利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平的策略

李志偉

摘 要：本文分析了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作的必要性，并從明確計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用原則、加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、加強(qiáng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用這三方面分析了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平的策略，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；策略

在檔案管理工作中，需要借助于計(jì)算機(jī)手段開展工作。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，開展檔案管理工作，可以有效提升檔案管理工作的效率，延長(zhǎng)檔案的使用年限，使相關(guān)檔案作用得到充分的發(fā)揮。在檔案管理中如果管理手段使用不當(dāng)，就會(huì)損害檔案所有者的利益。在信息化時(shí)代，必須要能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理方式的創(chuàng)新改革，而改變傳統(tǒng)的手工或者是半手工的檔案管理方式。而計(jì)算機(jī)手段的應(yīng)用，是創(chuàng)新檔案管理手段的重要選擇。

一、利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作的必要性

在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣泛，已經(jīng)深入到社會(huì)的方方面面。這給檔案管理工作造成了很大的沖擊。在檔案管理領(lǐng)域，也需要能夠積極進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，而積極借助于計(jì)算機(jī)手段，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效發(fā)展。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以被廣泛地應(yīng)用于管理的日常工作中。其中最主要的是計(jì)算機(jī)技術(shù)可以應(yīng)用于檔案檢索工作中，通過這種應(yīng)用能夠滿足檔案檢索超大容量和運(yùn)算快捷的需要。在檔案檢索中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效提升檔案檢索的質(zhì)量和速度。另外，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)可以把固態(tài)檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，建立數(shù)字檔案館，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)建立的數(shù)字檔案館能夠?yàn)闄n案管理工作拓展新的領(lǐng)域和空間。不僅如此，還可以借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)建立各種類型的計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)站，通過檔案管理網(wǎng)站滿足用戶的不同需要。

目前，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效改變紙張為介質(zhì)的傳統(tǒng)信息傳播辦公方式，人們可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案書寫、傳遞、儲(chǔ)存、查找檢索和信息利用等。借助于計(jì)算機(jī)建立電子檔案，更有益于各種信息的搜集和管理控制，有助于拓展檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的個(gè)性化發(fā)展，從而有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。可以說，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作是符合時(shí)代發(fā)展需要的，這種應(yīng)用是必須的。

二、利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平的策略

1. 明確計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用原則

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平，必須要明確計(jì)算機(jī)在檔案管理中應(yīng)用的原則。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案工作時(shí)，要明確其科技檔案一體化的發(fā)展原則，作為檔案管理人員，不僅要熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，還需要具備自然科學(xué)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的知識(shí)技能，能夠熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作，掌握檔案管理軟件的應(yīng)用方式。另外，要能夠立足檔案管理的創(chuàng)新，能夠加強(qiáng)研究，不斷創(chuàng)新檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)其跨越發(fā)展。不僅如此，檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)還需要能夠加強(qiáng)組織和管理，相關(guān)人員要加強(qiáng)研究，能夠有組織有計(jì)劃分工協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案科技化工作的有序健康發(fā)展。在計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中，還需要面對(duì)市場(chǎng)，積極地走商業(yè)化道路，能夠堅(jiān)持科技成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

2. 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平，首先需要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展為檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了重要的技術(shù)支持，利用新興技術(shù)手段可以對(duì)現(xiàn)存的檔案信息進(jìn)行有效的保存，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)照片和紙張檔案的有效保存。在檔案管理中，一些檔案材料容易受到損壞變形，如果可以借助于新技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以把相關(guān)檔案材料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，這樣，有助于相關(guān)信息的保存。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掃描儀技術(shù)手段等，可以將檔案信息數(shù)字化建設(shè)成為專業(yè)化強(qiáng)，綜合性強(qiáng)的檔案信息庫。這種建設(shè)更方便檔案信息的檢索，更便于各種檔案信息的查詢，同時(shí)借助于新技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效保護(hù)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效建設(shè)，作為檔案管理人員要能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案管理人員要能夠積極學(xué)習(xí)電子檔案庫技術(shù)，能夠?qū)W習(xí)掌握這個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的一些成熟技術(shù)。要通過技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案庫的有效建設(shè)。通過這種電子檔案庫實(shí)現(xiàn)各種檔案信息資源的有效互補(bǔ)和共享，這樣，就能夠有效提升檔案利用率，并能夠解決人員、資金、存儲(chǔ)空間不足等問題。因此，各單位都需要能夠借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，建立起富有特色的，專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫，以滿足自身發(fā)展的需要。

3. 加強(qiáng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

多媒體手段目前發(fā)展已經(jīng)相當(dāng)成熟，要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平，必須要能夠加強(qiáng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。要能夠積極借助于電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)等技術(shù)手段，開展檔案管理工作，要能夠借助于多媒體技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的大容量，高密度和電子化發(fā)展。用多媒體技術(shù)對(duì)文書檔案、科技檔案、專門檔案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，更有利于圖形、圖像的存儲(chǔ)，也方便顯示和打印，這種應(yīng)用能夠?qū)n案庫中保存的檔案資料進(jìn)行有效的儲(chǔ)存和管理，有助于檔案原件的保護(hù)，并能夠?qū)σ恍┦艿狡茐牡臋n案員金進(jìn)行存儲(chǔ)、修補(bǔ)和復(fù)原，多媒體技術(shù)的應(yīng)用對(duì)提升檔案管理的能力是一種極大的促進(jìn)。因此，檔案管理者要重視這種應(yīng)用，作為檔案主體可以建立一個(gè)多媒體檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多種媒體手段的有機(jī)結(jié)合應(yīng)用，以此方式改善檔案信息的表示方式。在利用多媒體技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，作為管理者要能夠通過這種手段，使輸入輸出都能按照最簡(jiǎn)單的方式呈現(xiàn)，使人機(jī)界面更為直觀，這樣，便于用戶使用操作，為用戶提供更為便捷的服務(wù)。

總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是非常重要的。作為檔案管理者要能夠積極地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平，要不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，提升自身計(jì)算機(jī)的應(yīng)用素養(yǎng)，只有這樣，才能提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，保障檔案管理工作目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。

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