特高壓輸變電工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理探索

倪向萍 唐寧 劉搏晗

[摘 要] 特高壓輸變電工程工期長，規(guī)模大，新工藝應(yīng)用多，形成了數(shù)量龐大的各類檔案，因而檔案管理工作非常重要。當(dāng)前，檔案管理仍然不夠規(guī)范，文章探討了其檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性和重要意義，并提出現(xiàn)階段檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。

[關(guān)鍵詞] 特高壓輸變電工程檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 064

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）11- 0148- 02

1 特高壓輸變電工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

檔案數(shù)量大，種類多，檔案內(nèi)容更新多。工期長，規(guī)模大，新工藝應(yīng)用多，對(duì)其檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠有序、妥善保管檔案資料，為以后的工程建設(shè)提供信息支持，也為公司和國家積累無形財(cái)富。

檔案形成者多，參建單位多。投資主體多元化、管控主體屬地化，給檔案管理帶來了很多新挑戰(zhàn)。檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理一方面為參建單位、管理單位提供操作指南，一方面能夠約束和檢查各單位檔案管理情況。

電網(wǎng)工程檔案的重要性要求工程建設(shè)單位對(duì)其實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。國網(wǎng)公司檔案管理處于國內(nèi)一線水平，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是電網(wǎng)工程檔案工作的重要組成部分，檔案作為項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工投運(yùn)全過程的真實(shí)記錄，是電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的寶貴記憶和未來生產(chǎn)運(yùn)營的重要憑證，其標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠?yàn)閲W(wǎng)公司檔案管理錦上添花。

全球能源互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理亟待優(yōu)化和完善。隨著全球能源互聯(lián)網(wǎng)的提出，工程不斷新建，其檔案數(shù)量也隨之增加，但是檔案管理不夠規(guī)范給工程建設(shè)和運(yùn)營管理帶來一定程度的隱患。因此，建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，使文件材料經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類，從而為工程建設(shè)和運(yùn)營管理提供完整、有序的依據(jù)，是十分必要的。

2 現(xiàn)階段特高壓輸變電工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

2.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體制

采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，多方參管的管理體制。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)即以工程建設(shè)單位為核心管理單位，對(duì)工程檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，抓好工程檔案全過程控制工作。建立工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目部專職檔案員等；組織制定檔案制度規(guī)范體系并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)做出修訂；工程建設(shè)單位應(yīng)充分發(fā)揮主導(dǎo)作用，協(xié)調(diào)文件材料從形成到移交歸檔全過程；組織工程各參建單位工作人員參加檔案工作交流活動(dòng)和人員培訓(xùn)，在項(xiàng)目建設(shè)開始到檔案全部移交歸檔的各個(gè)階段，建設(shè)單位應(yīng)組織多次培訓(xùn)工作，培訓(xùn)對(duì)象包括各參建單位專兼職檔案員；對(duì)各參建單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

多方參管，“多方”包括設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位以及其他參建單位，是工程檔案的重要形成者，應(yīng)指定專職或兼職檔案員負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)工程文件材料的收集、整理、移交歸檔工作；各單位應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)建設(shè)單位工程檔案管理制度規(guī)范，按規(guī)范要求工作；參與制度規(guī)范的制定修訂，當(dāng)文件材料新增、減少或變更時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向建設(shè)單位檔案部門報(bào)備，并配合建設(shè)單位修訂檔案管理規(guī)范；積極參與工程檔案培訓(xùn)。

2.2 完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化制度規(guī)范體系

特高壓輸變電工程特色鮮明，難點(diǎn)突出，給檔案工作帶來很多問題和挑戰(zhàn)。其檔案管理應(yīng)參照國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及國網(wǎng)公司現(xiàn)有相關(guān)檔案管理規(guī)范，根據(jù)新形勢下檔案的特殊性，統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)方案，建立一整套示范級(jí)檔案制度規(guī)范體系，包括管理制度、收集歸檔整理借閱利用保管等操作規(guī)范、流程管控規(guī)范及檔案信息化建設(shè)規(guī)范等方面。

管理制度。除管理體制、機(jī)構(gòu)人員設(shè)置、檔案管理的原則性要求外，應(yīng)針對(duì)工程參建單位多，對(duì)各個(gè)參建單位做出要求，如監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件材料整理歸檔外，還應(yīng)協(xié)助檔案員審核工程檔案收集歸檔工作；針對(duì)工程地域跨越大，屬地管理的特點(diǎn)，要求工程檔案在移交歸檔時(shí)考慮當(dāng)?shù)貦n案管理要求，滿足多地保管套數(shù)要求。

操作規(guī)范。包括歸檔范圍和保管期限表，工程地域跨度大，跨省項(xiàng)目居多，跨國項(xiàng)目也會(huì)出現(xiàn)，各國工程管理方式不同，檔案形成內(nèi)容也不盡相同，歸檔范圍應(yīng)考慮到各國差異，因地制宜，制定具有當(dāng)?shù)靥厣臍w檔范圍并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)修訂，此外，工程應(yīng)用新工藝較多，收集歸檔文件材料時(shí)重點(diǎn)關(guān)注。制定分類編號(hào)方案、歸檔整理、保管、利用等規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)管理職責(zé)、質(zhì)量要求、操作要求等，既要兼顧國內(nèi)外管理和利用需求差異的基礎(chǔ)上符合國內(nèi)檔案管理要求，使所收所管檔案有其用，又要具備實(shí)操性。

流程管控規(guī)范。在流程管控方面，在規(guī)范中應(yīng)把合同管理、施工節(jié)點(diǎn)管控、竣工驗(yàn)收等關(guān)鍵點(diǎn)檔案檢查工作詳細(xì)說明，包括檔案檢查人員、檢查時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問題、整改質(zhì)量、與項(xiàng)目進(jìn)度一致性等，并將文件材料“預(yù)驗(yàn)收”納入規(guī)范中，做到前端控制和全過程管理。在工程項(xiàng)目管理相關(guān)辦法中應(yīng)加入詳細(xì)的檔案管理?xiàng)l款，使檔案管理內(nèi)容成為工程項(xiàng)目的必備要素。

信息化建設(shè)規(guī)范。將檔案信息化管理納入公司檔案信息化平臺(tái)中，參考國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)手段和管理方式，制定電子文件管理規(guī)范、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)范、數(shù)字化檔案信息管理規(guī)范，為工程檔案信息化建設(shè)提供參考指南。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化管理流程

特高壓輸變電工程檔案工作應(yīng)貫穿工程項(xiàng)目從籌備、立項(xiàng)、可研到開工建設(shè)、竣工移交這一全過程。工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)納入工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)，納入建設(shè)計(jì)劃，納入?yún)⒔▎挝还ぷ魅藛T的崗位責(zé)任制；工程建設(shè)籌備同時(shí)，提出工程文件材料的歸檔要求；建立日常檢查機(jī)制，通過周檢、月檢等自檢方式和第三方檢查等他檢方式，在檢查建設(shè)進(jìn)度同時(shí)，檢查文件材料歸檔情況；竣工驗(yàn)收同時(shí)，驗(yàn)收工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，保持檔案資料檢查、移交歸檔與工程建設(shè)進(jìn)度的一致性。

建設(shè)單位與各參建單位以及監(jiān)理單位、檢查單位在簽訂合同中應(yīng)約定檔案工作內(nèi)容，包括移交范圍、移交時(shí)間、移交要求、移交質(zhì)量以及對(duì)未按要求完成移交工作的處罰措施等；充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，監(jiān)理單位熟悉工程項(xiàng)目整個(gè)過程，應(yīng)指派專人協(xié)助檔案人員審核移交歸檔檔案；建立工程檔案管理約束機(jī)制，將檔案歸檔管理工作在施工合同中做出約定，通過檔案保證金等手段，激勵(lì)各參建單位做好工程檔案管理工作；將檔案管理工作作為第三方檢查內(nèi)容之一，對(duì)各單位檔案管理質(zhì)量打分評(píng)判，發(fā)現(xiàn)問題限時(shí)整改。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要組成部分。特高壓輸變電工程檔案管理制度、規(guī)范內(nèi)化在檔案管理系統(tǒng)中，通過檔案管理系統(tǒng)這一平臺(tái)發(fā)揮作用。在國網(wǎng)檔案管理信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)上，建立特高壓輸變電工程檔案管理模塊，用于檔案管理，將前端控制和全過程管理融入管理模塊之中，同時(shí)注重流程管控，關(guān)注工程管理計(jì)劃節(jié)點(diǎn)。

在文件材料收集整編、歸檔文件分類整理、庫存檔案優(yōu)化整理、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)利用等環(huán)節(jié)，考慮工程檔案的參建單位多、檔案工作人員多且工作水平參差不齊等特點(diǎn)進(jìn)行定制。眾多參建單位使用收集整編模塊，但根據(jù)參建單位實(shí)施內(nèi)容應(yīng)制定不同版本的收集歸檔模板，模板由檔案工作人員、系統(tǒng)管理人員和參建單位職能人員共同參與制定，做到詳盡具體、有理有據(jù)，可由檔案系統(tǒng)管理人員按照參建單位配置對(duì)象模板，同時(shí)隱藏不需要的模板；實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸類，避免因檔案人員認(rèn)知差異導(dǎo)致歸類不準(zhǔn)確的情況；實(shí)現(xiàn)高度智能化，整理環(huán)節(jié)采用關(guān)鍵字自動(dòng)提取、日期自動(dòng)生成等技術(shù)手段，增加著錄項(xiàng)選擇功能，減少手工錄入項(xiàng)目，從而減少檔案人員甄別時(shí)間，提高檔案錄入準(zhǔn)確率；定制月報(bào)、年報(bào)，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)條目、原文數(shù)量以及報(bào)表中的相關(guān)數(shù)據(jù)。此外，系統(tǒng)應(yīng)具備知識(shí)管理和在線學(xué)習(xí)培訓(xùn)功能，把有關(guān)工程及其檔案相關(guān)知識(shí)匯總、歸納，將檔案管理模范典型展示出來供相關(guān)單位或人員學(xué)習(xí)效仿；應(yīng)體現(xiàn)工程檔案特點(diǎn)，通過在線展示檔案管理成果增加工程關(guān)注度，促進(jìn)特高壓輸變電工程的發(fā)展；還應(yīng)重視系統(tǒng)定期維護(hù)和更新工作，包括系統(tǒng)升級(jí)、業(yè)務(wù)變更、知識(shí)更新等。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)化人才隊(duì)伍

建立檔案人才隊(duì)伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制。在人才引進(jìn)方面，拓寬視野，不拘一格，通過公開選拔等方式發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案工作感興趣并熱愛檔案事業(yè)的優(yōu)秀人才，為他們提供施展才華的舞臺(tái)；不僅要從現(xiàn)有檔案人員中選拔，還要從社會(huì)上公開招考選拔一批勇于開拓創(chuàng)新并掌握檔案先進(jìn)知識(shí)的優(yōu)秀人才進(jìn)入檔案部門；要重視培養(yǎng)新進(jìn)人員的創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力，鼓勵(lì)他們在學(xué)術(shù)研究和實(shí)踐操作中努力拼搏。在培養(yǎng)方向方面，一方面，培養(yǎng)掌握工程檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案信息資源開發(fā)利用、工程建設(shè)與管理等基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)術(shù)型人才；另一方面，培養(yǎng)一批系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、檔案數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)與實(shí)施、相關(guān)技術(shù)的使用與研究以及檔案信息化建設(shè)運(yùn)營與管理等方面的復(fù)合型專業(yè)人才。在教育培訓(xùn)方面，注重特高壓電力工程建設(shè)和檔案管理知識(shí)相結(jié)合，知識(shí)培訓(xùn)與參觀學(xué)習(xí)相結(jié)合，定期課程與專題講座相結(jié)合，理論與實(shí)踐相結(jié)合，在線考試與實(shí)操演練相結(jié)合，穩(wěn)步提高工程檔案工作人員專業(yè)技術(shù)。

3 結(jié) 語

綜上所述，特高壓輸變電工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理勢在必行，這不僅是對(duì)檔案管理人員的要求也是對(duì)電力行業(yè)工作者的要求。標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠明確各單位和人員的職責(zé)，有利于文件檔案一體化管理和加強(qiáng)過程管控，確保特高壓輸變電工程檔案得到妥善保管和有效利用。

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