高校建立網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式中的問題及對策

楊西南 何濤 邱均成 楊后超

[摘 要] 為解決高校財(cái)務(wù)傳統(tǒng)報(bào)賬模式效率低與日益增長的報(bào)銷需求的矛盾，XY大學(xué)的財(cái)務(wù)部門自2014年全面開展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，啟動網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式。該模式運(yùn)行后，取得了顯著的成果，但也面臨不少現(xiàn)實(shí)問題。文章結(jié)合XY大學(xué)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)的主要問題，從實(shí)際出發(fā)，分析其產(chǎn)生的原因，并在此基礎(chǔ)上提出對策建議。

[關(guān)鍵詞] 網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷；信息化；人員配置；業(yè)務(wù)培訓(xùn)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 020

[中圖分類號] F232；G475 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0046- 02

0 前 言

高校財(cái)務(wù)以前都是實(shí)行傳統(tǒng)的現(xiàn)場報(bào)銷模式，很多高校由于經(jīng)費(fèi)總量偏高，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量多、金額大，財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作。而報(bào)銷人一直被“等候時(shí)間長”、“報(bào)銷難”、“服務(wù)態(tài)度差”等體驗(yàn)所困擾，既浪費(fèi)了報(bào)銷人的大量時(shí)間和精力，又讓財(cái)務(wù)人員苦不堪言。再加上財(cái)務(wù)部門由于種種原因的確存在“人員配置不足”、“報(bào)銷規(guī)則不統(tǒng)一”等問題，高校財(cái)務(wù)的報(bào)賬效率總是徘徊在低水平狀態(tài)。

為了徹底改變這種報(bào)銷困難的局面，提高財(cái)務(wù)工作效率，2014年，XY大學(xué)開始嘗試建立高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，使報(bào)銷人在財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)無等候預(yù)約報(bào)銷。該模式實(shí)施后，一改報(bào)銷人在現(xiàn)場長久等候報(bào)銷的方式，讓報(bào)銷人先在網(wǎng)上填制報(bào)銷單并簽字蓋章后，再連同附件一并交到財(cái)務(wù)接單處，報(bào)銷人即完成報(bào)銷過程。然后接單人員轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)后臺制單人員填制會計(jì)憑證，最后交給復(fù)核人員審核后再傳送給出納人員轉(zhuǎn)賬付款。盡管在建立過程中遇到種種困難，但財(cái)務(wù)處竭力克服，使高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)順利運(yùn)行了三年，成功改變了昔日財(cái)務(wù)報(bào)銷“人潮攢動”的現(xiàn)象，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理，提高了財(cái)務(wù)的工作效率，給科研人員提供了更多的自主時(shí)間，贏得了絕大多數(shù)報(bào)銷人的贊許。

本文從高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)在實(shí)際操作和運(yùn)行中還存在的諸多問題入手，提出若干解決對策及建議。

1 網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷中存在的問題

1.1 部分報(bào)銷人不能迅速適應(yīng)新的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)

在新的報(bào)銷系統(tǒng)開始運(yùn)行的一段時(shí)間，報(bào)銷人的咨詢電話此起彼伏，接連不斷。一部分報(bào)銷人因不能理解、不能運(yùn)用新的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，反而心生怨尤。由于年齡的原因，報(bào)銷人對現(xiàn)代信息技術(shù)的了解和掌握存在參差不齊的狀況，大部分中青年老師對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較精通，對新的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)掌握較快，但一些年齡大的報(bào)銷人對新的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)“如墜云霧”，相當(dāng)不適應(yīng)，覺得反而在網(wǎng)上預(yù)約時(shí)浪費(fèi)了時(shí)間，從而產(chǎn)生了抵觸情緒。

1.2 報(bào)銷人在預(yù)約時(shí)產(chǎn)生的大量技術(shù)問題得不到及時(shí)解決

由于網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷是一個全新的報(bào)銷模式，它本身就要求財(cái)務(wù)有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，在實(shí)際運(yùn)行中又會產(chǎn)生大量復(fù)雜的問題，大部分涉及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及系統(tǒng)本身的設(shè)計(jì)缺陷，這就需要財(cái)務(wù)專門有人來解決這些難題。但財(cái)務(wù)部門受編制所限信息人員本來就少，隨著各種問題紛至沓來，僅有的信息人員就會感到力不從心。比如報(bào)銷人生成的預(yù)約單中預(yù)約人的姓名被“？”等怪字符代替、報(bào)銷人填報(bào)的預(yù)約單內(nèi)容不能完全顯示、報(bào)銷人需要更改銀行卡號等等問題都需要信息人員及時(shí)解決，而這些問題有的能及時(shí)處理，有的由于是網(wǎng)絡(luò)或程序缺陷，財(cái)務(wù)信息技術(shù)人要與財(cái)務(wù)軟件開發(fā)方交流、溝通后聯(lián)合解決，這就需要一定的時(shí)間，從而大大增加了財(cái)務(wù)信息人員的工作量，而且財(cái)務(wù)信息人員還承擔(dān)著系統(tǒng)升級更新等任務(wù)，工作就更加繁重。因此現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息技術(shù)人員配置已經(jīng)不能滿足財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的需求。

1.3 由于實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金支付，銀行出納的工作量大增

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷方式由于習(xí)慣于支付現(xiàn)金，往往是現(xiàn)金出納工作量大。但網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行后，一切支出都通過“銀校直聯(lián)”直接打入報(bào)銷人的銀行卡上，現(xiàn)金業(yè)務(wù)僅限于交納水電費(fèi)、退還借款等，銀行出納的工作量驟然大增。特別是酬金發(fā)放方式的改變，由以前專人定期批量輸出后再拷盤給銀行批量發(fā)放方式轉(zhuǎn)為逐筆憑證批量發(fā)放，這種新的酬金發(fā)放方式的優(yōu)點(diǎn)是讓報(bào)銷人能及時(shí)獲得報(bào)銷資金，但由于銀行退回款增多，大大增加了銀行出納對賬等工作量。而銀行退回款增多原因在于高校的學(xué)生多，容易因銀行卡丟失、銀行（或卡號）誤報(bào)等因素而沒有及時(shí)更正數(shù)據(jù)庫信息。而酬金系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫信息只能由財(cái)務(wù)信息員更改，否則即使報(bào)銷人在填報(bào)預(yù)約單時(shí)更正了信息系統(tǒng)還是會默認(rèn)數(shù)據(jù)庫原來的錯誤信息，于是因銀行卡號錯誤而支付失敗產(chǎn)生了大量銀行退款回單，銀行出納需要逐筆查找報(bào)銷人信息并通知報(bào)銷人提供正確銀行卡號，再將更改銀行卡信息后的回單交給會計(jì)人員逐筆填制憑證后重新支付，因此加重了銀行出納和制單會計(jì)的負(fù)擔(dān)。而以前拷盤給銀行發(fā)放的方式如果有支付失敗的情況，只需將正確的銀行卡信息重新拷盤給銀行即可，不需要再填制憑證。再者隨著銀行單筆支付的數(shù)量增多，也加大了銀行出納對賬的難度。

1.4 財(cái)務(wù)人員崗位設(shè)置增多，信息溝通不及時(shí)

由以前的面對面的報(bào)銷模式轉(zhuǎn)為網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式后，財(cái)務(wù)人員面臨如何重新配置的新問題。以前財(cái)務(wù)報(bào)銷全部是“面對面”現(xiàn)場制單或?qū)徍巳藛T，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式后，財(cái)務(wù)現(xiàn)在需要配置現(xiàn)場接單、現(xiàn)場制單、后臺制單和審核人員，實(shí)際上減少了制單人員。而且由于現(xiàn)場接單人員和后臺制單人員缺少信息交流，分單后往往后臺制單人還要再與報(bào)銷人進(jìn)行電話溝通，浪費(fèi)了大量時(shí)間。

1.5 財(cái)政國庫集中支付制度對財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的制約

由于財(cái)政資金需要審批后再由國庫集中支付，財(cái)務(wù)“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金支付系統(tǒng)現(xiàn)在不能直接對接國庫支付系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員只能通過逐筆甄別每筆支出性質(zhì)后再進(jìn)行清算來實(shí)現(xiàn)國庫的支付，過程相當(dāng)煩瑣，而且還容易出錯。

1.6 高校某些相關(guān)部門信息化建設(shè)落后

高校財(cái)務(wù)進(jìn)行信息化建設(shè)后，某些相關(guān)部門由于尚未進(jìn)行信息化建設(shè)，不能與財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，共享網(wǎng)絡(luò)資源，使報(bào)銷人的部分業(yè)務(wù)（如認(rèn)領(lǐng)科研經(jīng)費(fèi)并上賬、設(shè)備入庫等）的辦事效率還是得不到顯著提高。

2 解決網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷中存在問題的對策

2.1 前期對報(bào)銷人進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷

建議在建立新的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)前先對報(bào)銷人進(jìn)行多種方式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)在網(wǎng)上預(yù)約時(shí)提供在線相關(guān)技術(shù)咨詢和服務(wù)，讓報(bào)銷人及早適應(yīng)新的報(bào)銷方式，并加大宣傳力度，通過編制《報(bào)銷操作手冊》、模擬報(bào)銷軟件、現(xiàn)場演示等多種方式，輔導(dǎo)報(bào)銷人迅速學(xué)會使用財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，為順利運(yùn)行該系統(tǒng)鋪平道路。事實(shí)上，在運(yùn)行一段時(shí)間后，絕大部分報(bào)銷人都能認(rèn)同新系統(tǒng)，因?yàn)樾孪到y(tǒng)在網(wǎng)上不僅能即時(shí)查看報(bào)銷狀況，還能查閱項(xiàng)目使用的財(cái)務(wù)明細(xì)賬以及個人的薪酬發(fā)放情況等信息，感覺比以往傳統(tǒng)的現(xiàn)場報(bào)賬方式節(jié)省了不少時(shí)間和精力，報(bào)銷人花很多時(shí)間排隊(duì)等候的場面已成為過去。

2.2 增加信息技術(shù)人員的配置

由于網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式產(chǎn)生了大量網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題，必須增加信息技術(shù)人員的配置，同時(shí)加大對信息技術(shù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們的業(yè)務(wù)技能大幅提升。加強(qiáng)和財(cái)務(wù)軟件開發(fā)方的聯(lián)系和溝通，修正新系統(tǒng)的缺陷，升級或完善新系統(tǒng)的相關(guān)功能，讓報(bào)銷人在網(wǎng)絡(luò)預(yù)約時(shí)更順暢。同時(shí)財(cái)務(wù)應(yīng)積極與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心溝通，獲得他們的支持，讓學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)能“無縫”對接，使報(bào)銷人能順利通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)約報(bào)銷，減少錯誤信息的出現(xiàn)。并通過建立QQ或微信等多種在線平臺回答報(bào)銷人的疑問，讓各種問題都能及時(shí)解決。

2.3 升級銀行無現(xiàn)金支付系統(tǒng) ，讓師生員工主動更正銀行信息

建議財(cái)務(wù)人員要提醒報(bào)銷人申報(bào)時(shí)要仔細(xì)核對銀行卡信息，避免錯誤。利用短信或QQ群等平臺的宣傳讓學(xué)生或教職工建立信息糾錯意識，要讓丟失或誤報(bào)卡號的學(xué)生或教職工主動、及時(shí)通過“財(cái)務(wù)綜合信息門戶”更正數(shù)據(jù)庫里錯誤的銀行卡號等信息，將銀行卡號錯誤率降至最低。同時(shí)財(cái)務(wù)應(yīng)與銀行聯(lián)合研發(fā)或升級無現(xiàn)金支付相關(guān)模塊，譬如可以讓銀行退款回單增加憑證號、報(bào)銷人姓名、電話等信息，或讓系統(tǒng)有自動短信通知報(bào)銷人、讓不成功資金能通過批量發(fā)放的方式重新支付等功能。還應(yīng)擴(kuò)大現(xiàn)有的部分銀行無現(xiàn)金支付、自動對賬功能運(yùn)用范圍，使財(cái)務(wù)與各開戶銀行都能實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金支付并自動對賬，從而提高財(cái)務(wù)的工作效率。

2.4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)后臺信息交流，使用投遞箱接（退）單

接單人應(yīng)與后臺制單人切實(shí)交流信息，可以將特殊事項(xiàng)說明附在預(yù)約單上，便于后臺制單人了解報(bào)銷人的相關(guān)信息。還可以實(shí)行投遞箱接（退）單方式，讓報(bào)銷人先在網(wǎng)上生成預(yù)約報(bào)銷單后通過視頻或電話聯(lián)絡(luò)的方式讓財(cái)務(wù)人員進(jìn)行初審（熟悉的報(bào)銷人也可以不走這個程序），然后直接將預(yù)約單交在投遞箱中，財(cái)務(wù)人員定期從投遞箱中取出分配給后臺制單人，從而優(yōu)化財(cái)務(wù)人員配置。但這種方式的前提是報(bào)銷人較熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷程序，否則報(bào)銷人也要浪費(fèi)時(shí)間來回跑財(cái)務(wù)。

2.5 實(shí)現(xiàn)“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金支付系統(tǒng)與國庫支付系統(tǒng)對接

高校財(cái)務(wù)應(yīng)積極與上級財(cái)政部門進(jìn)行溝通，得到上級財(cái)政部門的理解和支持，并協(xié)同軟件開發(fā)公司和開戶銀行制定可靠、完善的“銀校直聯(lián)”無現(xiàn)金支付系統(tǒng)與國庫支付系統(tǒng)對接方案，在獲得財(cái)政部門的同意后實(shí)行方案，從而提高財(cái)務(wù)工作效率。

2.6 高校其他各部門應(yīng)同步進(jìn)行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)銜接與資源共享

信息化建設(shè)不僅是高校財(cái)務(wù)部門的迫切需要，也是高校其他各部門的現(xiàn)實(shí)任務(wù)。高校其他各部門應(yīng)加強(qiáng)與財(cái)務(wù)的溝通，同步進(jìn)行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)銜接與資源共享，這樣不僅財(cái)務(wù)工作效率能得到成倍提高，其他部門的工作效率也會大大提升。

主要參考文獻(xiàn)

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