如何加強中職檔案管理工作

李靜 張濤

摘 要：當前檔案管理工作是中職學校建設中一項基礎工作，是學校管理工作中的重要內容，做好檔案管理工作，有利于中職學校以后開展教學、科研等活動。因此，必須提高對中職檔案管理工作的重視程度，本文針對如何加強中職檔案管理工作進行了具體的分析，首先探討了加強中職檔案管理的重要意義，并結合實際情況分析了目前中職檔案管理中存在的主要問題，提出了有效的措施進一步加強中職檔案管理工作。加大中職檔案信息資源開發(fā)，提高檔案管理員的整體素質，促使其真正為教學服務。

關鍵詞：加強；中職檔案；管理

檔案管理工作為展現(xiàn)出中職學校的歷史面貌提供了較好的理論基礎，但是在目前中職檔案管理工作中仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在這項工作不被重視，在具體的實踐中缺少有效的機制，管理手段落實，給中職檔案管理工作帶來了不利的影響。新時期對中職檔案管理工作提出了更高的要求，必須從根本上提高檔案管理工作的質量，提升中職檔案的利用率。使檔案的收集、歸檔、保存實現(xiàn)統(tǒng)一管理，使中職學校中職科研成果得到進一步的推廣，促進中職學校教育的健康發(fā)展。

一、加強中職檔案管理的重要意義

中職院校是以教學和科研為中心，肩負著傳播知識和培養(yǎng)學生學習能力的重要任務。中職學校檔案是學校歷史面貌記錄形式，是科研成果和教學成果的重要表現(xiàn)。主要是學校在各項活動中，比如教學、科研、管理過程中的重要材料，加強檔案管理工作能夠促進中職教育事業(yè)的快速發(fā)展。長期積累下的教學實踐活動材料，不但可以為中職學校黨政管理工作提供考查憑證，還能為教學評估工作提供基礎數(shù)據(jù)，有利于促進高校管理、建設工作的連續(xù)性。

二、目前中職檔案管理中存在的主要問題

（一）中職檔案管理工作不被重視。由于長期受傳統(tǒng)思想的影響，中職學校檔案管理工作的重要性沒有被正確的認識，認識度也比較低。學校的領導將主要的精力用在如何辦好學、怎樣抓好科研上面。將中職學校檔案工作附屬化，忽視了檔案工作的管理。導致中職學校的檔案管理工作只是形式，管理工作相對滯后，歸檔延誤，管理人員沒有及時將檔案資料錄入檔案，造成材料積壓。學校的檔案工作發(fā)展緩慢，很難適應學校的建設和發(fā)展。

（二）中職檔案管理工作中缺少有效的機制。在中職學校檔案管理工作中，缺少完善的檔案管理制度，在管理的過程中隨意性比較強，沒有嚴格執(zhí)行檔案的操作流程，資料儲存的不到位。管理機制與中職學校的事業(yè)不適應，管理制度的不完善，減弱了檔案工作的保障性。缺少一定的有效規(guī)范，使檔案管理工作沒有真正納入科學管理的軌道，檔案的功能實現(xiàn)程序沒有得到充分的發(fā)揮，大大降低了檔案的利用率。

（三）中職檔案管理手段落后。由于中職學校在檔案管理工作中的投入經(jīng)費不足，匯總信息化的建設設備不充足，計算機的管理功能沒有充分的發(fā)揮，信息化的程度不高。多數(shù)中職院校都是采用人工方式進行檔案管理工作的，管理人員需要以手工的方式將所要記錄的學校信息錄入檔案，再以傳統(tǒng)的方式進行匯總整編。增大了檔案管理的工作量，延長了工作時間，限制了檔案處理和有效利用。

三、加強中職檔案管理的有效措施

（一）提高對中職檔案管理的重視程度，使其真正為教學服務。中職學校的領導應該正確認識檔案管理的重要價值，積極主動的在教學改革中加大宣傳，做好層次定位、目標定位。促使教學檔案真正服務于中職學校的教學，充分發(fā)揮教學檔案的價值，提高教學檔案的利用率。在全校開展檔案管理動員，重視紙質檔案的搜集整理工作，使全校教職員工都積極主動的參與到教學活動資料的收集、整理過程中來。使教學檔案能夠幫助管理人員制定辦學方針，可以真正的服務于教學評估。

（二）建立并完善中職檔案考核機制。中職學校檔案管理工作中缺乏專職的管理人員，現(xiàn)有的人員專業(yè)素質有待提高。有些檔案管理員因為年齡大了，不愿意接受現(xiàn)代化的技術手段，不擅長使用信息化管理，不能準確及時地找到相關的檔案資料。因此學校應該重視對檔案考核機制的建立完善，開展崗位大練兵，每一名檔案管理人員都要熟練掌握檔案管理的各個步驟。定期檢查、考核，強化檔案工作的監(jiān)督指導工作，使檔案管理真正實現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化。

（三）加大中職檔案信息資源開發(fā)，創(chuàng)新檔案管理工作。創(chuàng)新檔案管理工作是未來中職學校檔案管理工作的發(fā)展趨勢，檔案管理要與時俱進，運用現(xiàn)代化管理技術，從根本上提高檔案管理水平。細化紙質文檔，要強化電子文檔目錄索引的功能，善于使用先進的技術設備，方便檔案資料的查找。推進檔案網(wǎng)絡管理，加大檔案信息資源開發(fā)，實現(xiàn)資源共享。同時檔案管理人員要加強與教學人員的溝通，進一步拓寬教學檔案信息資源的收集范圍。

綜上所述，隨著社會的發(fā)展，中職院校得到了快速的發(fā)展，作為中職學校管理工作中比較重要的組成部分，應該正確認識檔案管理工作中存在的問題。強化檔案宣傳工作，與時俱進，加大檔案信息資源開發(fā)，提供各種有利的平臺，為檔案資源的信息化建設創(chuàng)造有利條件。注重發(fā)揮現(xiàn)代技術手段，加大投入的力度，提高中職院?，F(xiàn)代化建設水平。同時在日常的工作中要不斷提高管理人員的專業(yè)素質，滿足新時代發(fā)展對檔案管理人員的要求。充分發(fā)揮中職檔案管理的價值，促進檔案資料深層次的開發(fā)，真實地展現(xiàn)高校的歷史面貌，促使檔案管理真正為教學服務，有效地推進中職學校檔案管理工作進程。

參考文獻：

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