人事檔案無紙化管理的思考

張英嬌

[摘 要] 信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡技術(shù)的日新月異，使辦公自動化不斷普及和應用，無紙化辦公已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢。無紙化辦公作為一種新型的檔案管理方式，以其高效、便捷對人事檔案管理工作產(chǎn)生了重要影響。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；信息技術(shù)；無紙化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 070

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0160- 02

0 前 言

現(xiàn)在是計算機技術(shù)迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡技術(shù)日新月異的時代，信息技術(shù)的發(fā)展和應用，使辦公自動化不斷普及和應用，辦公操作系統(tǒng)更加便捷。在網(wǎng)絡環(huán)境下，無紙化辦公已經(jīng)成為人們?nèi)粘９ぷ鞯闹饕绞剑瑫r，無紙化辦公也給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。原來傳統(tǒng)辦公過程中產(chǎn)生的檔案文件，逐步從以紙質(zhì)載體，朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡化方向發(fā)展。無紙化辦公已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢，作為一種新型的檔案管理的方式，以其高效、便捷、節(jié)約等特點在多個方面對檔案管理工作產(chǎn)生影響，尤其對人事檔案管理工作產(chǎn)生了重要影響，在管理人事檔案工作中探索無紙化是促進檔案管理科學化、專業(yè)化、規(guī)范化的最好模式，是加強人事檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

從20世紀80年代開始，尤其是進入90年代，我國辦公自動化發(fā)展迅猛。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、字處理、排版、編輯、查詢、檢索等單機應用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，它改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式，并促進了辦公效率快速的提高。通過靈活方便的電子公文周轉(zhuǎn)流程，大大簡化了傳統(tǒng)的人工傳遞流程，使公文處理能夠更加快速、準確地傳遞到指定目標。通過將所有紙質(zhì)辦公文件掃描成電子文件或直接建立電子文檔，并在辦公自動化系統(tǒng)中進行流轉(zhuǎn)，即可實現(xiàn)無紙化辦公。這樣，可以免去打印、裝訂、人工傳遞、檔案保存等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，大大節(jié)省了人力資源和辦公耗材，大大節(jié)約了辦公經(jīng)費，受到廣大管理人員和辦公人員的一致歡迎。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，無紙化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費，減少了人力浪費。所有收到的文件均可以通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，既節(jié)省了人力、財力，又提高了辦公效率。

雖然在辦公過程無紙化管理已凸顯優(yōu)勢，但目前我國多數(shù)政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和社會團體對電子檔案的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來了許多新的挑戰(zhàn)。在人事管理工作中，雖然養(yǎng)老、醫(yī)療等保險業(yè)務已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子信息化管理，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，辦理業(yè)務，查閱企業(yè)和個人的信息，避免了工作中的疏忽，同時方便辦事人員不用往返各業(yè)務窗口辦理相關(guān)手續(xù)，使辦事更加公正、透明，使效率更加高速、便捷，但是人事檔案管理基本沒有實現(xiàn)無紙化，勞動者與用人單位仍需簽訂書面的勞動合同，并去勞動管理部門辦理用工備案手續(xù)，這就造成了人事檔案的管理不可能完全實現(xiàn)無紙化辦公。管理存在手工和紙質(zhì)化雙重管理，合同簽訂手續(xù)是通過人工管理并留存紙制花名冊，簽訂備案后，名冊與紙制勞動合同由用人單位自己保存。退休金和失業(yè)金的發(fā)放要求必須提供原始紙質(zhì)檔案審查，失業(yè)人員與退休人員的檔案存放在勞動保障有關(guān)部門，所以目前人事檔案管理與無紙化辦公的要求還有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段還很單一，不能為人事檔案管理提供信息支撐，在某種程度上影響到了信息化社會對檔案管理的要求。

2 人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確使用人的重要依據(jù)，事關(guān)人們的切身利，具有很強的嚴肅性，在管理過程中不容出錯，而無紙化辦公由于信息的易變性而存在不確定性。因此，人事檔案管理無紙化辦公在推進過程中存在著以下問題。

2.1 對電子檔案歸檔的重要性認識不足。

隨著辦公管理的不斷細化，需要管理的檔案越來越多，然而在工作過程中，檔案管理部門沒有深刻意識到電子檔案歸檔的重要性，信息化管理意識落后，對電子檔案管理工作不夠重視，或者是對于信息技術(shù)手段掌握不充分，對于大量產(chǎn)生的電子檔案沒有及時采取處理措施，而是抱著不認真的態(tài)度，使電子檔案的作用只是停留在備份、草稿階段，沒有對其進行合適的管理并加以利用。

2.2 對電子檔案的法律效力需要進一步完善。

人事檔案作為文件的法律作用就是基于檔案憑證本身的原始性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件是受到法律保護的，強調(diào)只有原件才有法律效力。而電子檔案沒有固定的載體，導致電子檔案歸檔的過程中缺乏原始性和有效性，從而導致電子檔案難以真正地取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，真正發(fā)揮其檔案原始性的作用，因此難以制定具有法律效力的檔案依據(jù)。而且，在實際工作過程中電子檔案非常易被修改，并且經(jīng)改動后難以發(fā)現(xiàn)，無法從字跡上分辨出文件的原始性。這些特點造成了電子檔案的效力尚沒有在法律層面得到進一步規(guī)范，這就造成了電子人事檔案管理過程中的困惑。

2.3 檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)需要進一步提高。

人事檔案的無紙化管理需要有專業(yè)的人才參與，管理人員需要掌握先進的技術(shù)設(shè)備、管理水平及較高的信息文化素養(yǎng)。目前相當多的檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化檔案管理人才，尤其是信息處理及檔案無紙化利用的人才。大部分檔案管理人員對現(xiàn)代化管理工作缺乏了解及認識，因此不能充分地發(fā)揮其作用，從而影響到人事檔案無紙化管理工作的推動。

2.4 對人事檔案無紙化辦公的安全性需要進一步強化。

電子文件具有傳遞快捷、操作簡便、存儲空間小等優(yōu)點，但同時也欠缺安全性，從而影響其長期的保管及存儲。如電子文件過度依賴電子設(shè)備不能直接進行讀取，容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些都給電子文檔長期保管帶來了很多的問題。

3 人事檔案無紙化管理的必要性

人事檔案管理無紙化應該在遵循相關(guān)部門的規(guī)定基礎(chǔ)上進行，因此人事檔案無紙化管理十分嚴謹。它可以更加安全有效的保護檔案信息，檔案管理無紙化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計算機技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)、信息化技術(shù)等對檔案管理模式進行了創(chuàng)新，實現(xiàn)從實物管理模式向數(shù)字化，網(wǎng)絡化模式進行轉(zhuǎn)變。對于政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和社會團體來說，檔案管理無紙化的模式對電子檔案、電子文件進行集中管理，符合現(xiàn)代化管理要求，通過對檔案資料的無紙化采集、甄別、存檔等過程，實現(xiàn)對人事檔案管理信息化處理。

對檔案進行科學、規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理一方面可以使管理人員能夠及時全面的了解企業(yè)的運行管理情況，另一方面能夠讓社會化信息更加公開公正。人事檔案管理工作科學化、規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，是衡量一個企業(yè)人事管理工作的重要標志，人事檔案記載著個人職業(yè)生涯發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對科學發(fā)展選人用人提供了第一手資料，為企業(yè)發(fā)揮人才優(yōu)勢提供支撐保障。

4 有效提升人事檔案無紙化管理的措施

4.1 加強人事檔案管理的安全性管理

人事檔案的無紙化管理涉及的范圍很廣，應當制定切實可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔離的措施，即人事檔案保管電子系統(tǒng)必須是完全獨立的網(wǎng)絡系統(tǒng)，采取存儲與利用分離的技術(shù)策略，人事檔案通過離線歸檔的方法歸入保管子系統(tǒng)，在保管系統(tǒng)鑒定、整理的不同范圍，有權(quán)限的開放電子文件信息，以離線方式提交到電子文件信息管理系統(tǒng)也提供不同權(quán)限范圍的利用。二是采取數(shù)據(jù)管理安全措施。要設(shè)置嚴格的管理權(quán)限，特別是“系統(tǒng)管理員”必須合理授權(quán)，人事檔案信息管理系統(tǒng)功能設(shè)計上應當設(shè)置功能授權(quán)、數(shù)據(jù)審核權(quán)、數(shù)據(jù)操作權(quán)三權(quán)分離的方式，可以有效提高電子文件數(shù)據(jù)的安全性。電子文檔在上傳、下載過程中需要設(shè)定安全等級及訪問權(quán)限。三是規(guī)范電子文件歸檔范圍。需要對電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。同時應對電子人事檔案質(zhì)量進行把關(guān)，對于存在的安全漏洞應及時對其進行修補，對病毒軟件及防火墻實行全天候的監(jiān)管及自動升級。

4.2 加強人事檔案管理相關(guān)法律建設(shè)

目前電子檔案的法律問題還有待解決，為了做好電子檔案管理相關(guān)工作，必須從電子檔案的職能、管理機制、法律效力等方面進行強化。一是要明確電子檔案在文件管理中的位置，確定電子檔案的職能。二是要明確電子檔案制作過程、保全要求，提供利用制度，在利用時可加強電子簽名制度的管理。三是要明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉(zhuǎn)化為程序之后需要通過法律的形式加強電子文檔在法律上的效力，其證據(jù)效力應獲得法律的認可。

4.3 探索并完善紙質(zhì)和電子檔案并行管理機制

紙質(zhì)文件適合水久保存，不適合將來的反復檢索和利用，而電了文件則相反。根據(jù)二者特點，應使兩種載體文件在一定階段內(nèi)并存。當前普遍采用的方法是制定并實行雙套管理機制，即將電了文件存入硬盤或光盤后，又打印輸出紙質(zhì)文件并保存。兩種不同載體的檔案應保證內(nèi)容完全相同的，即在著錄、署名、編碼、史改、更新時，特別注意電子檔案要與紙質(zhì)檔案一一對應。由于電了文件的虛擬性，缺少原有管理中的驗證環(huán)節(jié)，因此，應深入研究電子文件中信息的長期保存問題。當前，針對需長期保存的電子文件，要進行定時定期備份，防止信息丟失。

4.4 提高檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)

在實現(xiàn)檔案無紙化辦公的要求下，檔案管理工作者要提高自身的職業(yè)素質(zhì)，熱愛檔案管理工作，努力學習專業(yè)知識，提高專業(yè)技能，發(fā)揮個人的主觀能動性。在人事檔案的無紙化辦公條件下，檔案管理工作者需要做許多檔案的預處理工作，應使這些工作標準化、系統(tǒng)化，提高計算機對檔案檢索的效率和準確性。因此，人事檔案管理工作者除了要學習掌握檔案管理中的檢索學、目錄學以及主題著錄標引等知識外，還要掌握一些計算機與網(wǎng)絡的相關(guān)知識。在使用計算機前應了解其對檔案管理工作的影響，對檔案管理工作中引入無紙化辦公系統(tǒng)而引起的變化有一定的思想準備和知識儲備。對此，要強化對檔案管理人員進行計算機方面的知識培訓，合理編設(shè)計算機管理方面的崗位，充實一些具有一定計算機應用水平的年輕人員進入檔案管理隊伍。

主要參考文獻

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[2]燕開良.在無紙化辦公中加強檔案管理[J].辦公自動化，2006（4）.

[3]邢惠潔.淺析無紙化檔案管理面對的新挑戰(zhàn)[J].檔案管理，2013（2）.