淺談加強(qiáng)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

丁志明

摘要:伴隨著我國(guó)高等院校教育管理體制的改革,高校經(jīng)費(fèi)的來源也日趨多元化,經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也呈現(xiàn)多樣化和復(fù)雜化,使得高校財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算任務(wù)日趨繁重,對(duì)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度加強(qiáng)建設(shè)和完善就相當(dāng)必要。加強(qiáng)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制可以提高教育經(jīng)費(fèi)的管理水平和使用效益,保證高等教育事業(yè)穩(wěn)定、健康、順利地發(fā)展。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)控制;財(cái)務(wù)管理;有效監(jiān)督;高校

中圖分類號(hào):G475文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)23-0131-02

一、如何理解高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度

為了有效管理高校資產(chǎn)的安全與正確運(yùn)行,我們應(yīng)該加強(qiáng)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。我們對(duì)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制要有個(gè)正確的理解。高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度是指高校為了保證資產(chǎn)的安全完整和有效運(yùn)用,防止、發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤、舞弊與欺詐行為,保證會(huì)計(jì)信息和其他相關(guān)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、合法、完整,避免和控制各種風(fēng)險(xiǎn),運(yùn)用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的手段以及其他與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)的方法,為實(shí)現(xiàn)高校管理目標(biāo)而制定并實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序的總稱。它是高校為完成事業(yè)規(guī)劃而形成的一種自我約束、自我控制的制衡機(jī)制。

高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容一般包括組織機(jī)構(gòu)控制、人員素質(zhì)控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、職務(wù)分離控制、法規(guī)制度控制、業(yè)務(wù)流程控制、內(nèi)部審計(jì)控制。

二、高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的意義

1.高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是適應(yīng)學(xué)校管理體制改革的需要

經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展,必然引發(fā)財(cái)務(wù)制度的變革。隨著高校管理體制改革的不斷深入,高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制已經(jīng)成為必然。目前,我國(guó)高等教育正從政府直接管理的辦學(xué)模式向由政府宏觀調(diào)控、學(xué)校面向市場(chǎng)自主辦學(xué)的模式過渡。這種改革使高校理財(cái)?shù)沫h(huán)境發(fā)生了巨大變化,財(cái)務(wù)管理的難度和復(fù)雜性越來越大。這在客觀上要求高校對(duì)校內(nèi)財(cái)務(wù)管理模式、財(cái)務(wù)運(yùn)行機(jī)制、財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制進(jìn)行改革,才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和高校管理體制改革的需要。

2.高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是適應(yīng)高校財(cái)務(wù)管理改革的需要

由于高校財(cái)務(wù)收入的多元化,高校財(cái)務(wù)管理方式也隨之改變,高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制也成為迫切需要。1997年以來,隨著高等教育改革的逐步發(fā)展,一是高校的教育經(jīng)費(fèi)來源發(fā)生了根本的變化,由過去單一的財(cái)政撥款轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)費(fèi)籌集渠道多元化,包括學(xué)校財(cái)政撥款、學(xué)費(fèi)收入、經(jīng)營(yíng)收入、社會(huì)捐贈(zèng)和貸款等;二是辦學(xué)形式多樣化,各高校合并、聯(lián)合辦學(xué)等使得規(guī)模增大,資源共享;三是高校后勤服務(wù)社會(huì)化、興辦校辦產(chǎn)業(yè)等。高校的資金不斷向深度和廣度進(jìn)軍,為了理順內(nèi)部經(jīng)濟(jì)秩序,使大量的資金籌集和使用健康有序地進(jìn)行,必須加強(qiáng)和完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。

3.高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是國(guó)有資產(chǎn)管理的需要

我國(guó)高等院校資產(chǎn)主要是國(guó)家投資形成的,學(xué)校的所有資產(chǎn)均為國(guó)有資產(chǎn),國(guó)家必然要求對(duì)其資產(chǎn)不能流失,并采取措施防范國(guó)有資產(chǎn)被侵蝕。而國(guó)家這一要求與學(xué)校是否建立有效的內(nèi)控制度密切相關(guān)。

4.高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是防止經(jīng)濟(jì)犯罪的需要

目前,我國(guó)的經(jīng)濟(jì)犯罪現(xiàn)象呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。在很多地方,權(quán)利未受到約束,內(nèi)控制度缺乏和形同虛設(shè),財(cái)務(wù)管理混亂等是違法犯罪能夠得逞的根本原因。因此,這也說明加強(qiáng)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度建設(shè)的必要性。

三、高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的現(xiàn)狀及分析

1.防范意識(shí)淡薄,制度缺乏透明,過程缺乏監(jiān)督

經(jīng)濟(jì)腐敗在各部門都存在,高校并非避風(fēng)港。根據(jù)一份調(diào)查顯示,某些高校的財(cái)務(wù)問題還相當(dāng)嚴(yán)重。高校由于經(jīng)費(fèi)來源以財(cái)政撥款為主,長(zhǎng)期以來,受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響和以往資金管理模式慣性的影響,經(jīng)濟(jì)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄,內(nèi)部控制制度明顯滯后。高等院校在思想上、觀念上、管理上尚未完全適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新情況,沒有完全認(rèn)識(shí)到高校是獨(dú)立法人的真正含義,“高校經(jīng)營(yíng)”對(duì)許多人而言還是陌生概念。在具體工作中仍然存在著重計(jì)劃而輕執(zhí)行和考核,并衍生重財(cái)輕物的觀念。由于有些高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制重要性的認(rèn)識(shí)模糊,導(dǎo)致內(nèi)部會(huì)計(jì)控制有據(jù)難依,造成內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度設(shè)計(jì)上脫節(jié),執(zhí)行中存在漏洞。作為貫徹實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范的職能部門財(cái)務(wù)處,要建立比較完善的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度,必須克服重重困難。

2.體系不健全,對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)缺乏約束力

由于體制原因,我國(guó)各部門的財(cái)務(wù)大權(quán)基本由個(gè)別主要領(lǐng)導(dǎo)控制,“一言堂”現(xiàn)象普遍存在。因?yàn)轶w系的不夠健全,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的約束力也基本散失,所謂的監(jiān)督機(jī)制也如同虛設(shè)。內(nèi)部機(jī)制是為了實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)所采取的措施方法,使其系統(tǒng)化、制度化和規(guī)范化的一套嚴(yán)密的控制措施。但目前這一機(jī)制在一些高校還不健全,主要表現(xiàn)在:一是對(duì)重要環(huán)節(jié)和重要崗位人員的控制還不夠嚴(yán),還存在控制的弱點(diǎn)、盲點(diǎn)。二是對(duì)主要環(huán)節(jié)和重要崗位的認(rèn)識(shí)不足,內(nèi)控的針對(duì)性不強(qiáng),重點(diǎn)不突出。三是現(xiàn)行制度中對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)程的控制制度多,對(duì)人員的責(zé)任控制少,尤其是對(duì)管理層的控制更少。如有的高校制定的崗位責(zé)任制,只規(guī)定了工作范圍、職責(zé)權(quán)限,但沒有制定違反責(zé)任制的獎(jiǎng)懲內(nèi)容,這就起不到約束作用。四是現(xiàn)行內(nèi)控制度存在不系統(tǒng)、不合理的問題,各自為政,很不協(xié)調(diào)。沒有建立一整套內(nèi)控控制體系,往往是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳,職能部門間出現(xiàn)管理模糊,職責(zé)不清,相互牽制乏力,銜接性差。

3.監(jiān)督力度不夠

有效監(jiān)督,才能有效防范腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生與蔓延,但是,現(xiàn)在有些高校的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。有些單位未設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)或人員對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,而由內(nèi)部會(huì)計(jì)控制執(zhí)行部門自己進(jìn)行監(jiān)督檢查;各級(jí)財(cái)政部門對(duì)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的建立及執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查力度不夠等,導(dǎo)致監(jiān)督力度的欠缺,影響內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度在高校經(jīng)濟(jì)工作中發(fā)揮重要作用。

4.權(quán)利和責(zé)任不對(duì)等

由于體制的問題,高校的經(jīng)濟(jì)大權(quán)主要掌握在主要領(lǐng)導(dǎo)的手里。因此,內(nèi)部會(huì)計(jì)的運(yùn)作也基本由領(lǐng)導(dǎo)的安排來進(jìn)行。有的學(xué)校制定的財(cái)務(wù)制度存在著明顯的缺陷,它只賦予了“一支筆”個(gè)人審批和支配經(jīng)費(fèi)的權(quán)利,而沒有落實(shí)“一支筆”經(jīng)費(fèi)開支應(yīng)承擔(dān)的一定責(zé)任。這種不對(duì)等的缺陷所導(dǎo)致的現(xiàn)象是“一支筆”的權(quán)利不受約束,行為不擔(dān)責(zé)任。顯然這種制度是不健全的。權(quán)利和責(zé)任要同時(shí)賦予,并要有監(jiān)督的機(jī)制。

四、加強(qiáng)制度建設(shè),優(yōu)化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

1.健全內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系建設(shè)

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制必須有健全的體系建設(shè),只有健全的體系、完備的制度,才能有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)的合理、有效、透明、公正地運(yùn)作。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系主要涵蓋六個(gè)方面:(1)會(huì)計(jì)核算制度。主要包括會(huì)計(jì)核算體制和程序、會(huì)計(jì)科目、財(cái)務(wù)報(bào)告、主要會(huì)計(jì)處理方法和執(zhí)行的會(huì)計(jì)政策、費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)開支審批制度、特殊事項(xiàng)審批制度等。(2)財(cái)務(wù)管理制度。主要包括財(cái)務(wù)管理辦法、預(yù)決算管理制度、籌資管理制度、會(huì)計(jì)電算化管理制度、內(nèi)部稽核制度、收費(fèi)管理制度、違章處理制度、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度等。(3)貨幣資金及實(shí)物資產(chǎn)管理制度。主要包括現(xiàn)金管理制度、貨幣資金收付管理制度、銀行存款核對(duì)制度、銀行賬戶管理制度、印鑒使用保管制度、資產(chǎn)購(gòu)買制度、固定資產(chǎn)管理制度、低值易耗品管理制度、實(shí)物清查盤點(diǎn)制度、財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門對(duì)賬制度、在建工程管理制度、往來款項(xiàng)管理制度等。(4)重大事項(xiàng)管理制度。主要包括對(duì)外投資管理制度、大型基建及維修項(xiàng)目管理制度、其他重大事項(xiàng)管理制度。(5)票據(jù)及會(huì)計(jì)檔案管理制度。主要包括收費(fèi)票據(jù)管理辦法、會(huì)計(jì)檔案的保存、移交、銷毀管理辦法。(6)機(jī)構(gòu)及人員管理制度。主要包括財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)、崗位、財(cái)務(wù)人員、會(huì)計(jì)委派制度、工作成效獎(jiǎng)懲等管理辦法。

2.提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

會(huì)計(jì)的素質(zhì)決定著會(huì)計(jì)制度的實(shí)施過程,也決定著會(huì)計(jì)控制是否順利進(jìn)行。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是由人履行的,并受人的制約,擁有一批有水準(zhǔn)、講誠(chéng)信、講道德、堅(jiān)持原則的會(huì)計(jì)人員,是加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制建設(shè)的基礎(chǔ),也是實(shí)施內(nèi)控制度的關(guān)鍵。一是要求會(huì)計(jì)人員知識(shí)素質(zhì)高,具有較高的理論水平和較豐富的會(huì)計(jì)知識(shí),同時(shí),具有較豐富的工作經(jīng)驗(yàn),熟悉國(guó)家有關(guān)的政策、法令、法規(guī),并要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,求實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。二是要求會(huì)計(jì)人員道德素質(zhì)高,高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制管理和執(zhí)行的好壞,與會(huì)計(jì)行為人的道德素質(zhì)有很大的關(guān)系。“一個(gè)知識(shí)不全的人可以用道德去彌補(bǔ),而一個(gè)道德不全的人卻難以用知識(shí)去彌補(bǔ)”。因此,要不斷對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行職業(yè)道德、法治觀念教育和業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

高等學(xué)校實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,使會(huì)計(jì)工作的一些程序變得簡(jiǎn)易化,整個(gè)會(huì)計(jì)核算完全依賴計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來支持,大大提高了工作效率。許多高校使用網(wǎng)上銀行處理銀行結(jié)算業(yè)務(wù),資金的劃撥在瞬間即可完成。由此資金的安全和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全問題凸顯。同時(shí),電算化會(huì)計(jì)信息的處理和存儲(chǔ)方式也與手工模式不同,過去針對(duì)手工操作的管理方式不再適應(yīng)電算化的要求,而應(yīng)從系統(tǒng)控制和人工控制兩方面做好內(nèi)部管理,通過嚴(yán)格會(huì)計(jì)控制程序來保障。首先,要保證軟件系統(tǒng)的合法性、可靠性和穩(wěn)定性。其次,建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制,加強(qiáng)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制,加強(qiáng)電算化檔案管理等一系列措施。設(shè)計(jì)合理的操作程序,健全數(shù)據(jù)輸入、修改、審核的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度,注重電算化過程的相互牽制、權(quán)限設(shè)置制衡,加強(qiáng)各項(xiàng)安全保密措施。

4.建立完善的監(jiān)督機(jī)制

沒有監(jiān)督的制度是不完善的制度,沒有監(jiān)督的存在,就不能有效地控制會(huì)計(jì)行為。監(jiān)督不是擺設(shè),它必須要有可行高效的機(jī)制。高校應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,建立健全監(jiān)督檢查制度。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、涉及到諸多經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的系統(tǒng)工程,有了健全的監(jiān)督檢查制度,可以較好地保證內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)正常、有序地運(yùn)行。

各級(jí)財(cái)政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的指導(dǎo)和檢查。財(cái)政部門制定的有關(guān)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制法律、法規(guī)對(duì)高校有著規(guī)范和指導(dǎo)的作用。同時(shí),財(cái)政部門的檢查又能從外部有效地促進(jìn)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范的實(shí)施。

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