探討如何進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作

詹寶瑩

摘要：檔案作為社會(huì)文明發(fā)展的產(chǎn)物，有著深刻的社會(huì)影響，是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的標(biāo)志之一。人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問(wèn)題，隨著社會(huì)的發(fā)展，為使人事檔案的管理更加完善，這就要求通過(guò)改善人事檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施使人事檔案管理更科學(xué)、更實(shí)用。在現(xiàn)階段中人事檔案管理工作有著許多新問(wèn)題，新情況，關(guān)系到未來(lái)人事制度的深化和改革，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)人事檔案管理中的問(wèn)題并對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有效的處理，從而大大提高人事檔案管理的效能。作為檔案工作者作為創(chuàng)新主體的個(gè)體，必須突破創(chuàng)新管理中的思維障礙，不斷地創(chuàng)新，才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。我們時(shí)刻本著以人為本，服務(wù)他人，不斷創(chuàng)新的宗旨，才能使原有的檔案資源發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化；人事檔案；管理

一、人事檔案的重要性 ：

人事檔案是我國(guó)各級(jí)各類(lèi)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備日后查考的文件材料。由此可見(jiàn)人事檔案是每個(gè)人自然情況、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄，它真實(shí)客觀(guān)地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)懲等方面情況。它的原始性、真實(shí)性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門(mén)選人用人、人才流動(dòng)、職稱(chēng)評(píng)聘、調(diào)資、參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面起著依據(jù)作用。

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題：

（1）缺乏檔案規(guī)范指導(dǎo)性。要提高人事檔案管理的效能，首先應(yīng)提高人事檔案的規(guī)范管理水平。目前主要缺乏對(duì)人事檔案管理工作的檢查指導(dǎo)，并沒(méi)有形成科學(xué)有效的規(guī)范管理方法。此外，也沒(méi)有建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組，存在業(yè)務(wù)不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的宏觀(guān)指導(dǎo)。加上一些單位缺乏對(duì)于人事檔案管理人員的重視，沒(méi)有給這些員工進(jìn)行有效的工作培訓(xùn)，也是導(dǎo)致人事檔案管理工作低效，滯后的原因。

（2）檔案管理意識(shí)淡薄。人事檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作中最基本的工作之一，但許多基層事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視不夠，存在落實(shí)不到位，應(yīng)付了事，檢查隨意，監(jiān)督不及時(shí)等現(xiàn)象。還有一些工作人員認(rèn)為現(xiàn)在提升干部只重視能力的德行，不重視人事檔案的查閱管理。這些都顯示現(xiàn)在許多事業(yè)單位缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，管理意識(shí)不夠強(qiáng)烈。此外還有許多畢業(yè)生對(duì)人事檔案管理的地位，性質(zhì)，作用了解不清，意識(shí)比較單薄，棄檔缺檔的現(xiàn)象非常多，導(dǎo)致人事檔案管理工作一直處在被動(dòng)的狀態(tài)，很難高效的開(kāi)展人事工作。

（3）檔案管理手段和方式落后。人事檔案管理是一項(xiàng)需要耐心，細(xì)心的專(zhuān)業(yè)人事來(lái)負(fù)責(zé)的工作，有著機(jī)密性，政治性，專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)。人事檔案管理需要專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數(shù)職，有些還是半路出家，沒(méi)參加過(guò)任何人事檔案管理的培訓(xùn)。還有很多單位存在手工整理檔案資料，即使是在這個(gè)計(jì)算機(jī)十分普及的時(shí)代，許多查閱檔案的方式還是以人工為主，無(wú)紙化辦公還沒(méi)實(shí)現(xiàn)，缺少適合人事管理檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。就是因?yàn)槿耸聶n案管理信息化低下導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理水平和行業(yè)要求相差甚遠(yuǎn)，與科學(xué)的管理要求也不符合。

（4）人事檔案管理缺乏時(shí)效性。在目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中，存在許多檔案資料過(guò)于陳舊，記錄事件久遠(yuǎn)等情況。由于長(zhǎng)期擱置，歸入人事檔案內(nèi)的很多資料沒(méi)有得到有效的鑒定，常出現(xiàn)信息過(guò)時(shí)的情況。同時(shí)，還有很多人事檔案資料只是走個(gè)過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有進(jìn)行真正有效的管理，對(duì)真實(shí)人事現(xiàn)狀和工作情況反映較少，阻礙了人力資源部門(mén)的工作進(jìn)展。

三、如何進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理措施：

（一）建立規(guī)范化、信息化的人事檔案管理制度。高質(zhì)量、高水平的人事檔案管理需要科學(xué)的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實(shí)際情況，所以迎合時(shí)代的趨勢(shì)，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化，信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的效能。

（二）充實(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理的內(nèi)容。從科學(xué)用人的角度來(lái)看，為了能更好地?fù)駜?yōu)錄取和任免干部，需要對(duì)人員有充分的了解，知人善任，才能有針對(duì)性，更有效的給安排適合的工作。為了提高人事工作質(zhì)量，在編寫(xiě)和記錄人事檔案內(nèi)容的時(shí)候就要盡量把個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、道德水平、資格證書(shū)、業(yè)績(jī)材料等都記錄在檔案內(nèi)，提高人事檔案的價(jià)值，為事業(yè)單位用人決策提供可靠的依據(jù)，也可以適當(dāng)加一些更具個(gè)人特色的內(nèi)容在里面，作為參考。

（三）完善監(jiān)督機(jī)制。人事檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴(yán)格依照人事檔案管理的制度來(lái)辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來(lái)維護(hù)，用管理來(lái)保證工作質(zhì)量，需要定期對(duì)人事管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，成立人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，制定出相應(yīng)的工作計(jì)劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實(shí)情況，提出有效的改進(jìn)建議，進(jìn)一步提升檔案工作的管理效能。

除了制度手段上的改進(jìn)，檔案管理人員也應(yīng)不斷增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力，不斷適應(yīng)新的行業(yè)要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。在信息化的時(shí)代中，計(jì)算機(jī)軟件已經(jīng)逐漸深入到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應(yīng)利用新技術(shù)，有效提高人事檔案管理的效能，為事業(yè)單位的發(fā)展鋪平道路。

四、結(jié)束語(yǔ)：

人事檔案管理的創(chuàng)新是一種時(shí)代的必然，是新形勢(shì)下的迫切需要，作為檔案工作者作為創(chuàng)新主體的個(gè)體，必須突破創(chuàng)新管理中的思維障礙，不斷地創(chuàng)新，才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。除了制度手段上的改進(jìn)，檔案管理人員也應(yīng)不斷增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力，不斷適應(yīng)新的行業(yè)要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。我們時(shí)刻本著以人為本，服務(wù)他人，不斷創(chuàng)新的宗旨，才能使原有的檔案資源發(fā)揮更大的作用，釋放更大的效能，帶來(lái)更大的社會(huì)效益。才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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