高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑

鄧斐

[摘 要] 新時(shí)期人事檔案已經(jīng)成為各企事業(yè)單位選拔和任用人才的重要參考指標(biāo)，人事檔案的完整性、檔案管理的規(guī)范化、檔案的利用價(jià)值等是影響高校人事檔案管理的重要因素。當(dāng)前隨著時(shí)代的發(fā)展，高校人事檔案管理開(kāi)始面臨新的問(wèn)題，這些問(wèn)題主要為傳統(tǒng)的工作模式不適應(yīng)新時(shí)代的管理要求所產(chǎn)生，對(duì)此，文章通過(guò)調(diào)研和查閱文獻(xiàn)等方法，對(duì)高校人事檔案管理工作所面臨的新問(wèn)題進(jìn)行了分析與總結(jié)，并對(duì)這些主要問(wèn)題提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以期為高校人事檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

[關(guān)鍵詞] 高校；人事檔案；問(wèn)題；改革

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 066

[中圖分類號(hào)] G251 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）11- 0152- 02

1 前 言

長(zhǎng)期以來(lái)，高校的人事檔案管理工作處于強(qiáng)勢(shì)性工作地位，這種強(qiáng)勢(shì)性工作模式使得高校人事檔案管理工作將人事檔案的管理主要集中在檔案相對(duì)人自行轉(zhuǎn)移檔案上。同時(shí)，高校的人事檔案管理流程和服務(wù)態(tài)度也缺乏人性化，往往讓檔案相對(duì)人在轉(zhuǎn)移檔案過(guò)程中反復(fù)奔波于各相關(guān)單位開(kāi)具相關(guān)證明材料，這種工作模式，使得檔案相對(duì)人在未充分意識(shí)到檔案重要性的情況下，忽視了對(duì)檔案的管理與轉(zhuǎn)移，進(jìn)而出現(xiàn)了“人檔分離”和檔案內(nèi)容不全等問(wèn)題，甚至進(jìn)一步造成了高校的人事檔案儲(chǔ)備不齊全，檔案管理不規(guī)范等問(wèn)題。新時(shí)期人事檔案開(kāi)始發(fā)揮重要作用，高校的人事檔案管理工作和檔案相對(duì)人均應(yīng)該對(duì)檔案引起足夠的重視，高校人事檔案管理工作者更應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期人事檔案管理所面臨的新問(wèn)題，并對(duì)其進(jìn)行有效解決。在此背景下，本文所研究的高校人事檔案管理所面臨的新問(wèn)題和相關(guān)解決建議，對(duì)高校人事檔案管理工作具有重要的理論和實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值。

2 高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題分析

2.1 “人檔分離”的現(xiàn)象較為普遍

高校人事檔案在高校人力資源管理工作中所體現(xiàn)的價(jià)值較小，主要以記錄高校人力資源的個(gè)人基本信息和工作成績(jī)?yōu)橹?。高校檔案在人才管理工作中未充分體現(xiàn)出其應(yīng)有的價(jià)值的情況下，高校人事檔案在當(dāng)前人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，人員變動(dòng)日漸頻繁的狀態(tài)下，“人檔分離”的現(xiàn)象較為普遍。高校教職工因?yàn)榉N種原因產(chǎn)生工作變動(dòng)時(shí)，檔案無(wú)法及時(shí)地跟隨人員變動(dòng)而變動(dòng)，往往出現(xiàn)人員被調(diào)走后，檔案還保存在原單位，或者人在原單位，檔案在其他單位保存等。這種“人檔分離”的問(wèn)題使得高校人事檔案儲(chǔ)存不完整，從而直接影響了高校人事檔案的規(guī)范化管理[1]。

2.2 人事檔案管理工作服務(wù)性較差

長(zhǎng)期以來(lái)高校的工作模式處于較為強(qiáng)勢(shì)的狀態(tài)，部分高校檔案管理人員在高校畢業(yè)之后，直接進(jìn)入高校從事檔案管理工作，高校后勤服務(wù)工作長(zhǎng)期以來(lái)的強(qiáng)勢(shì)化的工作模式，使得高校檔案管理人員也逐漸形成了缺乏服務(wù)意識(shí)的工作狀態(tài)。在對(duì)學(xué)校人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，往往僅站在高校工作節(jié)奏的角度，在相關(guān)人員入職高校后，才通知其返回原單位收集調(diào)檔資料實(shí)行轉(zhuǎn)檔，而部分入職工作人員從較遠(yuǎn)的外地調(diào)職進(jìn)入現(xiàn)單位，實(shí)行轉(zhuǎn)檔行為在工作時(shí)間等方面無(wú)法進(jìn)行充分協(xié)調(diào)，因此給檔案相對(duì)人造成較大的困擾。同時(shí)，高校檔案管理工作本來(lái)完全可以一次性告知檔案相對(duì)人收集齊全調(diào)檔材料，卻由于缺乏服務(wù)意識(shí)還會(huì)出現(xiàn)反復(fù)要求檔案相對(duì)人返回原單位開(kāi)具各種調(diào)檔手續(xù)的現(xiàn)象，這樣不僅給檔案相對(duì)人造成反感情緒，還會(huì)使得檔案遲遲無(wú)法及時(shí)歸檔[2]。

2.3 檔案信息資源難以被充分利用

盡管信息化技術(shù)已經(jīng)較為普及，但是高校的人事檔案管理工作普遍還是采取紙質(zhì)化存檔和手工操作的方法。紙質(zhì)化檔案的管理與利用極大地降低檔案自身的價(jià)值。紙質(zhì)化檔案錄入數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)較為龐大的工程，加上部分人事檔案采取手寫的方式填寫相關(guān)信息，字跡的辨認(rèn)對(duì)檔案管理人員也具有一定的難度，甚至?xí)斐蓹n案信息錄入不準(zhǔn)確或失真。在這種情況下，高校人事檔案的信息資源難以與人力資源管理或其他部門的工作相整合。部門之間信息交換所形成的壁壘使得各部門之間無(wú)法形成有效的溝通機(jī)制，從而使得部門在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)高效化和信息化的過(guò)程中必然會(huì)導(dǎo)致工作重復(fù)和資源浪費(fèi)。

3 高校人事檔案管理改革之路分析

3.1 提高檔案管理服務(wù)意識(shí)

在新時(shí)代，良好的服務(wù)意識(shí)已經(jīng)成為各行各業(yè)的工作要素之一。在服務(wù)行業(yè)、高新技術(shù)類行業(yè)等不斷推陳出新新的服務(wù)理念和服務(wù)模式的情況下，新時(shí)代的人們對(duì)各行各業(yè)均具有一定的服務(wù)意識(shí)的要求。走在時(shí)代前列的各行業(yè)的企業(yè)在不斷為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的風(fēng)尚下，高?，F(xiàn)行的檔案管理工作模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，這種檔案管理工作態(tài)度和低效的管理模式，往往給檔案相對(duì)人造成困擾和麻煩，并引起他們的反感情緒。因此，高校應(yīng)該從提高檔案管理服務(wù)意識(shí)著手，在檔案相對(duì)人需要產(chǎn)生轉(zhuǎn)檔行為時(shí)，提前與檔案相對(duì)人進(jìn)行溝通，對(duì)轉(zhuǎn)檔事宜給予充分細(xì)致的說(shuō)明，讓轉(zhuǎn)檔相關(guān)人員在其方便的時(shí)間內(nèi)，以最便捷的方式收集完所有需要轉(zhuǎn)檔的材料，從而能夠一次性完成轉(zhuǎn)檔事宜，避免轉(zhuǎn)檔當(dāng)事人反復(fù)奔波于各種單位并處于收集各種材料的低效工作模式中[3]。

3.2 完善檔案管理工作流程

高校的人事檔案管理工作相比一般性企業(yè)而言更為嚴(yán)格，其完全按照高校制定的檔案管理流程和制度來(lái)完成人事檔案管理的相關(guān)工作。例如，高校人事檔案管理工作中，需要檔案相對(duì)人提供其上一份工作的離職證明，無(wú)論檔案相對(duì)人上一份工作的就職單位現(xiàn)在是否還存在，都必須要求檔案相對(duì)人辦理該就職單位的離職證明，否則不予入檔或調(diào)檔。這種嚴(yán)苛的檔案管理模式，使得檔案相對(duì)人在辦理轉(zhuǎn)檔事宜時(shí)，往往困擾重重。在檔案轉(zhuǎn)移過(guò)程中可能會(huì)遇到種種未預(yù)測(cè)事件，因此，高校檔案管理工作流程應(yīng)該根據(jù)各轉(zhuǎn)檔風(fēng)險(xiǎn)，制定更加完善的工作流程，將所有可以預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題提前制定應(yīng)對(duì)方案，對(duì)實(shí)在無(wú)法提供離職證明的檔案相對(duì)人，可以讓其提供能證明其已離職的信息憑證，如銀行流水、社保流水等信息，并簽訂相關(guān)責(zé)任厘清協(xié)議，既規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，又便捷了檔案相對(duì)人的轉(zhuǎn)檔事宜[4]。

3.3 加快檔案信息化人才建設(shè)

高校的人事檔案管理主要還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案管理為主，相關(guān)的檔案管理人員在檔案信息化管理方面，還缺乏較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。為了提高人事檔案的利用價(jià)值，以及整合資源提高各部門的工作效率，需要將高校人事檔案信息化，并為此培養(yǎng)相關(guān)的檔案管理信息化人才。對(duì)于加快檔案信息化人才建設(shè)，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要價(jià)值，將檔案信息化人才建設(shè)列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，并建立科學(xué)合理的檔案信息化人才培養(yǎng)體系和人才儲(chǔ)備機(jī)制[5]。根據(jù)學(xué)校現(xiàn)行的信息化建設(shè)和檔案庫(kù)，在信息化建設(shè)專業(yè)人才的指導(dǎo)下，采購(gòu)相關(guān)掃描、攝錄等硬件設(shè)備，并聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)相關(guān)人才構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在計(jì)算機(jī)相關(guān)人才的指導(dǎo)與培訓(xùn)下，讓檔案管理人員熟練掌握信息系統(tǒng)的操作流程，以及紙質(zhì)化檔案電子化流程。并連同各個(gè)相關(guān)部門，授予各部門相關(guān)權(quán)限，讓人事檔案信息與各部門之間的信息進(jìn)行整合，以提高檔案管理效率和人事檔案的價(jià)值。

3.4 實(shí)行檔案相對(duì)開(kāi)放化管理

在對(duì)高校人事檔案進(jìn)行信息化管理后，應(yīng)對(duì)高校人事檔案實(shí)行相對(duì)開(kāi)放化管理。高校教師的人事檔案除了其基本信息外，其所發(fā)表的相關(guān)論文、研究成果、所取得的教學(xué)成就等，是其人事檔案中重要的信息資源。這些信息資源既是指導(dǎo)學(xué)生有效選擇指導(dǎo)老師的信息，也是外部人員查看高校教師教學(xué)能力的重要信息[6]。因此，高校應(yīng)對(duì)學(xué)校的人事檔案實(shí)行相對(duì)開(kāi)放化管理，將教師的重要聯(lián)系方式及其他隱私信息等隱去，將教師的主要研究成果和教學(xué)業(yè)績(jī)進(jìn)行重要展示，使高校教師的檔案信息既具有時(shí)代的特征，也更具有人性化特征。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前高校人事檔案管理主要面臨的新問(wèn)題本文總結(jié)為“人檔分離”現(xiàn)象較為普遍，人事檔案管理工作服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)和檔案信息資源難以被充分利用。對(duì)于這些問(wèn)題，本文針對(duì)性地提出了提高檔案管理服務(wù)意識(shí)、完善檔案管理工作流程和加快檔案信息化人才建設(shè)三項(xiàng)主要措施。檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性事務(wù)性工作，雖然所包含的技術(shù)性含量較低，但是對(duì)于高校的人才管理卻起著至關(guān)重要的作用，是高校干部的選拔任用、人才的篩選錄用等工作的重要參考指標(biāo)。因此，高校應(yīng)重視人事檔案管理，并從制度和技術(shù)等方面著手來(lái)規(guī)范人事檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

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[3]朱莉.高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑探討[J].人力資源管理，2014（7）：282.

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