加強工程建設(shè)項目檔案管理工作的探討

張柳

【摘 要】隨著我國建設(shè)行業(yè)的不斷發(fā)展，建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作也取得了一定的成績，檔案管理的信息化程度逐漸加強，法制化建設(shè)不斷得到完善，但是當前建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作還是不能完全適應(yīng)飛速發(fā)展的形勢，不能與時俱進。面對這些問題，建設(shè)企業(yè)的檔案管理人員要不斷的努力，檔案管理工作如何才能與時俱進的發(fā)展是每一個建設(shè)企業(yè)的檔案管理人員都應(yīng)該思考的問題。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；工程項目；檔案管理

【Abstract】With the constant development of the construction industry in our country， the construction enterprise file management have also made some achievements， the archives management of the informatization degree gradually strengthened， legal system constantly improved， but the current construction enterprise file management still can't completely adapt to the rapid development of the situation， can't keep pace with The Times. In the face of these problems， the construction enterprise to ceaseless effort of archives management， file management how to keep pace with The Times is the development of each construction enterprise file management personnel should be thinking about.

【Key words】Construction；Project；File management

當前建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作還是不能完全適應(yīng)飛速發(fā)展的形勢，不能與時俱進。面對這些問題，建設(shè)企業(yè)的檔案管理人員要不斷的努力，檔案管理工作如何才能與時俱進的發(fā)展是每一個建設(shè)企業(yè)的檔案管理人員都應(yīng)該思考的問題。

1. 工程建設(shè)項目檔案管理中的問題

1.1 檔案管理信息化水平低。

檔案信息化管理是當前檔案管理中的重要手段，然而由于傳統(tǒng)手工紙質(zhì)檔案管理的長期使用，使得電子化這種新的方式的適應(yīng)力較低，同時單位對工程建設(shè)項目檔案信息化不夠重視，在工程建設(shè)項目檔案中未能充分發(fā)揮電子化的效用，使得檔案信息化管理仍然處在較低水平，或者僅僅起著輔助作用，部分單位仍然把一些信息慣于手工操作，使得檔案管理中未能真正脫離手工的操作，這不僅影響著使用效率，同時不利于檔案的保管。

1.2 檔案管理人員的操作性較差。

檔案的管理是一項操作性很強的工作，尤其是人事方面的檔案管理工作，更是事業(yè)單位珍貴的資源之一。那么做好檔案的信息化管理工作，不僅是對單位的負責(zé)，同時也是對單位工作人員的一種尊重意識。然而，檔案的信息化管理是一項很專業(yè)的工作，需要有較強的操作信息化平臺的能力，所以檔案管理人員的個人素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的成功與否。當前，由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水準仍然處在較低階段，通常都是紙質(zhì)檔案管理的模式下運作的，所以缺乏專業(yè)的信息化操作能力，這就造成了不能很好的對檔案進行電子化的管理。

2. 如何加強工程建設(shè)項目檔案管理

2.1 工程項目實施前，相應(yīng)準備工作的鋪墊。

很多技術(shù)人員缺乏對檔案管理的基本認識，并且感覺到工程檔案的信息管理的存在是比較多余的，從而不配合項目實施過程中的檔案記錄。所以，筆者強調(diào)，在工程項目實施以前，要對項目所涉及到的單位和部門進行動員工作，讓他們對檔案記錄和管理的重要性有所認知，從而秉持配合態(tài)度，有利于檔案管理工作的順利進行。筆者強調(diào)的重點之所以是“各個”部門和單位的原因在于，電力基建項目所涉及到的范圍較廣，且不同部門和單位所進行記錄的檔案類別都不相同，所以要將檔案記錄的責(zé)任落實到位，保質(zhì)、保量并按時的將工程文件資料收集全面。在必要的情況下，可以將檔案搜集的工作細節(jié)在承包合同中加以明確，從而保障相關(guān)檔案管理工作的順利施行。

2.2 工程檔案信息管理系統(tǒng)的完善。

系統(tǒng)的完善是檔案信息管理的根本所在，同時也是電建工程順利施行的基礎(chǔ)保證。筆者認為，符合現(xiàn)代化的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該符合以下幾點標準：（1）鼓勵管理工作人員進行高效率的檔案整理和維護工作，保障整體檔案管理的工作效率；（2）弄清工程檔案信息管理的基本需求，爭取實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理目標；（3）保證企業(yè)管理層對信息獲取的快捷性和有效性，從而推進檔案管理工作的改進和完善。（4）工程檔案信息管理系統(tǒng)在進行更正、添加和消除記錄時的精準程度高，檔案查詢的效率要有所保證。

2.3 管理范圍有所明確，工作重點有所突出。

工程準備、實施、監(jiān)察和完工是電建過程的幾大基本步驟，而在這幾大步驟進行和完成的階段都必然會進行相關(guān)的記錄資料。幾個重要階段的文件范圍可劃分為：（1）工程準備階段。項目確立資料文件、項目審核批注文件、工程管理機構(gòu)審批文件、招標投標文件、預(yù)算管理文件等等；（2）工程實施階段。電建工程文件、安裝工程文件、材料檢測文件和施工記錄文件等等；（3）工程監(jiān)察審核階段。監(jiān)督規(guī)劃文件、進度督查文件、質(zhì)量管理文件以及監(jiān)察總結(jié)文件；（4）工程完工階段則有驗收管理文件、工程結(jié)算文件、完工總結(jié)文件等。而由于電建項目規(guī)模的大小、地域限制的條件以及電力級別的高低都有所不同，所以管理人員要結(jié)合項目實際情況，對管理重點進行把握，從而保證檔案信息管理工作的順利進行。

2.4 管理人員素養(yǎng)的提升。

當下的工程檔案管理工作在系統(tǒng)管理方面是比較穩(wěn)定的，而作為管理系統(tǒng)的中心人物——管理人員，其基本認識則關(guān)系到了檔案信息管理工作的質(zhì)量。筆者建議，加強對管理人員的培訓(xùn)管理，讓其對檔案管理工作的認識有所提高。同時，要將服務(wù)精神要強化到個人思想當中，并提升個人工作能力。建立明確的責(zé)任追究制度，完善檔案管理工作的構(gòu)建。

3. 檔案信息化管理

3.1 建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是建設(shè)檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是建設(shè)檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。通過調(diào)查將建設(shè)檔案的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子信息處理起來既方便又安全，節(jié)省了大量的空間，又能有效杜絕紙張大量老化和腐蝕的現(xiàn)象，因此數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用已是當務(wù)之急。數(shù)據(jù)庫就是數(shù)據(jù)存放的倉庫，把冗長的數(shù)據(jù)通過掃描儀掃到計算機上通過處理轉(zhuǎn)換成電子信息儲存在數(shù)據(jù)庫中，建立完善的信息處理系統(tǒng)，方便查詢。

3.2 檔案信息化管理中應(yīng)采取的安全措施。

針對當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案所面臨的主要安全問題，應(yīng)從以下幾方面著手，減少或消除安全隱患。

（1）及時對電子檔案進行整理或格式轉(zhuǎn)換。

電子檔案在形成時所依賴的計算機軟硬件技術(shù)，隨著科技的進步必然會被新的技術(shù)替代和淘汰。這就需要密切關(guān)注計算機技術(shù)的發(fā)展方向，當發(fā)現(xiàn)電子檔案所依存的軟件技術(shù)變化時，這時就需要將新的軟件及相關(guān)的檔案信息轉(zhuǎn)化形式保存下來，避免安全隱患的發(fā)生。

（2）有效地維護與檢測檔案載體。

通常，電子檔案是以脫機的方式存儲在磁和光介質(zhì)上，因為截面的材料不同，導(dǎo)致其化學(xué)的穩(wěn)定程度也不盡相同，這就需要檔案在管理的過程中需要根據(jù)相應(yīng)的特點分類保存， 同時還需要注意的是，在進行保存管理的過程中，需要建立其責(zé)任管理機制，規(guī)定相關(guān)的人管理特定的資料，這樣能夠提升資料管理的安全性。

（3）建立健全科學(xué)規(guī)范的管理制度。

大量的實踐證明，搞好信息化，標準要先行?！度珖鴻n案信息化實施綱要》也提出：加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全等方面的行政規(guī)章，推動檔案信息化建設(shè)有序開展。要建立檔案人員培訓(xùn)教育制度，不斷提高檔案工作人員運用信息技術(shù)的技能，切實強化其安全保密意識。

（4）加強網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管。

在收集電子檔案過程中，必須要進行殺素處理，并實時更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運用計算機系統(tǒng)對檔案進行著錄、檢索等工作時，為了保證安全性能，需要根據(jù)情況設(shè)置不同的訪問權(quán)限，并且對檔案的檢索、復(fù)制等工作進行限制，防止其他人員操作計算機修改檔案信息而造成的安全隱患。

4. 結(jié)束語

總而言之，我國建筑經(jīng)濟的正在不斷的發(fā)展，建筑管理越來越重要，而作為建筑管理環(huán)節(jié)之一的建筑檔案管理工作也越來越重要。無論是在建筑管理局全體工作人員的檔案保存意識上，還是在房地產(chǎn)檔案管理上都應(yīng)該作為發(fā)展房地產(chǎn)管理的重點。

參考文獻

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[文章編號]1619-2737（2018）03-01-696