guān)鍵，按一次顯示，再按一次隱藏，以此反復(fù)。因此，此操作成功的關(guān)鍵是，首先保存文檔，讓生成的文檔與照片文件在同一文件夾下，然后使用Ctrl+A、F9鍵，即更新所有域，此時(shí)才是真正導(dǎo)入照片的過(guò)程，如果Excel中“照片”中名字與實(shí)際照片名稱(chēng)不能一一對(duì)應(yīng)，就會(huì)出現(xiàn)某些照片導(dǎo)入不成功的現(xiàn)象，如果照片文件與生成的文檔不在同一文件夾下，就會(huì)出現(xiàn)全部照片不能導(dǎo)入的現(xiàn)象。

3 結(jié)語(yǔ)

郵件合并是將多條記錄按照內(nèi)容一致性、格式相同性要求批量地一次性呈現(xiàn)，該功能具有特別強(qiáng)的實(shí)用性，但同時(shí)又有很強(qiáng)的操作性。以上介紹了兩種不同方法實(shí)現(xiàn)郵件合并打印座次表的方式，當(dāng)然利用郵件合并還可以打印準(zhǔn)考證、畢業(yè)證等，在實(shí)際應(yīng)用中要根據(jù)具體情況來(lái)進(jìn)行選擇使用。

參考文獻(xiàn)

[1]高麗霞.郵件合并功能在審計(jì)報(bào)告模板中的妙用[J].審計(jì)月刊，2017，（06）：29-30.

[2]張靖.郵件合并在證件設(shè)計(jì)中的應(yīng)用[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017，（11）：29.