淺談學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識的強(qiáng)化方法

董曉燕 陳斐

摘 要：經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展建設(shè)后，學(xué)校往往會(huì)積累大量的檔案信息。對于學(xué)校來說，這些檔案信息都是寶貴的資源，其對學(xué)校日后的發(fā)展建設(shè)起著不容小視的作用。對學(xué)校內(nèi)部的基礎(chǔ)建設(shè)具有指向性的作用，有利于促進(jìn)校園和諧，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于學(xué)校的認(rèn)識深度，從而有利于學(xué)校做出正確的發(fā)展決策。所以，必須對檔案管理工作加以重視，不斷地加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識，將檔案管理工作視為學(xué)校日常管理工作中的重要一環(huán)。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；服務(wù)意識；強(qiáng)化方法

合理有效的管理機(jī)制，對于加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作具有重要的作用。良好的檔案管理工作，能夠在學(xué)校開展的各項(xiàng)思想和教學(xué)工作中提供依據(jù)；能夠在學(xué)校發(fā)展建設(shè)的過程中給出正確的指引，使學(xué)校走上符合自身實(shí)際情況的發(fā)展道路。而且，不僅局限于此，良好的檔案管理工作還能給師生在維護(hù)自身權(quán)益的問題上帶來有力的保護(hù)，對維護(hù)學(xué)校和師生間的關(guān)系起著積極的影響。因此，必須努力做好檔案管理工作，提高檔案管理者工作素養(yǎng)，為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展添磚加瓦。

一、學(xué)校檔案管理中存在的問題

由上文可以知曉檔案管理工作對學(xué)校的發(fā)展有極大的好處，是學(xué)校日常工作中重要的一環(huán)。然而，在實(shí)際中學(xué)校管理層和檔單管理人員對這項(xiàng)工作并不是很上心。究其原因，也就離不開學(xué)校自身在實(shí)際情況方面的欠缺：校風(fēng)建設(shè)的不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的缺失等，都是造成這種現(xiàn)象的客觀原因。而在意識方面，檔案管理人員服務(wù)意識的不足自是不必多言，更是有管理方式落后的影響。

（一）學(xué)校管理層對檔案管理認(rèn)識不夠。檔案管理工作的無序狀況，對于校園建設(shè)產(chǎn)生的不利影響也是難以避免的。然而，這種狀況的產(chǎn)生，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也難辭其咎；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)為官一任，工作重心或是在教學(xué)質(zhì)量，或是在表面，而真正能夠關(guān)注檔案管理工作的卻是少數(shù)，在此方面投入的資金和設(shè)備也是少之又少。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案建設(shè)工作的不重視，也導(dǎo)致檔案管理的工作人員工作狀態(tài)消極、得過且過，從而對整個(gè)學(xué)校檔案建設(shè)工作造成惡劣的影響。

（二）學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識差。檔案管理工作的良性發(fā)展，既離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，也需要檔案管理人員的努力。就目前檔案管理工作的狀況而言，檔案管理人員應(yīng)該要做出的改變恐怕少不了。首先，檔案管理人員要提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)服務(wù)意識；與時(shí)俱進(jìn)，掌握信息化程度較高的管理方式和建檔手段，爭取做到錯(cuò)誤少、速度快、完整好；強(qiáng)化責(zé)任意識，對工作需要保持熱情，認(rèn)識到工作的重要性，努力做好檔案管理工作。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理措施

（一）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的服務(wù)意識。加強(qiáng)檔案管理，應(yīng)該積極地轉(zhuǎn)變工作意識，檔案管理人員絕對不能有建檔工作可有可無的思想；應(yīng)該充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且積極提高自身的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力，以保障建檔工作的高質(zhì)量運(yùn)行。加強(qiáng)檔案管理工作，也不能僅僅只是要求檔案管理人員的自我強(qiáng)化；同樣也離不開各個(gè)崗位、部門、廣大師生的支持。所以，學(xué)校各層各界都應(yīng)該支持和配合檔案管理工作，并且提高認(rèn)識，明白建檔工作和自身關(guān)系等的重要性。

（二）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中主動(dòng)服務(wù)意識。在建檔工作中，檔案管理工作人員不能簡單地認(rèn)為，檔案管理工作就是建檔和存檔，而應(yīng)該認(rèn)識到，檔案管理工作是為了服務(wù)學(xué)校，為老師和學(xué)生提供幫助。所以，檔案管理工作人員要有積極主動(dòng)為需要檔案的師生提供各類服務(wù)（如答疑、查檔、咨詢等）的意識，努力改變檔案管理工作在人們眼中可有可無的形象，讓廣大師生深刻認(rèn)識到建檔工作的重要性，并且認(rèn)可建檔工作，從而才能使得師生真心支持建檔工作的進(jìn)行。而優(yōu)質(zhì)服務(wù)的提供，更是需要檔案管理工作者的努力，所以檔案管理工作者需要在業(yè)務(wù)水平上多下工夫，加強(qiáng)檔案利用，提高檔案查準(zhǔn)率和查全率，從而做出令人信賴的檔案工作，為學(xué)校的教學(xué)服務(wù)水平的提高做出貢獻(xiàn)，為管理層的決策出謀劃策，提供依據(jù)。

（三）強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中的信息化服務(wù)水平。隨著信息化的不斷發(fā)展，我們的檔案管理工作也要跟上時(shí)代的發(fā)展，將傳統(tǒng)的手記筆錄，實(shí)體存檔的方法轉(zhuǎn)化為數(shù)字存檔和實(shí)體存檔相結(jié)合的現(xiàn)代檔案管理模式。這種管理模式，不僅僅安全保險(xiǎn)，還能夠有效地提高檔案查準(zhǔn)率和查全率，無論對于檔案工作者還是需要檔案服務(wù)的人來說都是相當(dāng)便利的。所以檔案管理工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)使用方法，提高信息化服務(wù)水平，將已有的檔案數(shù)字化，建設(shè)并優(yōu)化日常管理系統(tǒng)和查閱系統(tǒng)等，從而提高工作效率和服務(wù)水平。

（四）提高個(gè)人素養(yǎng)。檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)對于檔案管理工作的加強(qiáng)有著至關(guān)重要的作用，什么樣的檔案管理人員做什么樣的檔案管理。我們需要現(xiàn)代化的檔案管理，在形式上，數(shù)字化是發(fā)展方向；在意識上，服務(wù)意識是我們所需要的；在管理上，認(rèn)真負(fù)責(zé)是我們的追求。所以，一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)該如何去提高自身的素養(yǎng)也就不言而喻了。

綜上所述，學(xué)校對于檔案管理的加強(qiáng)，有利于人才的培養(yǎng)。不斷提高工作人員的服務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，完善相關(guān)管理設(shè)備，對檔案管理工作具有積極的推動(dòng)作用。而檔案工作的發(fā)展，將對學(xué)校的發(fā)展形成反哺，給學(xué)校各項(xiàng)工作的開展帶來助力。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉芳.學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識的強(qiáng)化方法[J].人力資源管理，2016，07：313-314.

[2]梁文輝.學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識的強(qiáng)化對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，03：186+197.

[3]廖明.淺談學(xué)校檔案管理中的檔案收集工作[J].科技視界，2014，16：190.