項(xiàng)目采購精細(xì)化管理的探討

張瑛

摘要：項(xiàng)目管理出效益，一個(gè)項(xiàng)目的效益來源于整個(gè)管理環(huán)節(jié)的合理高效，源于項(xiàng)目部在項(xiàng)目的策劃、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、設(shè)備生產(chǎn)制造、設(shè)備發(fā)運(yùn)、現(xiàn)場施工等各個(gè)階段采用精細(xì)化管理措施，對(duì)合約、文檔資料等進(jìn)行規(guī)范化管理，確保整個(gè)項(xiàng)目在各個(gè)環(huán)節(jié)中的成本、質(zhì)量、進(jìn)度處于可控狀態(tài)。針對(duì)不同的工作任務(wù)，利用PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)，提前制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，從而取得可觀的項(xiàng)目利潤。筆者就本人在土耳其項(xiàng)目的工作經(jīng)歷為實(shí)例，著重探討該項(xiàng)目采購環(huán)節(jié)中的精細(xì)化管理。

關(guān)鍵詞：國際工程；項(xiàng)目采購；精細(xì)化管理

土耳其，一個(gè)橫跨歐亞大陸的新興工業(yè)化國家，是歐洲主要的鋼鐵生產(chǎn)國?？ɡ瓤耸峭炼浔辈康某鞘?，有著“鋼鐵之都”的美譽(yù)。外經(jīng)集團(tuán)土耳其卡拉比克燃?xì)忮仩t電站項(xiàng)目正是與土耳其的鋼鐵巨頭—卡德米爾鋼鐵公司簽約合作，為其提供電站設(shè)備項(xiàng)目，用于滿足當(dāng)?shù)劁撹F廠的用電需求。該項(xiàng)目總裝機(jī)容量50MW，利用業(yè)主鋼廠生產(chǎn)過程中所產(chǎn)生的高爐煤氣、焦?fàn)t煤氣及轉(zhuǎn)爐煤氣作為主要燃燒介質(zhì)（天然氣作為應(yīng)急氣源），配以一臺(tái)蒸發(fā)量為190t/h的鍋爐、一臺(tái)50MW汽輪發(fā)電機(jī)組，以及相關(guān)的電廠輔助系統(tǒng)。我司負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、安裝調(diào)試。

土耳其項(xiàng)目物資采購成本占整個(gè)項(xiàng)目對(duì)外合同金額70%以上。因此項(xiàng)目采購管理至關(guān)重要，抓好采購成本控制就抓住項(xiàng)目成本控制的關(guān)鍵。本項(xiàng)目執(zhí)行過程中，利用PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)，通過項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度、物資材料、合同、成本、資金、文檔、投標(biāo)、人力資源、供應(yīng)商等20多個(gè)功能模塊的運(yùn)用，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方位的數(shù)據(jù)收集、整理、匯總，對(duì)項(xiàng)目的整體情況進(jìn)行分析，將項(xiàng)目進(jìn)度動(dòng)態(tài)過程與項(xiàng)目目標(biāo)得以有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目多角度，全方位的管理。

1.嚴(yán)格篩選，實(shí)行合格供應(yīng)商評(píng)審準(zhǔn)入管理

為了保證供應(yīng)商的選擇、服務(wù)過程和評(píng)價(jià)的客觀性、公正性、科學(xué)性，對(duì)供應(yīng)商在服務(wù)過程中進(jìn)行有效控制，不斷提高供應(yīng)商的整體素質(zhì)，對(duì)合格供應(yīng)商實(shí)行評(píng)審準(zhǔn)入管理。

1.1資格預(yù)審

采購部先收集臨時(shí)供應(yīng)商的信息，包括資質(zhì)、產(chǎn)品信息和價(jià)格信息及財(cái)務(wù)狀況、工程經(jīng)歷和業(yè)績、能力證明資料等相關(guān)資料；遵循業(yè)績突出、高質(zhì)量、重合同、守信用、管理強(qiáng)、服務(wù)好、價(jià)格合理的原則選擇3-5家符合要求的供應(yīng)商入選。

1.2供應(yīng)商資格評(píng)審

供應(yīng)商通過預(yù)審后，由采購部和項(xiàng)目部對(duì)其履約能力進(jìn)行審核，對(duì)于初次合作的供應(yīng)商，項(xiàng)目部都派員到廠考察，對(duì)供應(yīng)商評(píng)審和考察內(nèi)容不僅包括業(yè)績、價(jià)格、供貨能力、服務(wù)質(zhì)量、管理水平、產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)和質(zhì)量水平，還包括新產(chǎn)品、新材料的技術(shù)水平是否符合工程設(shè)計(jì)要求、品質(zhì)和生產(chǎn)規(guī)模等；此外，還要審核其資質(zhì)資金狀況、企業(yè)誠信度、工程經(jīng)歷和業(yè)績、合同履約能力、工程質(zhì)量和安全狀況等?？疾旖Y(jié)束后，考察人員填寫《臨時(shí)供應(yīng)商考察評(píng)估表》并最終形成實(shí)地考察報(bào)告。對(duì)于考察不合格的供應(yīng)商，堅(jiān)決不予采用。

1.3供應(yīng)商管理和維護(hù)

項(xiàng)目部根據(jù)評(píng)審內(nèi)容和考察評(píng)估信息將供應(yīng)商檔案錄入信息庫。供應(yīng)商管理系統(tǒng)通過對(duì)供應(yīng)商信息全面采集和管理，建立客觀、真實(shí)的評(píng)審、評(píng)價(jià)和改進(jìn)體系。每半年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行中期評(píng)定，對(duì)信息庫內(nèi)的供應(yīng)商執(zhí)行年度考評(píng)和淘汰制度，做到供應(yīng)商信息維護(hù)的動(dòng)態(tài)管理。該系統(tǒng)能針對(duì)不同類別的供應(yīng)商資源定義評(píng)價(jià)模型，全面豐富的供應(yīng)商檔案和多維的報(bào)表分析，有助項(xiàng)目部優(yōu)化供應(yīng)商資源。

2.細(xì)化分類，項(xiàng)目物資實(shí)行分級(jí)管理

本項(xiàng)目物資種類繁多，主要含燃?xì)忮仩t，汽輪機(jī)，燃燒器，除氧器，冷卻塔，冷卻水泵等50多個(gè)分項(xiàng)，物資總價(jià)高達(dá)1.2億人民幣，如何盡快完成采購工作，項(xiàng)目物資運(yùn)抵現(xiàn)場是本項(xiàng)目實(shí)施重點(diǎn)，為此項(xiàng)目部根據(jù)重要性及價(jià)值大小將物資分為A、B、C、D四類，確保按時(shí)完成采購工作。

2.1A類物資，指用于構(gòu)成工程實(shí)體的、對(duì)工程項(xiàng)目關(guān)鍵結(jié)構(gòu)影響重大、價(jià)值量相對(duì)較大的主要物資以及各類工業(yè)和民用設(shè)施設(shè)備物資（如鋼結(jié)構(gòu)、主要建筑構(gòu)配件等）；各類工業(yè)設(shè)施專用工藝設(shè)備（如發(fā)電機(jī)組、余熱鍋爐、煙囪、變壓器、泵類、閥門等）；各類民用及基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目需用的設(shè)備、材料（如高低壓開關(guān)柜、配電箱、風(fēng)機(jī)、冷卻塔、消防箱等）；主要施工機(jī)械設(shè)備：（如塔吊、挖掘機(jī)、叉車等）；

2.2B類物資，指構(gòu)成工程實(shí)體的或有助于構(gòu)成工程實(shí)體所需消耗的其他各種物資，如防水保溫材料、混凝土添加劑、安全防護(hù)品（電工及電焊絕緣用品、高空安全防護(hù)網(wǎng)、安全帽、安全帶、安全繩）等；

2.3C類物資，指對(duì)工程施工過程起輔助作用的、生活物資，如五金、機(jī)電輔料（橡膠墊、膠水等）、一般小型機(jī)具、機(jī)械配件、臨設(shè)材料（包括裝修材料、水電料、辦公家具等）等。

2.4D類物資：指工程現(xiàn)場補(bǔ)缺零星物資、備品備件等。

本項(xiàng)目物資量龐大，總計(jì)高達(dá)318個(gè)集裝箱，7656個(gè)散貨立方噸的物資，通過細(xì)化分類，在分級(jí)采購模式下，有效控制了采購進(jìn)度，加快了采購效率，按時(shí)分批抵達(dá)現(xiàn)場，保證了項(xiàng)目現(xiàn)場的安裝進(jìn)度。

3.規(guī)范采購程序，過程公正透明

3.1項(xiàng)目采購方式

通常情況下，采購方式分為招標(biāo)、議標(biāo)、比價(jià)、直接采購4種。本項(xiàng)目大部分物資采取招標(biāo)或議標(biāo)、比價(jià)方式，數(shù)量較少的緊急物資以及小額零星物資采購用直接購買的方式。對(duì)國內(nèi)供應(yīng)的A類物資由采購部和項(xiàng)目部共同參與采購評(píng)審，對(duì)國內(nèi)供應(yīng)的B類和C類物資由采購部自行組織采購。D類物資應(yīng)優(yōu)先原廠家采購，無原廠家的進(jìn)行比價(jià)采購。具體采購方式由項(xiàng)目部在物資采購方案中列出物資相關(guān)信息并確定最終采購方式。

3.2采購招標(biāo)、專項(xiàng)評(píng)審及簽約

初步設(shè)計(jì)及概算確定后，首先制定《項(xiàng)目采購計(jì)劃》內(nèi)容包括擬采購物資種類、數(shù)量、基本規(guī)格、預(yù)估金額、供貨工期、供應(yīng)商選定的方式、采購供貨工作進(jìn)度安排等，其次完成相關(guān)物資招標(biāo)書的編制，內(nèi)容包括采購名品、采購數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)要求、交貨要求等等，最后采購部按采購計(jì)劃確定的供應(yīng)商選定方式組織招標(biāo)工作，向已在合格供方名錄內(nèi)的供應(yīng)商發(fā)送招標(biāo)書，在招標(biāo)書規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行投標(biāo)書的答疑、投標(biāo)書收集和信息匯總等。

項(xiàng)目部組織召開專項(xiàng)會(huì)議，對(duì)供應(yīng)商選擇開展商務(wù)部分和技術(shù)部分兩項(xiàng)評(píng)議，商務(wù)部分評(píng)議的主要內(nèi)容為（初步價(jià)格、供貨范圍、是否包含運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)、CE認(rèn)證費(fèi)、現(xiàn)場人員服務(wù)費(fèi)、隨機(jī)備件、交貨周期、付款方式、開票方式等），技術(shù)部分主要評(píng)議技術(shù)參數(shù)是否滿足設(shè)計(jì)要求，行業(yè)占有率等，兩項(xiàng)評(píng)議完成并簽署《供應(yīng)商選擇評(píng)議表》，評(píng)議人員應(yīng)獨(dú)立發(fā)表意見并記錄在評(píng)議表中，作為評(píng)議過程的檔案記錄。整個(gè)采購過程透明公開，避免暗箱操作，減少了人為主觀因素干擾。保證了信息公開、選擇公正、流程規(guī)范。

3.3供應(yīng)商選定

通過供應(yīng)商選擇評(píng)議會(huì)議確定供應(yīng)商的首選及備選后，項(xiàng)目部根據(jù)評(píng)議意見向首選供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知或合同談判邀請，并組織開展合同談判工作。若供應(yīng)商選擇評(píng)議會(huì)議未能選定合適的供貨單位，則項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)評(píng)議會(huì)議的決議重新開展招標(biāo)工作。境外物資采購及供應(yīng)商選定，按實(shí)際情況和條件，在項(xiàng)目當(dāng)?shù)赝瓿杀冗x后采購。

3.4合同簽約，做好過程管控

本項(xiàng)目中集中工程、技術(shù)、物流、商務(wù)等有經(jīng)驗(yàn)人員對(duì)合同文本進(jìn)行精簡，使得合同條款簡明扼要，層次分明，最終形成土耳其項(xiàng)目合同的標(biāo)準(zhǔn)版本，為采購的合同談判、審批、執(zhí)行提供便利和保障。如對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本有異議的，分別由項(xiàng)目部商務(wù)人員和技術(shù)人員就實(shí)際洽談結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)合同文本差異處進(jìn)行說明和澄清；對(duì)合同重要條款或技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行修改的，商務(wù)條款需項(xiàng)目總經(jīng)濟(jì)師確認(rèn)，技術(shù)附件需項(xiàng)目總工程師確認(rèn)，做到合同過程中的有效管控。

對(duì)于100萬人民幣以上的采購合同，由集團(tuán)各職能部門進(jìn)一步把關(guān)，確保合同條款合理無誤。同時(shí)項(xiàng)目部還強(qiáng)化了供貨合同的安全措施，對(duì)于合同金額較高、影響較大的供貨合同，都堅(jiān)決要求供貨商提供預(yù)付與履約保函，有效地保證了合同執(zhí)行的可靠性以及預(yù)付資金的安全。

通過過程管控，采購合同嚴(yán)謹(jǐn)性得到提高，合同補(bǔ)充協(xié)議數(shù)量相比以往項(xiàng)目大大減少，杜絕了采購階段的技術(shù)和商務(wù)重大差錯(cuò)；合同可操作性得到提高，雙方對(duì)合同條款的執(zhí)行程度大大提高，基本避免了寫一套、做一套。

4.合同指定品牌部件采購成本的控制

本項(xiàng)目采購管理的難點(diǎn)是：很多設(shè)備及部件為業(yè)主指定品牌，成套設(shè)備由于是指定品牌，特別是指定單一品牌的情況造成缺乏價(jià)格競爭（如儀控設(shè)備，特別是傳感器、閥門類國際品牌的報(bào)價(jià)往往是國內(nèi)同類品牌的5-10倍），從而使得采購成本的不可控性及商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)成倍增加。

本項(xiàng)目業(yè)主指定的品牌多為高端的歐美品牌，且涉及范圍廣，如全廠電動(dòng)機(jī)、全廠閥門等，這些部件都包含在各個(gè)設(shè)備中，而國內(nèi)設(shè)備廠家平時(shí)很少使用品牌部件，供貨渠道生疏，成本較高造成報(bào)價(jià)上升。諸多因素，在對(duì)外報(bào)價(jià)中，很難完全考慮周全，就給執(zhí)行過程中的采購成本控制帶來一些不確定性。針對(duì)指定品牌部件采購的成本控制，項(xiàng)目部采用多種措施，盡可能地規(guī)避成本風(fēng)險(xiǎn)：

4.1摸清指定品牌情況，包括品牌產(chǎn)品的授權(quán)銷售，產(chǎn)地，供貨周期，國內(nèi)使用業(yè)績，備選品牌（同等檔次）的可選擇性，備選品牌的具體情況等；

4.2摸清報(bào)價(jià)情況，完成全部設(shè)備的初步詢價(jià)工作，特別是儀控部件及閥門的采購成本（包括備選方案），做到心中有數(shù)；

4.3對(duì)于包含指定品牌部件的設(shè)備，邀請更多的設(shè)備廠家參與報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)一定要列清明細(xì)，同時(shí)直接與指定品牌部件的供貨商聯(lián)系，確定報(bào)價(jià)；

4.4與業(yè)主積極溝通，盡可能地增加品牌選擇范圍，采用國際品牌，國內(nèi)生產(chǎn)的產(chǎn)品；

4.5對(duì)于少量單一品牌的指定產(chǎn)品，利用國際品牌銷售渠道復(fù)雜、品牌不愿直接參與服務(wù)的特點(diǎn)，邀請眾多集成商參與報(bào)價(jià)，造成競爭以減少中間環(huán)節(jié)和服務(wù)的報(bào)價(jià)。

對(duì)于指定品牌，鑒于商務(wù)成本的考慮，應(yīng)找對(duì)銷售渠道，同樣的部件盡量選擇一個(gè)供應(yīng)商，既可降低采購成本，也能保證售后服務(wù)的便利。

結(jié)語：

綜上所述，項(xiàng)目設(shè)備的成套采購，是EPC項(xiàng)目管理中的重要組成，外經(jīng)集團(tuán)土耳其項(xiàng)目部從源頭抓起，嚴(yán)格選擇供貨商，規(guī)范采購流程，加強(qiáng)合約管控，借助信息化管理系統(tǒng)，力求選擇可靠供貨商、以及平衡好降低成本、減少合約風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，使項(xiàng)目質(zhì)量、成本、進(jìn)度的控制明顯提高。通過采購精細(xì)化管理成功降本約2000萬元人民幣，榮獲全國優(yōu)秀項(xiàng)目管理成果一等獎(jiǎng)。在整個(gè)履約過程，初步踐行了精細(xì)化管理思想，摸索出了管理出效益，用庖丁解牛地思路，把工作研究透、研究細(xì)，橫向到邊、縱向到底，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中都做到成本可控，提升商務(wù)配合的能力和實(shí)力，更好地打造項(xiàng)目的核心競爭力。